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Ob Pkw-Werkstatt, Nutzfahrzeug- und Maschinenservice, Karosserie und Lack oder Autohaus: Bei Ihnen kommt ein Fahrzeug oder eine Maschine in Arbeit und geht danach zurück an den Kunden — und an jeder Stelle entscheidet sich, ob die Arbeit bezahlt wird.
Solange dieser Weg auf Papier neben Ihren Systemen herläuft, kostet er Sie jede Woche etwas: Zeit für die zweite Eingabe, Arbeit, die nie abgerechnet wurde, Streit über Umfang und Rechnung, Abende am Schreibtisch, Rückfragen aus der Halle, wartende Kunden.
Sie müssen nicht alles umstellen: Am Anfang stehen die Strecken, die Ihr Programm nicht kennt — Annahme, Freigabe und Übergabe, in Ihren Feldern. Wie weit das reicht, entscheiden Sie — ein einzelner Vordruck ist ein vollwertiger Anfang.
Eine sehr gute Zusammenarbeit mit einem sehr netten Team. Schneller Support und gewissenhaftes Arbeiten. Immer gern wieder, vielen Dank
Schnelle und unkomplizierte Hilfe bei der Erstellung eines Abnahmeprotokoll. Vielen Dank.
Vom ersten Tag bis zur Vollendung alle Unterlagen, top, schnell und ohne große Unterbrechung ausgeführt. Kann ich nur weiter empfehlen, wenn man Dokumente digitalisiert braucht.
Wir, die Klinnert Gebäudetechnik GmbH, haben bereits mehrere Formulare erstellen lassen. Die freundlichen Mitarbeiter haben sich um jedes kleinste Detail in den gewünschten Dokumenten gekümmert und diese so lange verfeinert, bis ein wirklich überzeugendes Ergebnis entstanden ist. Das Preisniveau ist transparent und fair. Ich kann diesen Service mit gutem Gewissen weiterempfehlen.
Freundlicher und verbindlicher Kontakt mit schneller Rückmeldung. Ergebnisse einer Formularerstellung überzeugen.
Unser Transportunternehmen ist dankbar für die ausgezeichnete Arbeit von Formilo. Ihre Experten haben unsere alten Papierformulare nicht nur digitalisiert, sondern sie mit sinnvollen Funktionalitäten und einem klaren, ansprechenden Design aufgewertet. Wir haben eine spürbare Effizienzsteigerung erlebt und empfehlen sie gerne weiter!
Tausende umgesetzte Projekte, darunter Werkstattaufträge und Serviceberichte für Fahrzeugbetriebe. Entwickelt von eigenen Softwareentwicklern, begleitet von einem festen Ansprechpartner.
Was am Fahrzeug aufgenommen wurde, tippt abends jemand ins System. Die Folge: bezahlte Stunden, die kein Kunde beauftragt hat.
Die Zusatzarbeit wurde am Telefon besprochen, auf dem Auftrag steht ein Häkchen. Die Folge: eine gekürzte Rechnung für getane Arbeit.
Alle anderen rufen an oder gehen in die Halle. Die Folge: Unterbrechungen und vertröstete Kunden.
Service, Prüfung und Gewährleistungsende stehen auf drei Dokumenten und in keinem Kalender. Die Folge: planbarer Umsatz, den ein anderer macht.
Und dann der Preis, der auf keiner Rechnung steht. Sie nehmen an, kalkulieren, telefonieren, springen bei schwierigen Fällen an die Bühne und prüfen abends die Karten. Ein Betrieb, dessen Abläufe nur in einem Kopf stehen, ist eine Fessel.
Keins davon entsteht, weil Ihre Leute ihr Handwerk nicht können, sondern weil eine Angabe fehlt, zu spät kommt oder später nicht mehr auffindbar ist.
Eine Angabe entsteht dort, wo sie anfällt — am Fahrzeug, an der Bühne, beim Kunden auf dem Hof — und hängt von da an an dem Objekt, um das es geht. Was bei der Annahme aufgenommen wurde, ist bei der Rückgabe dieselbe Angabe und in der Rechnung dieselbe Position.
Wie groß das ausfällt, entscheidet Ihr Ablauf. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Ein Ausschnitt aus dem, was Fahrzeugbetriebe bei uns bauen lassen:
Für einen Teil gibt es gar keine Vorlage: die Mängelcheckliste mit Ihren Baugruppen, das Positionsraster Ihrer Annahme, die Prüfliste einer Maschine, die sonst niemand hat.
Formilo ist auf die Datenerfassung im Tagesgeschäft spezialisiert — in Kfz-Betrieben aller Art auf alles, was zwischen Terminannahme und Rechnung festgehalten wird. Im Mittelpunkt steht dabei eine individuelle Webanwendung in der Cloud, in der alle gleichzeitig arbeiten — Annahme, Disposition, die Monteure in der Halle, der Außendienst und auf Wunsch Ihre gewerblichen Auftraggeber. Jeder sieht, was ihn betrifft, der Stand ist für alle derselbe. Gebaut auf Ihren Ablauf, nicht auf einen allgemeinen.
Kundenverwaltung, Buchhaltung und Ihr kaufmännisches Programm können bleiben, wo sie sind. Auf Wunsch entwickeln wir auch diese Teile und bauen die Anwendung Schritt für Schritt zur kompletten Unternehmenssoftware aus, bis hin zu Angeboten und Rechnungen. Genügt ein abgegrenzter Bereich, bauen wir einzelne Formulare und Eingabemasken in unserem FormularCenter — mit zentraler Ablage, Rollen und Freigaben.
Am Anfang steht keine Systemumstellung, sondern eine Frage: Welchen Beleg füllen Ihre Leute am häufigsten aus? Ein Annahmeprotokoll, das Vorschäden am Fahrzeugbild aufnimmt und als PDF beim Kunden landet, ist für sich schon ein Gewinn. Danach kommen Auftragsstrecke, Prüfteil und Fristenstrang. Zwischen Formular und Anwendung liegt keine Grenze, nur Umfang.
Ergebnis: Der erste Baustein trägt sich selbst.
In den meisten Programmen ist der Auftrag die Hauptsache. Bei Ihnen ist er zu kurz gedacht: Er endet mit der Rechnung, das Fahrzeug kommt wieder. Deshalb hängt alles an einer Identität — Kennzeichen, Fahrzeug-Ident-Nummer oder Maschinennummer. An ihr docken Annahme, Arbeitskarte, Messwerte, Prüfungen und die nächste Fälligkeit an.
Ergebnis: Die Geschichte eines Fahrzeugs liest sich in einem Zug statt aus vier Ordnern.
Drei Einstiege, ein Vorgang: der Anruf an der Theke, das Formular von Ihrer Website und der Abruf aus dem Wartungsvertrag landen in derselben Maske. Erfasst werden Anrufer, Kennzeichen oder Maschine, Anliegen, Dringlichkeit, Wunschtermin und der Bedarf an einem Ersatzfahrzeug. Was am Telefon gesagt wurde, steht im Vorgang.
Ergebnis: Der Termin kommt mit seiner Vorgeschichte in die Werkstatt.
Hier wird festgehalten, worauf es später ankommt. Kennzeichen, Fahrzeug-Ident-Nummer, Kilometerstand oder Betriebsstunden und der nächste Prüftermin stehen bereit, bevor das Gespräch beginnt. Beim Rundgang werden vorhandene Schäden am Fahrzeugbild markiert und fotografiert, der Wageninhalt in Verwahrung vermerkt.
Ergebnis: Der Zustand bei Annahme ist belegt, bevor jemand die Haube öffnet.
Aus der Aufnahme wird der Auftrag, nicht ein zweites Formular. Auftragsumfang, Kostenrahmen und Höchstbetrag, Mehrarbeit ja oder nein, Rückgabe ersetzter Teile ja oder nein: Die Maske führt durch die Punkte, die später strittig werden. Ihre Reparaturbedingungen stehen mit darauf und werden vom Kunden gleich mit unterschrieben.
Ergebnis: Die Beauftragung ist belegt, nicht erinnert.
Der Auftrag wird Hebebühne, Monteur und Zeitfenster zugeteilt; wer welches Fahrzeug hat, steht auf einer Tafel statt in einem Kopf. In der Halle führt die Arbeitskarte: Arbeitszeit je Mitarbeiter mit Beginn, Ende und Arbeitswerten, Teile getrennt nach Original, Austausch und Fremdleistung.
Ergebnis: Was an der Bühne passiert, steht im Vorgang statt auf einem Durchschlag.
Bestellt wird aus der Auftragsposition, nicht aus dem Gedächtnis: Teilenummer, Bezeichnung, Menge, Lieferant, zugesagter Termin. Fehlt ein Teil, sieht die Annahme das, bevor sie einen Termin zusagt. Was aus dem Lager kommt, wird dort erfasst, wo es entnommen wird — sonst steht es auf keiner Rechnung.
Ergebnis: Verbautes Material wird abgerechnet, ausgebaute Teile bleiben vermerkt.
Beim Schrauben fällt etwas auf, das nicht beauftragt war. Heute wird telefoniert und ein Häkchen gesetzt. Stattdessen entsteht der Zusatzbefund als Position: Beschreibung, Foto, Preis, Auswirkung auf den Termin. Der Kunde bekommt ihn als Link und gibt frei oder lehnt ab, mit Zeitstempel.
Ergebnis: Die Freigabe für Mehrarbeit existiert als Dokument, nicht als Erinnerung.
Ein Prüfblatt ist kein Bemerkungsfeld. Sollwert, Toleranz und Prüfmittel stehen da, eingetragen wird der Istwert, und die Maske zeigt Abweichungen an. Welche Zeilen erscheinen, steuern Fahrzeugart und Prüfart: Vorprüfung und Abgaswerte, Bremswerte und Ladungssicherung, Achsvermessung, Schichtdicke, Kältemittelmenge.
Ergebnis: Ändert sich eine Vorgabe, ändern Sie eine Stelle statt zwölf Dateien.
Nicht jede Maschine kommt zu Ihnen. Der Monteur nimmt den Auftrag mit auf das Gerät und sieht Standort, Maschinennummer, Betriebsstunden und offene Mängel — und erfasst offline weiter, wenn kein Netz da ist. Die wiederkehrende Prüfung läuft über die Checkliste dieser Maschine, das Ergebnis geht in ihr Prüfbuch.
Ergebnis: Der Einsatz ist abgeschlossen, bevor der Techniker wieder losfährt.
Bei der Rückgabe steht neben dem, was gemacht wurde, der Zustand von der Annahme: dieselben Bilder, dieselben Markierungen. Der Kunde zeichnet gegen, bekommt sein PDF und den Vermerk über ausgehändigte Altteile. Im selben Zug rückt die nächste Fälligkeit nach — Service, Prüfung, Gewährleistungsende.
Ergebnis: Wiederkehrendes Geschäft ruft sich auf, statt im Papier zu sterben.
Die Rechnung besteht aus dem, was unterwegs ohnehin erfasst wurde: Arbeitswerte je Position, Teile mit Einzelpreis, Fremdleistungen und freigegebene Mehrarbeit. Nichts davon wird ein zweites Mal getippt. Danach steht da, was vorher niemand genau wusste: was dieser Auftrag getragen hat und welche Arbeit länger dauert als kalkuliert.
Ergebnis: Sie rechnen Ihre Marge, statt sie zu schätzen.
Weil unterwegs erfasst wird, nicht hinterher.
Die Freigabe liegt als Dokument vor, bevor jemand anfängt.
Jede Angabe wird einmal erfasst und danach nur noch verwendet.
Der Zustand bei Annahme und Rückgabe steht nebeneinander.
Service- und Prüftermine rufen sich auf.
Auslastung und Rückstand entstehen aus der Arbeit.
Und das fällt weg: Karten abtippen, Fotos suchen, ähnliche Vordrucke pflegen, Fristenlisten nachführen. Die Karte am Fahrzeug darf bleiben — als Beleg, der in der Halle mitgeht, ist sie bewährt.
Die Posten, die in keiner Auswertung stehen:
Pro Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein — im Erstgespräch rechnen wir es durch.
Für Kundenverwaltung und Buchhaltung gibt es gute Standardlösungen, weil diese Bereiche fast überall gleich aussehen. Die Abwicklung selbst sieht nirgends gleich aus. Im Kfz-Gewerbe bedienen drei Welten je einen Ausschnitt: das kaufmännische Programm, das Kalkulationssystem und das Diagnosegerät. Dazwischen liegen Annahme, Nachfreigabe und Übergabe — und genau die laufen auf Papier.
In unseren Projekten sehen wir es immer wieder: Rund um den Werkstattauftrag war die Grundlage fast nie unsere Vorlage, sondern das, womit der Betrieb schon arbeitete. Hinter jeder Fassung steht ein anderer Ablauf.
Es muss nicht die objektiv beste Vorgehensweise sein. Aber es ist Ihre, und Sie haben Gründe dafür. Sonst passt sich am Ende der Betrieb der Lösung an. Mit der Abnahme endet die Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine laufenden Gebühren.
Genau dazwischen: Es führt vom Auftrag zur Rechnung, kennt aber Annahme, Freigabe und Übergabe nicht.
Ja. Der Rundgang läuft über Auswahl statt Tastatur, gedruckt wird weiterhin.
Der Zusatzbefund geht als Link an den Kunden. Wird telefoniert, stehen Datum, Uhrzeit und Gesprächspartner fest.
Genau dafür wird es gebaut: Ihr Layout, Ihre Klauseln, Ihr Raster.
Nein, eine Strecke: Maschinen- und Prüfart steuern die Zeilen.
Ja. Erfasst wird offline, übertragen bei Verbindung.
Wo es Schnittstellen oder Exporte vorsieht, ja – am System selbst ändern wir nichts. Was sich nicht verbinden lässt, bilden wir so ab, dass nichts doppelt entsteht.
Nein. Unterschrift auf dem Display, PDF sofort zum Kunden, Ausdruck aus der Anwendung.
Ihnen. Mit der Abnahme, unbeschränkt nutzbar, ohne Lizenzgebühren.
Für den ersten, klar abgegrenzten Baustein steht der Preis vorher fest, den Zeitplan besprechen wir mit dem Angebot. Alles Weitere beauftragen Sie Modul für Modul.
Der Weg durch den Betrieb ist überall derselbe. Was geprüft wird, nicht:
Direktannahme und Arbeitswerte.
Bremsprüfung und Flotten ohne Stillstand.
Betriebsstunden und Prüfbuch; die Geräte stehen am Bau und in der Vermietung.
Service im Feld, eng an der Landwirtschaft.
Richtbank und Kalkulation für Dritte.
Schichtdicke und Farbton, meist im Haus des Karosseriebaus.
Zustandsbewertung und Rückgabe.
Im Kfz-Gewerbe entsteht ein Dokument selten aus Ordnungsliebe. Es hält einen Zustand fest, der sich gleich darauf verändert, belegt das Vereinbarte, bevor jemand daran arbeitet, und trägt die Geschichte eines Fahrzeugs über Jahre. Fehlt es, trägt meist der Betrieb die Folgen.
Kennzeichen, Kilometerstand, vorhandene Schäden, Wageninhalt in Verwahrung. Es entscheidet später, ob ein Kratzer vorher da war.
Umfang, Höchstbetrag, Mehrarbeit, Ersatzteilrückgabe und die Unterschrift. Ohne ihn ist die Beauftragung im Streit schwer zu belegen.
Der Zusatzbefund, der beim Schrauben auffällt, braucht eine dokumentierte Zustimmung — daran hängt die Vergütung dieser Arbeit.
Beginn, Ende und Arbeitswerte je Mitarbeiter. Was hier fehlt, fehlt in Rechnung und Nachkalkulation.
Teile werden getrennt nach Original, Austausch, Schmierstoff und Fremdleistung geführt, ausgebaute eigens vermerkt.
Was das Gerät ausliest, ist erst mit Zuordnung zu Fahrzeug, Datum und Arbeitsschritt ein Nachweis.
Der Betrieb prüft vor, bevor der Prüfer kommt: Mängel, Abgaswerte und die Entscheidung, was vorher gemacht wird.
Fahrzeuge und Maschinen im gewerblichen Einsatz werden regelmäßig geprüft, das Ergebnis schriftlich aufbewahrt.
Kältemittelart, eingefüllte und zurückgewonnene Mengen und die Dichtheitsprüfung werden je Fahrzeug festgehalten und bleiben nachvollziehbar.
In Karosserie und Lack sind Messwerte das Ergebnis: Sie belegen, dass Geometrie und Aufbau wieder stimmen.
Der gegengezeichnete Zustand bei der Rückgabe ist das Gegenstück zur Annahme. Ohne ihn fehlt später der Vergleich.
Service, Prüfung und Gewährleistungsende sind der Strang, an dem wiederkehrender Umsatz hängt.
Bringen Sie mit, was bei Ihnen täglich im Umlauf ist: den Werkstattauftrag, den Annahmezettel, eine Prüfliste. Daran zeigen wir, womit der Anfang sich lohnt — kostenlos und unverbindlich.
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