Aufgaben delegieren mit Software – sogar die Preiskalkulation

Warum kann sich der Inhaber so schwer aus dem Tagesgeschäft zurückziehen?

Weil er viele Informationen besitzt, die andere im Betrieb nicht haben – oder von denen er denkt, dass andere sie nicht haben. In den meisten Betrieben ist der Geschäftsführer, der Inhaber oder eine bestimmte Person deshalb ständig gefragt. Sie kann sich nicht zurückziehen und ihr eigenes Aufgabengebiet nicht weiter optimieren, weil zu viele Entscheidungen über ihren Tisch laufen.

Dabei lohnt ein genauer Blick auf diese Informationen. Manchmal haben die Mitarbeiter sie wirklich nicht. Und manchmal hätten sie sie schon – nur traut der Inhaber ihnen nicht zu, dass sie das draufhaben. In beiden Fällen bleibt die Aufgabe beim Chef.

Warum gilt die Preiskalkulation als nicht delegierbar?

Weil Fehler bei der Preiskalkulation besonders schwer wiegen. Ein falsch kalkulierter Preis kostet nicht nur Geld – er kann ganze Geschäftsbeziehungen kaputtmachen. Die Preiskalkulation ist deshalb ein sehr sensibles Thema.

Viele Inhaber sagen: Das kann niemals ein Mitarbeiter richtig hinkriegen. Und eventuell stimmt das sogar – heute würde ein Mitarbeiter die Berechnung möglicherweise falsch machen. Das liegt aber nicht daran, dass die Aufgabe unmöglich ist. Es liegt daran, dass sie dem Mitarbeiter einfach noch nicht so übergeben wurde, dass er sie kann.

Woran scheitert das Delegieren wirklich?

An den letzten zehn Prozent. Wenn Menschen etwas nicht wissen oder können, sind sie meistens nicht völlig ahnungslos. Sie wissen oft schon 90 Prozent – Fehler würden sie in den letzten 10 Prozent machen. Genau diese 10 Prozent gilt es auch noch abzugeben.

Selbst wenn das nicht vollständig gelingt, ist schon viel gewonnen. Könnte ein Inhaber 80 Prozent seiner Kalkulationsfälle abgeben, wäre das bereits ein riesengroßer Schritt und würde ihm sehr viel Zeit ersparen.

Aber auch die übrigen 10 oder 20 Prozent, von denen man zunächst denkt, dass man sie nicht abgeben kann, lassen sich abgeben. Am Ende sind es einige Regeln und einige Schätzungen, nach denen ein Inhaber seine Preise kalkuliert. Es ist wirklich viel weniger, als man denkt – auch der Inhaber kocht nur mit Wasser.

Praxisbeispiel: Wie lässt sich die Preiskalkulation im Garten- und Landschaftsbau abgeben?

Indem man einen konkreten, gemischten Auftrag in seine Rechenbestandteile zerlegt. So sind wir in einem Projektgespräch mit dem Inhaber eines Betriebs für Garten- und Landschaftsbau vorgegangen.

Er sagte uns, dass er die Preiskalkulation nicht abgibt. Seit zwei Jahrzehnten berechnet er die Preise selbst. Deshalb kann er nicht lange abwesend sein und muss immer in der Nähe der Firma bleiben, weil er oft Grundstücke besichtigen muss, um einen Preis zu berechnen.

Wir haben darüber diskutiert und Ideen vorgestellt, wie es doch klappen könnte. Als Beispiel haben wir einen Fall genommen, in dem mehrere unterschiedliche Arbeiten zusammenkommen:

• Steine und alles andere, was auf der Fläche liegt, entsorgen
• die Erde austauschen
• neue Erde kaufen und anliefern
• Rasen anlegen
• Bäume umpflanzen
• einen Zaun bauen

Ein recht komplexer Fall – genau die Art von Auftrag, für die der Inhaber bisher selbst rausgefahren ist.

Wie fließt das Wissen des Inhabers in die Software?

Über Schemata, Muster und feste Abfolgen, die aus seinem Fachwissen hergeleitet werden. Das sieht zunächst komplex aus. Das Ziel ist aber einfach: Alle Parameter, die in die Berechnung des Preises einfließen, werden berücksichtigt.

Das beginnt bei den Bestandteilen, die immer dazukommen. Sie werden einmal hinterlegt und automatisch eingerechnet:

• Auftragspauschale: eine einmalige Pauschale je Auftrag.
• Fahrtkostenpauschale: für jede Anfahrt oder allgemein; die Entfernung zum Einsatzort ermittelt die Software aus den Auftragsdaten selbst.
• Aufschläge: welche Aufschläge auf die Einkaufspreise berechnet werden.
• Preise je Kunde oder Branche: ob für bestimmte Kunden oder Branchen andere Preise gelten.
• Folgearbeiten: die Software leitet aus den Angaben selbst ab, ob bestimmte Arbeiten stattfinden werden oder nicht.

Die Idee dahinter: Das Wissen des Inhabers wird nicht unbedingt allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt, sondern in die Software eingegossen. Der Mitarbeiter muss Pauschalen, Aufschläge und Kundenpreise nicht kennen – die Software wendet sie an.

Welche Angaben muss der Mitarbeiter noch machen?

Nur noch die wenigen Parameter, die von Fall zu Fall anders sind. Die komplexe Aufgabe der Preiskalkulation beschränkt sich damit auf Eingaben, für die man das Verfahren nicht kennen muss. Im Beispiel aus dem Garten- und Landschaftsbau würde der Preisrechner etwa fragen:

• Wie groß ist die Fläche, auf der die einzelnen Arbeiten stattfinden sollen?
• Wie dick soll die neue Schicht werden, und wie tief wird die Erde ausgetauscht?
• Wie viele Bäume werden umgepflanzt?
• Welche Sorte Rasen soll es sein?
• Wie lang wird der Zaun?
• Wie teuer sind die Materialien im Einkauf?

Aus diesen Eingaben rechnet die Software den Preis – mit allen Aufschlägen, Pauschalen und Kundenpreisen, die der Inhaber dafür festgelegt hat.

Wie wird der Mitarbeiter zum Sensor vor Ort?

Indem er die Dinge nur noch misst, erfasst und in die Software eingibt – wie ein Sensor. Bewerten muss er sie nicht. Auch Umstände, die der Inhaber bisher bei der Besichtigung selbst eingeschätzt hat, lassen sich einfach abfragen:

• Ist der Boden nass?
• Welche Farbe hat die Erde an dieser Stelle?
• Wie tief liegt das Grundwasser?
• Ist der Auftraggeber sehr anspruchsvoll?

Die Antworten werden eingegeben, und der Preis kann berechnet werden. Was vorher die Einschätzung des Inhabers war, wird zur Frage mit festen Antwortmöglichkeiten – und damit für jeden Mitarbeiter beantwortbar, der vor Ort ist.

Wie wird der Preisrechner mit der Zeit immer genauer?

Durch Verfeinerung während der Nutzung. In der ersten Zeit schaut der Inhaber noch über die berechneten Preise. Kommt ein anderer Preis heraus, als er selbst angesetzt hätte, kann er sich unter der Haube in einer Debug-Ansicht anschauen, warum die Software wie entschieden hat: welche Regel gegriffen hat, welche Pauschale dazugekommen ist, welcher Aufschlag berechnet wurde.

Genau an diesen Stellen werden Verfeinerungen vorgenommen. Auf diese Art und Weise lassen sich nach und nach alle Preise übergeben, bis ein beliebiger Mitarbeiter mit einigermaßen ausreichender Erfahrung die Preise kalkulieren kann. Der Inhaber muss dann nicht mehr jede Besichtigung selbst machen.

Wie lässt sich die Eingabe fehlerarm gestalten?

Mit möglichst vielen geschlossenen Fragen und einer Eingabe, die den Mitarbeiter durch die Kalkulation führt. Je mehr Textbausteine eingebaut sind und je mehr geschlossene Fragen es gibt, desto fehlerfreier wird das Ergebnis.

• Hinweise und Regeln: Erklärungen stehen direkt an der Stelle, an der sie gebraucht werden.
• Validierungen und Einschränkungen: Felder nehmen nur Werte an, die für den Fall infrage kommen.
• Dropdowns statt Texteingabe: Wo es geht, wird aus vorgegebenen Optionen gewählt.
• Geschlossene Fragen: Radio-Buttons und Checkboxen statt offener Felder.
• Textbausteine: wiederkehrende Angaben werden ausgewählt statt getippt.
• Aufklappen und Einblenden bei Bedarf: Zusatzfragen erscheinen nur, wenn sie für den Fall relevant sind.
• Schrittweises Ausfüllen: Die Kalkulation wird in kleinen Schritten abgefragt statt auf einer langen Seite.
• Visuelle Hilfsmittel: Zu jeder Option gibt es ein Beispielbild, damit der Mitarbeiter auch grafisch sieht, was eine Bezeichnung meint – etwa welche Rasensorte gemeint ist.

Jede dieser Techniken reduziert die Komplexität für den Mitarbeiter zusätzlich. Er muss nicht überlegen, was gemeint ist und was zum Fall gehört – die Eingabe zeigt es ihm.

Warum ein eigener Rechner je Leistung statt eines Standard-Preisrechners?

Weil sich nur ein spezifischer Rechner fein genug parametrisieren lässt. Die Idee ist, für jede einzelne Preiskalkulation eine eigene, individuelle Applikation zu programmieren – eine kleine Mini-Software.

Ein Standard-Preisrechner, mit dem man theoretisch alles abbilden könnte, führt wieder ins Generische. Wer ihn bedient, muss selbst überlegen, welche Positionen, Pauschalen und Aufschläge zum Fall gehören. Damit wird wieder zu viel vom Mitarbeiter selbst erwartet – genau das Wissen, das eigentlich in der Software stecken sollte.

Bei einer sehr spezifischen, individuellen Software kann man sich dagegen darauf verlassen, dass jedes einzelne Produkt und jede einzelne Dienstleistung sehr stark und fein parametrisiert ist. Im Garten- und Landschaftsbau könnte das heißen: ein eigener Ablauf für den Erdaustausch, einer für den Rasen, einer für das Umpflanzen von Bäumen und einer für den Zaunbau – zusammengeführt zu einem Preis für den ganzen Auftrag.

Häufige Fragen

Fazit

Die Preiskalkulation ist nicht deshalb Chefsache, weil sie sich nicht übergeben ließe, sondern weil das Wissen dafür bisher nur im Kopf des Inhabers liegt. Wer dieses Wissen in eine individuelle Software eingießt – mit Pauschalen, Aufschlägen, Kundenpreisen und geschlossenen Fragen –, macht aus einer Aufgabe für Experten eine Aufgabe zum Messen und Erfassen. Mit den Standardfällen beginnen, an Abweichungen verfeinern: So kann nach und nach jeder erfahrene Mitarbeiter die Preise kalkulieren.

Formilo ist auf die betriebliche Datenerfassung im Tagesgeschäft spezialisiert – auf alles, was bei der Abwicklung von Aufträgen und Projekten erfasst, geprüft, weitergegeben und abgerechnet wird –, mit Erfahrung aus tausenden Projekten in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Auf Wunsch entwickeln wir auch die komplette Unternehmenssoftware bis hin zu Angeboten, Rechnungen und Kundenverwaltung; ein Programm, das gut funktioniert, bleibt und wird angebunden. Und wenn zunächst nur ein einzelner Preisrechner für eine Leistung gebraucht wird, bauen wir auch den.

Wenn Sie wissen möchten, welche Ihrer Kalkulationen sich so abgeben lassen, gehen wir einen Ihrer Fälle gemeinsam durch.