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Ob Bagger, Lader, Walze oder Kompressor, ob eigene Halle oder reiner Außendienst: Ihre Arbeit entsteht dort, wo die Maschine Ihres Kunden gerade steht.
Solange dieser Ablauf nicht zu Ihrem Betrieb passt, zahlen Sie jede Woche dafür: mit Stunden, die dreimal aufgeschrieben werden, mit Leistung, die auf keiner Rechnung landet, mit Wochen zwischen Einsatz und Geld, mit Freitagnachmittagen im Büro und mit Kunden, die auf Antwort warten.
Sie brauchen kein Programm für eine Werkstatt, in die nichts hereinfährt, sondern eine Erfassung, die draußen entsteht. Wie weit das geht, entscheiden Sie: ein Serviceschein genügt als Anfang.
Die Zusammenarbeit klappt super! Man bekommt fast taggleich eine Rückmeldung bzw. seine PDF-Dateien zurück. Auch bei Rückfragen sind sie sehr geduldig beim Erklären.
Tolles Design, schnelle Ausführung, kompetentes und lösungsorientiertes Team! Kann ich nur empfehlen.
Wir haben uns eine Regieberichtvorlage erstellen lassen und es hat alles sehr schnell geklappt. Formilo war jederzeit telefonisch erreichbar und Änderungen wurden fix umgesetzt. Vielen Dank, dass alles reibungslos geklappt hat. Wir kommen gerne jederzeit bei Bedarf auf Sie zurück und werden Sie auch weiterempfehlen.
Absolut perfekte, grandiose Arbeit. Wirklich top und absolut empfehlenswert.
Wir, die Klinnert Gebäudetechnik GmbH, haben bereits mehrere Formulare erstellen lassen. Die freundlichen Mitarbeiter haben sich um jedes kleinste Detail in den gewünschten Dokumenten gekümmert und diese so lange verfeinert, bis ein wirklich überzeugendes Ergebnis entstanden ist. Das Preisniveau ist transparent und fair. Ich kann diesen Service mit gutem Gewissen weiterempfehlen.
Super Beratung und schnelle Bearbeitung unseres Anliegens. Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit!
Tausende umgesetzte Projekte, viele davon Bau und Handwerk. Entwickelt von eigenen Softwareentwicklern, begleitet von einem festen Ansprechpartner.
Einmal auf dem Schein beim Kunden, einmal auf dem Wochenbericht für den Lohn, einmal im Innendienst für die Rechnung. Die Folge: bezahlte Arbeitszeit, aus der keine Leistung wird.
Der Beleg reist mit dem Techniker und wird danach abgetippt, während Sie Material und Löhne längst vorfinanziert haben. Die Folge: Ihr Geld arbeitet auf fremden Baustellen.
Was unterwegs niemand festhält — eine Fahrt, eine Auslage, eine halbe Stunde Suchen — wird zu keiner Position. Die Folge: verschenkter Umsatz.
Die Historie steckt in Ordnern, auf Zetteln und in Fotos auf privaten Telefonen. Die Folge: Entscheidungen aus dem Gedächtnis — und manche kostet eine zweite Anfahrt.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. Wer disponiert, kalkuliert, selbst hinausfährt und abends die Scheine sortiert, ist der Einzige, der alles zusammenhält. Ein Betrieb, der ohne diese Person nicht läuft, ist kein Vermögen, sondern eine Fessel.
Keins dieser Probleme entsteht, weil jemand sein Handwerk nicht kann. Jedes entsteht, weil eine Information fehlt, zu spät kommt, den Falschen erreicht oder nicht auffindbar ist.
Nicht Ihr Betrieb passt sich einer Software an, sondern die Lösung Ihrem Ablauf. Eine Angabe entsteht dort, wo die Maschine steht, und ist danach überall dieselbe — im Beleg, in der Rechnung, in der Maschinenakte.
Wie groß das ausfällt, entscheidet allein, wie viel von Ihrem Ablauf hineinsoll. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Formilo entwickelt individuelle Anwendungen für die Abwicklung von Serviceaufträgen — für Baumaschinenbetriebe vom Serviceschein bis zum Herstellerantrag. Im Mittelpunkt steht dabei eine Webanwendung in der Cloud, in der alle gleichzeitig arbeiten — die Disposition, der Innendienst, der Teiledienst, die Techniker draußen und auf Wunsch Ihre Kunden. Jeder sieht, was ihn betrifft, der Stand ist für alle derselbe.
Kundenverwaltung und Buchhaltung können bleiben, wo sie sind: dort gibt es gute Standardlösungen. Auf Wunsch entwickeln wir auch diese Teile — Modul für Modul bis zur kompletten Unternehmenssoftware mit Angeboten, Rechnungen und Kundenverwaltung. Umgekehrt braucht nicht jeder Fall diesen Umfang: Für einen abgegrenzten Bereich genügen einzelne Formulare oder Eingabemasken aus unserem FormularCenter.
Am Anfang steht keine Systemumstellung, sondern eine Frage: Wie viel von Ihrem Ablauf soll hinein? Der Serviceschein allein ist ein sinnvoller Start, weil an ihm Stunden, Fahrzeit, Material und Unterschrift hängen. Die Maschinenakte ist der nächste Schritt, der Fristenkalender das Ziel. Dazwischen liegt nur der Umfang.
Ergebnis: Sie fangen mit einem Beleg an und halten die Tür zur ganzen Kette offen.
Ein Bagger läuft fünfzehn Jahre und wechselt in dieser Zeit den Besitzer, den Bauhof und den Anbau. Deshalb hängt bei uns alles an der Maschine: Fabrikat, Typ, Fabriknummer, Baujahr, die Inventarnummer des Betreibers, Anbaugeräte, Betriebsstundenverlauf, Prüfungen, Reparaturen und Umbauten.
Ergebnis: Die Historie einer Maschine steht an einer Stelle — und sie ist beim Verkauf bares Geld wert.
Baustellen heißen nicht Straße und Hausnummer, sondern „hinterm Kreisel, wo der Bagger steht" — und nächste Woche anders. Der Auftrag führt deshalb Baustellenname, Bauabschnitt, Koordinate, Zufahrt, Ansprechpartner vor Ort und die Telefonnummer des Maschinisten. Wer dort schon einmal war, sieht den Weg von damals.
Ergebnis: Der Techniker sucht nicht, er fährt.
Die teuerste Entscheidung des Tages fällt am Telefon: Welche Teile nimmt der Techniker auf Verdacht mit? Die Maske zeigt beim Serviceabruf, was zuletzt an dieser Maschine gemacht wurde, welche Teile verbaut sind, welche Fehler schon einmal auftraten und was im Servicefahrzeug liegt.
Ergebnis: Die zweite Anfahrt entfällt, weil die erste vollständig war.
Ein Beleg, der alles trägt: Maschine über Fabrikat, Typ und Fabriknummer, Betriebsstundenstand, Fehlerbild in Klartext, Reparaturzeit getrennt von der Fahrzeit, Kilometer für Hin- und Rückfahrt einzeln, Material und Barauslagen zeilenweise, „Einsatz beendet ja oder nein" mit Begründung, Fotos, zwei Unterschriften.
Ergebnis: Auf dem Schein steht, was den Tag tatsächlich gekostet hat.
Der Betriebsstundenstand ist der wichtigste Einzelwert Ihres Gewerks: An ihm hängen Wartungsintervall, Garantie, Mietabrechnung und Restwert. Er wird bei jedem Einsatz aufgenommen, mit Foto der Anzeige belegt und schreibt den Verlauf der Maschine fort — auch bei Geräten ohne Telematik.
Ergebnis: Die nächste Wartung ergibt sich aus dem Stand, nicht aus einer Schätzung.
Wird es teurer als besprochen, muss der Kunde es sofort erfahren — und Sie müssen es später zeigen können. Der Techniker erfasst Befund, Mehraufwand und Teilepreise und holt die Freigabe als datierten Eintrag, per Unterschrift vor Ort oder als Bestätigung des Büros.
Ergebnis: Die Zustimmung ist ein Dokument, keine Erinnerung an ein Telefonat.
Es gibt kein Prüfformular für alles — die Berufsgenossenschaft schreibt selbst in ihren Vordruck, dass darin nur Stichworte stehen. Die Strecke kennt Grundgerät, Antrieb, Arbeitseinrichtungen, Zugänge, Kabine, Sicht, Bedienung, Elektrik, Hydraulik, Bremsen, Lenkung und Schutzeinrichtungen — und blendet den Block für Hebezeugbetrieb nur ein, wenn die Maschine hebt.
Ergebnis: Geprüft wird diese Maschine, nicht ein Durchschnitt.
Hydraulikschlauchleitungen tragen ein Herstellungsdatum und eine Verwendungsdauer, Anschlagmittel werden bis zur Ablegereife geführt, Anbaugeräte haben eigene Kennzeichnung und eigene Sicherungsmittel am Schnellwechsler. Alles hängt an der Maschine, mit eigener Frist und eigenem Nachweis.
Ergebnis: Was eine eigene Uhr hat, wird bei der Gelegenheit erledigt statt vergessen.
Bisher schreibt der Techniker seine Stunden zweimal: auf den Schein beim Kunden und am Freitag noch einmal für den Lohn. Künftig entsteht die Wochenübersicht aus den erfassten Einsätzen — Arbeitszeit, Fahrzeit, Wartezeit, Übernachtung, Fehlzeiten — und geht nach seiner Bestätigung in die Lohnabrechnung.
Ergebnis: Der Freitagnachmittag gehört wieder der Arbeit.
Jährliche Prüfung je Maschine, Wartung nach Betriebsstunden, Kranprüfung im eigenen Takt, Schlauchleitungen mit eigener Uhr, Gewährleistungsende. Vierzig Kunden mit je zwölf Maschinen ergeben rechnerisch vierhundertachtzig Termine im Jahr — als Beispielrechnung. Der Innendienst bekommt sie mit Vorlauf als Liste, nach Region sortiert.
Ergebnis: Aus dem Nachweis wird ein Auftragsgenerator.
Im Mietpark oder auf dem Bauhof stehen zwanzig Geräte nebeneinander, und alle sollen an einem Tag durch. Die Serienerfassung wechselt per Scan von Maschine zu Maschine, hält je Gerät Zustand, Betriebsstunden und Befund fest und erzeugt zur Übergabe und zur Rückgabe denselben Bogen mit Fotos.
Ergebnis: Zwanzig Geräte an einem Tag, ohne zwanzig Durchschläge.
Garantie, Gewährleistung und Kulanz laufen in der Struktur des Herstellers: Maschinennummer, Baujahr, Betriebsstunden, Schadensbeschreibung, Teileliste mit Ident-Nummern, Arbeitsleistung, beschriftete Fotoplätze, Rückversandanschrift, Freigabe mit Verfallsdatum. Genau solche Anträge haben wir bereits gebaut.
Ergebnis: Kaum ein Antrag scheitert noch an einem Foto, das niemand gemacht hat.
Weil der Beleg im Büro liegt, bevor der Techniker im nächsten Ort ist.
Jede Stunde wird einmal erfasst und danach verwendet.
Offene Vorgänge und fällige Prüfungen stehen auf einer Liste, die sich selbst füllt.
Wer wissen will, wann der Techniker kommt, sieht es.
Wer die Termine seiner Kunden führt, hat den Auftrag, bevor jemand anruft.
Und das fällt weg: Scheine abtippen, Wochenberichte von Hand schreiben, Fotos aus privaten Telefonen suchen, Vordrucke je Maschinentyp pflegen, Prüftermine abschreiben. Der unterschriebene Durchschlag bleibt — die Anwendung erzeugt ihn vollständig.
Die Posten, die in keiner Auswertung stehen:
Pro Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Beispielwerte — im Erstgespräch mit Ihren Zahlen überschrieben. Sie zeigen sich nur als schlechteres Jahr.
Für Kundenverwaltung und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen — diese Bereiche sehen in fast jedem Betrieb gleich aus. Die Abwicklung selbst sieht nirgends gleich aus. Dazu Ihre Lage zwischen zwei Märkten: Die eine Softwaregattung führt Geräteakte und Prüffrist, kennt aber keinen Serviceauftrag. Die andere kann Auftrag, Teile und Faktura, ist aber auf den eigenen Maschinenpark gebaut, nicht auf den fremden. Dazwischen arbeiten Sie.
Beim Prüfprotokoll ist die Individualität sogar vorgeschrieben: Umfang und Fristen legt der Betreiber selbst fest, und die Berufsgenossenschaft weist im eigenen Vordruck darauf hin, dass darin nur Stichworte stehen. Ein Anbieter hält allein für Erdbaumaschinen dreizehn Protokolle vor — ein Betrieb mit Baggern, Walzen, Rüttelplatten, Kompressoren und einem Autokran braucht mehr. Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine Lizenzgebühren.
Ja, das ist hier der Regelfall. Erfasst wird offline, die Übertragung läuft nach.
Nein, eine Strecke. Geräteart und Ausrüstung steuern, welche Prüfgruppen erscheinen.
Ja. In der Regel bleibt es für Teile, Lager und Faktura und wird angebunden; ergänzt wird, was draußen entsteht. Herstellergebundene Händlersysteme bleiben, wie sie sind; frei wählbare Programme lösen wir auf Wunsch schrittweise ab.
Über den Techniker: ein Feld beim Einsatz, ein Foto der Anzeige als Beleg. Mehr braucht es nicht.
Ja, je Kunde hinterlegt: Inventarnummernlogik, Ansprechpartner, Freigabeweg, Rückmeldeformat, Rechnungsrhythmus.
Ja. Unterschrift auf dem Gerät, PDF sofort an den Kunden, Ausdruck auf Wunsch.
Ja: Übergabe und Rückgabe mit Zustand, Betriebsstunden und Fotos hängen an derselben Maschinenakte.
Wir übernehmen ihn samt Spalten und Prüffristen, die schon gepflegt sind.
Ihnen. Mit der Abnahme, unbeschränkt nutzbar, ohne Lizenzgebühren und ohne Vertragsbindung.
Das hängt vom Umfang ab. Ein klar abgegrenzter erster Baustein bekommt vorab einen Festpreis; größere Vorhaben kalkulieren wir nach gemeinsamer Anforderungsaufnahme — als Festangebot oder auf Stundenbasis.
Am Baugerät wird nicht aus Ordnungsliebe dokumentiert. Die Maschine ist ein Arbeitsmittel eines fremden Betriebs: Der Betreiber verantwortet ihren Zustand, prüfen lässt er sie bei Ihnen. Ihre Papiere wandern in seine Akte — und entscheiden mit, was die Maschine am Ende wert ist. Ihre Kunden sitzen im Bau und im Mietpark; wie dieselbe Kette am zugelassenen Fahrzeug aussieht, zeigt der Nutzfahrzeugservice.
Befund, ausgeführte Arbeiten, Reparaturzeit, Fahrzeit, Material und Unterschrift — zugleich Leistungsnachweis und Abnahmedokument.
Der Stundenstand ist die Zähleinheit dieses Gewerks. An ihm hängen Wartungsintervall, Garantieanspruch, Mietabrechnung und der Restwert der Maschine.
Fabrikat, Typ, Fabriknummer, Baujahr, Anbaugeräte und Inventarnummer des Betreibers — das Gedächtnis über mehrere Besitzer hinweg.
Umfang und Frist legt der Betreiber fest, geprüft wird vom Sachkundigen. Das Ergebnis muss festgehalten werden, ein Muster dafür gibt es nicht.
Es begleitet die Maschine und sammelt Prüfungen, Befunde und behobene Mängel. Wechselt der Besitzer, wechselt das Buch mit.
Überroll-, Kipp- und Steinschlagschutz, Spiegel und Kamerasysteme im vorderen Blickfeld — hier entscheidet sich, ob ein Mensch neben der Maschine gesehen wird.
Sie tragen Herstellungsdatum und eine begrenzte Verwendungsdauer. Ohne Verzeichnis fällt erst beim Platzen auf, dass die Zeit abgelaufen war.
Tragfähigkeit, Zustand und Ablegereife werden gesondert geführt — sie verschleißen schneller als das Gerät.
Jedes Anbaugerät hat eigene Kennzeichnung, eigenes Gewicht und eigene Sicherungsmittel. Ob es an diese Trägermaschine darf, wird dokumentiert.
Wer eine Maschine wesentlich verändert, rückt in die Rolle dessen, der sie in Verkehr bringt. Was verändert wurde und warum es sicher ist, muss belegt sein.
Zustand, Betriebsstunden, Ausrüstung und Schäden bei Übergabe und Rücknahme — der einzige Beleg im Streitfall.
Maschinennummer, Betriebsstunden, Teileliste, Arbeitsleistung und beschriftete Fotos in der Struktur des Herstellers. Fehlt ein Bild, zahlt der Betrieb.
Bringen Sie mit, was Sie heute benutzen: einen Serviceschein, ein Prüfprotokoll, die Tabelle mit den Maschinen Ihrer Kunden. Daran zeigen wir, was möglich ist und womit der Anfang sich lohnt. Kostenlos und unverbindlich.
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