- Home
- Lösungen
- Formulartechnologien
- Vordrucke
- Branchen
- Formilo
- Info
- Kontakt
Ob Brandschutz, Gefahrenmeldetechnik oder Objektschutz — Sie arbeiten in fremden Objekten, nach Terminen, die andere setzen.
Ist Ihr Tagesgeschäft nicht auf Ihren eigenen Ablauf zugeschnitten, zahlt der Betrieb dauerhaft drauf: mit Stunden, die in der zweiten Erfassung versickern, mit Leistung, die niemand berechnet, mit Abenden voller Protokolle, mit Frust im Team und mit Auftraggebern, die nachhaken.
Sie brauchen kein Programm mit fremder Reihenfolge, sondern eine Lösung, die Ihre abbildet — mit Ihren Protokollen, nicht unseren. Wie viel hineinkommt, entscheiden Sie: ein Dokument genügt als Anfang.
Wir haben uns eine Regieberichtvorlage erstellen lassen und es hat alles sehr schnell geklappt. Formilo war jederzeit telefonisch erreichbar und Änderungen wurden fix umgesetzt. Vielen Dank, dass alles reibungslos geklappt hat. Wir kommen gerne jederzeit bei Bedarf auf Sie zurück und werden Sie auch weiterempfehlen.
Schnelle und unkomplizierte Hilfe bei der Erstellung eines Abnahmeprotokoll. Vielen Dank.
Großes Lob an Herrn Bayram. Alle Wünsche wurden optimal zeitnah umgesetzt. Gerne wieder!
Sehr kompetenter und schneller Service. Super Kundenbetreuung. Auf alles wurde reagiert und auch schön erklärt. Sehr zu empfehlen. Dankeschön
Freundlicher und verbindlicher Kontakt mit schneller Rückmeldung. Ergebnisse einer Formularerstellung überzeugen.
Genau auf den Kunden zugeschnittene Lösungen mit kürzester Bearbeitungszeit.
Tausende umgesetzte Projekte, darunter Errichterbetriebe. Konzeption und Entwicklung im eigenen Haus, ein fester Ansprechpartner vom Erstgespräch bis zum Ausbau.
Der Befund steht im Protokoll; ins Angebot kommt er erst, wenn ihn jemand abtippt. Die Folge: Umsatz verschenkt, Gefahr geblieben.
Sie steht als Ordner in einem fremden Haus. Die Folge: Beim nächsten Termin beginnt Ihre Fachkraft von vorn.
Turnusse, Auflagen und Vertragsfristen laufen in einer Tabelle zusammen, die eine Person pflegt. Die Folge: eine verstrichene Frist — Haftung und entgangener Ertrag.
Gemessen wird vormittags, geschrieben abends aus Notizen. Die Folge: bezahlte Zeit ohne Leistung, und Zahlen, die beim Übertragen kippen.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. Was wann dran ist, wo welches Buch liegt und was zuletzt offen blieb, weiß eine Person — deren Telefon auch nachts geht. Ein Betrieb, der daran hängt, ist kein Vermögen, sondern eine Fessel.
Nichts davon entsteht, weil Ihre Leute ihr Fach nicht beherrschen, sondern weil eine Information fehlt, zu spät kommt, den Falschen erreicht oder nicht mehr auffindbar ist.
Die Angabe entsteht dort, wo gearbeitet wird — im Technikraum, an der Tür, auf dem Gelände — und ist von da an überall dieselbe.
Wie groß das ausfällt, hängt daran, wie viel hineinsoll. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Ein Ausschnitt aus dem, was Betriebe dieser Branche bei uns bauen lassen:
Für Betriebsbuch, Objektstammblatt und Mängelprotokoll gibt es keine brauchbare Vorlage — jeder Betrieb führt sie anders. Klappen und Sicherheitsbeleuchtung als Teil der Anlagentechnik gehören zur Gebäudetechnik, die eigene Belegschaft zur Arbeitssicherheit. Das Übrige bauen wir auf Ihrer Vorlage.
Formilo ist auf die Datenerfassung im Tagesgeschäft spezialisiert — in Brandschutz-, Errichter- und Wachbetrieben auf alles, was zwischen Auflage und fertigem Nachweis festgehalten wird. Im Mittelpunkt steht dabei eine individuelle Webanwendung in der Cloud: Ihr Tagesgeschäft in einer Anwendung, in der alle gleichzeitig arbeiten — Büro, Disposition, die Leute im Objekt und auf Wunsch Ihre Auftraggeber. Jeder sieht, was ihn betrifft, der Stand ist für alle derselbe, erreichbar von jedem Gerät.
Kundenverwaltung und Buchhaltung können bleiben, wo sie sind. Auf Wunsch entwickeln wir auch diese Teile — bis zur kompletten Unternehmenssoftware, in der auch Angebote und Rechnungen laufen. Umgekehrt braucht nicht jeder Fall diesen Umfang: Für einen abgegrenzten Bereich genügen einzelne Formulare oder Eingabemasken aus unserem FormularCenter.
Am Anfang steht keine Systemumstellung, sondern eine Frage: Welches Blatt geht bei Ihnen am häufigsten durch die Hände? Ein Prüfprotokoll, das rechnet, Grenzwerte kennt und unterschrieben werden kann, trägt sich allein. Danach kommen Mängelstrecke, Fristenstrang und Objektverwaltung. Dazwischen liegt keine Grenze, nur Umfang.
Ergebnis: Sie fangen mit einem Blatt an und verbauen sich den Weg zur ganzen Kette nicht.
Andere Programme kennen den Auftrag: Er beginnt, er endet, er wird abgerechnet. In Ihrem Geschäft ist er nur eine Episode. Getragen wird alles von einer Kette, die über Jahre weiterläuft — Objekt, Anlage oder Bereich, Position, Eintrag mit Datum und Unterschrift. Dort hängt sich jedes Protokoll ein.
Ergebnis: Beim nächsten Termin steht der letzte Eintrag da, statt in einem Ordner zu fehlen.
Objektnummer, Anschrift, Bauabschnitt, Betreiber und Ansprechpartner werden einmal angelegt. Daran hängen die Anlagenliste mit Typ, Fabrikat, Baujahr und Standort sowie die Positionsliste: Tür für Tür mit Nummer, Bezeichnung und Art, Melder für Melder, Kontrollpunkt für Kontrollpunkt. Jedes Blatt zieht diesen Kopf selbst.
Ergebnis: Objektdaten werden nie wieder von Hand übertragen.
Bei Ihnen beginnt selten jemand mit einem Wunsch. Es beginnt mit einer Auflage aus der Genehmigung, einer Forderung des Versicherers, einem Wartungsvertrag oder einer Ausschreibung. Der Auslöser wird erfasst: Anlass, Umfang, verlangte Nachweise, Fristbeginn. Daraus entsteht das Angebot mit Stückzahlen und Turnus.
Ergebnis: Was verlangt wurde, steht im Vorgang statt in einer alten E-Mail.
Hier liegt eine Besonderheit Ihrer Branche: Nicht jeder darf jeden Termin übernehmen. Sachkunde, Befähigung, Zertifizierung und Anerkennung hängen an Personen und laufen ab. Bei uns hängen sie an der Personalakte mit Gültigkeitsdatum und hinterlegtem Nachweis, und die Einsatzplanung zeigt beim Zuweisen, was gültig ist und was ausläuft.
Ergebnis: Der fehlende Nachweis fällt in der Planung auf, nicht später.
Der dichteste Dokumententag der ganzen Kette: Inbetriebsetzung mit Standort und Typ der Zentrale, Notstromversorgung, Messwerten und Stückzahlen je Melderart. Direkt daran die Einweisung — wer eingewiesen wurde, welche Unterlagen übergeben wurden, wohin aufgeschaltet ist —, mehrere Unterschriften auf dem Gerät, zuletzt die Bescheinigung.
Ergebnis: Ein Termin, ein Vorgang, vier fertige Dokumente.
Vierteljährlich, jährlich, alle zwei, drei, fünf oder acht Jahre, dazu vereinbarte Turnusse: Der Rhythmus kommt von außen und gilt je Objekt, je Anlage, je Bauteil. Die nächste Fälligkeit entsteht deshalb aus dem abgeschlossenen Einsatz, nicht aus einer Spalte, die jemand nachpflegt. Erinnerungen laufen als Kaskade.
Ergebnis: Zwei Listen steuern die Woche: fällig ohne Termin, überfällig ohne Termin.
Statt einer Liste zum Abhaken führt die Maske durch die Punkte in der Reihenfolge, in der geprüft wird, und blendet je Anlagenart ein, was gebraucht wird. Messwerte sind Zahlenfelder mit Plausibilitätsgrenzen: Eine Spannung, die um den Faktor zehn danebenliegt, fällt sofort auf. Je Position steht in Ordnung, entfällt oder Mangel.
Ergebnis: Der Bericht ist fertig, bevor jemand das Objekt verlässt.
Für die Dienstseite derselben Branche gilt dieselbe Logik: Dienstbeginn und Dienstende, Schichtübergabe mit dem, was der Vorgänger offen gelassen hat, Kontrollpunkte mit Zeitstempel am Objekt, Rundgänge mit Vollständigkeitsanzeige. Ein Vorkommnis wird zum eigenen Eintrag mit Uhrzeit, Sachverhalt, Foto und Maßnahme.
Ergebnis: Dass ein Rundgang stattgefunden hat, ist mit Zeitstempel festgehalten statt nur behauptet.
Der wertvollste Eintrag eines Protokolls ist die Position, die nicht in Ordnung ist — und genau die steht heute unter Bemerkungen. Bei uns öffnet sie einen eigenen Block mit Foto, Dringlichkeit, Sofortmaßnahme, Frist und Verantwortlichem, aus dem am selben Tag ein Angebot entsteht. Was niemand beauftragt, erscheint beim nächsten Termin wieder.
Ergebnis: Aus Dokumentation wird Umsatz statt einer Randnotiz.
Ein Teil der Einträge stammt gar nicht von Ihnen: Der Betreiber soll monatlich kontrollieren und abzeichnen, zwanzig Türen, zwölf Monate lang. Auf Papier sind das zweihundertvierzig Häkchen in einem Ordner, den niemand sucht. Wir geben ihm ein tastaturfreies Formular über einen Link am Objekt — ohne Installation, ohne Zugang, ohne Lizenz.
Ergebnis: Sie sehen vor der Anfahrt, ob im Objekt kontrolliert wurde.
Brand, Einbruch, Störung, Vorfall auf dem Gelände: Das Ereignisprotokoll entsteht unter Zeitdruck, oft nachts, oft allein. Deshalb ist es eine geführte Strecke statt eines leeren Blattes — Meldezeitpunkt, Auslöser, Meldeweg, Intervention, Maßnahme, beteiligte Stellen, Foto. Der Eintrag hängt danach am Objekt.
Ergebnis: Das wichtigste Dokument entsteht vollständig statt aus dem Gedächtnis.
Pauschale, Material und Nachträge laufen aus den erfassten Zeilen in die Rechnung, statt vorher zusammengesucht zu werden. Und wenn ein Dritter kontrolliert, wird nicht die Anlage kontrolliert, sondern Ihre Dokumentation: Für jedes Objekt lässt sich die vollständige Kette ausgeben — Einträge, Nachweise, Mängel, Unterschriften.
Ergebnis: Auf eine Nachweisanforderung antworten Sie am selben Tag.
Jeder Mangel wird zur Position mit Foto und Frist, aus der ein Angebot entsteht.
Wer die Einträge eines Objekts über Jahre führt, wird wieder angerufen.
Am Objekt, an der Position, mit Datum und Unterschrift.
Der Turnus hängt nicht mehr an einer Tabelle.
Die Maske führt durch den Termin, statt Erfahrung vorauszusetzen.
Die Abwicklung wächst mit.
Und das fällt weg: Objektdaten abschreiben, Messwerte übertragen, Fristentabellen pflegen, Mängel in die Angebotsliste tippen, Bücher im Objekt suchen. Das Papierexemplar fürs Objekt bleibt — die Anwendung druckt es vollständig aus.
Posten, die in keiner Auswertung auftauchen:
Pro Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Beispielhafte Posten — setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein.
Für Kundenverwaltung und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen, weil diese Bereiche in fast jedem Betrieb gleich aussehen. Die Abwicklung selbst sieht nirgends gleich aus. Eine Norm schreibt vor, was geprüft wird — nicht, wie Ihr Protokoll aussieht. Deshalb hat jeder Betrieb seine eigene Gliederung entwickelt.
Wie weit das geht, zeigt sich in unseren Projekten: Ein einziger Errichterbetrieb führt dreizehn Formulare, je Anlagenart eines — und wollte keines ersetzt haben, sondern digitalisiert, so wie es ist. Ein Prüfbuch mit vierundzwanzig Seiten entstand nach seiner Vorlage, nicht nach einem Muster von uns. Hinter jeder Fassung steht ein eigener Ablauf.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür. Sonst passt sich am Ende der Betrieb der Software an statt umgekehrt. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine Lizenzgebühren.
Weil der Umfang vorgegeben ist, das Formular nicht. Genau darin unterscheiden sich Betriebe.
Nein, eine Strecke. Anlagenart und Prüfart steuern, welche Felder erscheinen.
Nein. Ein Link am Objekt genügt: tastaturfrei, ohne Installation, ohne Lizenz.
Dann wird offline erfasst, bedienbar auch mit Handschuhen.
Nein. Beides hängt am selben Objekt und läuft in derselben Anwendung.
Wir übernehmen Struktur und Historie, damit die Kette nicht abreißt.
Ja, auf dem Gerät. Das PDF liegt vor, bevor jemand das Objekt verlässt.
Ja. Im Regelfall bleibt es und bekommt eine Schnittstelle; wir bauen die Strecke, die auf Papier liegt. Auf Wunsch lösen wir es später schrittweise ab.
Sie gehört Ihnen, ohne Lizenzgebühren. Einen klar abgegrenzten ersten Baustein bieten wir vorab zum Festpreis an, größere Vorhaben nach gemeinsamer Anforderungsaufnahme.
Drei sehr verschiedene Arbeitstage unter einer Klammer, jeder mit einer eigenen Seite:
Geräte und Abschlüsse, die im Ernstfall wirken müssen — und das Prüfbuch, das es belegt.
Brandmelde-, Einbruchmelde- und Videotechnik — Errichtung, Messwerte, Betriebsbuch.
Objekte, Schichten und Rundgänge — belegt wird nicht die Anlage, sondern die Anwesenheit.
Hier wird nicht aus Ordnungsliebe dokumentiert. Was Sie einbauen, prüfen oder bewachen, soll für einen Fall bereitstehen, der hoffentlich nie eintritt — und tritt er ein, entscheidet das Blatt von damals. Jedes Dokument ist Arbeitsergebnis und Beweismittel zugleich.
Sie halten je Position fest, was in Ordnung war, was entfällt und was beanstandet wurde — mit Datum, Prüfer und Gegenzeichnung.
Die fortgeschriebene Historie einer Anlage. Jeder Eintrag knüpft an den vorherigen an; eine alte Lücke ist später nicht zu schließen.
Objektnummer, Bauabschnitt, Betreiber, Anlagenliste, Positionsliste. Ohne diese Identität lässt sich kein Befund zuordnen.
Spannungen, Ströme, Ladewerte und Überbrückungszeiten je Zentrale. Ein Zahlendreher bleibt im Papier unsichtbar und wird im Schadensfall teuer.
Der Zustand am Tag der Übergabe, mit Typen, Stückzahlen und Funktionsprüfung. Es entsteht einmal und gilt jahrzehntelang.
Wer eingewiesen wurde, welche Unterlagen übergeben wurden, wohin gemeldet wird. Bei einer Fehlbedienung entscheidet dieses Blatt.
Ein einseitiges Papier mit Bauvorhaben, Gewerk und Verantwortlichem, mit dem Ihr Kunde seine Pflicht erfüllt.
Sie belegen den eingehaltenen Turnus und machen sichtbar, dass die Einrichtung danach funktionsfähig war.
Befund je Position mit Foto, Sofortmaßnahme, Frist und Zuständigem. Ein Prüftag erzeugt oft mehr Mängel, als auf ein Blatt passen.
Wer wann welchen Bereich abgegangen ist, mit Uhrzeit je Punkt. Ohne Zeitstempel bleibt offen, ob ein Rundgang vollständig war.
Je Objekt festgelegt, wer im Ereignisfall was tut und wen er verständigt. Gebraucht wird er, wenn niemand Zeit zum Lesen hat.
Qualifikationen hängen an Personen und laufen ab. Geprüft wird später nicht das Können, sondern der Nachweis mit Datum.
Bringen Sie mit, was im Umlauf ist: zwei Protokolle, ein Prüfbuch, die Tabelle mit den Terminen. Daran zeigen wir, womit der Anfang sich lohnt. Kostenlos und unverbindlich.
Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien, um unsere Website optimal für Sie zu gestalten, ihre Nutzung zu analysieren und Ihnen relevante Inhalte anzuzeigen. Mit „Alle akzeptieren“ stimmen Sie dem zu. Ihre Einwilligung ist freiwillig und jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer widerrufbar. Details in unserer Datenschutzerklärung.
