Sonntagabend am Küchentisch: zwölf Zettel in die Excel-Liste tippen, fehlende Stunden per WhatsApp erfragen. In Handwerk, Bau und Gebäudereinigung ist das vielerorts noch Alltag. Zeitgemäß ist dieser Umweg nicht mehr — und eine Abo-App von der Stange kennt Ihre Objekte und Zuschläge selten.
Was heute trägt, ist eine digitale Zeiterfassung, die individuell für Ihren Betrieb entwickelt wird und den Weg vom Einsatzort ins Lohnbüro wirklich erledigt. Lohnprogramm und Steuerberater bleiben, wie sie sind — die Stunden kommen dort angebunden an, statt abgetippt zu werden.
Per Fingertipp am Objekt, auf dem Gerüst oder im Fahrzeug — komfortabel gebucht und sofort im Büro sichtbar.
Lohnbüro oder Steuerberater erhalten geprüfte Stunden als Datei — kein Abtippen, kein Nachtelefonieren am Montag.
Jede Buchung hängt an Baustelle, Objekt oder Auftrag — so werden die Daten für Ihr nächstes Angebot nutzbar.
Festpreisangebot für Monatsbogen oder Erfassungstool, danach Eigentumsübergabe ohne Lizenzkosten.
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Die Zusammenarbeit klappt super! Man bekommt fast taggleich eine Rückmeldung bzw. seine PDF-Dateien zurück. Auch bei Rückfragen sind sie sehr geduldig beim Erklären.
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Ein Wochenzettel ist schnell ausgefüllt. Teuer wird erst sein Weg ins Lohnbüro — und den spart die digitale Zeiterfassung jedem Betrieb, dessen Leute draußen arbeiten.
drei Baustellen an einem Tag, der Wochenzettel wird am Freitag aus dem Gedächtnis nachgetragen. Was am Dienstagnachmittag wirklich war, weiß niemand mehr genau.
vierzig kleine Objekte, Randzeiten, Teilzeit- und Minijobkräfte, Objektwechsel mitten in der Schicht. Der Nachweis, wer wann wo war, existiert nur auf Papier — irgendwo.
Kolonne auf der Baustelle, kein Netz, Handschuhe an den Händen. Erfasst wird abends, wenn überhaupt.
sechs Angestellte, keine IT, dafür Teilzeitmodelle, Zeitkonten und Urlaubsanspruch, die jemand von Hand fortschreibt.
Und dann beginnt zwischen Baustelle und Lohnbüro die Arbeit, die niemand in Rechnung stellt:
Vom Gerüst bis ins Lohnbüro vergehen Tage — und mit jedem Tag wächst die Wahrscheinlichkeit, dass er nass, unleserlich oder gar nicht mehr auffindbar ist.
Abtippen erzeugt Zahlendreher, Zahlendreher erzeugen eine falsche Lohnabrechnung und falsche Rechnungen — und die fallen erst auf, wenn sie draußen sind.
Eine Regiestunde, die nicht erfasst ist, kann nicht abgerechnet werden. Ihr Geld liegt so lange in einem Ordner im Handschuhfach.
Ohne Ist-Stunden je Auftrag wissen Sie erst nach Monaten — oder nie —, welcher Auftrag sich getragen hat. Das nächste Angebot entsteht auf Gefühl.
Ein handschriftlicher Wochenzettel ist ein schwaches Beweismittel; ein verlorener ist gar keines.
Die Abtipp-Stunde des Inhabers am Sonntagabend steht in keiner Kalkulation. Bezahlt wird sie trotzdem — mit Feierabend und Wochenende.
Rund um die digitale Zeiterfassung wird viel mit Angst gearbeitet: angebliche Pflichten, Fristen, Bußgeld-Countdowns. Wir halten das für den falschen Weg — und sagen Ihnen deshalb sachlich, was tatsächlich gilt.
Das Bundesarbeitsgericht hat in seinem Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) ausdrücklich festgehalten, die Erfassung müsse nicht ausnahmslos und zwingend elektronisch erfolgen — je nach Tätigkeit und Betrieb können Aufzeichnungen in Papierform genügen (Rn. 65).
Derselbe BAG-Beschluss stellt klar, dass die Aufzeichnung an die Beschäftigten delegiert werden darf. Einrichten, vorhalten und kontrollieren bleibt Ihre Aufgabe.
Das viel zitierte „Stechuhr-Urteil" (C-55/18) fordert ein objektives, verlässliches und zugängliches System — von „elektronisch" ist dort keine Rede; Adressaten sind zudem die Mitgliedstaaten.
Was an Übergangsfristen und Beschäftigtenschwellen kursiert, stammt aus einem Referentenentwurf des Ministeriums, den dieses selbst als interne Arbeitsfassung bezeichnet. Wir nennen Ihnen solche Zahlen deshalb nicht als geltendes Recht.
Weder Arbeitszeitgesetz noch Mindestlohngesetz schreiben eine Form vor. Die Schwächen von Excel sind real — keine Änderungshistorie, überschreibbare Formeln, parallele Versionen —, aber das ist ein Qualitätsargument, kein Rechtsargument.
Der Begriff stammt aus dem steuerlichen Archivierungsrecht und betrifft Buchführung und Lohnkonto, nicht die Arbeitszeitaufzeichnung.
Eine Befreiung nach Beschäftigtenzahl kennt das geltende Recht nicht. Befreiungen gibt es entgeltbezogen nach der MiLoDokV — ab einem verstetigten Bruttomonatsentgelt über 4.461 €, oder über 2.974 €, wenn dieses für die letzten zwölf vollen Monate nachweislich gezahlt wurde — sowie für nahe Angehörige des Arbeitgebers.
Dieser Rahmen betrifft die Nichtzahlung des Mindestlohns. Für Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG liegt er bei 50.000 €. Und eine Beweislastumkehr im Überstundenprozess hat es nie gegeben.
Bleibt die ehrliche Antwort: Der Zusatznutzen der digitalen Zeiterfassung ist nicht rechtlicher, sondern betriebswirtschaftlicher Natur. Sie erfüllen dieselbe Pflicht — nur ohne Transport, ohne Abtippen und mit einer Auswertung, die Sie vorher nie hatten. Den vollständigen Rechtsrahmen samt Fristen und Aufbewahrung haben wir auf unserer Seite zur Zeiterfassung zusammengestellt. Die rechtliche Bewertung Ihres Einzelfalls bleibt bei Ihnen und Ihrem Berater — wir setzen um, was Sie brauchen.
Wir verkaufen Ihnen kein Zeiterfassungsprodukt. Wir entwickeln genau die Stufe, die Ihr Betrieb trägt — und bauen sie aus, wenn Kolonne und Objektliste wachsen.
ein sauber gebauter Erfassungsbogen, der mitrechnet. Datum und Wochentag per Kalender, Dauer aus Beginn und Ende, Pausen automatisch abgezogen, Wochen- und Monatssumme von allein, Unterschriftsfeld. Läuft als Datei, ohne Hosting, ohne Login, auch offline.
die Online-Zeiterfassung im Browser oder auf dem Gerät der Mannschaft — Anmeldung am Objekt per Code oder Tag, Auswahl von Baustelle und Kostenstelle aus Ihrem Katalog, Freigabe durch den Vorarbeiter, Export an Lohn und Steuerberater.
die vollständige Erfassungsstrecke mit Zeitkonten, Soll-Ist-Vergleich, Übertrag über Monate und Jahre, Abwesenheitsarten, Zuschlagsregeln, Auswertung je Auftrag und Anbindung an Ihre vorhandenen Systeme.
Was jede Stufe der digitalen Zeiterfassung mitbringt, weil der Alltag auf Baustelle und Objekt es verlangt:
große Flächen, Start und Ende per Fingertipp, Auswahl statt Tippen — bedienbar mit Arbeitshandschuhen, auf der Leiter, in Eile.
im Rohbaukeller, in der Halle, auf dem Land. Sobald wieder Netz da ist, gleicht sich jede Buchung ab.
Pausenabzüge, Tages-, Wochen- und Monatssummen, Zeitsaldo — automatisch, in geschützten Feldern, die niemand versehentlich überschreibt.
Baustelle, Objekt, Kostenstelle oder Projekt per Auswahl aus Ihrem Katalog — daraus entsteht die Nachkalkulation ohne einen einzigen Zusatzschritt.
Unterschrift von Mitarbeiter, Vorgesetztem oder Kunde direkt am Gerät, Foto als Nachweis, Zeitstempel im Hintergrund.
Freigabe-Workflow, Hinweis bei vergessenen Buchungen und unplausiblen Zeiten, nachvollziehbare Korrekturen.
Nutzen vor Technik: Welche Bauform passt, entscheidet Ihr Alltag — feste Betriebsstätte oder wechselnde Einsatzorte, fünf Mitarbeiter oder fünfzig, Einzelbogen oder Jahreskonto.
Und danach: Die Monatswerte gehen als Datei an Lohnabrechnung oder Steuerberater, die auftragsbezogenen Stunden an Rechnung und Nachkalkulation, der unterschriebene Monatsbogen in die Ablage. Ihre bestehende Handwerker-, Branchen- oder Buchhaltungssoftware bleibt, wo sie ist — wir ergänzen die Erfassungsschicht davor und übergeben sauber. Was in Ihrem Fall am besten passt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch.
Kein Zettelstapel am Küchentisch, kein Monatsabschluss als Kraftakt. Die Stunden sind in der digitalen Zeiterfassung bereits verbucht, wenn Sie den Laptop aufklappen.
Jede Arbeitsstunde wird genau einmal erfasst — von der Person, die sie geleistet hat, an der Baustelle oder dem Objekt, wo sie entsteht.
Tagessummen rechnen sich selbst, Beginn und Ende können nicht übersprungen werden, unplausible Zeiten fallen vor dem Absenden auf.
Der Leistungsnachweis ist fertig, bevor der Monteur wieder im Hof steht — die Rechnung geht raus, statt auf Papier zu warten.
Stunden je Baustelle, Objekt oder Kunde auf Knopfdruck — Sie kalkulieren das nächste Angebot mit Zahlen statt mit Erinnerung.
Aufzeichnungen mit Unterschrift und Zeitstempel, je Mitarbeiter und Monat abgelegt — bei Reklamation, Nachtrag oder Zollprüfung in einer Minute vorzeigbar.
Zehn zusätzliche Monteure oder Reinigungskräfte bedeuten keine zusätzliche Bürokraft — und keine zehn zusätzlichen Lizenzen.
Kein zerknitterter Stundenzettel mehr auf der Motorhaube des Bauherrn.
Wir versprechen Ihnen keine Prozentzahlen aus Anbieterbroschüren. Was sich nach dem Abschied vom Wochenzettel wann ändert, lässt sich aber ziemlich genau sagen:
Transport und Abtippen entfallen — die beiden Schritte, die im Papierprozess die meiste Zeit kosten. Rückfragen aus dem Lohnbüro gehen spürbar zurück, weil Pflichtangaben nicht mehr fehlen können.
Der Monatswechsel läuft ohne Sonderschicht. Die Übergabe an Lohnabrechnung oder Steuerberater ist eine Datei statt eines Stapels.
Sie haben zum ersten Mal belastbare Ist-Stunden je Auftrag oder Objekt — und sehen schwarz auf weiß, welche Arbeit sich getragen hat und welche nicht.
Die digitale Zeiterfassung ist eingespielt und wird zur Basis für den nächsten Schritt — Leistungsnachweis, Regiebericht, Materialerfassung, Auswertung.
Zum zeitlichen Rahmen: Kleine Formulare wie ein rechnender Monatsbogen liegen häufig binnen zwei Werktagen vor, die Bearbeitungszeit bewegt sich in der Regel zwischen zwei und zehn Arbeitstagen. Größere Erfassungsstrecken planen wir gemeinsam in Etappen, damit der erste Nutzen früh eintritt und Ihr Team nicht überfordert wird. Und was den Aufwand angeht: Vorhandene Vorlagen sind der beste Start — Ihr bisheriger Bogen ist meist schon die halbe Spezifikation.
Arbeitszeit messen kann jede Stempeluhr. Der Unterschied entsteht dort, wo Ihre digitale Zeiterfassung wissen muss, wie in Ihrem Betrieb gearbeitet wird — und genau dort ist jeder Betrieb anders.
Und wenn Ihr Weg vom Wochenzettel zur Lohnabrechnung heute schon fehlerarm und schnell läuft, sagen wir Ihnen das im Erstgespräch — statt eine Umstellung zu argumentieren, die Ihnen nichts bringt.
Dienstbefreiung, Fortbildung, Kurzarbeit, tarifliche Sonderregeln, Zeitguthaben mit Übertrag über Jahre — Standardumfang endet meist bei Urlaub und Krank.
Baustelle, Objekt, Auftrag, Anlage, Betreuungseinheit — wenn die Zuordnung nicht zu Ihrer Struktur passt, ist die Auswertung wertlos.
Wer direkt zur Baustelle fährt, kommt an keinem Terminal im Betriebshof vorbei. Wer vierzig Objekte betreut, erfasst am Objekt.
Abo-Lizenzen wachsen mit jedem neuen Monteur und jeder Reinigungskraft. Bei uns: Eigentumsübergabe ohne Lizenzkosten.
Sie basteln nichts zusammen und stimmen nichts über Monate ab. Wir denken den Weg von der Baustelle bis ins Lohnbüro mit, beraten und setzen um.
Tausende Projekte in Deutschland, Österreich und der Schweiz, eigene, spezialisierte Teams einschließlich vollwertiger Softwareentwickler, fester Ansprechpartner, bei Formularprojekten bis zu drei Korrekturschleifen im Festpreis.
Bei größeren Vorhaben wie einer digitalen Zeiterfassung mit Schichtmodellen und Zeitkonten erarbeiten wir vorab gemeinsam ein Lastenheft und rechnen je nach Umfang per Festangebot oder auf Stundenbasis ab.
Wir sehen uns Ihren heutigen Wochenzettel, Ihre Einsatzorte und Ihre Abläufe an und ordnen ein, welche Bauform für Sie sinnvoll ist.
Wir zeigen transparent, ob Pausenlogik, Kostenstellen oder Freigabe ohne Zusatzaufwand gehen oder höher zu Buche schlagen — Sie legen den Umfang fest, bevor ein Angebot entsteht.
Klarer Preis für den abgestimmten Erfassungsbogen oder das Tool. Sie beauftragen — oder eben nicht.
Sie bekommen früh einen ausfüllbaren Monatsbogen oder eine Testversion in die Hand, nicht nur eine Beschreibung.
Felder, Beschriftungen, Pausenregel, Rechenlogik — bis es auf Baustelle und Objekt funktioniert.
Kurze Schulung der Kolonne, Hilfe bei der Einführung, Express-Anpassungen, wenn sich Tarif oder Zuschlag ändert.
Eine Pflicht zur elektronischen Erfassung gibt es nicht; das Bundesarbeitsgericht hat ausdrücklich festgehalten, dass Aufzeichnungen in Papierform genügen können. Digital erfassen Sie, weil es Ihnen Arbeit spart — nicht, weil Sie müssen.
Ja, eine Form ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Die Nachteile von Excel liegen woanders: überschreibbare Formeln, parallele Versionen, keine Änderungshistorie, keine Auftragszuordnung — und die Stunden müssen weiterhin von Hand ins Lohnbüro.
Gerade dann. In kleinen Betrieben macht die Erfassung der Inhaber selbst — dort ist die eingesparte Zeit am teuersten. Und die einfache Stufe kostet Sie einmalig einen überschaubaren Festpreis — Anschaffung statt Abo.
Ja. Wir setzen die digitale Zeiterfassung so um, dass sie offline funktioniert und sich abgleicht, sobald wieder Verbindung besteht. Bei der PDF-Variante entfällt die Frage ganz.
Ja, die Aufzeichnung darf an die Beschäftigten delegiert werden. Einrichten, bereitstellen und kontrollieren bleibt Ihre Aufgabe — dafür bauen wir Freigabe und Plausibilitätsprüfung ein.
Der Nachtrag wird als Nachtrag geführt: nachvollziehbar, mit Hinweis für Polier oder Objektleiter und ohne dass die ursprüngliche Buchung spurlos verschwindet.
Als Datei in dem Format, das seine Software verarbeiten kann — CSV, Excel, PDF oder eine Struktur nach Absprache. Das klären wir vorab, damit die Handarbeit nicht an anderer Stelle neu entsteht.
Am liebsten. Ihr heutiger Wochenzettel oder Monatsbogen zeigt uns, wie Sie arbeiten. Wir übernehmen die Struktur, räumen auf, wo es hakt, und bauen die Logik dazu.
Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten und werden auf Art. 6 Abs. 1 DSGVO gestützt. Standortdaten erfassen wir — wenn überhaupt — ausschließlich im Moment der Buchung, nie als laufende Verfolgung. Auf Wunsch bleibt alles auf Ihren eigenen Servern.
Wo ein Betriebsrat besteht, ist die Einführung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmt, weil jedes elektronische System zur Verhaltens- und Leistungskontrolle geeignet ist. Wir liefern die technischen Angaben, die Sie für die Betriebsvereinbarung brauchen.
Für die fertige digitale Zeiterfassung nicht — sie geht vollständig in Ihr Eigentum über. Laufende Kosten entstehen nur dort, wo Sie sie bewusst wählen, etwa beim Betrieb im FormularCenter.
Die bleibt. Wir ergänzen die Erfassung davor und übergeben Stunden und Kostenstellen sauber — per Export, Schnittstelle oder Webhook.
Bringen Sie mit, was Sie heute nutzen: den Wochenzettel, die Excel-Datei, den Monatsbogen. Im kostenlosen Erstgespräch ordnen wir ehrlich ein, welche Stufe digitaler Zeiterfassung zu Ihrem Betrieb passt, was sie ungefähr kostet — und ob sich der Wechsel für Sie überhaupt rechnet.
Unverbindlich und kostenlos, mit festem Ansprechpartner vom ersten Gespräch an.
Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail — in der Regel melden wir uns am selben Arbeitstag.
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