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Ihre Zeiterfassung online – aber auf wessen Server?
Beim Gratis-Zugang entscheidet der Anbieter über Ihre Stunden.
Was im gemieteten Konto fehlt, merken Sie meist erst beim Monatsabschluss: Der Export liefert Summen ohne Korrekturverlauf, die zweite Niederlassung kostet extra, eigene Pausenregeln passen nicht und das Lohnbüro tippt ab.
Wir entwickeln Ihre Online-Zeiterfassung maßgeschneidert: im Browser an jedem Arbeitsort, auf Ihre Abläufe abgestimmt, gespeichert, wo Sie bestimmen. Auf Wunsch gehen die Stunden aller Standorte direkt in Lohnprogramm und Nachkalkulation.
Wir haben für unser Unternehmen, Formulare benötigt. Was soll ich sagen? Ultra schnelle und mega nette Bearbeitung von Formilo. Wir haben immer schon nach einer Lösung gesucht und nun gefunden. Ich kann nur jeden empfehlen, der beschreibbare PDFs benötigt, mit Formilo zu arbeiten. Absolute Empfehlung, wir kommen gerne wieder.
Super Service alles genau so umgesetzt wie gewünscht. Nur zu Empfehlen
Ich bin beeindruckt von der Detailgenauigkeit und dem Fachwissen des Formilo-Teams. Sie haben nicht nur ein PDF Formular erstellt, sondern es wirklich verbessert und auf ein Software-Niveau gebracht. Die Multimedia- und Datenbankfunktionalitäten sind beeindruckend! Sehr zu empfehlen.
Großes Lob an Herrn Bayram. Alle Wünsche wurden optimal zeitnah umgesetzt. Gerne wieder!
Hatte ein Problem beim Export interaktiver PDFs aus Indesign - kurz angerufen, schnell und freundlich beraten worden. Top, vielen Dank!
Absolut perfekte, grandiose Arbeit. Wirklich top und absolut empfehlenswert.
Ein Online-Konto für die Zeiterfassung ist in Minuten angelegt. Gebaut wurde es aber für tausende Betriebe – und damit für keinen Ihrer Standorte genau. Woran es im Alltag hakt, zeigt sich meist erst nach der Testphase:
Projektcockpit, Schichtplaner, Reisekosten, Chat – wer nur Kommen und Gehen braucht, klickt sich durch Menüs fürs Büro. Genutzt werden davon nach unserer Erfahrung oft nur 10–30 %.
Zwei Pausenblöcke je Dienst, Betreuungszeiten je Einrichtung, Sollstunden je Dienststelle: Was das Standardraster nicht kennt, landet im Kommentarfeld.
Wer Korrekturen prüft, wer gegenzeichnet und wann das Lohnbüro übernimmt, bildet das Programm nicht ab. Also erinnern Filialleitungen per Mail und Telefon.
Die Filiale im Nachbarort führt ihre Tabelle fort, Aushilfen bleiben beim Zettel, Projektzeiten stehen in einer Nebenliste – und das Büro führt alles von Hand zusammen.
Die Filialleitung sieht oft alle Standorte oder keinen, Aushilfen sehen fremde Zeiten, und wer korrigieren darf, ist für alle gleich festgelegt.
Gezählt wird Anwesenheit pro Person. Ihre Frage ist eine andere: Welcher Standort baut Überstunden auf, welches Objekt frisst mehr Stunden als kalkuliert?
Betroffen sind vor allem Betriebe, deren Arbeit an vielen Orten stattfindet: Handwerk zwischen Werkstatt und Kundenbaustelle, Gebäudereinigung in Dutzenden Objekten, Handel mit Filialen und Aushilfen, Logistik zwischen Tour, Lager und Büro, soziale Träger mit mehreren Diensten und jedes Büro mit Homeoffice-Tagen.
Kommen und Gehen per Klick buchen kann jedes Online-Konto. Eine für Ihren Betrieb entwickelte Online-Zeiterfassung rechnet dagegen mit Ihren Standorten, Ihren Zeitmodellen und Ihrem Freigabeweg.
Filiale, Objekt oder Homeoffice hängen an jeder Kommen-Buchung – die Auswertung je Standort entsteht von selbst.
Ihre Objekte und früheren Buchungen kennt die KI; sie schlägt den Einsatzort vor und formt aus Stichworten eine Tätigkeitsangabe.
Im Lieferwagen „Filiale Südstadt, ab Viertel nach sechs“ sagen – die Zeiterfassung trägt Standort und Beginn selbst ein.
Korrekturen prüft die Standortleitung, die Dienststelle zeichnet gegen, das Lohnbüro schließt ab – jeder sieht nur seinen Schritt.
Wochenstunden laut Vertrag, Feiertage Ihres Bundeslandes und das Guthaben aus dem Vormonat rechnet die Software in jeden Monat weiter.
Überschneidende Buchungen, fehlende Pausen oder Tage über Ihrer Tagesgrenze werden gemeldet, bevor der Monat schließt.
Den Monatsnachweis aus der Online-Zeiterfassung erhalten Mitarbeitende und Vorgesetzte als PDF – eine solide Grundlage, mehr noch nicht.
Stunden, Abwesenheiten und Salden laufen in dem Aufbau, den Ihr Lohnprogramm oder Ihre Steuerberatung einliest. Ihr Lohnprogramm bleibt.
Jeder Abschluss wandert von selbst als PDF in Ihr Dateimanagement- oder DMS-System, nach Person, Standort und Monat sortiert – Nachfragen klären sich ohne Suchen.
Sämtliche Standorte buchen in eine gemeinsame Datenbasis statt in einen weiteren Datentopf – das Fundament für Auswertungen und spätere KI.
ERP und Projektsoftware binden wir per API oder Webhook an, der Export als CSV, JSON oder XML enthält den Korrekturverlauf – auch ohne fertigen Anschluss.
Diensthandy, Tablet oder PC mit Browser genügen, ob Android, iPhone, Mac oder Windows. Nichts wird installiert, niemand muss sein Privathandy nehmen.
Große Schaltflächen und Listen statt Tastatur, Kommen und Gehen mit einem Fingertipp: Gebucht wird im Fahrzeug oder beim Kunden, auch mit Arbeitshandschuhen.
Dieselbe Maske wie im Büro, derselbe Datenstand. Der Arbeitsort Homeoffice wird mitgebucht, getrennt von Büro- und Außendiensttagen.
Filiale, Dienststelle oder Objekt buchen in dieselbe Online-Zeiterfassung, jede Leitung sieht ihr Team. Ein neuer Standort ist ein Eintrag, kein neues Gerät.
Im Heizungskeller, im Parkhaus oder auf dem Land merkt sich das Gerät jede Buchung und reicht sie nach, sobald wieder Empfang besteht.
Cloud, Ihr Hosting oder Ihr eigener Server: Sie legen fest, wo die Arbeitszeitdaten liegen. Zugang und vollständiger Export hängen an keinem fremden Konto.
Nicht jeder Betrieb braucht gleich eine Anwendung mit Rollen und Freigaben. Ihre Online-Zeiterfassung kann klein beginnen und in drei Stufen wachsen; jede Stufe arbeitet für sich, die nächste setzt auf ihr auf.
Eine rechnende Buchungsmaske im Browser, per Link oder Lesezeichen: Kommen, Pausen, Gehen, Tages- und Monatssumme und ein PDF-Nachweis zum Monatsende. Typisch für den Handwerksbetrieb mit Werkstatt und Kundenbaustellen, der die Zettel aus den Fahrzeugen loswerden will.
Filialen, Objekte oder Dienststellen buchen in denselben Datenbestand. Jede Buchung trägt ihren Standort, die Zentrale sieht alle, jede Leitung ihr Team, und der Lohnexport kommt aus einer Quelle. Typisch für die Gebäudereinigung mit vielen Objekten oder den Handel mit mehreren Filialen.
Rollen je Standort, Freigaben durch die Dienststellenleitung, Urlaubsanträge, Projektzeiten und die Anbindung an Lohnprogramm und ERP. Kommen ein neuer Standort oder ein neues Zeitmodell dazu, wird erweitert – kein Warten auf die Prioritäten eines Herstellers. Typisch für soziale Träger und Mittelständler mit Niederlassungen.
Arbeiten alle an einem Ort und genügt Ihnen die Monatssumme, reicht oft Stufe 1 – oder ein fertiges Programm. Das sagen wir im Erstgespräch klar, selbst wenn es unseren Auftrag schmälert.
Viele suchen nach „Zeiterfassung online kostenlos“ – verständlich, denn wer zahlt gern für das Aufschreiben von Stunden, die ohnehin gearbeitet werden? Gratis-Tarife enden aber meist bei der Nutzerzahl, bei einem Standort oder beim Funktionsumfang. Danach zählt die Rechnung über die Nutzungsjahre, nicht der erste Monat.
Jede Aushilfe und jede neue Filiale erhöht die Monatsrechnung. Über die Jahre gerechnet heißt das: Monatspreis je Kopf, zwölfmal im Jahr, so lange Sie buchen – plus jeder Standort, der eigens berechnet wird.
Standortauswertung, Freigabestufen oder Lohnexport stecken nicht selten im höheren Paket, eigene Pausenregeln werden zum Zusatzprojekt beim Hersteller, und die Umwege kosten Arbeitszeit, die niemand bucht.
Die Cloud ist wartungsarm, Ihr vorhandenes Hosting-Paket genügt oft schon mit einer Subdomain, der eigene Server nutzt Ihre IT. In keinem Modell zahlen Sie eine Lizenz je Standort oder Kopf.
Fertige Bibliotheken, KI und Cloud haben individuelle Software deutlich schneller und günstiger gemacht. Die Arbeit steckt heute im genauen Fragen – gebaut wird nur, was Ihre Standorte brauchen.
Die Rechnung dahinter: Ihre Online-Zeiterfassung wird einmal entwickelt; ab der Fertigstellung ist sie Ihr Eigentum, ohne Lizenzkosten. Neue Mitarbeitende und neue Standorte kommen in die Liste, nicht in den Vertrag. Laufend bleiben nur der Betrieb am gewählten Speicherort und Erweiterungen, wenn Sie welche wollen.
Ihre Online-Zeiterfassung soll nicht über Monate zusammengeklickt werden, und niemand im Betrieb soll zum Verwalter für Pausenregeln werden. Sie erhalten die fertige Lösung von Spezialisten, die zuerst Ihre Standorte verstehen – mit der Erfahrung aus tausenden Projekten in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
eigene, spezialisierte Teams einschließlich vollwertiger Softwareentwickler – alles aus einer Hand.
Ihre Abläufe verstehen wir vor der ersten Zeile Programmcode.
größere Lösungen je Modul nach der Anforderungsaufnahme.
jemand, der Ihre Niederlassungen und Zeitmodelle kennt.
Wir klären, wo heute gebucht und nachgetragen wird, wer freigibt und wohin die Stunden Ihrer Online-Zeiterfassung laufen.
Zeitmodelle, Freigaberollen, Speicherort und Lohnexport stehen danach im Lastenheft; darauf baut Ihr Angebot zum ersten Modul.
Das erste Modul entsteht bei unseren Entwicklern; den Lohnexport prüfen wir mit echten Stunden, dann übergeben wir es betriebsbereit.
Ihre neue Online-Zeiterfassung kommt nicht an einem Stichtag an alle Standorte. Sie wächst dort hinein, wo der Wechsel am leichtesten fällt.
Mitarbeiterlisten, Sollzeiten, Resturlaub und Zeitguthaben übernehmen wir aus Ihren Tabellen oder dem bisherigen Online-Konto, soweit es sich exportieren lässt.
Zuerst bucht eine Filiale, eine Werkstatt oder eine Dienststelle, die anderen arbeiten wie gewohnt weiter. Was sich dort zeigt, fließt in die nächsten Standorte ein.
Die Einweisung läuft online und wird auf Wunsch aufgezeichnet. Nach dem Login sieht jeder nur seine eigene Buchungsmaske – große Flächen, kaum Freitext.
Die bisherige Lösung läuft parallel weiter, bis der erste Monatsabschluss aus der neuen Online-Zeiterfassung sauber im Lohnprogramm angekommen ist.
Die größte Sorge vor dem Wechsel gilt selten der Technik, sondern den Menschen: der Aushilfe ohne Computererfahrung, dem Kollegen mit wenig Deutsch, der Filialleitung ohne Zeit für Schulungen. Für sie bauen wir die Buchungsmaske so einfach, dass Kommen und Gehen ohne Erklärung funktionieren.
Wir sind auf individuelle Datenerfassung im Tagesgeschäft spezialisiert und sehen die Online-Zeiterfassung deshalb selten als Endpunkt. Die gebuchte Stunde ist der Anfang von Lohn, Leistungsnachweis und Rechnung – also begleiten wir sie bis in die Abrechnung.
Leistungsnachweis für den Kunden, Reisekostenabrechnung und Einsatzplanung entstehen als eigene, getrennte Module neben der Online-Zeiterfassung.
Wer Zeit bucht, meldet auch Fahrten und Leistungen – in derselben Oberfläche, mit denselben Stammdaten, statt in drei Programmen mit drei Passwörtern.
Wir zeigen, was heute im Browser möglich ist – und auf Wunsch den Weg zur größeren Software.
Beides ist möglich. In der Regel buchen Mitarbeitende selbst im Browser; Vorgesetzte dürfen für andere nachtragen, und jeder Nachtrag zeigt, wer ihn gesetzt hat.
Ja. Projekt, Kunde oder Objekt wählt man aus Ihrem eigenen Katalog, auf Wunsch mit dem Merkmal verrechenbar. So steht die Projektsumme für Nachkalkulation und Rechnung bereit.
Wenn Sie das wollen, ja: Ihre Formeln für Rundung, Pausen und Saldo übernehmen wir als feste Rechenregeln – nur überschreibt sie niemand mehr versehentlich.
Ja, über einen Direktlink oder eine Einladung. Sie sehen nur ihre eigenen Buchungen und ihr Projekt; die Stunden landen trotzdem zentral beim richtigen Standort.
Auf Wunsch als eigenes Modul: Urlaubsantrag im Browser, Freigabe durch die Standortleitung, Teamkalender je Filiale – genehmigter Urlaub fließt direkt in den Saldo.
Ja. Fahrer buchen unterwegs, das Lager am Tablet am Tor, Filialen am Filial-PC – jeder mit eigener Maske. Daten aus der Telematik lassen sich zuspielen, wo eine Schnittstelle bereitsteht.
Nein. Was gebaut wurde, ist im Lastenheft festgehalten, Ihre Daten holen Sie per Export oder Schnittstelle heraus, betrieben wird, wo Sie es wollen. Weiterentwicklung durch uns ist ein Angebot.
Das hängt an Zeitmodellen, Rollen und dem Lohnexport. Ein Buchungslink für einen einzigen Standort steht viel früher als eine Anwendung mit Freigabestufen; den Zeitplan nennen wir im Angebot.
Ja, wenn es Buchungen per Schnittstelle oder Export abgibt. Dann laufen Terminal- und Browserbuchungen in dieselbe Auswertung, und niemand führt zwei Listen.
Ja. Nach dem Login sieht jeder seine Buchungen, sein Zeitguthaben und den Resturlaub – die Frage im Lohnbüro, wie viele Überstunden noch offen sind, entfällt.
Bei der Online-Zeiterfassung werden Arbeitszeiten über Browser oder App erfasst und zentral gespeichert, statt in einem lokal installierten Programm oder an einem einzelnen Terminal. „Online“ beschreibt den Zugangsweg, nicht den Inhalt: die Buchung entsteht am Ort der Arbeit – in der Filiale, beim Kunden, im Homeoffice.
Meist buchen die Mitarbeitenden Beginn, Ende und Pausen selbst, Vorgesetzte prüfen und korrigieren, die Lohnbuchhaltung übernimmt Monatswerte mit Abwesenheiten und Saldo. Wird zusätzlich auf Projekte oder Kunden gebucht, spricht man von Projektzeiterfassung – der Grundlage für Kalkulation und Abrechnung.
Abzugrenzen ist die Online-Zeiterfassung vom Zeiterfassungssystem, zu dem häufig Terminals, Chips oder Ausweise am Standort gehören, und vom digitalen Tachographen, der bei Fahrern die Lenk- und Ruhezeiten aufzeichnet. Oft werden die Wege kombiniert: Terminal am Betriebshof, Browser unterwegs, und alle Buchungen laufen in einem gemeinsamen Datenbestand zusammen.
Jede Arbeitsstunde, die erst am Monatsende aus dem Gedächtnis entsteht oder von einer Liste in die nächste wandert, macht Lohn und Kalkulation ein Stück ungenauer. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam, wo Ihre Leute heute buchen – gern auch auf die Zeiterfassung online, die Sie gerade ausprobieren. Danach wissen Sie, ob ein fertiges Programm genügt oder welchen Preis Ihre eigene hätte.
Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail – wir melden uns in der Regel am selben Arbeitstag.
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