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Im Garantiefall liest der Hersteller Ihr Serviceheft.
Ein Blanko-Heft nimmt jeden Eintrag an – auch den halben.
Auffallen wird jede Lücke erst Jahre später, beim Verkauf oder vor dem Prüfer: ein Stempel ohne Datum, kein Kilometerstand, ein Teiletausch ohne Nummer, eine fehlende Jahreswartung und ein aufgeweichtes Heft im Heizungsraum.
Ein individuell entwickeltes digitales Serviceheft nimmt nicht nur Einträge auf: Es lässt keinen halben zu und bleibt beim Betrieb abrufbar. Auf Wunsch fließt jeder Eintrag weiter in Terminplanung, Wartungsvertrag und Rechnung.
Bewertung für Formilo – Professionelle Dienstleistung und herausragender Service. Ich möchte meine vollste Zufriedenheit mit der Dienstleistung von Formilo zum Ausdruck bringen. Nach einem ausführlichen Telefonat, in dem ich meine Wünsche und Anforderungen klarstellen konnte, wurde meine Unterlagensammlung genau nach meinen Vorstellungen strukturiert und aufbereitet. Besonders beeindruckt hat mich die Schnelligkeit: Bereits am nächsten Tag konnte ich das Ergebnis sehen. Ein großer Vorteil der Dienstleistung ist die Möglichkeit, Anpassungen dreimal vornehmen zu lassen. Meine Vorschläge wurden äußerst sorgfältig berücksichtigt und professionell umgesetzt. Die Qualität der erstellten Dokumente – insbesondere der Leistungsnachweis und die Berichtsvorlage – hat meine Erwartungen übertroffen. Auch die Erstellung der Rechnungen erfolgte professionell und strukturiert. Ich werde die Dienstleistung von Formilo jederzeit wieder in Anspruch nehmen, sei es für meine aktuellen Anliegen oder für zukünftige Projekte. Aufgrund meiner durchweg positiven Erfahrung kann ich Formilo uneingeschränkt zu 100 % weiterempfehlen. Vielen Dank für die hervorragende Arbeit!
Ich bin beeindruckt von der Detailgenauigkeit und dem Fachwissen des Formilo-Teams. Sie haben nicht nur ein PDF Formular erstellt, sondern es wirklich verbessert und auf ein Software-Niveau gebracht. Die Multimedia- und Datenbankfunktionalitäten sind beeindruckend! Sehr zu empfehlen.
Wir haben uns eine Regieberichtvorlage erstellen lassen und es hat alles sehr schnell geklappt. Formilo war jederzeit telefonisch erreichbar und Änderungen wurden fix umgesetzt. Vielen Dank, dass alles reibungslos geklappt hat. Wir kommen gerne jederzeit bei Bedarf auf Sie zurück und werden Sie auch weiterempfehlen.
Sehr gute Arbeit und Unterstützung durch Formilo und seinen Mitarbeitern!
Vom ersten Tag bis zur Vollendung alle Unterlagen, top, schnell und ohne große Unterbrechung ausgeführt. Kann ich nur weiter empfehlen, wenn man Dokumente digitalisiert braucht.
Freundlicher und verbindlicher Kontakt mit schneller Rückmeldung. Ergebnisse einer Formularerstellung überzeugen.
Zeilen zum Abstempeln hat jedes Heft. Der Unterschied beginnt dort, wo Ihr Serviceheft die Vorgeschichte des Objekts kennt, gesprochene Befunde versteht und Ihren Technikern das Tippen abnimmt.
Jeder frühere Service am Objekt chronologisch abrufbar – mit verbauten Teilen, Zählerstand und dem letzten offenen Befund.
Den Eintrag am Kessel oder an der Hebebühne diktieren – das Heft schreibt mit, während der Techniker das Werkzeug einpackt.
Aus drei Stichworten formuliert die KI einen verständlichen Befund und fasst vor dem nächsten Einsatz die Servicehistorie zusammen.
QR-Code an Kessel oder Maschine scannen, das richtige Serviceheft ist offen – keine Verwechslung, keine falsche Anlagennummer.
Typenschild, Verschleißbild, getauschtes Teil – dauerhaft an diesem Service verankert statt irgendwo in der Kamerarolle.
Jeder Eintrag schreibt die nächste Wartung nach Datum oder Kilometerstand fort – und das Heft wächst Jahr für Jahr weiter.
Die Historie eines Fahrzeugs oder einer Anlage geht auf Knopfdruck als PDF an Hersteller, Käufer oder Sachverständigen – das ist erst der Anfang.
Einsätze, getauschte Teile und Technikerstunden laufen per Schnittstelle in Ihr Werkstatt-, Service- oder ERP-System – ohne Zweiterfassung im Büro.
Jeder Eintrag im Serviceheft landet automatisch als PDF im DMS-System, verknüpft mit Fahrzeug oder Anlage – vor jeder Behördenprüfung sofort gefunden.
Alle Servicehefte fließen in eine zentrale Datenbasis – Ausfallmuster je Kesseltyp oder Fahrzeugmodell lassen sich auswerten, auch mit KI.
Per API, Webhook oder Import/Export (CSV, JSON, XML) übernehmen wir Betriebsstunden aus dem Zähler und ganze Fuhrpark- oder Objektbestände.
Ihr Kundendienst soll nicht an Tabellenspalten basteln und das Risiko einer Lücke tragen – Sie bekommen das fertige Serviceheft vom Spezialisten für Servicenachweise. Was Techniker am Objekt wirklich eintragen, kennen wir aus tausenden Projekten in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Wir gehen Ihre Eintragszeilen durch und ergänzen, was Hersteller und Folgetechniker später darin suchen.
Klar kalkuliert, mit bis zu drei Korrekturschleifen am Serviceheft.
Nach Fertigstellung gehört Ihr Serviceheft ganz Ihnen.
Eine Person, die Ihre Objekte und deren Servicehistorie kennt.
Wir sichten Ihr bisheriges Serviceheft samt Teileliste und Wartungsintervallen und ordnen Funktionen und Aufwand offen ein.
Sie erhalten ein unverbindliches Festpreisangebot. Danach folgt der erste Entwurf mit Ihren echten Objektdaten zum Testen.
Bis zu drei Korrekturschleifen, dann startet das Serviceheft am ersten Objekt – kleine Vordrucke oft binnen weniger Werktage.
Im Serviceheft endet jeder Serviceeinsatz, angefangen hat er viel früher. Als Spezialist für individuelle Datenerfassung lösen wir das ganze Thema Kundendienst: vom Anruf des Betreibers über den Einsatz bis zur Rechnung.
Jeder Kundendienst führt Servicehefte anders – Intervalle, Zählerarten und Teilekataloge passen kaum in einen Standardbaukasten.
Serviceauftrag, Wartungsprotokoll und Mängelliste setzen wir als eigene Dokumente um – auf Wunsch bis zu einer größeren Softwarelösung.
Wir bringen ein, was Kfz-Werkstätten und Heizungsbauer heute am Objekt erfassen können, statt Stempelzeilen nachzubauen.
Ja. Ein gedrucktes Heft, eine Excel-Liste oder ein PDF genügt als Ausgangspunkt – wir übernehmen Ihre Spalten und bauen sie deutlich besser neu auf.
Die bisherigen Einträge lassen sich beim Aufbau übernehmen, damit die Historie eines Fahrzeugs oder einer Anlage nicht am Tag der Umstellung beginnt.
Ja, als eigene Eintragung gekennzeichnet. Für Garantie und Kulanz zählt meist nur der Eintrag eines Fachbetriebs – deshalb trennen wir beides über Rollen sichtbar.
Für Prüfaufzeichnungen nach Betriebssicherheitsverordnung genügt seit 2015 die elektronische Form. Was ein Hersteller für seine Garantie verlangt, regeln dessen Garantiebedingungen.
Je nach Objekt: beim Aufzug die gesamte Verwendungsdauer am Betriebsort, bei Kältemittel-Aufzeichnungen mindestens fünf Jahre, bei Arbeitsmitteln mindestens bis zur nächsten Prüfung.
Das Wartungsprotokoll hält einen einzelnen Termin mit Messwerten fest, das Heft die Historie darüber: jeder Service am Objekt über die Jahre. Wir setzen beide um.
Das Serviceheft – auch Scheckheft, Servicebuch oder Kundendienstheft genannt – gehört zu einem Objekt und bleibt dort: am Kessel im Heizungsraum, an der Kälteanlage oder im Handschuhfach. Geführt wird es vom ausführenden Techniker nach jedem Service – bei Heizung und Wärmepumpe jährlich, bei Fahrzeugen und Maschinen nach Laufleistung oder Betriebsstunden.
Je Eintragszeile stehen Datum, Zählerstand, Art des Einsatzes, die durchgeführten Arbeiten, getauschte Teile mit Nummer, Befunde samt Behebung, die nächste Fälligkeit sowie Techniker, Firma und Unterschrift. Der Objektkopf nennt einmalig Typ, Hersteller, Serien- oder Fahrgestellnummer, Inbetriebnahme, Standort und Garantiedauer.
Gelesen wird das Heft vom nächsten Techniker, vom Hersteller im Garantie- oder Kulanzfall und beim Verkauf vom Übernehmer. Anders als der Kfz-Wartungsplan im Fuhrpark, der nach vorn auf Inspektion und HU blickt, schaut das Serviceheft zurück: Es ist der Lebenslauf des Objekts.
Bei Leasingrückgabe und Kulanzantrag zählt nicht, wie gründlich Ihre Techniker waren, sondern was im Heft steht – oft nur die Hälfte. Das muss nicht so bleiben. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, wie Ihr Serviceheft künftig aussieht, was möglich ist und was es ungefähr kostet – zeigen Sie uns einfach Ihr jetziges Heft, und wir sagen Ihnen konkret, was drin ist.
Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail – wir melden uns in der Regel am selben Arbeitstag.
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