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Ob Akuthaus, Fachklinik, Reha-Einrichtung oder MVZ — neben der Versorgung laufen bei Ihnen Technik, Hygiene, Einkauf und Personal mit. Jeder dieser Bereiche schreibt.
Wo dieses Mitschreiben nicht zu Ihren Wegen passt, kostet es Sie jeden Tag: Fachkraftstunden für die zweite Eingabe, Telefonate, die nur den Stand abfragen, Nachweise, die erst vor einer Prüfung zusammenkommen, Schichten, in denen das Schreiben die Versorgung verdrängt, Frust im Team, Kosten ohne Budgetposten.
Ihr Fachsystem bleibt, wie es ist. Gebraucht wird kein weiteres System, sondern ein Weg für die Bögen, die daneben liegen. Wie viel davon entsteht, entscheiden Sie — ein einzelnes Formular ist ein vollwertiger Anfang.
Die Umsetzung war einfach und ohne viel Erklärung möglich. Dankeschön!!! Das nächste Mal gerne wieder
Ich bin beeindruckt von der Detailgenauigkeit und dem Fachwissen des Formilo-Teams. Sie haben nicht nur ein PDF Formular erstellt, sondern es wirklich verbessert und auf ein Software-Niveau gebracht. Die Multimedia- und Datenbankfunktionalitäten sind beeindruckend! Sehr zu empfehlen.
Sehr kompetenter und schneller Service. Super Kundenbetreuung. Auf alles wurde reagiert und auch schön erklärt. Sehr zu empfehlen. Dankeschön
Eine sehr gute Zusammenarbeit mit einem sehr netten Team. Schneller Support und gewissenhaftes Arbeiten. Immer gern wieder, vielen Dank
Schnelle und unkomplizierte Hilfe bei der Erstellung eines Abnahmeprotokoll. Vielen Dank.
Wir haben uns eine Regieberichtvorlage erstellen lassen und es hat alles sehr schnell geklappt. Formilo war jederzeit telefonisch erreichbar und Änderungen wurden fix umgesetzt. Vielen Dank, dass alles reibungslos geklappt hat. Wir kommen gerne jederzeit bei Bedarf auf Sie zurück und werden Sie auch weiterempfehlen.
Tausende umgesetzte Projekte, darunter die Personalformulare eines Klinik- und Pflegeträgers mit zwanzig Gesellschaften. Beratung, Entwicklung und Weiterentwicklung aus einer Hand — mit festem Ansprechpartner.
Von Hand ausgefüllt, abgeheftet, als Bild archiviert. Wer auswerten will, tippt die Stapel noch einmal ab. Die Folge: dieselbe Erfassung zweimal bezahlt.
Wo Programme nebeneinanderstehen, die einander nichts übergeben, wird doppelt dokumentiert. Die Folge: Der Zeitgewinn geht gegen null, und zwei Stände widersprechen sich.
Eine Meldung geht per Telefon, Zuruf oder Zettel ins Fach — ohne Zeitstempel, ohne Status, ohne Rückmeldung. Die Folge: Arbeitszeit auf beiden Seiten, und die Ursache bleibt stehen.
Die eigenen Checklisten und Meldebögen liegen als Datei im Laufwerk, werden gedruckt und abgeheftet. Die Folge: eine zweite Verwaltung ohne Stelle.
Und dann der Preis, der in keinem Wirtschaftsplan steht. Wer einen Bereich leitet, versorgt tagsüber, plant den Dienst und weiß als Einzige, wann welche Frist läuft. Ein Bereich, der an einem Kopf hängt, ist ein Risiko.
Keins dieser Probleme entsteht, weil jemand seine Arbeit nicht beherrscht. Jedes entsteht, weil eine Angabe fehlt, zu spät kommt, den Falschen erreicht oder verschwindet.
Eine Angabe entsteht dort, wo sie anfällt: am Bett, im Stationszimmer, an der Anlage, am Aufnahmetresen. Von dort geht sie den Weg, der für sie vorgesehen ist — zur Technik, zur Hygiene, ins Qualitätsmanagement, in den Einkauf — und meldet sich zurück.
Ob daraus ein Formular wird oder eine Strecke über mehrere Bereiche, entscheidet Ihr Haus. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Ein Ausschnitt aus dem, was neben dem Fachsystem entsteht — in Versorgung, Technik, Hygiene und Personalabteilung.
Für die Meldung, die Ihr Haus selbst erfunden hat, gibt es keine Vorlage. Anamnese und Einwilligung führt die Seite für Arztpraxen, die Pflegeplanung die Seite für die Pflege.
Formilo baut die Teile, die in den meisten Häusern fehlen: die Erfassung neben dem Fachsystem, vom Vorbereitungsbogen bis zum Personallauf. Im Mittelpunkt steht dabei eine individuell programmierte Webanwendung: Ihre Erfassung an einem Ort, an dem Station, Technik, Hygiene, Qualitätsmanagement und Verwaltung gleichzeitig arbeiten. Jeder sieht seinen Ausschnitt und alle denselben Stand, von jedem Gerät im Haus. Betrieben wird sie in der Cloud oder auf Ihrem eigenen Server — das entscheiden Ihre IT und Ihr Datenschutz.
Fachsystem und Abrechnung bleiben und werden angebunden, wo es eine Schnittstelle gibt. Ihre Buchhaltung kann bleiben, wo sie ist: dafür gibt es gute Standardlösungen. Auf Wunsch entwickeln wir auch diese Teile und bauen die Anwendung Schritt für Schritt zur kompletten Software für Ihr Haus aus. Genügt ein abgegrenzter Bereich, bauen wir einzelne Formulare und Eingabemasken in unserem FormularCenter — mit zentraler Ablage, Rollen und Freigaben.
Am Anfang steht keine Systemeinführung, sondern eine Frage: Welches Blatt läuft bei Ihnen am häufigsten durchs Haus? Damit fängt man an. Ein einzelner Meldebogen mit dem richtigen Empfänger und einer Rückmeldung ist für sich schon ein Gewinn. Danach kommen die Nachweise, dann die Anforderungen, zuletzt die Strecke über mehrere Bereiche.
Ergebnis: Sie fangen mit einem Formular an und halten die Tür zur ganzen Kette offen.
Ihr Krankenhausinformationssystem führt den Fall, und wir fassen es nicht an. Gebaut wird, was daneben liegt: die hauseigenen Bögen, die Meldungen, die Anforderungen und die Nachweise, die dort nicht vorgesehen sind. Adressiert wird dabei keine Person, sondern eine Rolle — Station, Schicht, Bereich. So trägt es auch um drei Uhr nachts.
Ergebnis: Ihr führendes System bleibt unberührt, die Lücken daneben sind geschlossen.
Vieles steht fest, bevor jemand das Haus betritt. Der Vorbereitungsbogen geht als Link voraus und wird zu Hause ausgefüllt: Gesundheitsfragen mit Ja und Nein, Medikamentenliste mit Dosierung, Versicherungsart, Einverständnis zur Weitergabe an Hausarzt und Zuweiser. Fehlende Pflichtangaben meldet der Bogen selbst. Genau so haben wir ihn für eine Augenklinik gebaut.
Ergebnis: Am Aufnahmetag wird ergänzt statt erhoben.
Am Aufnahmetag stehen Stammdaten, Kostenträger, Behandlungsvertrag, Wahlleistungsvereinbarung und Datenschutzinformation an — heute oft ein Stapel Papier in doppelter Ausfertigung, der anschließend rechtssicher gescannt werden muss. Unterschrieben wird stattdessen auf dem Gerät, jede Fassung bleibt nachvollziehbar, der Datensatz geht an Ihr Fachsystem, wo es eine Schnittstelle gibt.
Ergebnis: Der teure Umweg über Druck, Unterschrift und Scan entfällt.
Jede Station führt Bögen, die in keinem System vorkommen: Erstassessment, Risikoerhebung, Stationscheckliste, Übergabe. Sie liegen heute als Datei im Laufwerk und werden gedruckt. Wir bauen sie funktionierend nach — mit Auswahllisten statt Freitext, mit Summen, die beim Ausfüllen entstehen, und mit Freigabestand und Revisionsvermerk für Ihre Dokumentenlenkung.
Ergebnis: Ihr Bogen bleibt Ihr Bogen, nur ohne Abschreiben.
Sturz, Beinahe-Schaden, Beschwerde, Mangel: Jede Meldung nimmt im Haus einen anderen Weg — zur Hygiene, zum Qualitätsmanagement, zur Technik, zur Leitung. Das Formular kennt diese Wege und schickt sie selbst dorthin, mit Zeitstempel, Status und Rückmeldung an den Melder. Am Quartalsende steht eine auswertbare Liste da statt eines Stapels Bilder.
Ergebnis: Niemand telefoniert hinterher, niemand tippt Bögen nach.
Eine Meldung über einen Beinahe-Schaden wird nur abgegeben, wenn sie den Melder nicht verrät. Deshalb wird sie ohne Personenbezug gebaut: kein Login, keine Kennung, keine Zeitspur, die sich auf eine Schicht zurückrechnen ließe — und trotzdem mit allen Feldern, die das Qualitätsmanagement zur Bearbeitung braucht. Klassifizierung und Rückmeldung laufen danach im Haus weiter.
Ergebnis: Es wird eher gemeldet, weil der Bogen den Melder nicht preisgibt.
Tür klemmt, Bett defekt, Kühlschrank zu warm, Aufzug steht. Gemeldet wird über den QR-Code an der Tür oder das Tablet im Stationszimmer; Raum, Bereich und Uhrzeit stehen bereits drin. Der Auftrag landet mit Priorität bei der Technik, bekommt einen Termin und eine Rückmeldung, die auf der Station sichtbar bleibt, bis jemand sie erledigt hat.
Ergebnis: Jeder im Haus kann melden, und jede Meldung hat einen Stand.
Transport, Bett, Material, Bedarf, Diagnostik: Der größte Teil des Hausbetriebs besteht aus Anforderung, Freigabe, Ausführung und Rückmeldung. Erfasst werden Anlass, Zielort, Dringlichkeit und Wunschzeit, die Freigabe der Leitung hängt am selben Vorgang. Was ans Labor geht, wird dort als Auftrag angenommen.
Ergebnis: Vier Wege, eine Handschrift — und keiner endet im Telefonat.
Zu jedem Gerät gehören Standort, Historie, Kontrolltermine und die Frage, wer daran eingewiesen wurde. Der nächste Termin entsteht aus dem zuletzt erledigten, nicht aus einem Feld, das jemand nachtragen müsste. Prüfprotokolle werden an der Anlage ausgefüllt, mit Gerätezeile, Mängelschlüssel und Unterschrift — auch für die Lüftung einer Sterilabteilung.
Ergebnis: Prüftermine melden sich, bevor ein Gerät durch Ausfall auffällt.
Aus einer Begehung wird heute eine Liste und aus der Liste ein Zettel. Hier wird jeder Befund zu einem Punkt mit Foto, Zuständigem und Frist — und mit Erledigungsspalte, nicht nur mit Feststellung. Reinigungs- und Desinfektionsnachweise entstehen je Bereich und Schicht, die jährliche Unterweisung als Strecke mit Inhalt, Datum und Unterschrift.
Ergebnis: Der Nachweis entsteht laufend, nicht erst, wenn jemand ihn anfordert.
Einstellung, Änderung, Nebentätigkeit: Diese Formulare gehen durch mehrere Hände und enden bei der Mitarbeitervertretung. Genau das haben wir für einen Klinik- und Pflegeträger gebaut — mit Auswahl der Gesellschaft über alle Standorte, tariflicher Eingruppierung, Hinterlegung im Stellenplan, einem Abschnitt für die Krankenhausstatistik und drei Unterschriftsfeldern.
Ergebnis: Der Laufweg steckt im Formular, nicht in der Hauspost.
Weil der Empfänger im Formular steht, nicht im Kopf.
Nicht am Abend vor der Prüfung, nicht aus dem Gedächtnis.
Was erfasst ist, lässt sich zählen und auswerten.
Wer wissen will, wie weit etwas ist, sieht nach.
Die Verwaltung wächst nicht im Takt der Fälle.
Der Ablauf steckt im Formular, nicht in erfahrenen Köpfen.
Und das fällt weg: Handschriften entziffern, Bögen abtippen, Vordrucke in vielen Fassungen pflegen, Fristenlisten nachführen. Der Laufzettel darf bleiben — er hat sich bewährt und wird künftig vollständig vorbereitet.
Sechs Posten, die in keiner Auswertung stehen:
Pro Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Beispielhafte Posten — im Erstgespräch rechnen wir sie mit Ihren Zahlen durch. Sichtbar werden sie als ein Jahr, das anstrengender war als das davor.
Für Abrechnung und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen, weil diese Bereiche über Häuser hinweg gleich aussehen. Der Weg, den eine Meldung durch Ihr Haus nimmt, sieht nirgends gleich aus. Wer sie bekommt, wer freigibt und worauf der Nächste wartet, ist bei Ihnen anders als im Haus zwei Orte weiter.
Wie weit das geht, zeigt sich in unseren Projekten: Ein Klinik- und Pflegeträger mit zwanzig Gesellschaften braucht in seinem Einstellungsformular die Auswahl aller Standorte, die Eingruppierung nach eigenem Tarifwerk, einen Abschnitt nur für Krankenhäuser und Reha-Einrichtungen und drei Unterschriftsfelder für die Mitbestimmung — nicht aus Laune, sondern weil jedes Haus anders arbeitet.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür. Sonst passt sich am Ende das Haus der Software an. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine laufenden Gebühren.
Nein. Es führt den Fall weiter und wird angebunden, wo es eine Schnittstelle gibt; wir bauen, was davor und daneben liegt.
Ja — auf Ihrem Server oder in Ihrem Rechenzentrum, nach den Vorgaben Ihres Datenschutzes. Erfasst wird offline und per Auswahl statt über die Tastatur.
Wir bauen rollenbezogen statt personenbezogen und liefern die Beschreibung dazu.
Ja, wenn sie ohne Personenbezug gebaut wird. Das ist eine Bauentscheidung, keine Zusage.
Ja. Tarifwerk, Mitarbeitervertretung und Ihre Datenschutzvorgaben bilden wir nach Ihren Angaben ab.
Den Zugang für alle übrigen: Die Station meldet ohne Lizenz. Die Gegenseite zeigt die Seite für Facility-Dienstleister.
Nein. Wir bauen Erfassung, Weg und Nachweis; die fachliche Entscheidung bleibt bei Ihnen.
Sie gehört Ihnen. Ohne Nutzerlizenzen darf jede Kraft im Haus sie benutzen.
Für den ersten, klar abgegrenzten Baustein steht der Preis vorher fest, den Zeitplan besprechen wir mit dem Angebot. Alles Weitere beauftragen Sie Modul für Modul.
In einem Krankenhaus wird nicht aus Ordnungsliebe geschrieben. Was festgehalten wird, ist Berufspflicht, Beweismittel und Vergütungsgrundlage zugleich: Es belegt gegenüber Prüfstellen und Kostenträgern, was wann geschehen ist. Angreifbar ist nie die Dokumentation, sondern nur der Weg eines Blattes.
Der erste Kontakt mit dem Haus. Stammdaten, Kostenträger, Wahlleistungen und Auskunftsberechtigung entstehen hier; jede Lücke wird zur Rückfrage.
Gesundheitsfragen, Medikamente und Vorbefunde werden vor der Anreise erhoben. Fehlt eine Angabe, verschiebt sich der Termin.
Mehrmals täglich wechselt die Verantwortung für dieselben Menschen. Was fehlt, wird neu erfragt — auch bei der Übergabe vom Rettungsdienst.
Fragestellung, Dringlichkeit und Transportbedarf gehen an eine andere Stelle im Haus. Unvollständig angefordert heißt zweimal angefordert.
Jedes unerwünschte Ereignis hat einen eigenen Bogen, Empfänger und Termin. Ohne Auswertung bleibt es die Einzelmeldung.
Das interne Meldesystem lebt davon, dass niemand Nachteile befürchten muss. Anonymität ist keine Einstellung, sondern eine Anforderung an den Bogen.
Ein Haus wird ständig umgebaut und ist nie fertig. Die Meldung braucht Raumbezug, Priorität und Rückmeldung.
Zu jedem aktiven Gerät gehören Bestand, Kontrollfristen und der Beleg, wer eingewiesen wurde. Die Frist hängt am Gerät.
Er legt je Bereich fest, was womit und wie oft gereinigt wird. Der Nachweis entsteht täglich, geprüft wird später.
Begangen wird Bereich für Bereich, festgehalten werden Abweichung, Zuständigkeit und Termin. Ohne Erledigungsspalte bleibt es eine Liste.
Brandschutz, Hygiene, Datenschutz, Arbeitssicherheit — jährlich, namentlich, für jede Person. Gebraucht wird er selten und dann sofort.
Der Betrieb läuft rund um die Uhr, der Plan entscheidet über Besetzung und Arbeitszeit. Jede Änderung wirkt auf den Nachweis.
Bringen Sie mit, was heute im Umlauf ist: einen hauseigenen Bogen, Ihren Meldezettel, die Liste, mit der jemand Fristen nachhält. Daran zeigen wir, womit der Anfang sich lohnt — unverbindlich. Die übrigen Bereiche zeigt die Branchenseite Gesundheit.
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