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Wer muss wann zur Vorsorge? Das rechnet kein Muster.
Also rechnet das Personalbüro, Kopf für Kopf, Anlass für Anlass.
Ein Rechenfehler fällt oft erst auf, wenn jemand nicht an die Schweißanlage darf: Zweitvorsorge nach sechs Monaten übersehen, Folgefrist ab Tätigkeitsbeginn gezählt, kürzere Arztfrist überlesen, Bescheinigungen von Hand abgetippt.
Ihre individuell entwickelte digitale Vorsorgekartei rechnet die Fristen je Anlass selbst und meldet sich, bevor ein Termin überfällig wird. Auf Wunsch kommen Neueinstellungen direkt aus Ihrer Personalsoftware in die Kartei.
Die Umsetzung war einfach und ohne viel Erklärung möglich. Dankeschön!!! Das nächste Mal gerne wieder
Gute Arbeit. Stets freundlich. Schnelle Umsetzung. Immer wieder gerne.
Die Zusammenarbeit klappt super! Man bekommt fast taggleich eine Rückmeldung bzw. seine PDF-Dateien zurück. Auch bei Rückfragen sind sie sehr geduldig beim Erklären.
Wir haben uns eine Regieberichtvorlage erstellen lassen und es hat alles sehr schnell geklappt. Formilo war jederzeit telefonisch erreichbar und Änderungen wurden fix umgesetzt. Vielen Dank, dass alles reibungslos geklappt hat. Wir kommen gerne jederzeit bei Bedarf auf Sie zurück und werden Sie auch weiterempfehlen.
Bewertung für Formilo – Professionelle Dienstleistung und herausragender Service. Ich möchte meine vollste Zufriedenheit mit der Dienstleistung von Formilo zum Ausdruck bringen. Nach einem ausführlichen Telefonat, in dem ich meine Wünsche und Anforderungen klarstellen konnte, wurde meine Unterlagensammlung genau nach meinen Vorstellungen strukturiert und aufbereitet. Besonders beeindruckt hat mich die Schnelligkeit: Bereits am nächsten Tag konnte ich das Ergebnis sehen. Ein großer Vorteil der Dienstleistung ist die Möglichkeit, Anpassungen dreimal vornehmen zu lassen. Meine Vorschläge wurden äußerst sorgfältig berücksichtigt und professionell umgesetzt. Die Qualität der erstellten Dokumente – insbesondere der Leistungsnachweis und die Berichtsvorlage – hat meine Erwartungen übertroffen. Auch die Erstellung der Rechnungen erfolgte professionell und strukturiert. Ich werde die Dienstleistung von Formilo jederzeit wieder in Anspruch nehmen, sei es für meine aktuellen Anliegen oder für zukünftige Projekte. Aufgrund meiner durchweg positiven Erfahrung kann ich Formilo uneingeschränkt zu 100 % weiterempfehlen. Vielen Dank für die hervorragende Arbeit!
Wir, die Klinnert Gebäudetechnik GmbH, haben bereits mehrere Formulare erstellen lassen. Die freundlichen Mitarbeiter haben sich um jedes kleinste Detail in den gewünschten Dokumenten gekümmert und diese so lange verfeinert, bis ein wirklich überzeugendes Ergebnis entstanden ist. Das Preisniveau ist transparent und fair. Ich kann diesen Service mit gutem Gewissen weiterempfehlen.
Name, Anlass und Datum eintragen lässt jede Liste zu. Entscheidend ist, was Ihre Vorsorgekartei darüber hinaus selbst erledigt – Dinge, die weder Karteikasten noch Tabelle können.
Atemschutz, Vibrationen und Hartholzstaub beim selben Tischler? Die Kartei schlägt einen gemeinsamen Termin vor.
Fotografieren Sie die Vorsorgebescheinigung – die KI liest Datum, Anlass und nächsten Termin aus und meldet, wenn eine Angabe fehlt.
Nach dem Hallenrundgang den Tätigkeitswechsel einsprechen – Name, neue Tätigkeit und Datum landen im richtigen Feld.
Blei, Isocyanate oder Epoxidharze per Auswahl statt Tippen, mit Fundstelle im Anhang der ArbMedVV – die Liste pflegen Sie selbst.
Wann und wie die Angebotsvorsorge angeboten wurde, steht im Eintrag; lehnt jemand ab, legt die Kartei das nächste Angebot schon an.
Fehlt eine Pflichtvorsorge, zeigt die Kartei Rot – Meister und Schichtleitung sehen nur die Ampel, keine Anlässe oder Termine.
Vor jedem Termin erhält der Betriebsarzt einen Auszug aus der Kartei, die Behörde auf Anordnung eine Kopie – die Basis, aber nicht alles.
Vorsorgeanlässe kommen per Schnittstelle aus Ihrer Arbeitsschutz- oder EHS-Software in die Vorsorgekartei, ohne dass jemand sie abtippt.
Jeder Kartei-Auszug landet automatisch als PDF im Dateimanagement- oder DMS-System, sortiert nach Personalnummer und Datum und nur für Berechtigte sichtbar.
Alle Einträge fließen in eine zentrale Datenbasis – offene Pflichtvorsorgen je Standort und Termine je Quartal werten Sie mit KI aus.
Per API, Webhook oder Import/Export (CSV, Excel) binden wir das Firmenportal Ihres Betriebsarztdienstes an – Terminzusagen landen ohne Abtippen in der Kartei.
Ihr Personalbüro soll keine Fristformeln basteln – Sie bekommen die fertige Vorsorgekartei vom Spezialisten, die arbeitsmedizinische Bewertung bleibt bei Ihrem Betriebsarzt. Dass daraus Werkzeuge werden, mit denen wirklich gearbeitet wird, belegen tausende Projekte in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Wir denken Ihren Weg vom Vorsorgeanlass bis zum Arzttermin mit und bringen ein, was Ihnen Arbeit spart.
Für die Kartei fest kalkuliert, mit bis zu drei Korrekturschleifen.
Nach Fertigstellung gehört Ihre Vorsorgekartei ganz Ihnen.
Eine Person, die Ihre Anlässe, Fristen und Abteilungen kennt.
Wir sichten Ihre bisherige Vorsorgekartei samt Anlassliste und Standorten und ordnen Funktionen und Aufwand offen ein.
Sie erhalten ein unverbindliches Festpreisangebot; den ersten Entwurf prüft Ihr Personalbüro gleich mit echten Vorsorgeterminen.
Nach bis zu drei Korrekturschleifen geht Ihre Vorsorgekartei in Betrieb – kleine Vordrucke oft binnen weniger Werktage.
Eine Muster-Vorsorgekartei bleibt ein leeres Raster – Fristen, Angebote und Austritte bleiben bei Ihnen. Als Spezialist für individuelle Datenerfassung lösen wir Dokumentation und Nachweis im Arbeitsschutz, von der Anlassermittlung bis zur Auswertung je Standort.
Jeder Betrieb hat eigene Anlässe – Biostoffe in der Kita, UV-Strahlung am Bau, Tropeneinsätze –, die kaum ein Standardbaukasten passgenau abbildet.
Unterweisungsnachweis, Angebotsschreiben und Betriebsanweisung entstehen als eigene Dokumente – auf Wunsch bis zur durchgängigen Arbeitsschutz-Software.
Wir zeigen, was eine Vorsorgekartei heute kann, statt alte Ergebnis-Spalten nachzubauen.
Ja. Ob Excel-Tabelle, BG-Muster oder Karteikarten – Ihre bisherige Vorsorgekartei ist der Ausgangspunkt, vorhandene Termine übernehmen wir mit.
Ja. § 3 Abs. 4 ArbMedVV lässt die automatisierte Führung zu, und die AMR 3.4 von 2026 nennt die digitale Vorsorgekartei ausdrücklich als Erleichterung für die Organisation der Vorsorge.
In der Regel ja: Bildschirmarbeit ist ein Anlass für Angebotsvorsorge, und sobald Vorsorge stattfindet, ist die Kartei zu führen – unabhängig von der Betriebsgröße.
Bis zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses; danach werden die Angaben gelöscht, soweit keine Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt.
Wer die Kartei nicht, nicht richtig oder nicht vollständig führt, handelt nach § 10 ArbMedVV ordnungswidrig – das Arbeitsschutzgesetz sieht dafür ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro vor.
Der Betriebsarzt auf Verlangen, sonst nur, wen Sie berechtigen – auf Wunsch mit Daten auf Ihren eigenen Servern.
Die Vorsorgekartei führt der Arbeitgeber, meist die Personalabteilung, die Fachkraft für Arbeitssicherheit oder im Kleinbetrieb der Inhaber. Welche Anlässe hineingehören, ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung und dem Anhang der ArbMedVV, etwa Lärm in der Metallverarbeitung oder Feuchtarbeit in der Pflege.
Eingetragen wird nach jedem Termin: Der Betriebsarzt stellt jeder Person eine eigene Vorsorgebescheinigung aus, die nur die Teilnahme bestätigt – eine Sammelliste gibt es nicht. Die Übersicht über alle Beschäftigten entsteht erst in der Kartei. Bei Pflichtvorsorge zeigt sie, ob jemand die Tätigkeit ausüben darf.
Getrennt davon bleiben die ärztlichen Unterlagen mit Befunden, die beim Betriebsarzt liegen, Nachweise über Eignungsuntersuchungen, etwa nach der Fahrerlaubnis-Verordnung, und das Expositionsverzeichnis nach Gefahrstoffverordnung. In die Vorsorgekartei gehört nur, dass, wann und aus welchem Anlass Vorsorge stattgefunden hat, dazu die Stammdaten zur Zuordnung der Person.
Jede Vorsorge, die zu spät auffällt, kann einen Arbeitstag an der Maschine kosten – und Ihrem Personalbüro die Ruhe. Mit fertig gerechneten Fristen planen Sie die Sprechstunde des Betriebsarztes im Betrieb, statt Termine einzeln hinterherzutelefonieren. Zeigen Sie uns im kostenlosen Erstgespräch Ihre jetzige Vorsorgekartei – wir sagen Ihnen konkret, was möglich ist und was es ungefähr kostet.
Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail – wir melden uns in der Regel am selben Arbeitstag.
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