Warum individuelle Software heute fast unvermeidlich ist

Unternehmen sollten ihre Prozesse heute idealerweise — teilweise fast schon gezwungenermaßen — mit individueller Software verwalten. Der Grund ist einfach: Fertige Miet- oder Lizenzsoftware wird bewusst allgemein gehalten, damit sie zu möglichst vielen Unternehmen passt. Jedes Unternehmen arbeitet aber anders. In unseren Projekten sehen wir das täglich: Wir haben Bautagesberichte für hunderte Unternehmen erstellt — und keine Vorlage war gleich der anderen.

Warum hat sich individuelle Software früher nicht gelohnt?

Weil sie zu teuer war und zu lange gedauert hat. Softwareunternehmen haben im Vergleich zu heute langsamer programmiert und hatten höhere Kosten, die sie natürlich an die Auftraggeber weitergegeben haben. Bis so eine Software fertig war, verging viel Zeit — dementsprechend hat sich auch die Wartezeit oft nicht gelohnt.

Dazu kam der Aufwand drumherum: Rückwirkung, Logistik und Kommunikation waren deutlich aufwendiger als heute. Aus wirtschaftlicher Sicht war es für viele Unternehmen schlicht vernünftig, individuelle Software nicht zu beauftragen und stattdessen mit dem zu arbeiten, was der Markt fertig anbot.

Was hat sich durch KI, Bibliotheken und Cloud geändert?

Entwicklung geht heute deutlich leichter, schneller und günstiger. Online-Meetings, KI-Transkripte, KI-Recherche, bessere Werkzeuge für das Projektmanagement und automatisierte Tests haben den gesamten Ablauf beschleunigt. Vor allem aber gibt es für nahezu alles fertige Bibliotheken — früher hat man möglichst alles selbst programmiert, heute übernehmen Bibliotheken Deployment, Einrichtung und viele wiederkehrende Aufgaben.

Eine Ebene darüber lassen sich Dienste wie Online-Zahlungsarten direkt einbinden und damit weitere Dienste anzapfen. Sie behalten also die volle Kontrolle über Ihre eigene Software, binden wichtige Bausteine aber per Schnittstelle an, deren Eigenentwicklung entweder gar nicht möglich oder sehr kostenintensiv wäre. Dadurch bleibt die eigene Software schlank.

Dank KI lassen sich außerdem viele Schwierigkeiten vermeiden, die früher durch Flüchtigkeitsfehler entstanden sind, durch eine falsch erstellte Konfigurationsdatei oder dadurch, dass man bestimmte Dinge einfach nicht wusste. Solche Themen sind heute deutlich weniger problematisch: KI macht viele dieser Dinge richtig und kann im schlimmsten Fall anschließend Tests durchführen und eigene Fehler finden.

Es geht heute vielmehr darum, dem Kunden die richtigen Fragen zu stellen, die richtigen Anforderungen zu erheben und sicherzustellen, dass die Software durchdacht ist und der gesamte Anforderungskatalog in sich schlüssig ist. Genau dort liegt inzwischen der eigentliche Hebel eines Softwareprojekts — nicht mehr in der reinen Programmierzeit.

Warum ist fertige Software für viele Unternehmen zu allgemein?

Weil sie den Anforderungen möglichst vieler oder aller Unternehmen gerecht werden muss. Das führt dazu, dass fertige Software teilweise mit Funktionalitäten aufgebläht wird, die Sie nicht benötigen, und teilweise so allgemein gehalten wird, dass sie in möglichst viele Prozessarten passt und nur marktübliche Funktionalitäten bietet.

Das Problem ist: Jedes Unternehmen arbeitet eigentlich anders. Wir entwickeln bei Formilo vollständige Software, haben daneben aber auch einen Bereich, in dem wir digitale Formulare entwickeln. Bei digitalen Formularen gibt es Vorlagen, die branchenüblich sind — zum Beispiel den Bautagesbericht. Wir haben solche Formulare, die teilweise nur ein oder zwei DIN-A4-Seiten umfassen, für hunderte Unternehmen erstellt. Obwohl der Titel bei allen „Bautagesbericht" war, war keine Vorlage gleich der anderen.

Das liegt daran, dass jedes Unternehmen anders arbeitet und anders denkt. Schon bei den Mitarbeiterstunden geht es auseinander:

• Nur Summen: Manche Unternehmen tragen gar keine einzelnen Mitarbeiter ein, sondern nur, wie viele Mitarbeiter gearbeitet haben und wie viele Stunden.
• Beginn und Ende: Andere erfassen Uhrzeiten und lassen daraus die Stunden berechnen.
• Pausen und Genauigkeit: Manche wollen zusätzlich die Pause erfassen, wieder andere Arbeitszeitangaben in viertelstündiger Genauigkeit.

Beim Material ist es genauso. Manche Unternehmen tragen einfach einen Materialverbrauch in Höhe einer bestimmten Summe ein. Andere führen größere Materialien einzeln auf und verwenden für Kleinteile eine Kleinmaterialpauschale. Wieder andere zählen auch die Kleinmaterialien einzeln auf.

Dafür kann es unterschiedliche Gründe geben. Vielleicht ist der Inhaber nicht auf einzelne Kunden angewiesen und fühlt sich deshalb nicht verpflichtet, alles so detailliert aufzuschreiben. Ein anderer ist besonders genau und denkt, dass weniger detaillierte Angaben für Misstrauen sorgen könnten — er möchte deshalb alles detaillierter aufführen. Es muss dabei nicht einmal objektiv die beste Vorgehensweise sein. Aber die Inhaber und Entscheidungsträger halten ihre Vorgehensweise zumindest für die richtige. Aus diesem Grund ist es deren Entscheidung, und sie muss individuell abgebildet werden.

Software ist im Prinzip eine Ansammlung von Masken, die über Menüpunkte und Buttons miteinander verknüpft sind und durch die man sich bewegt. Diese individuelle Belegung der Masken mit Feldern und Eingabefeldern ist ein sehr wichtiger Grund, warum Unternehmen eigene Lösungen brauchen.

Übertragen auf Software heißt das: In Software gibt es Masken, in die solche Informationen eingetragen werden — Eingabemasken, tabellarische Auflistungen oder Vorschauansichten von Einträgen, die vorher mit Masken erstellt wurden.

Warum ist der Prozess der eigentliche Knackpunkt?

Weil Unternehmen, die die gleiche Sorte von Produkten herstellen, anfertigen, montieren oder liefern, trotzdem unterschiedliche Prozessabläufe haben. Kein Unternehmen gleicht einem anderen. Jedes Unternehmen ist eine eigene Welt für sich — das ist wie bei Fingerabdrücken von Menschen.

Wenn man die Prozesse in der Software nicht visualisiert, sie nicht in die Software eingießt und keine schrittweise Durchführung ermöglicht, dann haben die Nutzer wenig von dieser Software. Und weil diese Prozesse eben unterschiedlich sind, ist eine fertige Software häufig keine Lösung.

Selbst ohne direkte Visualisierung eines Prozesses ist allein die Reihenfolge der Abläufe sehr wichtig. In Unternehmen gibt es unterschiedliche Konstellationen dazu, wer welche Aufgaben übernimmt, wer daran beteiligt ist, wer zuerst etwas freigeben muss, bei wem etwas über den Tisch laufen muss und welche Erinnerungs- oder Bearbeitungsschritte stattfinden. Wenn die Software das nicht mitmacht, gibt es ein Problem. Es gibt zum Beispiel Unternehmen, in denen vor einem bestimmten Schritt erst eine Person etwas anschauen und freigeben muss. Bei fertiger Software hört es bei solchen individuellen Anforderungen oft schon auf — obwohl es in nahezu jedem Unternehmen solche Besonderheiten gibt.

Die Folge: Unternehmen erreichen die gewünschte Effizienz nicht. Am Ende hat man nicht eine Software, die sich an das Unternehmen anpasst, sondern das Unternehmen passt sich an die Software an. Dadurch bleiben die Effekte aus, die die Software eigentlich liefern sollte, und Führungskräfte, Vorarbeiter und andere Mitarbeiter müssen weiterhin den Aufpasser spielen, damit die Regeln eingehalten werden.

Mit individueller Software lassen sich Prozesse dagegen sehr gut erzwingen und visualisiert ablaufen lassen. Anstatt E-Mails und Dateien auszutauschen oder persönlich beziehungsweise manuell Kontakt aufzunehmen, werden die nächsten Prozessschritte direkt aus der Software heraus ausgelöst. Muss jemand etwas genehmigen, bekommt diese Person sofort eine Benachrichtigung, ist mit einem Klick auf der richtigen Oberfläche, kann genehmigen und freigeben — und der Prozess läuft anschließend automatisch weiter.

Warum sollten alle Daten in einer Software zusammenlaufen?

Damit die Daten in allen integrierten Bereichen der Software zur Verfügung stehen und sich daraus Automatisierungen und Auswertungen ableiten lassen. Wenn beispielsweise eine Zahlung eingeht und daraufhin eine Produktion gestartet werden soll, ist es problematisch, wenn beides komplett abgeschottete Systeme sind, die nicht miteinander kommunizieren können. Dann müssen wieder Menschen dazwischengehen — das Ganze wird teurer und ineffizienter.

Liegen die Daten zusammen, lassen sich unter Verwendung verschiedener Datensätze oder Datenfelder automatisiert Aktionen auslösen und umsetzen. Manche Informationen dienen dabei dazu, eine Aktion auszulösen; andere Informationen entstehen erst dadurch, dass eine Aktion ausgeführt wurde.

Das gilt auch für Auswertungen. Wenn Statistiken erstellt werden, fehlen häufig bestimmte Daten. In einer gemeinsamen Datenbasis können Sie dagegen Daten aus einem Online-Marketing-Kanal, aus der Produktion und aus der Finanzabteilung zusammenführen und grob darstellen, wie sich Zusammenhänge zwischen Verkäufen, Traffic auf der Webseite, Sichtbarkeit auf bestimmten Social-Media-Kanälen, Produktivität beziehungsweise Mitarbeiterbelegung und Umsätzen entwickeln.

Der zweite Grund ist die Vermeidung von Redundanz in der Datenpflege. Redundante Datenpflege sorgt dafür, dass dieselben Daten in mehreren Systemen immer wieder manuell eingegeben werden müssen. Der gravierendste Nachteil ist der Zeitaufwand, wenn Daten aus einem System genommen und in ein anderes eingegeben werden. Dazu kommen die Nebeneffekte: Die Übertragung muss überhaupt gemacht werden, der Prozess wartet darauf, und wieder müssen Menschen eingebunden werden. Je mehr Redundanz herrscht und je mehr Daten zwischen verschiedenen Systemen manuell kopiert werden, desto mehr Menschen sind an den Prozessen beteiligt.

Dazu kommen die Medienbrüche. Bei mehreren miteinander kombinierten Tools loggen sich Mitarbeiter in verschiedene Softwarelösungen ein, wechseln zwischen ihnen hin und her und lassen damit den gesamten Prozess unnötig ausufern. Bei eigener Software lassen sich diese Abläufe viel stärker in einer Oberfläche zusammenführen.

Wie groß ist die Abhängigkeit von einem Softwareanbieter?

Sie ist größer, als es im Alltag wirkt. Wenn Sie eine fertige Software bei einem Anbieter nutzen, besteht eine gewisse Abhängigkeit. Wird die Software aufgrund eines Fehlers, einer Zahlung oder einer fehlerhaften Nutzung gesperrt, haben Sie ein riesengroßes Problem. Wer mit einer Software den gesamten Prozess verwaltet und dann ausfällt oder ausgesperrt wird, kann kaum noch arbeiten.

Störungen kann es natürlich auch bei eigener Software geben. Dass man aber einfach ausgesperrt wird, ist eine andere Größenordnung. Teilweise ist es — obwohl es die eigenen Daten sind — nicht möglich, die vollständigen Daten aus einer Software zu exportieren und auf eine andere Software umzusteigen. Wer einmal ausgesperrt wird, hat unter Umständen nicht einmal mehr die Möglichkeit, Prozesse manuell durchzuführen, weil die dafür benötigten Daten fehlen.

Bei eigener Software können Sie notfalls ein anderes Programm schreiben lassen, das nur auf das Nötigste zugreift, oder die Datenbank manuell öffnen und Daten auslesen. Wenn Sie dagegen von einer Software ausgesperrt werden, die einem anderen Unternehmen gehört, haben Sie ein riesengroßes Problem.

Wie zuverlässig läuft eigene Software heute?

Deutlich zuverlässiger als früher, weil eigene Hardware nicht mehr nötig ist. In der Vergangenheit hatte man bei eigener Software häufig einen eigenen Server. Bei Stromausfällen oder anderen Störfaktoren konnte dieser ausfallen, und es war kostenintensiv, solche Infrastruktur zu pflegen und bereitzustellen. Inzwischen ist das nicht mehr die normale Vorgehensweise: Infrastruktur und Server lassen sich bei Anbietern wie Microsoft oder Amazon buchen, ebenso bei kleineren Anbietern aus Deutschland oder Europa. Darüber liegen weitere Dienste, die die Programmierung deutlich einfacher machen.

Mit serverlosen beziehungsweise flexibel skalierbaren Architekturen ist die Software außerdem nicht mehr fest an eine bestimmte Umgebung verdrahtet. Wenn der Bedarf größer und die Nutzung intensiver wird — mehr CPU, mehr Arbeitsspeicher, mehr Speicherplatz —, kann die Software auf leistungsfähigere Server verschoben oder verteilt werden, ohne dass die Software selbst davon etwas mitbekommt. Die Architektur lässt sich so aufbauen, dass die Software sehr stabil gegenüber ihrer Umgebung ist und so gut wie nie ausfällt. Wir haben Kundensoftware, die seit Jahren softwaretechnisch noch nie einen Ausfall hatte.

Was passiert, wenn sich das Unternehmen selbst verändert?

Dann muss die Software mitwachsen — und genau daran scheitert fertige Software häufig ein zweites Mal. Es ist sogar zu wenig gesagt, dass jedes Unternehmen anders ist: Ein Unternehmen ist auch selbst nicht immer genau gleich. Es wächst und verändert sich mit der Zeit, sodass sich auch die Arbeitsweise verändert.

Eine Produktion, in der Einzelstücke entstehen, ist etwas anderes als eine Produktion großer Mengen, weil sich die gesamte Struktur verändert. Bei großen Mengen werden beispielsweise zunächst Einzelteile in großen Massen produziert, während eine Einzelproduktion ganz anders organisiert sein kann.

Auch Marktveränderungen oder neue Produkte sorgen dafür, dass sich Software und Prozesse verändern müssen. Bei fertiger Software kann man höchstens hoffen, dass größere Anforderungen irgendwann implementiert werden. Individuelle Produktwünsche lassen sich dort kaum durchsetzen. Dann passt sich wieder das Unternehmen an die Software an, oder Mitarbeiter müssen die fehlenden Funktionen durch manuelle Arbeit ausgleichen — genau solche Aufgaben sollte Software den Mitarbeitern eigentlich abnehmen.

Wie behalten Sie das operative Geschäft mit eigener Software im Blick?

Indem die Daten in derselben Software entstehen und gepflegt werden — dann lässt sich das operative Geschäft sehr viel besser überwachen und beurteilen. Aus historischen Daten können Auswertungen gezogen werden. Sie können mit Schwellenwerten arbeiten, bei Über- oder Unterschreitungen automatisch Verantwortliche benachrichtigen lassen, die dahinterliegenden Daten analysieren und auf bestimmte Zustände reagieren.

Benachrichtigen lässt sich beispielsweise, wenn eine bestimmte Person morgens nicht zur Arbeit kommt, an einem Tag zu viele Personen fehlen, in einer Woche zu wenige Stunden eingehen, zu wenig produziert wird oder eine bestimmte Effizienz unterschritten wird. Normalerweise müsste jemand, der das überwacht, entweder alles im Blick haben oder jeden einzelnen Bereich regelmäßig manuell prüfen.

Dazu kommen schön aufbereitete Ansichten, in denen mit einzelnen Oberflächen-Elementen visualisiert wird, wie produktiv die Firma gerade ist oder wie viele Kunden sich gerade in der Pipeline befinden. So kann sich ein Unternehmer einen Überblick visualisieren, den Puls seines Unternehmens mit einem Blick messen und sehen, ob alles in Ordnung ist.

Ein eigenes Thema ist dabei die KPI-Erfassung. Individuelle Software ermöglicht es, eigene, sehr individuelle Kennzahlen zu erfassen. Das kann im Gegensatz zu den KPIs, die fertige Software in vorgeplanter Form mitbringt, einen großen Unterschied machen. Es lassen sich Kennzahlen definieren, die wirklich unternehmensspezifisch sind. Auch grundsätzlich übliche KPIs können individueller gestaltet werden, indem bestimmte Werte abgezogen, korrigiert oder anders gewichtet werden. Das erhöht die Qualität der Auswertungen deutlich.

Wie lassen sich Aufgaben und Kontrolle im System abbilden?

Indem sämtliche Aufgaben im Unternehmen in derselben Software verwaltet werden — unabhängig davon, ob es Daueraufgaben oder einmalige Aufgaben sind. So lässt sich kontrollieren, ob jeder seine Aufgaben erledigt hat. Wenn alle Mitarbeiter ihre täglichen Aufgaben erledigen, ist ein Unternehmen in vielen Bereichen bereits gut kontrollierbar.

Zu diesen Aufgaben können auch aufräumende Aufgaben gehören, bei denen jemand Dinge noch einmal manuell durchgeht und mit einem aufräumenden Auge prüft, ob alles sauber umgesetzt wurde. Eine solche Aufgabe könnte sein, täglich alle Anfragen durchzugehen, die im System herumliegen, und sich zu fragen, warum eine Anfrage noch eine Anfrage und nicht bereits ein Kostenvoranschlag oder Projekt ist — und ob man etwas tun kann, was im normalen Tagesgeschäft bei der Fülle der Aufgaben nicht adressiert wurde. Im Tagesgeschäft werden häufig die produktivsten, lautesten oder frisch eingegangenen Themen zuerst bedient; andere Dinge gehen unter. Mit täglichen oder wöchentlichen aufräumenden Aufgaben lässt sich das vermeiden.

Es gibt außerdem Tätigkeiten, die normalerweise für einen Geschäftsführer oder Chef vorgesehen sind, die aber auch andere Mitarbeiter übernehmen könnten. Der Inhaber würde solche Dinge aus Eigeninteresse vielleicht selbst machen:

Solche Aufgaben lassen sich definieren, beschreiben, einer Person zuweisen und je nach Aufgabe täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich oder in einem anderen Intervall fällig werden lassen. Die Person hakt die Aufgabe anschließend ab, und Sie sehen, ob sie erledigt wurde.

Wenn Sie es schaffen, alle Aufgaben, die für die Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung des Unternehmens nötig sind, in einem System zu erfassen, mit einer Fälligkeit zu versehen und einer Person zuzuweisen, bekommen Sie sämtliche Tätigkeiten unter ein Dach, die dafür sorgen, dass Dinge gemacht oder kontrolliert werden. Wenn alle ihre Aufgaben abhaken und optional noch eine Person die Umsetzung kontrolliert, lässt sich sehr weitgehend sicherstellen, dass die Firma in Ordnung ist. In einem solchen Zustand könnte ein Unternehmer selbst von einer Insel aus mit einem Smartphone seine Firma im Blick und unter Kontrolle haben. Wichtig ist, dass es eine oder wenige Personen gibt, die dafür sorgen, dass dieses System und diese Regeln eingehalten werden.

Welche Funktionen werden erst mit eigener Software möglich?

Vor allem die Funktionen, die tief in die eigenen Regeln, Rollen und Daten eingreifen. Fertige Tools bringen davon oft eine abgeschwächte Variante mit — aber selten in der Intensität oder auf die Art und Weise, wie ein Unternehmen es tatsächlich braucht.

• Zugriffsrechte: Bei eigener Software lässt sich sehr feingranular einstellen, welche Mitarbeiter welche Informationen sehen, bearbeiten, löschen oder weitergeben dürfen.
• Schnittstellen: Bei fertiger Software können Sie in der Regel nur die Schnittstellen nutzen, die bereits vorhanden sind; wer eine spezifische Schnittstelle braucht, wird häufig abgelehnt. Bei eigener Software lässt sich jede benötigte Schnittstelle programmieren, soweit das angebundene System die technische Möglichkeit bereitstellt.
• Validierungen: Sehr feingranulare Prüfungen der Eingaben sorgen dafür, dass streng und datengetrieben gearbeitet wird und möglichst nur qualitativ hochwertige Daten entstehen.
• Protokollierung: An wichtigen Stellen oder überall lässt sich genau protokollieren, wer was geändert hat. Das gibt es zwar auch in vielen fertigen Tools, aber häufig nicht in der nötigen Intensität.
• Mobile Nutzung und Offline-Fähigkeit: Auch wenn die meisten fertigen Tools cloudbasiert sind, gibt es bei der mobilen Nutzung ganz eigene Anforderungen. Viele Tools sind zudem nicht offline-fähig. Wer unterwegs, in Räumen mit schlechtem Empfang oder in Situationen arbeitet, in denen die Software ununterbrochen aufnahmefähig sein muss, braucht das — und bei eigener Software lässt es sich implementieren.
• Individuelle Datensuche: Die Suche kann so gestaltet werden, dass Sie abhängig von den jeweiligen Berechtigungen über ein zentrales Suchfeld alle möglichen Inhalte sofort finden und sich viel Navigation sparen. Selbst Funktionalitäten oder Masken der Software lassen sich darüber finden und direkt öffnen, ebenso Datensätze, Kommentare, E-Mails und Nachrichten.
• Benachrichtigungen: Durch individuelle Benachrichtigungen müssen Mitarbeiter nicht nach dem Pull-Prinzip arbeiten, sondern können nach dem Push-Prinzip arbeiten. Sie müssen also nicht ständig in einer Software, einem Postfach oder einem Mitteilungscenter nachsehen, ob etwas zu erledigen ist, sondern können sich auf andere Aufgaben konzentrieren, solange keine Benachrichtigung vorliegt.
• E-Mail-Integration: Geschriebene und empfangene E-Mails lassen sich erfassen, in die Software übernehmen und später wieder abrufen. Das erhöht die Menge der verfügbaren Daten immens — auch für KI. In E-Mails stecken Fragen, Hinweise, Beschwerden, Lob und Kritik; wer die E-Mails eines Unternehmens über viele Jahre rückwirkend auswerten könnte, ließe daraus vieles automatisieren, verbessern und analysieren.
• Backups, Import und Export: Mit individuellen automatisierten Backups lässt sich Datensicherheit weitgehend automatisieren; die Software überträgt Backups automatisch in ein drittes System und meldet sich, wenn ein Backup nicht funktioniert hat. Gibt es Tools ohne eigene Schnittstelle, lassen sich strukturierte Daten wie JSON, XML oder CSV exportieren und in einer anderen Software importieren — und umgekehrt. Solche Exporte können außerdem genutzt werden, um Daten in eine andere KI zu geben, die nicht direkt in die eigene Software integriert ist.

Wie ersetzt Spracheingabe die Tipparbeit?

Indem gesprochene Inhalte direkt von der Software übernommen werden, statt sie später abzutippen. Heutzutage sollte Software Sprache nutzen können, um Tipparbeit oder die Bindung an einen Computer zu vermeiden. Ärzte müssen beispielsweise häufig lange Dokumentationen schreiben, obwohl sie während der Untersuchung in ein Mikrofon sprechen könnten. Auch Berater oder Inspektoren arbeiten teilweise länger an Berichten als an der eigentlichen Inspektion. Wenn sie bereits während der Inspektion sprechen, gehen weniger Informationen verloren und die Qualität kann sogar höher werden.

Mit KI lassen sich aus diesen gesprochenen Inhalten Berichte generieren. Liegen ältere Fälle vor, weiß die KI außerdem, wie solche Berichte normalerweise geschrieben werden. Neben der Spracheingabe sind auch Textbausteine möglich: Mitarbeitername, Maschinenname, Gerätename, typische Dienstzeiten, Preiskataloge und viele weitere Informationen lassen sich in die Software aufnehmen, sodass sie nicht immer wieder neu eingetippt werden müssen.

Der Wirkungsgrad der Spracheingabe ist noch deutlich höher, wenn das Gesprochene nicht nur in Text umgewandelt, sondern automatisch erkannt wird, welche Information in welches Feld einer Softwaremaske oder eines Berichts gehört. Es wäre sogar möglich, dass Mitarbeiter mit Sprachproblemen oder Mitarbeiter, die eine komplett andere Sprache sprechen, Inhalte in ihrer eigenen Sprache diktieren und diese vor der weiteren Verarbeitung durch KI übersetzt werden.

Was kann KI in einer eigenen Software leisten?

KI kann überall dort eingesetzt werden, wo sie Menschen die Bedienung der Software erleichtert. Sie ist heute nicht mehr wegzudenken — ähnlich wie Computer und Internet. Sie kann Eingaben prüfen und überall dort einspringen, wo ein Mensch normalerweise Dinge kontrollieren, Folgeaktionen auslösen oder zumindest sicherstellen würde, dass bestimmte Dinge passen.

KI kann aber auch in einem noch größeren Umfang eingesetzt werden. Man kann der KI die Datenbanktabellen beziehungsweise Datenbankeinträge der Software mit semantischen Annotationen erklären, sodass sie weiß, was jeder einzelne Wert und jede einzelne Zahl bedeutet. Anschließend könnte sie proaktiv täglich, stündlich oder wöchentlich bestimmte Analysen durchführen.

Sie würde dann nicht nur nach festen Mustern arbeiten, sondern flexibel mit dem Unternehmensinhaber oder Führungskräften kommunizieren: mitteilen, was im Unternehmen gut läuft und was nicht, vor bestimmten Entwicklungen warnen und auf Dinge aufmerksam machen, die sonst möglicherweise nicht aufgefallen wären. Sowohl negative als auch positive Trends lassen sich so erkennen.

In einem solchen Fall könnte die KI sogar teilweise als Unternehmensberater dienen: gefundene Kennzahlen analysieren, zusätzlich im Internet Marktforschung dazu betreiben, was andere Unternehmen machen und welche Standards aktuell üblich sind, und dem Unternehmen darauf basierend proaktiv Hinweise und Tipps geben.

Warum sollten Dokumente zusätzlich zur Datenbank entstehen?

Weil ein PDF, das zum frühestmöglichen Zeitpunkt erzeugt wurde, unabhängig von der Datenbank verfügbar bleibt. Egal wie zuverlässig eine Software ist und wie gut sich Daten später wiederherstellen, visualisieren und aufbereiten lassen: Dokumente, die bereits als Dateien vorliegen, können im Notfall sehr hilfreich sein. Insbesondere bei gesetzlichen Nachweisen oder anderen wichtigen Geschäftsdokumenten ist es sinnvoll, sie in fertiger Dokumentform vorzuhalten.

Wichtig ist deshalb, dass eine Software wichtige Geschäftsvorfälle in Form von Dokumenten ablegt und diese so speichert, dass sie geschützt sind, nicht einfach gelöscht und nicht bei jedem Abruf neu generiert werden. Werden sie neu generiert, sollten sie sauber versioniert werden. So entsteht von Anfang an eine sichere Dokumentenhistorie.

Wenn beispielsweise Angebote oder Rechnungen erstellt, bestimmte Masken ausgefüllt oder Protokolle, Dokumentationen und Berichte geschrieben werden, kann automatisch im Hintergrund eine PDF-Ausgabe stattfinden. Diese Dokumente lassen sich in individueller Software sehr genau nach dem eigenen Design und den eigenen Anforderungen gestalten und sauber ablegen.

Was bringt ein Portal für Kunden und Lieferanten?

Ein Portal kann eine massive Auswirkung auf die Produktivität des Unternehmens haben, weil Kunden oder Lieferanten Arbeit abnehmen beziehungsweise unnötige Arbeitsschritte vermieden werden. Ob ein Lieferant etwas liefern oder ein Kunde etwas bestellen möchte: Die benötigten Informationen müssen auf irgendeine Art bereitgestellt werden.

Das lässt sich so gestalten und programmieren, dass sogar Kunden und Lieferanten selbst weniger Arbeit damit haben. Sie können ihre Bestellungen oder Lieferungen schneller und leichter eintragen, als sie es normalerweise per E-Mail, telefonisch oder auf andere Art tun würden. Mit Ausfüllhilfen, Spracheingabe, Produktkonfiguratoren und Templates nehmen Sie ihnen sehr viel Arbeit ab.

Dadurch, dass diese Personen ihre Eingaben nicht in eine E-Mail schreiben, sondern direkt in die Software eingeben, muss kein eigener Mitarbeiter das Ganze anschließend manuell übertragen. Plausibilitätsprüfungen lassen sich bereits im Portal einbauen, sodass die Software der externen Person hilft, Eingaben richtig vorzunehmen. Damit entfällt ein kompletter Aufgabenbereich der manuellen Dateneingabe.

Auch weitere Aufgaben können wegfallen: Kunden oder Lieferanten könnten im Portal selbst den Zwischenstand bestimmter Geschäftsvorfälle überprüfen und müssten nicht beim Unternehmen nachfragen. Dadurch sinken Aufwand und Kosten im Support- beziehungsweise Kundenservicebereich deutlich. Mit Chatbots, FAQ-Bereichen oder einer sehr individuellen, KI-gestützten Benutzerhilfe ließe sich zusätzlich ein großer Teil des Kundenkontakts reduzieren.

Wann lohnt sich die Anbindung von Geräten und Hardware?

Sobald Maschinen, Geräte oder Hardware wie Kameras, Mikrofone und Sensoren Daten liefern oder empfangen können, die im Prozess eine Rolle spielen. Eine solche Verbindung kann komplett neue Möglichkeiten schaffen, an die man vorher möglicherweise nicht gedacht hat.

• Sensoren: zum Beispiel um den Kundenverkehr zu zählen.
• Kameras: Qualitätssicherung, Kontrollen und Überprüfungen laufen leichter, wenn alles in einer Software zusammenläuft und KI-gestützt analysiert wird — Warnungen oder Zeitstempel werden direkt in dieselbe Software eingetragen.
• Maschinen: Daten lassen sich auslesen und ins System übernehmen, um beispielsweise Produktivität zu messen. Maschinen können sogar aus der Software heraus gesteuert werden, etwa im Rahmen von Fertigungsprozessen.

Wann gehören die Daten auf eigene Server?

Immer dann, wenn ein Unternehmen wichtige Betriebsgeheimnisse hat, Forschung betreibt oder aufgrund von Vorschriften beziehungsweise aus Eigeninteresse seine Daten bei sich halten will. Unter Verwendung leicht portierbarer Technologien wie beispielsweise Node.js kann eine Anwendung auf den Servern des Unternehmens betrieben werden.

Selbst KI könnte lokal gehostet werden. Bei größeren Unternehmen lassen sich KI-Server oder auch kleinere Rechner bereitstellen, auf denen lokale Sprachmodelle laufen. Diese können miteinander vernetzt und kombiniert werden, um Funktionen zu realisieren, für die ansonsten kommerzielle KI-Modelle mit Abo-Zahlungen genutzt würden.

Häufige Fragen

Fazit

Individuelle Software ist heute keine Frage des Prestiges mehr, sondern eine Frage der Passgenauigkeit. Fertige Software bleibt zwangsläufig allgemein, während jedes Unternehmen eigene Masken, eigene Reihenfolgen, eigene Freigaben und eigene Kennzahlen hat — und sich zusätzlich mit der Zeit verändert. Wer diese Besonderheiten abbildet statt sich ihnen anzupassen, gewinnt genau die Effizienz, die von Software eigentlich erwartet wird.

Sie möchten wissen, welche Ihrer Abläufe sich individuell abbilden lassen und wo eine kleinere Lösung völlig ausreicht? Wir ordnen das im Gespräch ehrlich ein.