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Ob Sie Bestände verwalten, Objekte vermitteln oder bewerten: Sie arbeiten an Gebäuden, die bleiben — und schulden jemandem Rechenschaft darüber.
Solange Ihre Abwicklung nicht Ihrem eigenen Ablauf folgt, kostet sie Sie täglich etwas: Arbeitszeit, die in der zweiten Erfassung derselben Adresse versickert; Vorgänge, die offen liegen bleiben; Abende am Schreibtisch; Rückfragen, die den Tag zersägen; und Beteiligte, die länger warten, als nötig wäre.
Was hilft, ist keine weitere Maske mit fremder Reihenfolge, sondern eine Lösung, die Ihrer folgt. Den Umfang bestimmen Sie — ein einziger Bogen genügt als Einstieg.
Vom ersten Tag bis zur Vollendung alle Unterlagen, top, schnell und ohne große Unterbrechung ausgeführt. Kann ich nur weiter empfehlen, wenn man Dokumente digitalisiert braucht.
Bewertung für Formilo – Professionelle Dienstleistung und herausragender Service. Ich möchte meine vollste Zufriedenheit mit der Dienstleistung von Formilo zum Ausdruck bringen. Nach einem ausführlichen Telefonat, in dem ich meine Wünsche und Anforderungen klarstellen konnte, wurde meine Unterlagensammlung genau nach meinen Vorstellungen strukturiert und aufbereitet. Besonders beeindruckt hat mich die Schnelligkeit: Bereits am nächsten Tag konnte ich das Ergebnis sehen. Ein großer Vorteil der Dienstleistung ist die Möglichkeit, Anpassungen dreimal vornehmen zu lassen. Meine Vorschläge wurden äußerst sorgfältig berücksichtigt und professionell umgesetzt. Die Qualität der erstellten Dokumente – insbesondere der Leistungsnachweis und die Berichtsvorlage – hat meine Erwartungen übertroffen. Auch die Erstellung der Rechnungen erfolgte professionell und strukturiert. Ich werde die Dienstleistung von Formilo jederzeit wieder in Anspruch nehmen, sei es für meine aktuellen Anliegen oder für zukünftige Projekte. Aufgrund meiner durchweg positiven Erfahrung kann ich Formilo uneingeschränkt zu 100 % weiterempfehlen. Vielen Dank für die hervorragende Arbeit!
Hatte ein Problem beim Export interaktiver PDFs aus Indesign - kurz angerufen, schnell und freundlich beraten worden. Top, vielen Dank!
Die Umsetzung war einfach und ohne viel Erklärung möglich. Dankeschön!!! Das nächste Mal gerne wieder
Unser Transportunternehmen ist dankbar für die ausgezeichnete Arbeit von Formilo. Ihre Experten haben unsere alten Papierformulare nicht nur digitalisiert, sondern sie mit sinnvollen Funktionalitäten und einem klaren, ansprechenden Design aufgewertet. Wir haben eine spürbare Effizienzsteigerung erlebt und empfehlen sie gerne weiter!
Ich bin beeindruckt von der Detailgenauigkeit und dem Fachwissen des Formilo-Teams. Sie haben nicht nur ein PDF Formular erstellt, sondern es wirklich verbessert und auf ein Software-Niveau gebracht. Die Multimedia- und Datenbankfunktionalitäten sind beeindruckend! Sehr zu empfehlen.
Tausende umgesetzte Projekte, darunter komplette Formularsätze für Maklerunternehmen und Hausverwaltungen. Beratung, Entwicklung und Weiterentwicklung aus einer Hand — mit festem Ansprechpartner.
Objektart, Flächen und Ausstattung stehen im Aufnahmebogen, im Auftrag, im Vertrag und in der Abrechnung — jedes Mal neu. Die Folge: bezahlte Zeit ohne Gegenwert.
Aufgenommen wird im Objekt, übertragen abends im Büro. Die Folge: Arbeitszeit, die zweimal anfällt, und Details, die verblassen.
Eigentümer, Mieter und Interessenten sollen Angaben und Unterlagen beisteuern, ohne Schulung und ohne Zugang. Die Folge: jede Hürde kostet Rücklauf und Tage.
Der Zustand bei Einzug, der Hinweis an den Eigentümer, die gesetzte Frist: Wenn es darauf ankommt, liegt das Blatt im falschen Ordner. Die Folge: Sie zahlen, obwohl Sie recht haben.
Und dann der Preis, den keine Rechnung ausweist. Welches Objekt welche Sondervereinbarung hat und was vor Jahren zugesagt wurde, weiß eine einzige Person. Wer so unersetzlich ist, kann weder abschalten noch abgeben.
Keins davon entsteht, weil Ihre Leute ihr Geschäft nicht verstehen, sondern weil eine Angabe zu spät kommt oder nicht mehr auffindbar ist.
Objekt und Einheit bekommen einmal ihre Identität — Adresse, Flächen, Zähler, Schlüssel, Ansprechpartner. Alles Weitere dockt daran an: Bogen, Vertrag, Protokoll, Abrechnung, Bericht.
Ob daraus ein Bogen wird oder eine ganze Anwendung, entscheidet Ihr Bedarf. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Ein Ausschnitt aus dem, was diese Branche bei uns bauen lässt:
Für Objektmatrix, Provisionsblatt und Objektbericht gibt es keine brauchbare Vorlage — jedes Haus führt sie anders, und genau deshalb sind sie über Jahre gewachsen.
Formilo ist auf die Datenerfassung im Tagesgeschäft spezialisiert — in Immobilienunternehmen auf alles, was zwischen Objektaufnahme und Abrechnung festgehalten wird. Im Mittelpunkt steht dabei eine individuell programmierte Webanwendung in der Cloud: Vermietung, Buchhaltung, Objektbetreuung, die Kollegen im Außentermin und auf Wunsch Ihre Eigentümer arbeiten gleichzeitig darin. Jeder bekommt die Sicht seiner Rolle, der Stand gilt für alle, abrufbar von jedem Gerät.
Maklerprogramm, Verwaltungssoftware und Buchhaltung können bleiben, wo sie sind: dafür gibt es gute Standardlösungen. Auf Wunsch entwickeln wir auch diese Teile — Modul für Modul bis zur kompletten Unternehmenssoftware mit Kundenverwaltung und Rechnungen. Umgekehrt braucht nicht jeder Fall diesen Umfang: Für einen klar umrissenen Bereich genügen einzelne Formulare oder Eingabemasken aus unserem FormularCenter.
Zuerst wird nicht eingeführt, sondern gefragt: Welches Dokument geht bei Ihnen am häufigsten über den Tisch? Genau dort beginnt das Projekt. Ein Aufnahmebogen, der rechnet, Fotos mitnimmt und unterschrieben wird, lohnt sich bereits allein. Danach folgen die Strecke für Externe, der Objektstamm und die Kette bis zur Abrechnung.
Ergebnis: Der kleine Anfang schließt die große Lösung nicht aus.
Übliche Programme stellen den einzelnen Vorgang in die Mitte. Für Ihr Geschäft ist das verkehrt herum gedacht: Mandate laufen aus, die Wohnung bleibt zwei Jahrzehnte dieselbe. Getragen wird deshalb von der Kette Objekt, Gebäude, Einheit, Vorgang. Adresse, Flächen, Baujahr, Zähler und Schlüssel entstehen genau einmal und stehen allem Weiteren zur Verfügung.
Ergebnis: Die Historie einer Einheit liegt an einer Stelle statt in fünf Dokumenten.
An jedem Objekt hängt, was eine Kundenkartei nicht kennt: Zugangsregelung, Fundort des Schlüssels, zuständiger Hausmeister und die Frage, welcher Betrieb ohne Rückfrage beauftragt werden darf — und bis zu welchem Betrag. Dazu Zählernummern, Energieausweis und Stellplätze. Das geht mit auf das Gerät statt in einen Anruf am Vorabend.
Ergebnis: Wer zum Termin fährt, hat alles dabei, was dieses Objekt betrifft.
Objektmatrix, Zustandserfassung, Wertermittlungsbogen: Was hundert Felder hat, wird geführt statt abgefragt. Objektart, Bauweise, Flächen, Heizung und Modernisierungsgrad je Gewerk stehen als Auswahl bereit, nicht als leeres Feld. Zum Raum gehört das Foto, zum Foto die Markierung. Längeres lässt sich einsprechen, auch im Keller, wo kein Netz ist.
Ergebnis: Der Bogen ist fertig, bevor Sie das Objekt verlassen.
Kauf oder Vermietung, Provision durch Auftraggeber, Käufer oder Mieter, Alleinauftrag oder nicht: Heute ist jede Kombination eine eigene Datei, und jede Änderung muss in allen nachgezogen werden. Stattdessen ein Dokument, in dem Objektart, Vertragsart und Provisionsträger die Felder und die Textbausteine steuern.
Ergebnis: Sie ändern eine Stelle statt siebzehn Dateien, die längst auseinanderlaufen.
Provision in Prozent oder in Monatsmieten, Ertragswert, Staffelmiete, Hausgeld je Einheit nach Schlüssel, Wirtschaftsplan, die Summen einer Mieteraufstellung: Gerechnet wird in der Maske, aus den Werten, die vorher aufgenommen wurden. Jede Zahl behält ihre Herkunft, eine geänderte Fläche läuft durch alle abhängigen Zeilen.
Ergebnis: Die Zahl, die ein anderer glauben muss, ist nachvollziehbar.
Selbstauskunft, Bewerbung, Mieterantrag, Zustimmung des Eigentümers, Gebot: Ein Link genügt, vorbefüllt mit Objekt und Einheit aus Ihrem Büro. Ausgefüllt wird tastaturfrei auf dem privaten Gerät, im Flur, mit sechs Mitbewerbern daneben — mit Upload für Nachweise und Unterschrift auf dem Bildschirm.
Ergebnis: Sie bekommen vollständige Angaben zurück, statt hinterherzutelefonieren.
Besichtigungsschein und Objektnachweis entscheiden darüber, ob am Ende jemand anderes die Provision bekommt. Erfasst werden Interessent, Objekt, Datum, Uhrzeit und Unterschrift — im Termin, auf dem Gerät, nicht abends aus dem Gedächtnis. Das Provisionsblatt entsteht aus denselben Daten und ist vollständig, wenn es eingereicht wird.
Ergebnis: Der teuerste Zettel des Hauses liegt nicht mehr lose im Auto.
Raum für Raum dieselben Bewertungszeilen, dazu Zählerstände, Schlüsselanzahl und Mängel mit Frist. Statt fünf Seiten Papier im Stehen führt die Strecke durch die Wohnung: Räume lassen sich ergänzen, Fotos hängen am Raum, der Zählerstand wird fotografiert. Beide unterschreiben vor Ort, das Protokoll geht sofort an beide.
Ergebnis: Beim Auszug diskutieren Sie nicht über Erinnerungen, sondern über Fotos.
Dach, Fassade, Hauseingang, Keller, Außenanlagen: je Prüfpunkt ein Status, je Bereich die Maßnahme und die Frist. Neu ist die Spalte, die auf Papier fehlt — die Erledigung. Aus dem Befund wird eine Beauftragung mit Frist und Zuständigem, die Rückmeldung landet am selben Mangel. Die Gebäudetechnik arbeitet von der anderen Seite daran.
Ergebnis: Kein Mangel bleibt offen, weil niemand nachgefragt hat.
Schadensmeldungen kommen heute telefonisch, per Mail und über drei Ansprechpartner gleichzeitig. Stattdessen ein Formular je Anliegen — Schaden, Untervermietung, Tierhaltung, Schlüsselbestellung, Beschwerde —, das Objekt, Einheit, Melder, Foto und Dringlichkeit mitnimmt. Was entschieden wird, wird zur Aufgabe mit Termin.
Ergebnis: Niemand bearbeitet einen Vorgang zweimal, und keiner gar nicht.
Was am Objekt erfasst wurde, steht in der Abrechnung, ohne dass es jemand zusammensucht: Nebenkosten, Hausgeld, Provisions- und Honorarabrechnung. Daraus entsteht der Bericht an den Eigentümer oder an die Geschäftsführung, in Ihrem Layout. Fristen stehen in der Anwendung statt im Postfach, der Export geht in Ihr Bestandssystem.
Ergebnis: Rechenschaft kostet einen Klick statt eines Nachmittags.
Was im Objekt erfasst wurde, trägt Vertrag, Gutachten und Abrechnung.
Wer kein Konto und keinen Ausdruck braucht, schickt zurück — mit allen Anlagen.
Mit Objekt, Datum, Foto und Unterschrift statt mit einem Ordner.
Was aufgenommen wurde, bekommt Zuständigen und Frist.
Was offen oder überfällig ist, entsteht aus der Arbeit selbst.
Die Abwicklung wächst mit, die Belegschaft nicht.
Ersatzlos gestrichen sind dann: Aufnahmebögen abtippen, Unterlagen per Mail einsammeln, Provisionsblätter nachfassen, Fristenlisten pflegen, Auskunft über den Stand geben. Der unterschriebene Ausdruck darf bleiben — viele Kunden geben ihn bewusst weiter aus der Hand.
Nichts davon taucht in einer Auswertung auf:
Pro Jahr — ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Beispielwerte: Überschreiben Sie sie in der Beratung mit Ihren eigenen.
Kundenverwaltung und Buchhaltung sind mit Standardlösungen gut bedient: Diese Bereiche gleichen sich von Haus zu Haus. Die Abwicklung selbst gleicht sich nirgends. Der Schreibtisch ist versorgt. Was draußen entsteht, mit einer zweiten Person und einer Unterschrift, ist überall eigen geblieben — und liegt weiter auf Papier.
In unseren Projekten sehen wir es immer wieder: Bei einem einzigen Maklerunternehmen liegen siebzehn Dateien, die alle Maklerauftrag heißen, und acht Objektmatrizen für vier Objektarten. Das Übergabeprotokoll einer Verwaltung führt 148 Felder auf fünf Seiten, ihr Begehungsprotokoll 73 — mit Frist, aber ohne Spalte für die Erledigung. Hinter jeder Fassung steht ein anderer Ablauf.
Ob dieser Weg objektiv der beste ist, muss niemand entscheiden: Es ist Ihrer, und dafür gibt es Gründe. Andernfalls richtet sich am Ende nicht das Programm nach Ihrem Haus, sondern Ihr Haus nach dem Programm. Mit der Abnahme geht alles in Ihr Eigentum über — unbeschränkt nutzbar, ohne laufende Gebühren.
Dort, wo heute nichts steht. In der Regel bleiben beide und werden angebunden; auf Wunsch lösen wir auch diese Teile schrittweise ab.
Ja, über einen Link, vorbefüllt mit dem Objekt. Ohne Konto und App.
Ja, offline und über Auswahl statt Tastatur.
Nein, eines. Objektart, Vertragsart und Provisionsträger steuern es.
Ja, im Termin, mit Zeitstempel und Fotos. Das Protokoll geht sofort an beide.
Wenn Sie wollen, mit eigenem Zugang je Objekt oder Mandat.
Nein, sie sind unsere beste Grundlage — nur eben ohne Abschreiben.
Ja, als strukturierter Export oder über eine Schnittstelle.
Sie geht in Ihr Eigentum über, gebührenfrei. Ein klar abgegrenzter erster Baustein bekommt vorab einen Festpreis, größere Vorhaben kalkulieren wir nach gemeinsamer Anforderungsaufnahme.
Vier Geschäfte am selben Gebäude, mit sehr unterschiedlichem Gegenüber. Jedes hat seine eigene Seite:
Fremdes Eigentum im Dauerauftrag — Begehung, Mieteranliegen, Abrechnung.
Eigener Bestand, Rechenschaft nach innen.
Einmal vermitteln — Aufnahme, Nachweis, Provision.
Ein Ortstermin, ein Bogen, eine Zahl, die hält.
In der Immobilienwirtschaft entstehen Dokumente nicht aus Ordnungsliebe. Wer über fremde Werte entscheidet oder anderen Rechenschaft schuldet, muss jeden Schritt später belegen können — gegenüber Eigentümer, Mieter, Gemeinschaft, Bank oder Gericht. Und das Gegenüber hat eigene Interessen.
Der Datensatz, auf den alles Weitere verweist. Adresse, Baujahr, Bauweise, Flächen, Heizung — je Objektart in eigener Tiefe.
Er regelt Umfang, Laufzeit, Provisionsträger und Höhe. Weil jede Kombination eine eigene Fassung erzeugt, laufen die Varianten auseinander.
Das wirtschaftlich teuerste Blatt der Vermittlung. Wer wem wann welches Objekt zuerst gezeigt hat, entscheidet über den Provisionsanspruch.
Die Auszahlung hängt an seiner Vollständigkeit. Ein fehlendes Feld hält nicht den Vorgang auf, sondern das eigene Geld.
Angaben zu Person, Einkommen und Bonität, ausgefüllt von einem Bewerber. Umfang und Aufbewahrung müssen zum Zweck passen.
Zustand je Raum, Zählerstände, Schlüsselanzahl, Mängel mit Frist, Unterschrift beider Seiten. Es liegt Jahre später im Streit auf dem Tisch.
Der turnusmäßige oder anlassbezogene Kontrollgang am Gebäude. Er belegt, dass hingesehen wurde — das Beweismittel der Verkehrssicherung.
Der Mangel wird fast überall erfasst, die Behebung fast nirgends. Erst der Nachweis der Erledigung schließt den Vorgang.
Untervermietung, Tierhaltung, Namensänderung, Schlüsselbestellung. Massengeschäft mit denselben Kopfdaten und einer Entscheidung, die belegt gehört.
Sie verteilen Kosten auf Einheiten und begründen Vorauszahlungen. Jede Position muss sich bis zum Beleg zurückverfolgen lassen.
Aus Ortstermin und Ist-Daten entsteht eine Zahl, die vor Bank oder Gericht bestehen muss. Nachvollziehbar ist sie nur mit dem Bogen darunter.
Nehmen Sie mit, was bei Ihnen umläuft: den Aufnahmebogen, zwei Protokolle, die Selbstauskunft. Daran machen wir sichtbar, was geht und wo der Anfang am meisten bringt — kostenlos und unverbindlich.
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