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Ob Landesamt, Bundesbehörde, Aufsicht oder Bewilligungsstelle: Ihr Haus vollzieht ein bestimmtes Recht — und der größere Teil der Arbeit dafür passiert außerhalb des Fachverfahrens.
Solange dieser Teil aus Papier, Tabellen und E-Mail besteht, bezahlt Ihr Haus das jeden Tag: mit Arbeitszeit für Angaben, die schon jemand eingegeben hatte, mit Schleifen wegen einer fehlenden Angabe, mit Fristen, die laufen, während etwas liegt, mit Zahlen, die am Jahresende zusammengesucht werden, und mit Fachleuten, die nicht dafür angetreten sind.
Was fehlt, ist kein weiteres Produkt für ein Rechtsgebiet, sondern eine Strecke, die Ihr Verfahren abbildet — bis dorthin, wo es keinen Katalog mehr gibt. Ein einzelner Bogen genügt als Anfang.
Wir haben uns eine Regieberichtvorlage erstellen lassen und es hat alles sehr schnell geklappt. Formilo war jederzeit telefonisch erreichbar und Änderungen wurden fix umgesetzt. Vielen Dank, dass alles reibungslos geklappt hat. Wir kommen gerne jederzeit bei Bedarf auf Sie zurück und werden Sie auch weiterempfehlen.
Gute Arbeit. Stets freundlich. Schnelle Umsetzung. Immer wieder gerne.
Eine sehr gute Zusammenarbeit mit einem sehr netten Team. Schneller Support und gewissenhaftes Arbeiten. Immer gern wieder, vielen Dank
Wir sind sehr zufrieden! Das Formular wurde schnell umgesetzt und unsere Extrawünsche beachtet und mit eingebaut.
Tolles Design, schnelle Ausführung, kompetentes und lösungsorientiertes Team! Kann ich nur empfehlen.
Hatte ein Problem beim Export interaktiver PDFs aus Indesign - kurz angerufen, schnell und freundlich beraten worden. Top, vielen Dank!
Tausende umgesetzte Projekte, darunter eine Sozialbehörde, eine Senatsverwaltung und ein Landesamt.
Am Ende verlässt es das Haus noch einmal auf Papier. Die Folge: derselbe Inhalt, zweimal erzeugt.
Fehlt eine Angabe, beginnt eine Schleife aus Nachfassen und erneutem Prüfen. Die Folge: Arbeit, die es ohne eine geführte Eingabe gar nicht gäbe.
Über fünfhundert Felder je Prüfung ergeben keine Kennzahl, sondern einen Ordner. Die Folge: Am Jahresende wird rekonstruiert, was längst erhoben war.
Wer Mittel weitergibt, muss ihre Verwendung belegen können — auch Jahre später. Die Folge: Wochen, in denen Belege gesucht statt Verfahren bearbeitet werden.
Und dann der Preis, der in keinem Stellenplan steht. In fast jedem Haus gibt es die eine Person, die den Sonderfall kennt, die Historie eines Programms im Kopf hat und weiß, warum ein Feld so heißt. Sie ist schwer zu vertreten — und wenn sie geht, beginnt vieles von vorn.
Nichts davon entsteht, weil jemand seine Aufgabe nicht beherrscht. Alles entsteht, weil eine Angabe unstrukturiert ankommt, zu spät weitergeht oder am Ende nicht auswertbar ist.
Eine Angabe wird dort erfasst, wo sie entsteht — bei dem, der einreicht, bei dem, der prüft, bei der beteiligten Stelle. Danach wandert sie durch das Verfahren, ohne noch einmal geschrieben zu werden.
Wie weit das reicht, bestimmen Sie. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Formilo ist auf die Datenerfassung im Tagesgeschäft spezialisiert — bei Ihnen auf alles, was zwischen Vorgangseingang und Berichtspflicht festgehalten wird. Im Mittelpunkt steht dabei eine individuelle Webanwendung in der Cloud, in der alle gleichzeitig arbeiten — Sachbearbeitung, Referat, Prüfdienst draußen, Haushalt und auf Wunsch die Stellen, bei denen Sie erheben. Jeder sieht seinen Teil, alle denselben Stand, gebaut auf Ihre Kriterien und Zeichnungsstufen.
Ihr Fachverfahren bleibt, wie es ist – wir greifen nicht ein; wo es Schnittstellen oder Exporte vorsieht, übernehmen wir die Daten davor oder danach. Ihre Akte und Ihr Haushaltssystem können ebenfalls bleiben. Auf Wunsch entwickeln wir die übrigen Teile Ihrer Verwaltungsarbeit — Modul für Modul bis zur kompletten Software für Ihre Verwaltung. Für einen klar umrissenen Teil reicht umgekehrt eine einzelne Eingabemaske; wir entwickeln sie in unserem FormularCenter, bedienbar per Auswahl statt Tastatur.
Am Anfang steht keine Systemeinführung, sondern eine Frage: Welches Instrument kostet Ihr Haus im Jahr die meiste Zeit? Dort setzt man an. Ein einzelner Bogen, der führt, rechnet und auswertbare Daten liefert, lohnt sich für sich. Danach kommen der Versand davor und die Auswertung danach.
Ergebnis: Sie lösen ein Instrument und behalten den Weg zum ganzen Verfahren offen.
Hier liegt die Achse dieser Zielgruppe: An Ihren Verfahren arbeiten regelmäßig drei Seiten — die einreichende Stelle, eine beteiligte Behörde und Ihr eigenes Haus. Auf Papier heißt das, dass ein Dokument physisch zwischen drei Organisationen wandert und jede alles sieht. Bei uns hat jede Rolle ihren Abschnitt, ihre Sicht und ihre Freigabe — auf demselben Datensatz.
Ergebnis: Drei Ausfüllberechtigte, ein Vorgang, keine Postlaufzeit.
Der teuerste Vorgang ist der, der unvollständig hereinkommt. Deshalb führt die Eingabe: Pflichtangaben lassen sich nicht übergehen, Folgefragen erscheinen nur im passenden Fall, Summen rechnet die Maske, und jede Anlage wird an ihrer Stelle verlangt. Vor dem Absenden steht eine Prüfansicht, danach geht eine Kopie an den Absender.
Ergebnis: Die Nachforderungsschleife entsteht gar nicht erst.
Was Ihr Haus regelmäßig bei Einrichtungen, Betrieben oder nachgeordneten Stellen abfragt, ist heute meist ein Dokument aus dem Vorjahr. Bei uns ist es eine Strecke: Merkmalskatalog, Ausfüllhinweise, Rechen- und Plausibilitätsregeln, Stichtag und Verteiler. Wer ausfüllt, sieht den Fehler sofort — nicht erst Ihre Sachbearbeitung vier Wochen später.
Ergebnis: Die Prüfung passiert beim Ausfüllenden, nicht bei Ihnen.
Solange erhoben wird, zeigt eine Übersicht, wer geliefert hat, wer angefangen hat und wer gar nicht reagiert. Erinnerungen laufen als Stufenfolge an die hinterlegte Kontaktperson, jede Nachricht wird protokolliert. Unvollständige Rückläufe stehen mit dem konkreten Fehler in einer eigenen Liste statt in einem Postfach.
Ergebnis: Die Rücklaufquote ist eine Zahl auf dem Schirm, kein Bauchgefühl.
Vor Ort wird nicht geschrieben, sondern bewertet: Kriterium für Kriterium, mit fester Skala, Anmerkungsfeld und Foto an der Stelle, auf die es sich bezieht. Datum und Uhrzeit setzt die Maske, Gesprächspartner und Prüfende stehen im Kopf des Vorgangs. Die Bewertung entsteht aus den Einzelkriterien. Alles läuft offline weiter.
Ergebnis: Zwei Prüftage ergeben Daten statt eines Stapels.
Das ist die Besonderheit Ihrer Arbeit: Ein Teil jeder Prüfung wiederholt sich je einbezogener Person, Anlage oder Position. Auf Papier muss die Höchstzahl vorgedruckt werden — neun Blöcke, dreißig Kostenzeilen, dreizehn Reisetage —, und meist bleibt die Hälfte leer. Bei uns öffnet sich der Block so oft, wie der Fall es hergibt.
Ergebnis: Kein vorgedruckter Leerraum und keine Zeile zu wenig.
Wer gehört oder beteiligt wird, bekommt einen eigenen Zugang zu genau seinem Abschnitt — mit Frist, Erinnerung und Protokoll. Die Äußerung kommt als Text in den Vorgang statt als Anhang in ein Postfach, und sie bleibt der Stelle zugeordnet, die sie abgegeben hat. Ob Benehmen oder Einvernehmen verlangt ist, steht am Schritt und steuert, wie es weitergeht.
Ergebnis: Die Stellungnahme ist Teil des Vorgangs, nicht seine Anlage.
Der Entwurf geht als Aufgabe an die nächste Station, nacheinander oder parallel, je nachdem, was Ihre Zeichnungsbefugnis vorsieht. Jede Station zeichnet mit Namenszeichen und Zeitstempel, Anmerkungen hängen an der Textstelle, auf die sie sich beziehen. Wer noch dran ist, sieht es in seiner Arbeitsliste, und die Vertretung ist mit Zeitraum hinterlegt.
Ergebnis: Der Laufweg ist nachvollziehbar, nicht rekonstruierbar.
Wo Ihr Haus Mittel vergibt, hängt am Vorgang der Finanzierungsplan über mehrere Ebenen, je mit beantragter und bewilligter Summe. Daraus entstehen die Entscheidung mit ihren Auflagen, der Ratenplan und die Buchung. Sachliche und rechnerische Feststellung bleiben getrennte Freigaben zweier Personen.
Ergebnis: Vom Finanzierungsplan bis zur Auszahlung eine Kette statt vier Dateien.
Wer Mittel erhalten hat, weist ihre Verwendung nach — der Punkt, an dem ein Jahr sonst zur Suchaktion wird. Hier läuft der Nachweis mit: Einnahmen nach Quellen, Ausgaben nach Positionen, Belegliste, Abweichung in Euro und Prozent, dazu der inhaltliche Teil in genau der Gliederung, die verlangt wird.
Ergebnis: Der Nachweis ist fertig, wenn die Frist kommt.
Dienstreise, Auslagen, Beschaffung und Deckung sind der Teil, den jede Dienststelle täglich anfasst. Die Rückrechnung kennt Ihre Sätze und Kürzungen — Übernachtung, Tagegeld ein- und mehrtägig, Fahrtkosten, Nebenkosten, Abzug je Mahlzeit — und rechnet selbst. Die Sachbearbeitung prüft, statt zu addieren.
Ergebnis: Ein Rechenblatt mit Rechtscharakter, das rechnet.
Was erhoben, geprüft und entschieden wurde, liegt nicht als Sammlung von Dateien vor, sondern als auswertbarer Bestand. Kennzahlen entstehen aus den Feldern selbst: wie viele Kriterien nicht erfüllt waren, wie lange ein Verfahren dauert, wie sich ein Merkmal über drei Jahre entwickelt. Eine Abfrage von oben beantworten Sie damit am selben Tag.
Ergebnis: Berichtspflichten kosten Minuten statt Wochen.
Was einmal eingegeben wurde, wird danach nur noch verwendet.
Der Inhalt bleibt bei Ihnen, die Vollständigkeit prüft die Maske.
Gegenüber Aufsicht und Rechnungsprüfung aus laufenden Daten statt aus Ordnern.
Wer einspringt, sieht den Stand, statt ihn sich erzählen zu lassen.
Neue Kriterien werden eingepflegt, nicht neu gebaut.
Die Strecke wächst mit, der Stellenplan muss es nicht.
Und das fällt weg: Eingereichtes abtippen, Rückläufe in eine Tabelle übertragen, fehlenden Angaben hinterhertelefonieren, Mappen durchs Haus tragen, Kennzahlen auszählen. Die unterschriebene Endfassung bleibt — sie entsteht nur nicht mehr von Hand.
Die Posten, die in keinem Haushaltstitel auftauchen:
Pro Jahr, ohne dass es je in einer Auswertung erscheint. Beispielhaft gedacht — im Erstgespräch rechnen wir es mit Ihren Zahlen durch.
Für den Massenvollzug eines Rechtsgebiets gibt es gute Fachverfahren, für die Ablage die elektronische Akte. Alles, was kein eigenes Rechtsgebiet mit eigenem Anbieter hat, hat gar nichts. Und die Akte verwaltet Dokumente — sie erzeugt keine Daten: Ein eingescannter Bogen ist dort so wenig auszählbar wie im Schrank.
Dazu kommt, was Ihr Feld ausmacht: Wo dieselbe Aufgabe in sechzehn Ländern nach sechzehn Katalogen geprüft wird und ein Programm jedes Jahr andere Kriterien bekommt, kann es kein Produkt von der Stange geben. Zwei Behörden, für die wir gebaut haben, haben deshalb nachbestellt — und zwar Struktur: einen zusätzlichen Abschnitt und zusätzliche Auswahlfelder.
Es muss nicht die objektiv beste Form sein. Aber es ist Ihre, und Gesetzgeber, Zuwendungsgeber und Fachaufsicht haben daran mitgeschrieben. Sonst passt sich am Ende nicht die Lösung Ihrem Verfahren an, sondern Ihr Verfahren der Lösung. Mit der Abnahme endet jede Abhängigkeit: unbeschränktes Nutzungsrecht, keine Lizenz- oder Nutzergebühren, keine Laufzeit. Das passt zu Mitteln, die einmal fließen.
Alles daneben: Erhebung, Prüfung vor Ort, Beteiligung, Umlauf, Nachweis, Innenbetrieb.
Nein, geändert wird das Bestehende — genau das haben zwei Behörden nachbestellt.
Ja, jede Rolle bekommt ihren Abschnitt und ihre Freigabe auf demselben Datensatz.
Dann wird offline erfasst, über Auswahl statt Tastatur.
Deshalb erfassen wir Felder statt Seiten; jede Auswertung greift auf die Daten zu.
Barrierefreie Umsetzung nach BITV 2.0 und WCAG ist möglich: Tastaturbedienbarkeit, Vorlesehilfe, Kontraste, beschriftete Felder — für eine Landesbehörde bereits samt Prüfnachweis geliefert.
Wir richten Angebot und Unterlagen nach Ihrem Beschaffungsweg aus. Klar abgegrenzte Leistungen bieten wir zum Festpreis an, größere Vorhaben nach Anforderungsaufnahme als Festangebot, Modul für Modul.
Verschwiegenheit ist Standard; auf Wunsch läuft die Anwendung in Ihrer Umgebung.
Es gehört Ihnen, ohne Lizenz- oder Nutzergebühren.
Dann passt die Seite für gemeinnützige Organisationen; Kommunen haben eine eigene.
In einer Behörde wird nicht dokumentiert, weil es Vorschrift ist, sondern weil jede Entscheidung über Dritte später erklärbar sein muss: gegenüber der betroffenen Stelle, gegenüber der Fachaufsicht und gegenüber der Rechnungsprüfung. Deshalb hängt an jedem Schritt eine Angabe, die ihn belegt — und deshalb ist jeder Schritt, der nur auf Papier existiert, später eine Lücke.
An ihm hängen Bearbeitungs-, Entscheidungs- und Rechtsbehelfsfristen. Es ist die Angabe, die sich nachträglich nie herstellen lässt.
Beide entstehen beim Eingang. Ohne eindeutige Zuordnung ist ein Vorgang später weder auffindbar noch zurechenbar.
Festzuhalten ist nicht nur, was fehlte, sondern wann nachgefordert wurde und ob der Fristlauf ruht.
Merkmalskatalog, Ausfüllhinweise und Stichtag gehören zusammen. Ändert sich ein Merkmal, muss erkennbar bleiben, nach welcher Fassung erhoben wurde.
Wer geliefert hat, wer erinnert wurde und wann — die Grundlage jeder Aussage darüber, wie belastbar ein Erhebungsergebnis ist.
Prüftage, Uhrzeiten, Gesprächspartner mit Funktion und die prüfenden Personen bilden den Rahmen jeder Einzelfeststellung.
Wie viele Fälle einbezogen wurden und nach welchem Muster — ohne diese Angabe lässt sich ein Ergebnis weder vergleichen noch verteidigen.
Erfüllt, nicht erfüllt, trifft nicht zu. Erst eine gleiche Skala macht aus Einzelbefunden eine Aussage über Jahre hinweg.
Wer sich wozu und innerhalb welcher Frist geäußert hat. Die Äußerung gehört zum Vorgang, weil sie die Entscheidung mitträgt.
Reihenfolge, Datum je Station und die Anmerkung, die zur Änderung geführt hat. Der Laufweg ist Teil der Begründung.
Eine Nebenbestimmung ohne Termin und Zuständigen ist eine Absichtserklärung. Mit beidem wird sie zum überprüfbaren Vorgang.
Einnahmen nach Quellen, Ausgaben nach Positionen, Abweichung in Euro und Prozent — und die Frist, die für diese Empfängerin gilt.
Wie lange ein Vorgang vorzuhalten und was dem Archiv anzubieten ist, bestimmt mit, in welcher Form er entstehen sollte.
Bringen Sie mit, was im Umlauf ist: den Bogen, den Ihre Träger ausfüllen, die Tabelle für den Rücklauf, das Blatt mit den drei Unterschriften. Daran zeigen wir, womit der Anfang sich lohnt — wie für andere Häuser der öffentlichen Hand.
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