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Ob Wohnen, Gewerbe oder Anlageobjekte: Sie arbeiten monatelang auf eigenes Risiko und werden erst bezahlt, wenn am Ende alles zusammenpasst.
Solange Ihre Unterlagen nicht Ihrem eigenen Ablauf folgen, kostet Sie das in jedem Mandat etwas: Arbeitszeit, die abends im Abtippen versickert; Abschlüsse, die an einer Formalie hängen; Geld, das an einem unvollständigen Blatt hängen bleibt; Termine, die zweimal stattfinden müssen; und Auftraggeber, die länger auf eine Rückmeldung warten, als ihnen lieb ist.
Sie brauchen kein weiteres Standardprogramm, sondern eine Erfassung, die Ihr Geschäft kennt — mit Ihren Provisionsarten, Ihren Objektarten und Ihren Pflichtangaben. Der Umfang ist Ihre Sache; ein einziger Bogen ist ein vollwertiger Anfang.
Tolles Design, schnelle Ausführung, kompetentes und lösungsorientiertes Team! Kann ich nur empfehlen.
Großes Lob an Herrn Bayram. Alle Wünsche wurden optimal zeitnah umgesetzt. Gerne wieder!
Wir haben uns eine Regieberichtvorlage erstellen lassen und es hat alles sehr schnell geklappt. Formilo war jederzeit telefonisch erreichbar und Änderungen wurden fix umgesetzt. Vielen Dank, dass alles reibungslos geklappt hat. Wir kommen gerne jederzeit bei Bedarf auf Sie zurück und werden Sie auch weiterempfehlen.
Sehr kompetenter und schneller Service. Super Kundenbetreuung. Auf alles wurde reagiert und auch schön erklärt. Sehr zu empfehlen. Dankeschön
Wir sind sehr zufrieden! Das Formular wurde schnell umgesetzt und unsere Extrawünsche beachtet und mit eingebaut.
Vom ersten Tag bis zur Vollendung alle Unterlagen, top, schnell und ohne große Unterbrechung ausgeführt. Kann ich nur weiter empfehlen, wenn man Dokumente digitalisiert braucht.
Tausende umgesetzte Projekte, darunter der komplette Formularsatz eines Maklerunternehmens — fast durchweg auf dessen eigenen Vorlagen. Entwickelt von eigenen Softwareentwicklern, begleitet von einem festen Ansprechpartner.
Ob der Vertrag die richtige Form hat, ob die Belehrung vollständig war, ob die Identifizierung dokumentiert ist: Daran entscheidet sich die Vergütung. Die Folge: Monate Arbeit, und am Ende steht keine Rechnung.
Drei Besichtigungen am Tag heißen drei Sätze Notizen, die abends ins System wandern. Was Stunden später nachgetragen wird, verliert Details. Die Folge: verlorene Lebenszeit und Rückrufe, die sich verschieben.
Auftrag, Reservierung und Notarvorbereitung sind drei Formulare für dieselben Menschen. Die Folge: dreifacher Aufwand und drei Stellen, an denen ein Zahlendreher entstehen kann.
Wer seine Vorlagen über Jahre vermehrt hat, ändert dieselbe Zeile vierzehnmal — und übersieht drei. Die Folge: Sie arbeiten mit Fassungen, von denen Sie nicht wissen, welche noch stimmt.
Und dann der Preis, der auf keiner Provisionsabrechnung steht. Wer das Geschäft trägt, akquiriert, nimmt auf, verhandelt und tippt abends nach — und ist der Einzige, der jedes Mandat im Kopf hat. Wer so unentbehrlich ist, macht keinen Urlaub, an dem das Telefon aus bleibt.
Keins dieser Probleme entsteht, weil jemand sein Geschäft nicht versteht. Jedes entsteht, weil eine Angabe zu spät kommt, beim Falschen landet oder nicht mehr auffindbar ist.
Ihr Geschäft ist einmalig, nicht wiederkehrend: ein Mandat, ein Objekt, ein Abschluss — und dazwischen kein zweiter Termin, in dem sich nachtragen lässt, was gefehlt hat. Deshalb muss die erste Erfassung tragen, was danach fünfmal gebraucht wird.
Wie viel davon entsteht, entscheiden Sie: Ihr Ablauf gibt den Umfang vor. Wir programmieren Ihnen das, was Ihren Fall abdeckt.
Formilo entwickelt individuelle Anwendungen für die Abwicklung von Mandaten — für Maklerbüros von der Akquise bis zum Provisionsblatt. Im Mittelpunkt steht dabei eine Webanwendung in der Cloud: Objektaufnahme, Mandate, Interessenten, Nachweise und Abrechnung laufen darin zusammen, für das Büro und für jeden, der draußen unterwegs ist. Jeder bekommt die Sicht seiner Rolle, der Stand gilt für alle — auch im leeren Haus ohne Netz.
Ihr Maklerprogramm für Objektdaten, Portale und Exposés kann bleiben, wo es ist: Dafür gibt es gute Standardlösungen. Auf Wunsch entwickeln wir auch diesen Teil — bis zur kompletten Unternehmenssoftware, in der auch Kundenverwaltung und Rechnungen laufen. Umgekehrt braucht nicht jeder Fall diesen Umfang: Für einen abgegrenzten Bereich genügen einzelne Formulare oder Eingabemasken aus unserem FormularCenter.
Es beginnt nicht mit einer Einführung, sondern mit der Frage, welches Dokument in Ihrem Büro am häufigsten über den Tisch geht. Genau dort setzt das Projekt an. Ein Objektaufnahmebogen, der rechnet, Fotos mitnimmt und offline läuft, trägt sich bereits allein. Mandat, Nachweise und Abrechnung folgen, wenn Sie es wollen; dazwischen liegt nur Umfang.
Ergebnis: Der erste Baustein trägt sich, lange bevor alles gebaut ist.
Üblich ist, dass jedes Formular für sich steht. In Ihrem Geschäft gehört alles zu einem Vorgang: Auftraggeber, Objekt, Interessenten, Termine, Nachweise, Abrechnung. Deshalb hängt hier alles an der Kette Mandat, Objekt, Interessent, Nachweis, mit einer Vorgangsnummer, die in jedem Dokument dieselbe ist. Auch die Akte für Ihre Aufsichtsbehörde entsteht daraus.
Ergebnis: Ein Mandat hat eine Identität statt sieben verschiedener.
Hier liegt die Besonderheit Ihres Zweigs: eine Vertriebssteuerung, die kein Standardprogramm kennt. Zugangswege der Akquise, Netzwerkliste nach Kontaktkategorien, Gebietszuschnitt bis auf Landkreisebene, wöchentliche Terminkontingente, Soll-Ist-Abgleich mit dem Mentor. Bei einem unserer Kunden sind das eine Netzwerkliste mit 1.346 Feldern und ein Gebietsbogen mit 431 Ankreuzfeldern — auf Papier.
Ergebnis: Ihre Vertriebslogik wird auswertbar statt abgeheftet.
Statt vier Papierbögen eine geführte Strecke: Die Objektart schaltet die passenden Felder frei — Ertragsobjekt, Einfamilienhaus, Eigentumswohnung, unbebautes Grundstück. Plusliste und Minusliste bleiben, weil sie der Vertrieb sind. Der Modernisierungsgrad über acht Gewerke rechnet selbst, Fotos hängen am Raum, alles läuft offline.
Ergebnis: Ein Datensatz speist Preisempfehlung, Exposé, Auftrag und Notarantrag.
Die Zahl, mit der Sie den Eigentümer überzeugen, entsteht aus der Aufnahme statt daneben: Ausstattungsstufe, Modernisierungsgrad, Flächen, Mietertrag je Einheit, Vergleichswerte. Jede Größe behält ihre Herkunft, eine geänderte Fläche läuft durch alle abhängigen Zeilen. Das Ergebnisblatt lässt sich im Termin zeigen, nicht erst am nächsten Tag.
Ergebnis: Die Empfehlung ist begründet, nicht behauptet.
Geschäftsart, Provisionsträger, Provisionseinheit, Alleinauftrag, Laufzeit, Produktstufe: sechs Auswahlfelder in einem Dokument, zentral gepflegt. Daraus entsteht die unterschriebene Fassung mit Zeitstempel, die noch am Küchentisch bei beiden Parteien liegt. Ändert sich die Rechtslage, ändern Sie eine Stelle statt siebzehn.
Ergebnis: Der Vertrag liegt unterschrieben vor, bevor Sie aufstehen.
Belehrung, ausdrückliche Zustimmung zum vorzeitigen Beginn, Kenntnisbestätigung und Muster-Widerrufsformular gehören zusammen — und je Vertragspartner noch einmal. Als Pflichtstrecke lässt sich das Dokument ohne sie nicht abschließen, die Empfangsbestätigung entsteht mit. Bei Eheleuten verdoppelt sich der Block automatisch statt von Hand.
Ergebnis: Der Nachweis entsteht, ohne dass jemand daran denken muss.
Eine Checkliste sagt, was fehlt. Sie sagt nicht, bei wem angefordert wurde, mit welcher Frist und wer erinnert. Hier trägt jede Position Bezugsquelle, Anforderungsdatum, Frist, Status und Upload — und der Grundbuchauszug kennt sein eigenes Alter, weil er nur eine begrenzte Zeit taugt.
Ergebnis: Sie sehen auf einen Blick, welches Objekt inseratsfähig ist.
Interessenten kommen aus dem Portal, aus der Qualifizierungsliste und aus dem Netzwerk in dieselbe Liste, mit Suchprofil und Finanzierungsstand. Im Termin entsteht der Nachweis auf dem Gerät: Objekt, Datum des Nachweises, Datum der Besichtigung, Personalien, Provisionsangabe, Unterschrift. Das PDF geht sofort an beide Seiten.
Ergebnis: Der teuerste Zettel Ihres Hauses liegt nicht mehr lose im Auto.
Bei der Besichtigung nur Name und ein Kontaktweg. Beim ernsthaften Anmietungswunsch Personenzahl, Beruf, Einkommensangabe oder Schwellenwert, Haustiere. Erst beim Erstplatzierten die Nachweise, mit Stellungnahmefeld. Wer nicht zum Zuge kommt, wird nach kurzer Zeit automatisch gelöscht. Für gewerbliche Interessenten läuft die Strecke mit Registerdaten und Bonitätsanlagen.
Ergebnis: Jede Frage kommt erst in der Stufe, die Sie vorsehen.
Sobald das Interesse ernsthaft wird und die Parteien feststehen, ist der Zeitpunkt da — nicht erst beim Notar. Die Strecke erfasst Personalien, Ausweisart, Nummer und ausstellende Behörde, den wirtschaftlich Berechtigten und die Risikoeinschätzung, samt Beleg. Alles liegt an einem Ort statt als drei Häkchen in drei Dokumenten.
Ergebnis: Die Akte liegt geordnet vor, wenn jemand sie sehen will.
Die Personalien, die im Auftrag stehen, stehen auch in der Reservierung und im Antrag für das Notariat — übernommen statt abgetippt, auch bei Ehegatten und Vertretern. Am Ende das Provisionsblatt mit Pflichtfeldern: Innen- und Außenprovision, Quelle, Tippgeber, Mandatsart. Es geht nicht ab, solange etwas fehlt.
Ergebnis: Ihre Auszahlung wartet nicht mehr auf ein leeres Feld.
Weil Aufnahme, Auftrag und Nachweis vor Ort entstehen statt abends.
Preisempfehlung, Exposé und Notarantrag greifen auf dieselben Zeilen zu.
Was Ihr Honorar trägt, ist Pflichtfeld statt Erinnerung.
Weil es eine Vorlage gibt und nicht siebzehn.
Die Strecke führt sie, statt dass jemand die richtige Datei heraussucht.
Die Abwicklung wächst mit, die Assistenz muss es nicht.
Und das entfällt: Notizen abends nachtragen, Personalien zum dritten Mal eintippen, Aufnahmebögen ins Bewertungswerkzeug übertragen, Vorlagen vergleichen, Unterlagen per Telefon anmahnen, unvollständige Blätter zurückschicken. Der unterschriebene Ausdruck bleibt — viele Auftraggeber wollen ihn weiterhin in der Hand halten.
Posten, die in keiner Auswertung erscheinen:
Pro Jahr, ohne dass es in der Buchhaltung auffällt. Beispielwerte; setzen Sie im Erstgespräch Ihre eigenen an ihre Stelle.
Für Objektdaten, Portalanbindung und Exposés gibt es gute Standardlösungen — dieser Teil sieht in fast jedem Maklerbüro gleich aus. Die Abwicklung selbst sieht nirgends gleich aus. Welche Provisionsarten Sie führen, wie Ihre Akquise gesteuert wird und welches Notariat welchen Vordruck schickt, ist bei Ihnen anders als im Büro nebenan.
Wie weit das geht, zeigt sich in unseren Projekten: Bei einem einzigen Maklerunternehmen gab es siebzehn Dateien, die alle Maklerauftrag hießen. Fünfzehn davon hatten denselben Feldsatz; sie unterschieden sich in drei Feldern und einem Absatz — Kauf oder Vermietung, wer die Provision zahlt, Prozent oder Monatsmieten. Das ist kein Ordnungsproblem, sondern sind drei Auswahlfelder, die nie gebaut wurden.
Niemand muss entscheiden, ob dieser Weg objektiv der beste ist: Es ist Ihrer, und Sie haben Gründe dafür. Andernfalls passt sich am Ende nicht das Programm Ihrem Büro an, sondern Ihr Büro dem Programm. Mit der Abnahme gehört Ihnen alles, unbeschränkt nutzbar und ohne laufende Gebühren.
In der Regel daneben: Es bleibt und wird per Export oder Schnittstelle angebunden. Auf Wunsch lösen wir auch diesen Teil schrittweise ab.
Nein, eines. Geschäftsart, Provisionsträger und Provisionseinheit steuern es.
Die Form geben Sie vor; es entsteht ein ausgefülltes PDF mit Zeitstempel, unmittelbar bei beiden Parteien.
Ja, als ein Vorgang mit Beleg, ausgelöst in dem Moment, in dem es ernst wird.
Ja, als Strecke in drei Stufen nach Ihren Vorgaben, mit Löschautomatik statt als ein Bogen.
Dann entstehen mehrere Ausgaben aus einem Datensatz, statt mehrfach zu tippen.
Ja, offline und per Auswahl statt Tastatur, mit Fotos direkt am Feld.
Ja, mit eigener Feldlogik: Mietertragsstruktur, Registerdaten, Bonitätsanlagen.
Wo Sie es festlegen, auf Wunsch im eigenen Haus. Verschwiegenheit ist Standard.
Sie wird mit der Abnahme Ihr Eigentum, gebührenfrei. Ein klar abgegrenzter erster Baustein bekommt vorab einen Festpreis; größere Vorhaben kalkulieren wir nach gemeinsamer Anforderungsaufnahme.
In der Vermittlung entstehen Dokumente nicht aus Ordnungsliebe. Sie halten fest, wer wem wann welches Objekt zuerst gezeigt hat, was vereinbart wurde und wer beteiligt war — und genau daran hängt am Ende die Vergütung. Seit Ende 2020 muss der Maklervertrag beim Verkauf einer Wohnung oder eines Einfamilienhauses in Textform vorliegen. Gemeint ist hier durchweg die Vermittlung von Immobilien; für die Vermittlung von Versicherungen gilt ein eigenes Regelwerk.
Objekt, Preis, Provisionshöhe und Provisionsträger, Energieausweisstatus, Laufzeit. Jede Kombination erzeugt in vielen Büros eine eigene Datei.
Weil am Küchentisch und per E-Mail geschlossen wird, gehört beides zum Vertrag — samt Kenntnisbestätigung und Muster-Widerrufsformular.
Der Datensatz, auf den alles Weitere verweist. Je Objektart in eigener Tiefe, bei Ertragsobjekten mit Kaltmiete je Einheit.
Angebotsmerkmal mit Nutzen, Einwand mit Lösungssatz. Die Einwandbehandlung wird im Aufnahmebogen vorbereitet, nicht im Kopf.
Dach, Fenster, Leitungen, Heizung, Dämmung, Bäder, Innenausbau, Grundriss — je mit Jahr und Stufe. Daraus ergibt sich der Zustandswert.
Flurkarte, Grundriss, Teilungserklärung, Aufteilungsplan, Wirtschaftsplan, Versicherungsnachweis. Ohne sie geht kein Inserat online.
Er wird angefordert, nicht erzeugt — und er taugt nur begrenzte Zeit. Ein Häkchen kennt kein Ablaufdatum, ein Datumsfeld schon.
Wer wem wann welches Objekt zuerst gezeigt hat. Wirtschaftlich das teuerste Blatt der Vermittlung.
Angaben zu Person, Einkommen und Bonität. Welche Frage zulässig ist, hängt davon ab, wie weit der Vorgang gediehen ist.
Personalien, Ausweisdaten, wirtschaftlich Berechtigter, Risikoeinschätzung — fällig, sobald das Interesse ernsthaft wird.
Objekt, Kaufpreis, Reservierungszahlung, Beteiligte. Sie überbrückt die Zeit bis zum Beurkundungstermin.
Verkaufspreis, Innen- und Außenprovision, Quelle, Tippgeber, Mandatsart. An seiner Vollständigkeit hängt die Auszahlung.
Bringen Sie mit, was bei Ihnen umläuft: den Aufnahmebogen, zwei Auftragsfassungen, den Besichtigungsschein. Daran machen wir sichtbar, wo der Anfang am meisten bringt — kostenlos und unverbindlich. Für die dauerhafte Betreuung eines Bestands gilt anderes.
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