Sie suchen eine kostenlose Spesenabrechnung-Vorlage?
Die Vorlage ist kostenlos. Der Rücklauf aus der Buchhaltung nicht.
Passen Spesenabrechnungen nicht zu den Abläufen, verlieren Unternehmen viel Geld: durch fehlende Belege, veraltete Pauschalen, falsch gerechnete Kilometer, vergessene Mahlzeitenabzüge, Rückfragen vor Freigabe, und späte Erstattung.
Sie brauchen eine Spesenabrechnung, die Pauschalen selbst rechnet, Belege festhält und jede Dienstreise ohne Nacharbeit abschließt. Auf Wunsch digitalisieren und automatisieren wir auch Ihre weiterführenden Prozesse.
Die Zusammenarbeit klappt super! Man bekommt fast taggleich eine Rückmeldung bzw. seine PDF-Dateien zurück. Auch bei Rückfragen sind sie sehr geduldig beim Erklären.
Wir haben uns eine Regieberichtvorlage erstellen lassen und es hat alles sehr schnell geklappt. Formilo war jederzeit telefonisch erreichbar und Änderungen wurden fix umgesetzt. Vielen Dank, dass alles reibungslos geklappt hat. Wir kommen gerne jederzeit bei Bedarf auf Sie zurück und werden Sie auch weiterempfehlen.
Auf jeden Fall, ein sehr einfühlsamer Programierer, auch für die Generation Analog
Bewertung für Formilo – Professionelle Dienstleistung und herausragender Service. Ich möchte meine vollste Zufriedenheit mit der Dienstleistung von Formilo zum Ausdruck bringen. Nach einem ausführlichen Telefonat, in dem ich meine Wünsche und Anforderungen klarstellen konnte, wurde meine Unterlagensammlung genau nach meinen Vorstellungen strukturiert und aufbereitet. Besonders beeindruckt hat mich die Schnelligkeit: Bereits am nächsten Tag konnte ich das Ergebnis sehen. Ein großer Vorteil der Dienstleistung ist die Möglichkeit, Anpassungen dreimal vornehmen zu lassen. Meine Vorschläge wurden äußerst sorgfältig berücksichtigt und professionell umgesetzt. Die Qualität der erstellten Dokumente – insbesondere der Leistungsnachweis und die Berichtsvorlage – hat meine Erwartungen übertroffen. Auch die Erstellung der Rechnungen erfolgte professionell und strukturiert. Ich werde die Dienstleistung von Formilo jederzeit wieder in Anspruch nehmen, sei es für meine aktuellen Anliegen oder für zukünftige Projekte. Aufgrund meiner durchweg positiven Erfahrung kann ich Formilo uneingeschränkt zu 100 % weiterempfehlen. Vielen Dank für die hervorragende Arbeit!
Super Beratung und schnelle Bearbeitung unseres Anliegens. Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit!
Sehr gute Arbeit und Unterstützung durch Formilo und seinen Mitarbeitern!
Kosten in eine Tabelle zu tippen kann jeder. Der Unterschied beginnt dort, wo Ihre Spesenabrechnung Pauschalen und Kilometer selbst rechnet, Belege gleich einliest und Mahlzeiten korrekt kürzt – auf Papier undenkbar.
Die aktuellen Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen sind hinterlegt und werden nach Abwesenheitsdauer korrekt angesetzt.
Strecke eingeben – die Kilometerpauschale rechnet die Abrechnung selbst, ohne Nachschlagen und ohne Rechenfehler.
Gestellte Frühstücke oder Essen zieht das System automatisch ab – genau so, wie es das Finanzamt verlangt.
Quittungen unterwegs einfach abfotografieren und anhängen – nichts geht mehr verloren, kein Nachreichen im Büro.
Aus dem Belegfoto liest die KI Betrag, Datum und Kostenart aus und ordnet sie der richtigen Position zu.
Die fertige Abrechnung geht digital zur Freigabe an die Führungskraft – geprüft und weitergeleitet in Minuten.
Jede Abrechnung geht sauber als PDF mit allen Belegen an Buchhaltung und Lohn – die Basis für die Erstattung, aber nicht alles.
Geprüfte Beträge laufen per Schnittstelle direkt in Ihre Lohn- und Finanzbuchhaltung – ohne dass jemand sie erneut eintippt.
Jede Abrechnung landet mitsamt Belegen automatisch im DMS – GoBD-konform zehn Jahre archiviert und sofort auffindbar.
Alle Reisekosten fließen in Ihre zentrale Unternehmens-Datenbasis – die Grundlage, um später Auswertungen und KI daraufzusetzen.
Per API, Webhook oder Import/Export binden wir auch Lohn- und Buchhaltungssoftware an – Ihre Abrechnung fügt sich überall ein.
Sie sollen nicht selbst basteln und im Zweifel das Risiko tragen – Sie bekommen die fertige Lösung, vom Spezialisten für genau solche Abrechnungen. Dass am Ende wirklich verwertbare Ergebnisse herauskommen, beweisen tausende Vordrucke, die in Betrieben in D/A/CH täglich im Einsatz sind.
Wir denken Ihren Reisekostenprozess mit und bringen Verbesserungen ein, an die bisher niemand gedacht hat.
Klar kalkuliert, mit bis zu drei Korrekturschleifen inklusive.
Nach Fertigstellung gehört die Abrechnung vollständig Ihnen.
Eine Person, die Ihr Haus und Ihre Abrechnung kennt.
Wir sehen uns Ihre jetzige Spesenabrechnung an oder bringen Beispiele mit und ordnen Funktionen und Aufwand transparent ein.
Sie erhalten ein unverbindliches Festpreisangebot. Nach Ihrer Bestätigung erstellen wir den ersten Entwurf zur Prüfung.
Bis zu drei Korrekturschleifen, dann liefern wir die fertige Abrechnung aus – kleine Vordrucke oft binnen weniger Werktage.
Die meisten liefern Ihnen eine Vorlage und lassen Sie damit allein. Wir lösen das ganze Thema: Datenerfassung für Abrechnung, Nachweis und Dokumentation – individuell, von der Eingabe unterwegs bis zur Weiterverarbeitung in der Buchhaltung.
Jedes Haus rechnet anders ab – interne Regeln, Kostenstellen und Auslandspauschalen lassen sich per Standardbaukasten kaum passgenau abbilden.
Wir lösen alles rund um Erfassung, Prüfung und Weiterverarbeitung – von der Abrechnung bis zur Erstattung im Lohn.
Wir bringen moderne Lösungsansätze ein, statt nur abzutippen, was bestellt wurde.
Ja. Ein Excel-, Word- oder PDF-Vordruck genügt als Ausgangspunkt – wir bauen ihn modern, steuerkonform und deutlich verbessert neu auf.
Ja. Verpflegungs-, Übernachtungs- und Kilometerpauschalen sind hinterlegt und lassen sich pflegen, sodass jede Abrechnung mit den geltenden Sätzen rechnet.
Ja. Frühstück, Mittag- und Abendessen kürzt das System automatisch von der Verpflegungspauschale – korrekt und nachvollziehbar.
Ja. Quittungen lassen sich unterwegs abfotografieren und direkt anhängen; die KI liest Betrag, Datum und Kostenart aus.
Reisekostenbelege sind in der Regel zehn Jahre aufzubewahren. Digital und GoBD-konform abgelegt ist jeder Beleg jederzeit auffindbar.
Ja. Auf Wunsch kombinieren wir Dienstreisegenehmigung und Abrechnung, sodass Antrag, Freigabe und Erstattung in einem Ablauf zusammenlaufen.
Ausgefüllt wird die Spesenabrechnung in aller Regel von der reisenden Person selbst, nach der Dienstreise oder gesammelt zum Monatsende. Danach gibt der Vorgesetzte sie frei, Personal- und Lohnabteilung prüfen und verbuchen, und am Ende dient sie dem Finanzamt als Nachweis der Betriebsausgaben.
Hinein gehören Reisedatum und Reisedauer mit Uhrzeiten, Reiseziel und Reisezweck, das genutzte Verkehrsmittel samt gefahrenen Kilometern und die Aufschlüsselung nach Kostenarten: Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtung und Nebenkosten. Gerechnet wird mit Pauschalen nach Abwesenheitsdauer, gekürzt um gestellte Mahlzeiten.
Vorgelagert ist häufig ein Reiseantrag oder eine Dienstreisegenehmigung, nachgelagert die Lohn- und Finanzbuchhaltung. Fehlt ein Originalbeleg, ersetzt ihn ein Eigenbeleg zwar, jedoch ohne Vorsteuerabzug.
Jede Dienstreise, deren Belege im Umschlag landen und deren Erstattung sich hinzieht, kostet Zeit und sorgt für Frust im Team. Das muss nicht so bleiben. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, wie Ihre Spesenabrechnung künftig aussieht, was möglich ist und was es ungefähr kostet – zeigen Sie uns einfach Ihren jetzigen Vordruck, und wir sagen Ihnen konkret, was drin ist.
Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail – wir melden uns in der Regel am selben Arbeitstag.
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