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Ihr Wartungsnachweis soll vor allem eines: gelten.
Nur prüfen ihn Menschen, die bei der Wartung nicht dabei waren.
Und jeder prüft nach eigener Liste, nicht nach den Feldern Ihrer Vorlage: Dem Hersteller fehlt die Ölfreigabe, dem Leasinggeber die Inspektion nach Plan, der Hausverwaltung das Prüfergebnis, dem Auftraggeber die Gegenzeichnung.
Ein individueller digitaler Wartungsnachweis bietet nicht nur Felder: Er fragt ab, was der Empfänger prüft, und geht direkt an ihn. Angebunden an Ihre Software, gehen die Angaben ohne Abtippen in Rechnung und Objektakte.
Auf jeden Fall, ein sehr einfühlsamer Programierer, auch für die Generation Analog
Gute Arbeit. Stets freundlich. Schnelle Umsetzung. Immer wieder gerne.
Wir haben uns eine Regieberichtvorlage erstellen lassen und es hat alles sehr schnell geklappt. Formilo war jederzeit telefonisch erreichbar und Änderungen wurden fix umgesetzt. Vielen Dank, dass alles reibungslos geklappt hat. Wir kommen gerne jederzeit bei Bedarf auf Sie zurück und werden Sie auch weiterempfehlen.
Wir, die Klinnert Gebäudetechnik GmbH, haben bereits mehrere Formulare erstellen lassen. Die freundlichen Mitarbeiter haben sich um jedes kleinste Detail in den gewünschten Dokumenten gekümmert und diese so lange verfeinert, bis ein wirklich überzeugendes Ergebnis entstanden ist. Das Preisniveau ist transparent und fair. Ich kann diesen Service mit gutem Gewissen weiterempfehlen.
Sehr kompetenter und schneller Service. Super Kundenbetreuung. Auf alles wurde reagiert und auch schön erklärt. Sehr zu empfehlen. Dankeschön
Die Zusammenarbeit klappt super! Man bekommt fast taggleich eine Rückmeldung bzw. seine PDF-Dateien zurück. Auch bei Rückfragen sind sie sehr geduldig beim Erklären.
Datum, Stempel und Unterschrift fasst jeder Vordruck. Ob ein Wartungsnachweis beim Hersteller oder Verwalter besteht, entscheidet etwas anderes: was er schon beim Ausfüllen selbst übernimmt.
Kilometerstand, Ölmenge und verbaute Teile laut sagen – der Wartungsnachweis setzt jede Angabe selbst ins passende Feld.
Aus Stichworten macht die KI saubere Arbeitspositionen und meldet vor dem Abschluss, wenn Laufleistung und Intervall nicht passen.
Fahrzeugmodell oder Anlagentyp wählen, und die Positionen nach Herstellervorgabe stehen bereit – jede wird einzeln bestätigt.
Kunde, Fahrgestellnummer oder Anlagennummer stehen schon drin – kein Zahlendreher, an dem später die Zuordnung scheitert.
Tacho, Typenschild oder Wartungsaufkleber im Bild – Beleg für das, was sonst nur Ihr Techniker gesehen hat.
Unterschrieben ist unterschrieben – der Stand ist geschützt, Zeitpunkt und Prüfwert der Signatur sind gespeichert.
Halter, Hausverwaltung oder Leasinggeber erhalten den Wartungsnachweis als PDF, jeder in der Fassung, die er prüft – die Basis, noch nicht alles.
Arbeiten, Teile und Zählerstände laufen per Schnittstelle in Ihre Werkstatt- oder Handwerkersoftware – die Rechnung entsteht ohne Abtippen.
Jeder Nachweis landet als PDF im DMS, der Fahrgestell- oder Anlagennummer zugeordnet – griffbereit, wenn der Garantiefall Jahre später kommt.
Alle Wartungsnachweise fließen in eine zentrale Datenbasis – Auswertungen je Kunde, Modell oder Liegenschaft lassen sich darauf aufsetzen, auch per KI.
Per API, Webhook oder Import/Export (CSV, JSON, XML) binden wir CAFM- und Verwaltungssoftware an und bereiten die Angaben fürs Herstellerportal auf.
Ihre Serviceleitung soll keine Stempelblätter umbauen und kein Risiko tragen – Sie bekommen den fertigen Wartungsnachweis vom Spezialisten für Wartungsformulare. Dass daraus Nachweise werden, die Ihr Kundendienst gern nutzt, belegen tausende Projekte in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Wir klären mit Ihnen, was Hersteller, Leasinggeber und Verwalter prüfen, und bauen jedes Kriterium mit ein.
Vor dem Start kalkuliert, bis zu drei Korrekturschleifen im Preis.
Nach Fertigstellung gehört Ihr Wartungsnachweis ganz Ihnen.
Eine Person, die Ihren Kundendienst und Ihre Empfänger kennt.
Wir sichten Ihre bisherigen Wartungsnachweise samt den Kriterien Ihrer Empfänger und ordnen Funktionen und Aufwand offen ein.
Sie erhalten ein unverbindliches Festpreisangebot. Danach testet Ihr Kundendienst den ersten Entwurf direkt an Hebebühne oder Kessel.
Bis zu drei Korrekturschleifen, dann geht der fertige Wartungsnachweis an Ihre Techniker – kleine Vordrucke oft binnen weniger Werktage.
Ein Wartungsnachweis steht am Ende einer Kette, die bei der Annahme beginnt. Als Spezialist für individuelle Datenerfassung lösen wir das ganze Thema im Kundendienst: Nachweis, Bericht und Abrechnung, von der Werkstatt bis zum Empfänger.
Jeder Empfänger prüft anders – Herstellervorgaben, Leasingkriterien und Wartungsverträge passen kaum in einen Standardbaukasten.
Werkstattauftrag, Annahme-Checkliste und Wartungsprotokoll setzen wir als eigene Dokumente um – auf Wunsch bis zu einer größeren Softwarelösung.
Wir schlagen vor, was Ihren Mechanikern und Technikern Tipparbeit erspart, statt nur alte Kästchen abzubilden.
Ja. Ob Stempelblatt, Word- oder Excel-Datei, PDF oder Durchschreibeblock – Ihr bisheriger Nachweis ist der Ausgangspunkt, wir bauen ihn deutlich besser neu auf.
Meist nein: Auch eine freie Werkstatt darf nach EU-Recht in der Garantiezeit warten, wenn sie die Herstellervorgabe einhält. Ausnahmen: Rückrufe und eigene Regeln im Leasingvertrag.
Das Gebäudemodernisierungsgesetz verlangt regelmäßige Wartung, aber kein festes Intervall. Schriftlich festzuhalten ist die Heizungsprüfung älterer Anlagen in Häusern ab sechs Wohnungen.
Nein, die gesetzliche Mängelhaftung hängt an keinem Stempel. Nach VOB/B gelten für wartungsrelevante Anlagenteile aber nur zwei Jahre, wenn nicht der Auftragnehmer wartet.
Nein, der Eintrag dort läuft weiter über das Portal der Marke. Ihr Nachweis hält die Angaben dafür bereit und dient als Beleg, wo ein Hersteller keine Fremdeinträge zulässt.
Dort, wo Sie es festlegen – auf Wunsch auf Ihren eigenen Servern. Kennzeichen, Anschriften der Liegenschaften und Unterschriften sehen nur die Rollen, die Sie freigeben.
Ausgestellt wird der Wartungsnachweis vom Fachbetrieb, der gewartet hat: von der Kfz-Werkstatt nach Inspektion oder Kundendienst, die oft mit der Dialogannahme am Fahrzeug beginnt, vom SHK-Betrieb nach der Heizungswartung, vom Elektro- oder Gebäudetechnikbetrieb nach der Wartung von Sicherheitsbeleuchtung oder Dosieranlagen.
Er hält mehr fest als Datum und Unterschrift: das eindeutige Objekt mit Fahrgestell- oder Seriennummer, den Kilometer- oder Zählerstand, die Arbeiten nach Herstellerplan oder Leistungsverzeichnis, verbaute Teile und Betriebsstoffe sowie Firma, Name und Stempel.
Vorgelegt wird er dem Hersteller im Garantiefall, dem Leasinggeber bei der Fahrzeugrückgabe, der Hausverwaltung als Beleg umgelegter Betriebskosten oder dem Auftraggeber eines Wartungsvertrags. Anders als das Wartungsprotokoll mit seinen Messwerten oder das Serviceheft, das die Historie eines Objekts über Jahre führt, betrifft er eine einzelne Wartung und ist auf ihren Empfänger zugeschnitten.
Eine saubere Wartung, die beim Rückgabegutachter oder im Garantiefall nicht zählt, kostet Sie zweimal: Geld und Vertrauen. Das muss nicht so bleiben. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, wie Ihr Wartungsnachweis künftig aussieht, was möglich ist und was er ungefähr kostet – zeigen Sie uns einfach Ihren jetzigen Nachweis, und wir sagen Ihnen konkret, was drin ist.
Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail – wir melden uns in der Regel am selben Arbeitstag.
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