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Ob ambulanter Dienst, Tagespflege oder Einrichtung — Ihr Betrieb lebt davon, dass Planung, Versorgung und Nachweis täglich zusammenpassen.
Passt die Erfassung nicht zu Ihrem Betrieb, zahlen Sie täglich dafür: mit Arbeitszeit, die in der zweiten Eingabe verschwindet; mit Fachkräften, die schreiben statt versorgen; mit Abenden, die der Leitung gehören sollten; mit Geld, das auf keinem Nachweis stand; mit Menschen, die warten.
Sie brauchen kein weiteres System, sondern eine Erfassung, die zu Ihren Abläufen passt. Wie weit sie reicht, bestimmen Sie — anfangen dürfen Sie mit einer einzigen Strecke.
Wir sind sehr zufrieden! Das Formular wurde schnell umgesetzt und unsere Extrawünsche beachtet und mit eingebaut.
Freundlicher und verbindlicher Kontakt mit schneller Rückmeldung. Ergebnisse einer Formularerstellung überzeugen.
Ich bin beeindruckt von der Detailgenauigkeit und dem Fachwissen des Formilo-Teams. Sie haben nicht nur ein PDF Formular erstellt, sondern es wirklich verbessert und auf ein Software-Niveau gebracht. Die Multimedia- und Datenbankfunktionalitäten sind beeindruckend! Sehr zu empfehlen.
Sehr kompetenter und schneller Service. Super Kundenbetreuung. Auf alles wurde reagiert und auch schön erklärt. Sehr zu empfehlen. Dankeschön
Wir haben ein PDF Template erstellen lassen. Formilo war sehr effizient, schnell und geduldig mit unseren Sonderwünschen. Vielen Danke, Sabine
Gute Arbeit. Stets freundlich. Schnelle Umsetzung. Immer wieder gerne.
Tausende umgesetzte Projekte, darunter ein ambulanter Pflegedienst und ein Träger der Pflege und Eingliederungshilfe. Beratung, Entwicklung und Weiterentwicklung aus einer Hand — mit festem Ansprechpartner.
Beim Erstbesuch erhoben, im Vertrag wiederholt, in der Abrechnung getippt. Die Folge: bezahlte Zeit ohne Gegenwert.
Wer ausfällt, wer einspringt, wer heute nicht versorgt wird — das läuft über Anrufe. Die Folge: Jemand wartet vergeblich.
Gegenüber Kasse und Aufsicht zählt nur, was belegt ist. Die Folge: erbrachte Leistung, die niemand vergütet.
Sturz, Beschwerde, Einarbeitung, Begehung, Fristen: dafür ist kein System zuständig. Die Folge: Arbeit ohne zuständige Stelle.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. Die Leitung plant, springt ein, bereitet die Prüfung vor und prüft abends die Abrechnung. Sie ist im Urlaub erreichbar, weil sonst niemand weiß, wer am Montag zu Herrn B. fährt. Ein Betrieb, der an einem Kopf hängt, ist keine Altersvorsorge, sondern eine Fessel.
Keins dieser Probleme entsteht, weil jemand seinen Beruf nicht beherrscht. Jedes entsteht, weil eine Information fehlt, zu spät kommt oder den Falschen erreicht.
Eine Angabe entsteht dort, wo sie zum ersten Mal bekannt ist — beim Erstbesuch, im Einsatz, in der Übergabe. Danach ist sie dieselbe: in Planung, Verlauf, Nachweis und Meldung.
Ob daraus ein einzelner Bogen wird oder eine Strecke über den ganzen Betrieb, entscheiden Sie. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Ein Ausschnitt dessen, was zwischen Anruf und Prüfung geschrieben wird:
Für Sturzprotokoll, Auditbogen und Einarbeitungsplan gibt es keine Vorlage von der Stange. Einzelne davon haben eigene Seiten: Pflegedokumentation, Pflegebericht, Wunddokumentation. Für die Eingliederungshilfe gilt dasselbe.
Formilo ist auf die Datenerfassung im Tagesgeschäft spezialisiert — bei Ihnen auf alles, was zwischen Anfrage und Prüfung festgehalten wird. Im Mittelpunkt steht dabei eine individuell programmierte Webanwendung in der Cloud: Ihr Betrieb in einer Anwendung, in der alle gleichzeitig arbeiten — Verwaltung, Leitung, die Kräfte im Einsatz, die Qualitätsbeauftragte und auf Wunsch Angehörige mit eigenem Zugang. Jeder sieht seinen Ausschnitt, der Stand ist für alle derselbe.
Pflegedokumentation und Abrechnung bleiben und werden angebunden, wo es eine Schnittstelle gibt; wir bauen die Erfassung davor und das Interne drumherum. Ihre Buchhaltung kann bleiben, wo sie ist: dafür gibt es gute Standardlösungen. Auf Wunsch entwickeln wir auch diese kaufmännischen Teile — bis zur kompletten Software für Ihren Dienst oder Ihre Einrichtung, mit Stammdaten, Mitarbeiterverwaltung und Auswertungen. Kleiner geht es auch: einzelne Bögen und Masken, entwickelt in unserem FormularCenter statt als lose Datei.
Am Anfang steht keine Systemeinführung, sondern eine Frage: Was schreiben Ihre Leute heute auf Papier, weil kein System dafür zuständig ist? Ein Sturzprotokoll in Ihrer Hausfassung ist ein vollwertiger Anfang, die Anfragestrecke der nächste Schritt. Zwischen einem Bogen und einer Anwendung liegt keine Grenze, nur Umfang.
Ergebnis: Sie fangen mit einem Blatt an und halten sich alles Weitere offen.
Wir lösen sie nicht ab und raten davon ab, es zu versuchen. Gebaut wird der Rand: alles, was davor, daneben und danach auf Zetteln, in Tabellen und am Telefon läuft. Zugeordnet wird über eine feste Kette — Träger, Haus oder Dienst, versorgte Person, Maßnahme. Jedes Blatt findet darüber seinen Platz und ist in zwei Jahren noch auffindbar.
Ergebnis: Eine geschlossene Strecke, ohne ein System abzulösen.
Der Anruf kommt vom Sozialdienst, von der Tochter, vom Pflegestützpunkt. Erfasst werden Name, Pflegegrad, Wohnsituation, gewünschter Beginn und wer Auskunft erhalten darf. Dann die Frage, die kein Handwerksbetrieb kennt: Passt das in eine Tour, oder ist ein Platz im richtigen Wohnbereich frei? Jede Absage bekommt einen Grund und bleibt stehen.
Ergebnis: Sie rufen zurück, wenn etwas frei wird.
Beim Erstbesuch entsteht alles auf einmal: Anamnese, Biografie, Hilfsmittel, Medikation, Ärzte, Betreuungsverhältnis, Risiken, Notfallkontakte. Dieselben Angaben braucht danach der Vertrag, das Stammblatt und die Abrechnung — heute viermal getippt, künftig einmal erfasst. Kontaktdaten laufen doppelt: die versorgte Person und die, die für sie spricht.
Ergebnis: Der Vertrag füllt sich aus der Erhebung.
Eintritt, Änderung, Austritt: drei Meldungen an eine Stelle, die zahlt, aber nie im Haus ist. Genau diese Bögen haben wir für einen Träger bereits gebaut, mit dem zweispaltigen Raster aus aktuellem und bisherigem Stand. Dazu Kostenvoranschlag, Bewilligung und Frist. Was aussteht, steht auf einer Liste statt in einem Ordner.
Ergebnis: Offene Meldungen bleiben sichtbar, die Schlussabrechnung stößt sich selbst an.
Nicht die Planung ist das Problem, sondern die Änderung. Jemand kommt ins Krankenhaus, eine Kraft meldet sich um 5:40 Uhr krank, ein Angehöriger sagt ab. Die Meldung geht einmal ein und erreicht alle, die sie angeht: die Kraft unterwegs, die Kollegin, die übernimmt, die Verwaltung und den Haushalt. Jeder bestätigt sie.
Ergebnis: Niemand wartet auf einen Einsatz, von dem nur einer wusste.
Hier liegt die Besonderheit Ihres Berufs: Erfasst wird weder am Schreibtisch noch im Auto, sondern vor jemandem, der zusieht und mit dem man gerade spricht. Also große Flächen statt kleiner Felder, Auswahl statt Tastatur, Spracheingabe an den langen Feldern, eine Strecke unter einer Minute. Ohne Netz läuft sie weiter.
Ergebnis: Die Dokumentation wandert nicht mehr ans Ende der Schicht.
Seit Jahren gilt: Aufgeschrieben wird, was vom gewohnten Verlauf abweicht. Trotzdem sehen viele Tagesdokumentationen aus wie vorher — weil die Bögen für Vollständigkeit gebaut wurden. Ein Feld, das nach dem Was fragt, erzeugt Listen; ein Feld, das nach dem Warum fragt, erzeugt Begründungen. Deshalb führt die Strecke zuerst zur Abweichung.
Ergebnis: Weniger Text, der mehr erklärt.
Sturz, Wunde, Ernährung und Trinken, Bewegung, Kontinenz, Schmerz, freiheitsentziehende Maßnahmen: Jede dieser Familien hat in jedem Haus eine eigene Fassung, und keine Pflegesoftware liefert Ihre mit. Wir bauen sie — mit dem Foto an der gemeinten Stelle, mit Skala und Verlauf statt Freitext, mit Feldern, die sich nicht überspringen lassen.
Ergebnis: Ihr Bogen bleibt Ihr Bogen, nur ohne Abschreiben.
Der Leistungsnachweis wird heute am Monatsende vorgelegt, für Leistungen vom Dritten. Wer soll dann noch beurteilen, ob der Vierzehnte stimmt? Künftig wird direkt nach dem Einsatz auf dem Gerät quittiert. Fehlt eine Unterschrift, steht der Einsatz auf einer Liste, statt still liegen zu bleiben.
Ergebnis: Der Nachweis ist zum Zeitpunkt der Leistung quittiert und jederzeit auffindbar.
Wundauflagen, Handschuhe, Inkontinenzprodukte, Pflegehilfsmittel: Was eine Versorgung an Material kostet, weiß am Monatsende niemand genau, weil es geschätzt statt zugeordnet wird. Erfasst wird künftig dort, wo verbraucht wird. Hilfsmittel bekommen Standort und Rückgabe, das Fahrzeug Übergabe, Kilometerstand und Schaden.
Ergebnis: Ein unsichtbarer Kostenblock wird zu einer Zahl.
In einer Branche, in der ständig jemand neu anfängt, ist die Einarbeitung ein eigener Prozess: Wer hat was wann gezeigt, wer hat es bestätigt, was steht aus. Dazu die Nachweise, die niemand vergessen darf — Belehrungen, Unterweisungen, Fortbildungen. Jeder trägt seine Frist und meldet sich, bevor sie abläuft.
Ergebnis: Eine neue Kraft läuft schneller mit, und Fristen bleiben im Blick.
Angekündigt oder nicht: Vorbereitet ist man nur, wenn die Belege schon da sind. Pflegevisite, internes Audit und Begehung laufen als dieselbe Strecke — Befund, Verantwortlicher, Frist, Erledigung, mit Foto. Was offen bleibt, bleibt sichtbar, statt in einem Protokoll zu verschwinden. Die Stichprobe ziehen Sie über einen frei gewählten Zeitraum.
Ergebnis: Vor der Prüfung wird gedruckt, nicht gesucht.
Wer für die Pflege ausgebildet ist, überträgt nichts mehr von Blatt zu Blatt.
Ihre Formulierungen stehen bereit, die Spracheingabe nimmt den Rest.
Mit Datum, Unterschrift und Urheber, auffindbar in Sekunden.
Eine Meldung, alle Beteiligten, je eine Bestätigung.
Auslastung, offene Nachweise und Fristen entstehen aus der Arbeit.
Und das fällt weg: die Anfrage vom Zettel in die Tabelle übertragen, Stammdaten zweimal eintippen, die Änderung an vier Stellen durchgeben, das Kreuz auf dem Papier und den Eintrag im System, Unterschriften hinterhertelefonieren. Das Übergabebuch darf bleiben — die Anwendung stellt zusammen, was hineingehört.
Die Posten, die in keiner Auswertung auftauchen:
Pro Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Beispielhafte Posten — im Erstgespräch tragen wir Ihre eigenen Zahlen ein.
Für Abrechnung, Buchhaltung und die Pflegedokumentation gibt es gute Standardlösungen — diese Bereiche sehen über Häuser hinweg gleich aus. Alles daneben sieht nirgends gleich aus. Welche Bögen Ihr Träger vorgibt und was Ihre Aufsicht erwartet, unterscheidet Sie vom Haus nebenan.
Wie weit das auseinandergeht, zeigt sich in unseren Projekten: Für einen Träger der Pflege und Eingliederungshilfe haben wir sieben eigene Betriebsformulare gebaut; ein behördlicher Prüfbogen für Einrichtungen umfasste 37 Seiten und 594 Felder, mit einem Block, der sich je geprüfter Person neunmal wiederholt. Hinter jeder Fassung steht ein anderer Ablauf.
Ob Ihre Fassung die objektiv beste ist, entscheidet niemand von außen. Sie haben Gründe dafür — sonst passt sich am Ende der Betrieb der Lösung an. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine Lizenzgebühren. Angrenzendes zeigt die Branchenseite; wer am Fall dokumentiert statt am Menschen über Jahre, findet den Zuschnitt bei den Kliniken, Sprechstunde und Verordnung bei den Arztpraxen und Therapiepraxen.
In der Regel nicht: Es bleibt und wird angebunden, wo es eine Schnittstelle gibt. Wir bauen, was daneben liegt.
Wir fangen mit einem Dokument an — oder mit einer Anforderungserhebung, deren Ergebnis Ihnen gehört und auch bei der Auswahl eines Fremdsystems hilft.
Der Pflegeprozess ist derselbe. Unterschiedlich sind Tour und Dienstplan, Nachweis und Vergütung — beide Wege werden abgebildet.
Die Erfassung läuft offline weiter und überträgt später.
Die Auswahllisten pflegen Sie selbst; ein Träger in zwei Ländern führt beide.
Nein. Es bleibt — Ihre gewachsenen Bögen sind die richtige Ausgangsbasis.
Wo Sie es festlegen, auf Wunsch auf Ihrem Server. Verschwiegenheit regeln wir vertraglich vorab.
Klar abgegrenzte Bausteine bieten wir vorab zum Festpreis an, Formulare mit bis zu drei Korrekturschleifen; größere Vorhaben nach Anforderungsaufnahme als Festangebot oder nach Stunden. Den Zeitplan besprechen wir mit dem Angebot. Mit der Abnahme gehört die Lösung Ihnen — ohne Lizenzgebühren.
In der Pflege wird nicht aus Ordnungsliebe geschrieben. Was festgehalten wird, ist zugleich Abrechnungsgrundlage, Qualitätsnachweis und Beweismittel — drei Zwecke am selben Feld. Seit dem Sommer 2026 gilt für ambulante Dienste ein neuer Prüfmaßstab: Bewertet wird die Nachvollziehbarkeit der Entscheidungen, nicht der Umfang.
Das Einstiegsdokument mit Themenfeldern und Risikomatrix. Es hält fest, wie die Person lebt und was sie gefährdet.
Was regelmäßig geschieht, in welcher Reihenfolge, durch welche Qualifikation. Daraus entsteht die Einsatzplanung.
Der Verlauf. Geschrieben werden soll die Abweichung — die Form des Feldes entscheidet, ob Listen entstehen oder Begründungen.
Je Einsatz festgehalten, was erbracht wurde und was nicht, mit Begründung bei Abweichung — die Brücke zwischen Plan und Abrechnung.
Die monatliche Aufstellung je versorgter Person, mit Unterschrift. Fehlt sie, wird nicht bezahlt — gleich, ob die Leistung erbracht wurde.
Der Pflichtbesuch bei Personen, die Geldleistung beziehen — mit eigenem Bogen, eigenem Turnus und eigener Vergütung.
Größe, Tiefe, Wundrand, Exsudat, Verbandwechsel und Foto im Verlauf. Ohne saubere Serie ist später nicht belegbar, ob die Versorgung gewirkt hat.
Hergang, Folgen, Zeugen, Maßnahme. Die Einschätzung davor entscheidet mit, wie das Ereignis bewertet wird.
Was die nächste Kraft wissen muss. In der Pflege heißt es Dienstübergabe, Schichtübergabe sagt die Fertigung.
Beide sind beim Druck veraltet. Entscheidend ist nicht die Planung, sondern der Weg, auf dem eine Änderung alle erreicht.
Die eigene Kontrolle vor der fremden. Befund, Verantwortlicher und Frist gehören zusammen, sonst entsteht eine Bemerkung statt einer Maßnahme.
Bringen Sie mit, was bei Ihnen im Umlauf ist: Ihr Sturzprotokoll, den Bogen für die Einarbeitung, die Tabelle mit den Anfragen. Daran zeigen wir, womit der Anfang sich lohnt. Kostenlos und unverbindlich.
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