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Viele Betriebe buchen noch an der Stempeluhr im Flur, sammeln zum Monatsende Zettelstapel ein oder zahlen für ein System von der Stange ein Abo pro Kopf. Zeitgemäß ist keiner dieser Wege mehr. Heute entsteht das Zeiterfassungssystem individuell aus genau den Bausteinen, die Ihr Betrieb braucht – digital und so gebaut, dass es Pausen, Zuschläge und Salden wirklich erledigt. Ihre Lohnsoftware bleibt und wird angebunden.
am Terminal im Betriebshof, per Chip am Objekt oder komfortabel per Auswahl am Tablet auf der Baustelle – kein Zettel wandert mehr ins Büro.
zwei Pausen am Tag, Feiertagskalender, Übertrag aus dem Vormonat, getrennte Betreuungs- und Verwaltungszeiten – hinterlegt werden genau die Regeln, die Ihr Lohnbüro heute noch von Hand nachrechnet.
einmal beauftragt, danach Ihr Eigentum ohne Lizenzkosten – statt eines Monatsbetrags, der mit jeder Neueinstellung weiter steigt.
Stunden und Zuschläge gehen effizient in dem Format weiter, das Ihr Lohnprogramm einliest – nicht über die Tastatur im Büro.
vom rechnenden Monatsbogen für acht Leute bis zum Zeiterfassungssystem mit Terminal, Freigabestufen und Auswertung für achtzig – wir sagen offen, wenn die kleine Stufe reicht.
Sehr gute Arbeit und Unterstützung durch Formilo und seinen Mitarbeitern!
Hatte ein Problem beim Export interaktiver PDFs aus Indesign - kurz angerufen, schnell und freundlich beraten worden. Top, vielen Dank!
Vom ersten Tag bis zur Vollendung alle Unterlagen, top, schnell und ohne große Unterbrechung ausgeführt. Kann ich nur weiter empfehlen, wenn man Dokumente digitalisiert braucht.
schneller Kontakt, schnelle Abwicklung, gute Kundenbeziehung aufgebaut
Die Umsetzung war einfach und ohne viel Erklärung möglich. Dankeschön!!! Das nächste Mal gerne wieder
Wir haben uns eine Regieberichtvorlage erstellen lassen und es hat alles sehr schnell geklappt. Formilo war jederzeit telefonisch erreichbar und Änderungen wurden fix umgesetzt. Vielen Dank, dass alles reibungslos geklappt hat. Wir kommen gerne jederzeit bei Bedarf auf Sie zurück und werden Sie auch weiterempfehlen.
Wer „Zeiterfassungssystem" sucht, hat das Grundproblem längst erkannt. Was fehlt, ist eine ehrliche Antwort auf die Frage: Womit denn nun – App, Terminal, Chip oder Browser? Und was davon passt zu einem Betrieb dieser Größe?
Stundenzettel einsammeln, entziffern, addieren, nachfragen, abtippen – Arbeit, die niemand bezahlt und in keiner Auswertung auftaucht.
Wer erst am Monatsende sieht, wie viel gearbeitet wurde, kann nicht mehr gegensteuern. Regiestunden ohne sauberen Nachweis werden nicht bezahlt, die Rechnung geht später raus, das Geld kommt später an.
arbeitsrechtlich zulässig, organisatorisch schwach. Jede Zelle bleibt jederzeit änderbar, es gibt keine Änderungshistorie und keine Freigabestufe – und ein überschriebener Formelbezug rechnet monatelang unbemerkt falsch.
Wer von der Stange kauft, biegt Zeitmodelle, Objekthierarchie und Zuschlagslogik zurecht, bis sie in fremde Felder passen – oder verzichtet auf genau die Auswertungen, für die er das System wollte.
Jeder neue Name im Dienstplan kostet erneut, jeden Monat, jedes Jahr. Wer wächst, zahlt mehr für dieselbe Kommt-Geht-Buchung.
Unter hundert Beschäftigten gibt es meist keine IT-Abteilung. Terminalauswahl, Einführung, Schulung und die Akzeptanzfrage bleiben beim Inhaber neben dem Tagesgeschäft hängen.
Betroffen ist jeder Betrieb mit gemischten Arbeitsorten und gemischten Zeitmodellen: Handwerk zwischen Werkstatt und Baustelle, Gebäudedienstleister im Objekt, Produktion mit Schicht und Auftragszeit, Logistik zwischen Tour, Lager und Büro, Gastronomie mit Aushilfen, Praxen und Kitas mit Teilzeit und Sonderaufgaben, Behörden und soziale Träger mit tariflichen Regeln.
Der Markt verkauft das Zeiterfassungssystem als ein Produkt: Terminal plus Zeiterfassungssoftware. In Wahrheit sind es vier trennbare Schichten – einzeln betrachtet zeigt sich schnell, wo Ihr Betrieb Bedarf hat.
Wie viel davon Ihr Betrieb braucht, hängt vor allem an der Kopfzahl:
Und der ehrliche Teil: Eine Pflicht zur elektronischen Erfassung gibt es nach geltendem Recht nicht – das Bundesarbeitsgericht hat 2022 festgehalten, dass je nach Tätigkeit und Betrieb Papierform genügt und die Aufzeichnung an die Beschäftigten delegiert werden darf. Wenn Ihr Monatsabschluss mit einem guten Bogen sauber läuft, sagen wir Ihnen das und bauen Ihnen genau diesen Bogen.
Wir sind Dienstleister, kein Anbieter eines fertigen Zeiterfassungssystems. Deshalb setzen wir die Ausbaustufe um, die zu Kopfzahl und Zeitmodell passt – nicht die, die zufällig ein Produktkatalog hergibt.
Uhrzeitberechnung, Kalenderfunktion, Stundenaddition, mehrere Pausenintervalle je Tag, Feiertagskalender, Soll-Ist-Delta, Übertrag aus dem Vormonat, Unterschriftsfelder für Mitarbeiter und Leitung. Genau so gebaut: als einseitiger Monatsbogen für ein Fliesenfachgeschäft und als vierzehnseitiger Jahresbogen für einen sozialen Träger.
der Baustein für alle, die an keinem festen Erfassungspunkt vorbeikommen. Wie dieser Zugangsweg im Alltag aussieht, haben wir auf unserer Seite zur Online-Zeiterfassung ausführlich beschrieben.
Auswahl, Kacheln und Textbausteine statt Tipparbeit – für Baustelle, Objekt, Küche, Gruppenraum und Werkstatt, wo Hände nicht frei und Tastaturen unpraktisch sind. Am Büroarbeitsplatz trägt dieses Argument nicht; dort ist der Browser das bessere Werkzeug.
für Betriebshof, Halle oder Objekteingang. Gängige Terminals und Chipleser binden wir an, Logik und Auswertung dahinter entwickeln wir selbst.
wenn Zeitkonto, Abwesenheitsanträge mit Freigabe, Schichtmodelle, Rollenrechte und Auswertungen zusammenhängen sollen – vom schlanken Tool bis zur vollwertigen React-Anwendung, die mitwächst.
Stunden, Zuschläge und Abwesenheiten gehen als CSV, Excel, XML oder JSON in dem Aufbau hinaus, den Ihre Lohnabrechnung erwartet – oder per Schnittstelle, Webhook oder API direkt ins ERP. Ihre Lohnsoftware bleibt, wir schließen die Lücke davor.
Diese Entscheidung treffen Sie, nicht wir – die Abwägung dazu samt der Pflichten, die daran hängen, steht auf der Seite zur Online-Zeiterfassung.
Welche Bausteine zusammen Ihr Zeiterfassungssystem ergeben, klären wir im Erstgespräch – ausgehend von heutigen Stundenzetteln, Tabellen und Stempelkarten, nicht von einer Featureliste.
kein Sonntagabend mehr für Stundenlisten. Erfasst wird dort, wo gearbeitet wird – nicht später im Büro aus dem Gedächtnis.
Tages- und Monatssummen, Dezimalumrechnung, Pausenabzug, Sollstunden und Saldo rechnen sich selbst – keine Zahlendreher, keine falschen Summen.
Was einmal gebucht ist, wandert ohne Abtippen weiter in Lohn, Rechnung und Nachkalkulation. Jede gesparte Stunde Tipparbeit ist gespartes Gehalt.
Regie- und Serviceleistungen sind mit Zeit, Tätigkeit und – wo nötig – digitaler Kundenunterschrift belegt. Leistung erfasst heißt: Rechnung kann raus.
Beginn, Ende und Dauer je Arbeitstag erfasst, jede Korrektur mit Spur, Aufbewahrung geregelt – ausgerichtet an der Formel des Europäischen Gerichtshofs: objektiv, verlässlich, zugänglich.
Auslastung, Überstundenbestand, Anwesenheits-, Auftrags- und Standzeiten sichtbar – statt einmal im Monat rückwirkend.
Ein sparsames Zeiterfassungssystem wird eher akzeptiert; eines, das mehr sammelt als nötig, weckt Widerstand.
Nach Fertigstellung gehört alles Ihnen, ohne Lizenzkosten – kein Anbieter diktiert Ihnen den Zugang zu Ihren eigenen Zeitbuchungen.
Der Markt rechnet in Beträgen je Nutzer und Monat. Anbieter und Vergleichsportale nennen dafür rund 3 bis 12 Euro je Nutzer und Monat, andere Quellen 2 bis 8 Euro; Terminals werden je nach Technik mit rund 300 bis 2.000 Euro pro Gerät angegeben, Chips und Transponderkarten mit 5 bis 20 Euro je Mitarbeiter. Das sind Marktangaben Dritter, keine Zahlen von uns – aber sie zeigen die Struktur: Ein Abo läuft, solange Sie es nutzen, und es wächst mit jedem neuen Mitarbeiter.
Nutzerzahl mal Monatsbetrag mal zwölf – und dann mal die Jahre, die Sie das Zeiterfassungssystem einsetzen werden. Das ist der Betrag, gegen den eine einmalige Anschaffung antritt.
Die AfA-Tabelle des Bundesfinanzministeriums setzt für Zeiterfassungsgeräte eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von acht Jahren an – ein Orientierungswert, keine starre Vorschrift. Über diesen Zeitraum denkt ein Betrieb solche Anschaffungen; wie Terminal und Programm in Ihrem Fall steuerlich zu behandeln sind, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.
Implementierung, Schulung, Aufpreisfunktionen für Schnittstellen, mobile Erfassung oder Auswertungen, Ersatzchips für verlorene Karten – Positionen, die im Monatspreis nicht auftauchen.
Für den Erfassungsbogen ein Festpreis mit bis zu drei Korrekturschleifen, für größere Ausbaustufen ein Angebot nach gemeinsamer Anforderungsaufnahme – danach Eigentum ohne Lizenzkosten.
Wann was wirkt: Ein einzelner rechnender Erfassungsbogen ist häufig in wenigen Arbeitstagen einsatzbereit – die Addition am Monatsende fällt sofort weg. Ein System mit mehreren Erfassungspunkten, Freigabestufen und Lohnexport braucht länger, weil Zeitmodelle, Rollen und Exportformate vorher festgelegt werden. Dafür verschwindet danach der gesamte Übertragungsweg zwischen draußen und Lohnbuchhaltung.
Wo kostenlose Angebote in der Praxis an ihre Grenze stoßen, ordnen wir auf der Seite zur Online-Zeiterfassung ehrlich ein. Hier zählt die andere Rechnung: eine Anschaffung, die einmal kostet und Ihnen danach gehört, gegen einen Betrag, der jeden Monat und mit jedem neuen Namen auf der Lohnliste weiterläuft.
Wer sich Kaufkriterien für Zeiterfassungssysteme ansieht, findet immer wieder dieselben drei Punkte ganz oben. Es sind genau die drei, die ein fertiges Produkt am schwersten liefern kann.
Ein System, das die Zeiten nicht in dem Aufbau abgibt, den Ihre Lohnabrechnung einliest, spart nichts – es verlagert das Abtippen nur eine Tür weiter. Wir bauen den Export so, wie Ihr Zielsystem ihn braucht, inklusive Zuschlägen, Abwesenheitsarten und Fahrzeiten.
Zwei getrennte Pausenintervalle am Tag, ein hinterlegter Feiertagskalender, Zeitguthaben mit Übertrag aus dem Vormonat, Resturlaub, tarifliche Sonderregeln, getrennt auszuweisende Betreuungs-, Team-, Supervisions- und Fortbildungszeiten – solche Modelle sind real, und sie passen in kein Standardraster. Wir haben genau solche Bögen gebaut.
Ein Zeiterfassungssystem in Ihrem Eigentum wird angeschafft, nicht pro Kopf gemietet – fünf Neue im nächsten Jahr ändern daran nichts.
Dazu kommt der Punkt, der ein „System" überhaupt erst von einem „Formular" unterscheidet: die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Sobald eine technische Einrichtung objektiv geeignet ist, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen, hat der Betriebsrat mitzubestimmen – eine Überwachungsabsicht ist ausdrücklich nicht erforderlich, und auch spätere Änderungen und Erweiterungen lösen das Recht erneut aus. Das ist kein Hindernis, sondern ein Projektschritt. Ein System, das nur erfasst, was wirklich gebraucht wird, lässt sich dabei deutlich leichter verhandeln als eines, das alles mitschneidet, was technisch ginge.
Deshalb bekommen Sie bei uns kein Werkzeug zum Selberbauen, sondern ein fertig eingerichtetes Zeiterfassungssystem: Wir denken Zeitmodell, Freigabe und Lohnexport mit, beraten und setzen um – mit eigenen, spezialisierten Teams einschließlich vollwertiger Softwareentwickler und der Erfahrung aus tausenden Projekten in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Sie zeigen uns, wie heute gebucht wird – Stundenzettel, Tabelle, alte Stempeluhr – und wo die Stunden danach hinlaufen. Wir ordnen ehrlich ein, welche der vier Bausteine Sie wirklich brauchen.
Sollzeiten, Pausen, Zuschläge, Abwesenheiten, Zuordnung auf Auftrag oder Kostenstelle, Rollen und Freigabe. Wo ein Betriebsrat besteht, wird die Mitbestimmung hier eingeplant, nicht erst am Ende.
aufgeschlüsselt nach Bausteinen und Erfassungspunkten, ohne versteckte Posten und ohne laufende Lizenzkosten.
Sie sehen früh einen echten Monatsbogen und rechnen mit Ihren eigenen Stunden gegen, statt Spezifikationen zu lesen.
Pausenlogik, Beschriftungen, Zuschläge und Bedienung werden am realen Arbeitsalltag feinjustiert.
Wir prüfen den Weg bis in die Lohnabrechnung mit echten Daten und begleiten die Einführung, wenn Sie das möchten.
Braucht Ihr Zeiterfassungssystem mehrere Standorte, Schichtmodelle oder Rollen, steht vor dem Entwurf ein gemeinsam erarbeitetes Lastenheft – kalkuliert als Festangebot oder, bei sehr dynamischen Vorhaben, auf Stundenbasis.
Nein. Verpflichtend ist, dass ein System zur Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit eingeführt wird. Zur Form hat das Bundesarbeitsgericht 2022 ausdrücklich festgehalten, dass je nach Tätigkeit und Betrieb Papierform genügen kann und die Aufzeichnung an die Beschäftigten delegiert werden darf. Kursierende Aussagen, elektronische Erfassung sei inzwischen ab einer bestimmten Betriebsgröße Pflicht, beziehen sich auf einen Referentenentwurf zum Arbeitszeitgesetz, der nicht in Kraft getreten ist.
Rechtlich ist eine Tabelle zulässig. Praktisch fehlen ihr Änderungshistorie, Freigabe und Zugriffsrechte, und Formelfehler bleiben oft lange unbemerkt. Das ist ein Organisations-, kein Rechtsargument – und für viele Betriebe trotzdem der eigentliche Grund zu wechseln.
Mindestens zwei Jahre nach § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG, der die Aufzeichnung bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertags verlangt. Fristen für Lohnunterlagen klärt Ihre Steuerberatung.
Für geringfügig Beschäftigte und für die in § 2a SchwarzArbG genannten Branchen – unter anderem Bau, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe, Gebäudereinigung, Fleischwirtschaft, Messebau und Forstwirtschaft. Ausnahmen regelt die MiLoDokV bei einem verstetigten regelmäßigen Bruttomonatsentgelt über 4.461 Euro sowie über 2.974 Euro, wenn dieses für die letzten zwölf vollen Monate nachweislich gezahlt wurde.
Ja, § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG greift bei Einführung, Änderung und Erweiterung, sobald das System objektiv zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet ist. Wir planen den Schritt von Anfang an ein und halten den Erfassungsumfang bewusst sparsam – das macht die Betriebsvereinbarung einfacher.
Das ist die riskanteste Variante: Biometrische Merkmale sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO, und das Arbeitsgericht Berlin hat 2019 entschieden, dass ein berechtigtes Interesse ihre Verarbeitung in einem Zeiterfassungssystem nicht trägt. Chip, PIN oder QR-Code sind in aller Regel der bessere Weg.
Nur eingeschränkt. Eine dauerhafte Standortüberwachung und jede Erfassung außerhalb der Arbeitszeit sind unzulässig; als Grundlage werden Betriebsvereinbarung oder freiwillige Einwilligung diskutiert. Rechtsgrundlage für Arbeitszeitdaten insgesamt ist Art. 6 Abs. 1 DSGVO – lit. c für die gesetzlich gebotene Aufzeichnung, lit. f für darüber hinausgehende Auswertung.
Ja, aber nicht auf dieser Seite: Zugangswege, Betriebsmodelle und die Datenschutzfragen, die daran hängen, haben wir vollständig auf der Seite zur Online-Zeiterfassung aufgeschrieben. Hier geht es um die Systemwahl selbst – Bausteine, Zeitmodell, Freigabe, Weitergabe.
Das entscheidet der Ort, an dem gebucht wird, nicht die Technik. Kommen alle morgens über den Betriebshof, ist ein fester Erfassungspunkt mit PIN oder Chip stabil und günstig. Fährt die Kolonne direkt zum Objekt, ist derselbe Punkt wertlos. In den meisten Betrieben mischen wir zwei Wege und führen beide in dieselbe Auswertung.
Sie bleibt und wird angebunden: Wir schließen die Erfassungslücke vor Ihrer Lohn- und Branchensoftware und übergeben Stunden, Zuschläge und Abwesenheiten per Export, Schnittstelle oder Webhook.
Ja, das ist der Regelfall. Viele Betriebe starten mit einem rechnenden Erfassungsbogen oder einem Webformular und ergänzen später Freigabe, Auswertung, Abwesenheitsverwaltung oder weitere Erfassungspunkte. Der Aufbau wird von Anfang an so gewählt, dass er mitwachsen kann.
Ja. Nach Fertigstellung geht es vollständig in Ihr Eigentum über, es fallen keine wiederkehrenden Lizenzkosten an. Spätere Anpassungen sind möglich, aber nicht verpflichtend – und werden nach Aufwand abgerechnet.
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