Auftragsabwicklung im Handwerk: vom Auftragsschein zur Rechnung ohne Abtippen

Wie läuft die Auftragsabwicklung in vielen Handwerksbetrieben heute ab?

Meist über eine Vorlage für den Auftrag und ein getrenntes Rechnungsprogramm. Viele Handwerksbetriebe erfassen Auftrag und Auftragsdaten noch auf Auftragsscheinen aus Papier, andere haben ihre Vorlage bereits digitalisiert – als Excel-Tabelle, Word-Dokument oder interaktives PDF.

Das Rechnungsprogramm ist dagegen eine andere Software. Der Ablauf, dem wir bei Handwerksbetrieben immer wieder begegnen, sieht deshalb in der Regel so aus:

1. Der Monteur füllt beim Kunden die Vorlage aus – auf Papier oder am Gerät.
2. Die Vorlage kommt ins Büro, als Zettel oder als Datei.
3. Im Büro liest jemand die Inhalte ab und tippt sie ab oder kopiert sie ins Rechnungsprogramm.
4. Aus diesen Angaben wird die Rechnung erstellt.
5. Das ausgefüllte Dokument wird zusätzlich als Nachweis an die Rechnung angehängt.

Jeder dieser Schritte ist Handarbeit, und jede Angabe wird mindestens zweimal angefasst: einmal beim Kunden und einmal im Büro.

Warum verzögert der Auftragsschein auf Papier die Rechnung?

Weil das Büro erst arbeiten kann, wenn der Zettel da ist. Beim Auftragsschein auf Papier wartet das Büro oft bis zum Feierabend, wenn die Kollegen zurückkommen – oder gleich bis zum nächsten Tag.

Kommen die Monteure am Feierabend zurück, ist das Büro meist schon nicht mehr besetzt. In der Regel kann die Rechnung deshalb erst am nächsten Tag gestellt werden. Bei jedem einzelnen Auftrag verschiebt sich damit der Moment, in dem das Geld überhaupt angefordert wird.

Warum ist das Abtippen der schlimmste Schritt?

Weil hier die meisten Fehler entstehen. Die Inhalte der Vorlage müssen entweder abgetippt oder kopiert werden – und Abtippen ist dabei das Schlimmste, weil die Schrift oft nicht lesbar ist.

Das liegt selten am Mitarbeiter. Ein Auftragsschein wird nicht unter den besten Bedingungen geschrieben: im Stehen, im Keller oder Technikraum, mit verschmutzten Händen, unter Zeitdruck. Das wirkt sich auf die Schrift aus. Im Büro wird dann gerätselt, nachgefragt oder geschätzt – ist das eine 3 oder eine 8, steht dort 1,5 oder 7,5 Stunden?

Jede dieser Unklarheiten kostet Zeit, und jede falsch gelesene Zahl landet direkt in der Rechnung.

Sind Excel, Word und interaktive PDFs die Lösung?

Sie sind besser als Papier, aber noch nicht die beste Lösung. Eine digitale Vorlage ist lesbar, kommt schneller im Büro an und geht nicht im Fahrzeug verloren. Am grundsätzlichen Ablauf ändert sie aber wenig.

Auch die Excel-Tabelle, das Word-Dokument oder das interaktive PDF bleibt eine eigene Datei neben dem Rechnungsprogramm. Die Inhalte müssen weiterhin abgelesen oder kopiert werden, damit daraus eine Rechnung entsteht, und das Dokument wird anschließend wieder als Nachweis angehängt. Statt abzutippen wird kopiert – der Arbeitsschritt bleibt, nur die Fehlerquelle wird kleiner.

Wie sieht der bessere Ansatz aus?

Eine individuelle, eigene, vollständige Software, in der sowohl die Berichte als auch die Rechnungen geschrieben werden – und in der idealerweise auch die Kundenanfrage gestellt wird. Dann gibt es keine Vorlage mehr, deren Inhalt in ein anderes Programm übertragen werden muss.

Das Prinzip dahinter: Eine Angabe wird einmal erfasst und steht danach überall zur Verfügung, wo sie gebraucht wird – im Auftrag, in der Planung, im Einsatzbericht und in der Rechnung. Einmal drin, für alles drin.

Wie das in der Praxis aussehen kann, zeigt das folgende Szenario eines Handwerksbetriebs – von der Anfrage auf der Webseite bis zur Rechnung, die von allein verschickt wird. Ist im Betrieb bereits ein Rechnungsprogramm im Einsatz, mit dem alle gut arbeiten, muss es dafür übrigens nicht weichen: Dann übernimmt die eigene Software alles bis zum Rechnungsentwurf und übergibt ihn.

Wie kommt die Kundenanfrage strukturiert in den Betrieb?

Über ein Anfrageformular auf der eigenen Webseite, das aus der Software stammt. Das Formular wird per iFrame eingebunden und sieht aus wie ein Teil der Webseite – für den Kunden ist kein Wechsel in ein anderes System erkennbar.

Aufgebaut ist es so, dass sich der Kunde zur passenden Leistung durchklickt, statt eine freie Nachricht zu schreiben:

• Leistungen als Kacheln: Die Dienstleistungen des Betriebs werden übersichtlich als Kacheln aufgelistet.
• Eine oder mehrere Ebenen: Der Kunde klickt sich durch, etwa von „Sanitär“ über „Reparatur“ bis „Wasserhahn tropft“, bis die richtige Leistung ausgewählt ist.
• Ergänzungen und Bilder: Danach fügt er weitere Angaben hinzu, lädt Bilder hoch und sendet die Anfrage ab.

Der entscheidende Effekt: Weil der Kunde bereits in diese Struktur geführt wurde, liegt die Anfrage nicht als lose E-Mail vor, sondern kann schon als Auftragsvorlage beziehungsweise Auftragsentwurf dienen. Ein Mitarbeiter schaut kurz darüber – mehr ist nicht nötig. Die Kundendaten hat der Kunde selbst eingegeben.

Wie wird der Auftrag geplant?

Mit derselben Software, in der auch die Anfrage eingegangen ist. Dort stehen alle Mitarbeiter mit ihren Anwesenheiten, Abwesenheiten und Kapazitäten. Wer den Auftragsentwurf geprüft hat, plant ihn direkt ein, ohne in einen Kalender, eine Urlaubsliste oder eine Excel-Tabelle wechseln zu müssen.

Weil der Auftrag aus der Anfrage entstanden ist, sind Kunde, Adresse, gewünschte Leistung und Fotos bereits beim Termin hinterlegt. Der Monteur weiß deshalb schon vor dem Einsatz, worum es geht.

Was erfasst der Monteur vor Ort?

Nur noch das, was beim Einsatz tatsächlich passiert – alles andere liegt bereits in der Software. Weil das System hochindividuell für den Betrieb gebaut ist, sind darin von Anfang an alle Mitarbeiter und alle Maschinen hinterlegt, samt den Angaben, die zur Preiskalkulation gebraucht werden:

• Mitarbeiter und Stundensätze: Wer am Einsatz beteiligt war, wird ausgewählt; die Stundensätze der Mitarbeiter stehen in den Stammdaten des Unternehmens.
• Maschinen: Für jede Maschine ist hinterlegt, was sie kostet, ob sie kostenlos oder kostenpflichtig ist und wie ihr Preis berechnet wird.
• Material: Die eingesetzten Materialien werden aus einem Katalog übernommen, statt sie von Hand zu beschreiben.
• Pauschalen: Die Auftragspauschale wird automatisch hinzugefügt; weitere Pauschalen lassen sich auswählen.
• Arbeitszeiten: Aus den eingetragenen Zeiten berechnet die Software die Einsatzdauer. Dieselben Einträge können später auch in die betriebliche Arbeitszeiterfassung einfließen.
• Fotos: Der Monteur macht die Fotos in derselben Software und in derselben Ansicht und fügt sie direkt dem Auftrag hinzu.
• Unterschrift: Der Kunde unterschreibt per Finger auf dem Gerät.

So fließen alle Bestandteile, die zur Preiskalkulation dienen, aus den Unternehmensstammdaten in den Auftrag ein. Der Monteur rechnet nichts aus und schreibt kaum etwas – er wählt aus, trägt Zeiten ein und fotografiert.

Wie entsteht daraus sofort die Rechnung?

In dem Moment, in dem der Monteur auf Speichern drückt. Der Einsatz wird im System gespeichert, und die Person, die für die Rechnungen verantwortlich ist, sieht nach weniger als einer Sekunde einen fertigen Rechnungsentwurf.

Sie muss nur noch darüberschauen. Passt alles, gibt es zwei Wege:

• Sofort versenden: Die Rechnung geht direkt an den Kunden.
• Versand planen: Wer nicht sofort versenden möchte, plant die Rechnung für einige Stunden später oder für den nächsten Tag ein und schließt den Vorgang ab. Danach kann man die Rechnung vergessen – sie geht von allein raus.

Der ganze Arbeitsaufwand, der früher entstand, wenn später die Blätter ins Büro kamen, fällt damit komplett weg: kein Warten auf den Zettel, kein Entziffern, kein Abtippen, kein Nachweis, der von Hand angehängt werden muss. Einsatzbericht, Fotos und Unterschrift gehören bereits zum Vorgang.

Was bleibt für das Büro noch zu tun?

In diesem Szenario praktisch nichts. Die Kundendaten gibt der Kunde selbst ein, die rechnungsrelevanten Daten erfasst der Außendienst. Die Bürokräfte müssen weder Kundendaten noch rechnungsrelevante Daten eingeben.

Die Einzigen, die hier überhaupt eine Eingabe machen, sind die Kunden und die Außendienstmitarbeiter. Das Büro schaut nur noch drüber, plant und gibt frei – die Dateneingabe ist aus dem Büro verschwunden.

Damit sinkt die Fehlerrate, weil keine Angabe mehr von einem Dokument in ein Programm übertragen wird. Alle Abläufe werden schneller, und es entfällt jede Menge Aufwand, der bisher unnötig im Betrieb entstanden ist.

Wie lassen sich Hausverwaltungen als Stammauftraggeber einbinden?

Mit einem eigenen Zugang und einer eigenen Rolle in derselben Software. Oft sind die Auftraggeber von Handwerksbetrieben Hausverwaltungen, die immer wieder beauftragen. Mit eigenem Zugang können sie jederzeit Aufträge auslösen, ohne jedes Mal ihre eigenen Daten erneut eingeben zu müssen.

Stattdessen gibt die Hausverwaltung nur noch die Mieterdaten ein, wählt die Leistungen aus und klickt auf Speichern. Der Auftragsentwurf landet wieder direkt beim Handwerksbetrieb – im selben Ablauf wie jede andere Anfrage, nur ohne doppelte Eingaben auf beiden Seiten.

Was passiert mit neuen Aufträgen, während der Außendienst unterwegs ist?

Sie landen in einem Auftragspool. Während die Außendienstler noch im Einsatz sind, entstehen über das Anfrageformular und die Zugänge der Hausverwaltungen einfach weitere Aufträge.

Aus dem Pool heraus werden sie danach verteilt, wer gerade in der Nähe ist. Das kann der Betrieb übernehmen – oder die Mitarbeiter nehmen sich passende Aufträge selbst vor und bearbeiten sie. Dafür muss niemand im Büro anrufen oder auf einen Rückruf warten.

Kann die Zuordnung der Aufträge automatisch laufen?

Ja, grundsätzlich sogar ganz ohne KI. In derselben Software lassen sich Mitarbeiterabwesenheiten und Standardarbeitszeiten hinterlegen, und für jede Aufgabe kann ihre typische Dauer angegeben werden. Damit kennt das System alles, was für eine Zuordnung nötig ist: wer wann verfügbar ist, wie viel Zeit noch frei ist, wie lange ein Auftrag voraussichtlich dauert und wo er stattfindet.

Daraus ist theoretisch eine vollständige algorithmische Zuordnung möglich. Mit KI wird sie noch besser – etwa wenn sie die Beschreibung und die Fotos einer Anfrage einordnet, die Dauer anhand ähnlicher früherer Aufträge einschätzt und einen Zuordnungsvorschlag macht, den nur noch jemand bestätigt.

Das Ziel: Kaum jemand muss noch etwas tun, und die Auftragsabwicklung wird bürokratisch zu einem Selbstläufer.

Häufige Fragen

Fazit

Ein Auftragsschein auf Papier verzögert die Rechnung meist um einen Tag und bindet das Büro mit Abtippen. Excel, Word und interaktive PDFs verkürzen den Weg, ändern aber nichts daran, dass Erfassung und Rechnung in getrennten Programmen liegen. Der eigentliche Hebel ist, Anfrage, Planung, Einsatzbericht und Rechnung in einer Software zu verbinden – dann geben nur noch Kunden und Außendienst Daten ein, und der Rechnungsentwurf steht bereit, sobald der Monteur speichert.

Formilo ist auf genau diese Datenerfassung im Tagesgeschäft spezialisiert: auf Aufträge, Einsatzberichte, Zeiten und Nachweise, die bei der Abwicklung von Aufträgen erfasst und abgerechnet werden – mit Erfahrung aus tausenden Projekten in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Auf Wunsch entwickeln wir die komplette Betriebssoftware bis hin zu Angeboten, Rechnungen und Kundenverwaltung. Und wenn zunächst nur ein besserer Auftragsschein gebraucht wird, bauen wir auch den. Ein Rechnungsprogramm, das gut funktioniert, bleibt und wird angebunden.

Wenn Sie wissen möchten, wie dieser Ablauf in Ihrem Betrieb aussehen könnte, gehen wir ihn gemeinsam durch.