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Hinter jedem Terminvorschlag steht ein Ziel: die Zusage.
Ein Mustertext eröffnet die Abstimmung. Beenden kann er sie nicht.
Zwischen erstem Vorschlag und festem Termin vergehen im Betrieb oft Tage: jeder Gegenvorschlag eine neue Runde, Rückrufe ins Leere, Zusagen auf dem Zettel am Tresen, längst vergebene Zeiten und kein Wort zur Absagefrist.
Eine individuell programmierte digitale Terminvereinbarung erledigt die Abstimmung wirklich – vom freien Zeitfenster bis zur festen Zusage. Auf Wunsch geht jeder vereinbarte Termin weiter an Kalender, Disposition und Praxissoftware.
Ich bin beeindruckt von der Detailgenauigkeit und dem Fachwissen des Formilo-Teams. Sie haben nicht nur ein PDF Formular erstellt, sondern es wirklich verbessert und auf ein Software-Niveau gebracht. Die Multimedia- und Datenbankfunktionalitäten sind beeindruckend! Sehr zu empfehlen.
Sehr kompetenter und schneller Service. Super Kundenbetreuung. Auf alles wurde reagiert und auch schön erklärt. Sehr zu empfehlen. Dankeschön
Wir haben uns eine Regieberichtvorlage erstellen lassen und es hat alles sehr schnell geklappt. Formilo war jederzeit telefonisch erreichbar und Änderungen wurden fix umgesetzt. Vielen Dank, dass alles reibungslos geklappt hat. Wir kommen gerne jederzeit bei Bedarf auf Sie zurück und werden Sie auch weiterempfehlen.
Hatte ein Problem beim Export interaktiver PDFs aus Indesign - kurz angerufen, schnell und freundlich beraten worden. Top, vielen Dank!
Gute Arbeit. Stets freundlich. Schnelle Umsetzung. Immer wieder gerne.
Schnelle und unkomplizierte Hilfe bei der Erstellung eines Abnahmeprotokoll. Vielen Dank.
Höfliche Sätze für Terminvorschlag und Antwort liefert jede Mustersammlung. Entscheidend ist, was zwischen Vorschlag und Zusage passiert – und das übernimmt Ihre Terminvereinbarung selbst.
Der Malermeister spricht im Treppenhaus den nächsten Wohnungstermin ein – Termingrund, Datum und Uhrzeit stehen sofort im Vorschlag.
Aus Terminart und freien Zeitfenstern schreibt die KI den Terminvorschlag – im Ton, der zu Kanzlei, Praxis oder Handwerk passt.
Der Mandant tippt eines der Zeitfenster an, und die Terminzusage steht – ohne dass das Sekretariat zum Hörer greifen muss.
Passt kein Zeitfenster, schlägt der Kunde selbst eine Zeit vor – der Gegenvorschlag bleibt am Termin, statt in Mails unterzugehen.
Solange ein Terminvorschlag offen ist, bleibt die Zeit für Monteur oder Behandlungsraum reserviert – nach Fristablauf wird sie frei.
Bei der Terminabstimmung mit Kollegen und Kunden zeigt die Auswertung, welcher Termin die meisten Zusagen hat – auf Wunsch anonym.
Die Terminzusage geht mit Ort, Dauer und Ansprechpartner als PDF an Mandant oder Kunde – sauber festgehalten, aber erst die Basis.
Termin, Ressource und Kontakt laufen per Schnittstelle ins PVS, in Ihre Kanzleisoftware oder die Tourenplanung im Handwerk – ohne Abtippen.
Jede Terminvereinbarung landet samt aller Rückmeldungen im DMS, sortiert nach Kunde oder Mandant – was vereinbart war, finden Sie in Sekunden.
Terminvorschläge, Gegenvorschläge, Zusagen und Absagen fließen in Ihre zentrale Datenbasis – per KI sehen Sie, wie viele Runden ein Termin braucht.
Per API, Webhook oder CSV-Export binden wir Ihre Kalender an und stoßen Terminbestätigung und Erinnerung an – Ihr System bleibt.
Ihr Empfang soll keine Mustersätze zusammensuchen und nicht im Kopf behalten, welcher Terminvorschlag offen ist. Sie bekommen die fertige Terminvereinbarung von eigenen, spezialisierten Teams. Dass sich das im Alltag bewährt, belegen tausende Projekte in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Wir denken Ihre Terminabsprache vom ersten Vorschlag bis zur Zusage mit und bringen ein, was Runden spart.
Ihre Terminmaske vorab beziffert, bis zu drei Korrekturschleifen inklusive.
Ihre fertige Terminvereinbarung geht ganz in Ihr Eigentum über.
Eine Person, die Ihren Empfang und Ihre Kundentermine kennt.
Wir sichten Ihre bisherigen Terminvorschläge, Musterbriefe und Kalender und ordnen Funktionen und Aufwand offen ein.
Sie erhalten ein unverbindliches Festpreisangebot. Nach Ihrem Auftrag entsteht der erste Entwurf mit Ihren Terminarten und Zeitfenstern.
Bis zu drei Korrekturschleifen, dann vereinbart Ihr Empfang die ersten Termine damit – schlichte Terminformulare oft in wenigen Werktagen.
Mit der Terminvereinbarung ist erst die Hälfte geschafft: Davor steht die Anfrage, danach die Vorbereitung und der Nachweis beim Kunden. Als Spezialist für individuelle Datenerfassung lösen wir das ganze Thema – vom Terminwunsch bis ins Büro.
Eine Kanzlei stimmt anders ab als ein Malerbetrieb – Terminarten, Kontingente und Zuständigkeiten lassen sich mit einem Baukasten kaum abbilden.
Terminbestätigung, Vorbereitungs-Checkliste und Rapportzettel setzen wir als eigenständige Dokumente um – auf Wunsch bis zur eigenen Software.
Wir zeigen, wie Ihre Terminabsprache mit einer Antwort endet, statt den alten Musterbrief abzutippen.
In der Regel ja: Der Kunde muss zur vereinbarten Zeit da sein. Ein Ausfallhonorar nach § 615 BGB setzt aber voraus, dass Absagefrist und Honorar bei der Terminabsprache vereinbart wurden.
Für „Wann passt es allen?“ oft schon. Datenschützer bemängeln bei einem verbreiteten Gratisdienst: kein auffindbarer Auftragsverarbeitungsvertrag; jeder mit dem Link kann fremde Einträge ändern.
Ja, aber: Schon der Arzttermin gilt den Aufsichtsbehörden als Gesundheitsdatum nach Art. 9 DSGVO. Auf Wunsch läuft Ihre Terminvereinbarung deshalb im eigenen Haus oder auf Servern in Europa.
Für Beratungstermine bewährt: Agenda, Liste der mitzubringenden Unterlagen, Anfahrtsbeschreibung und Parkhinweis. Auf Wunsch hängt Ihre Terminvereinbarung diese Checkliste gleich an die Zusage.
Dann trägt Ihr Empfang das Telefonat in dieselbe Terminmaske ein – ab da läuft der Termin genauso weiter wie eine Zusage, die per Klick kam.
Ja. Viele beginnen mit einem ausfüllbaren Terminformular. Kommen Übersicht, Auswertung und mehrere Nutzer dazu, entsteht daraus nach gemeinsamem Lastenheft eine eigene Terminverwaltung.
Wer schriftlich um einen Termin bittet, nennt Anlass und gewünschten Zeitraum und bietet statt eines einzelnen Termins zwei bis drei Zeitfenster an: „Für unser Gespräch schlage ich Ihnen Dienstag, 9:30 Uhr, vor, alternativ Mittwoch, 14:00 Uhr, oder Donnerstag, 10:00 Uhr.“ Nach DIN 5008 steht das Anliegen kurz in der Betreffzeile.
Die Antwort fällt knapp aus: „Vielen Dank für Ihre Vorschläge – Mittwoch, 14:00 Uhr, passt uns.“ Passt keiner, folgt statt einer blanken Absage der Gegenvorschlag: „Am Mittwoch bin ich verhindert; ginge Donnerstag, 10:00 Uhr?“ Eine Terminänderung nennt den neuen Termin und die eingehaltene Absagefrist.
Im Ablauf liegt die Terminvereinbarung zwischen der Terminanfrage des Kunden und der Terminbestätigung. Ob per Brief, E-Mail, Telefon oder Formular: Jeder Schritt trägt dieselben Angaben – Terminart und Dauer, Ort oder Zugangsdaten, die Beteiligten mit Rückrufnummer und die Bedingungen, unter denen der Termin steht.
Jede Terminabsprache, die über Rückruf und Nachfrage läuft, kostet bezahlte Arbeitszeit, die auf keiner Rechnung auftaucht – Woche für Woche. Das lässt sich ändern. Zeigen Sie uns im kostenlosen Erstgespräch Ihre heutige Terminvormerkung: Wir sagen Ihnen konkret, wie Ihre Terminvereinbarung künftig läuft, was möglich ist und was sie ungefähr kostet.
Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail – wir melden uns in der Regel am selben Arbeitstag.
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