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Wer Reisekosten vorstreckt, will sie schnell zurück.
Eine Vorlage hilft beim Eintragen – erstattet ist damit nichts.
Bis das Geld aus der Reisekostenabrechnung überwiesen ist, vergehen oft Wochen: überschriebene Excel-Formeln, veraltete Pauschalen, eine vergessene Mahlzeitenkürzung, verblasste Quittungen und Rückläufer wegen fehlender IBAN.
Eine individuell entwickelte digitale Reisekostenabrechnung rechnet jede Dienstreise selbst und bringt die Erstattung direkt zur Auszahlung. Auf Wunsch übernimmt Ihre Lohnbuchhaltung die geprüften Beträge, ohne ein Feld abzutippen.
Sehr gute Arbeit und Unterstützung durch Formilo und seinen Mitarbeitern!
Die Zusammenarbeit klappt super! Man bekommt fast taggleich eine Rückmeldung bzw. seine PDF-Dateien zurück. Auch bei Rückfragen sind sie sehr geduldig beim Erklären.
Auf jeden Fall, ein sehr einfühlsamer Programierer, auch für die Generation Analog
Wir haben für unser Unternehmen, Formulare benötigt. Was soll ich sagen? Ultra schnelle und mega nette Bearbeitung von Formilo. Wir haben immer schon nach einer Lösung gesucht und nun gefunden. Ich kann nur jeden empfehlen, der beschreibbare PDFs benötigt, mit Formilo zu arbeiten. Absolute Empfehlung, wir kommen gerne wieder.
Freundlicher und verbindlicher Kontakt mit schneller Rückmeldung. Ergebnisse einer Formularerstellung überzeugen.
schneller Kontakt, schnelle Abwicklung, gute Kundenbeziehung aufgebaut
Fahrt, Hotel und Tagegeld untereinanderschreiben kann jedes Blatt. Den Unterschied macht, was Ihre Reisekostenabrechnung über Pauschalen, Kürzungen und Steuer weiß und selbst anwendet.
Aus Abfahrt und Rückkehr ermittelt die Abrechnung je Reisetag die Verpflegungspauschale – im Inland wie nach Auslandssätzen.
Frühstück im Tagungshotel oder Mittagessen beim Seminar ankreuzen – die Pauschale wird um den vorgeschriebenen Anteil gemindert.
Liegt die Erstattung über der Pauschale, zeigt die Abrechnung den steuerpflichtigen Teil gesondert – das Lohnbüro sieht ihn sofort.
Strecke und Fahrzeug wählen, Mitfahrer eintragen – Kilometergeld und Mitnahmezuschlag rechnet die Abrechnung nach Ihren Sätzen.
Bahnticket abfotografieren, Anlass einsprechen – die KI erkennt Betrag und Kostenart und legt den Beleg an die passende Position.
Der Reisende unterschreibt am Gerät, die Reisestelle vermerkt sachlich und rechnerisch richtig – ganz ohne Ausdruck und Hauspost.
Jede Reisekostenabrechnung geht samt Belegen als PDF an Vorgesetzte und Personalabteilung, eine Kopie an den Reisenden – sauber, doch nur der Anfang.
Freigegebene Erstattungen laufen per Schnittstelle in Lohnprogramm und Finanzbuchhaltung, gebucht auf Kostenstelle, Kostenträger und Sachkonto.
Jede Abrechnung landet samt Belegfotos im DMS-System, sortiert nach Reisendem und Reisemonat – bei Fragen des Finanzamts sofort gefunden.
Alle Dienstreisen fließen in eine zentrale Datenbasis – Kosten je Reiseziel oder Veranstaltung lassen sich jederzeit auswerten, auch mit KI.
Per API, Webhook oder CSV-Import stehen Name, Kostenstelle und IBAN aus Personalsoftware oder ERP schon in der Abrechnung – Bewährtes bleibt.
Statt dass Ihre Verwaltung jedes Jahr neue Sätze in Formeln einträgt und hofft, dass keine bricht, bekommen Sie die fertige Reisekostenabrechnung vom Spezialisten. Tausende Projekte in Deutschland, Österreich und der Schweiz belegen, dass dabei Lösungen entstehen, die im Alltag genutzt werden.
Wir kennen Tagegeld und Mahlzeitenabzug und bringen ein, woran Ihre Reisestelle noch nicht gedacht hat.
Verbindlich für Ihre Reiseabrechnung, mit bis zu drei Korrekturschleifen inklusive.
Die fertige Reisekostenabrechnung gehört vollständig Ihnen.
Eine Person, die Ihre Freigabewege und Kostenstellen kennt.
Anhand Ihrer jetzigen Reisekostenabrechnung und Reisekostenordnung klären wir, welche Funktionen sinnvoll sind und was sie kosten.
Sie erhalten ein unverbindliches Festpreisangebot. Nach dem Auftrag rechnen wir im Erstentwurf eine echte Dienstreise aus Ihrem Haus nach.
Bis zu drei Korrekturschleifen, dann geht die Reisekostenabrechnung an Ihre Reisenden – kleine Vordrucke oft binnen weniger Werktage.
Eine Reisekostenabrechnung als Datei endet mit der Unterschrift. Als Spezialist für individuelle Datenerfassung lösen wir alles rund um die Dienstreise: Erfassung, Nachweis und Abrechnung, von der ersten Angabe unterwegs bis zur Verbuchung.
Kammer, Landkreis und Verein rechnen nach eigenem Reisekostenrecht ab – mit Sätzen, die kein Standardbaukasten passgenau abbildet.
Dienstreisegenehmigung, Fahrtkostenabrechnung und Honorarabrechnung entstehen als eigene Dokumente – auf Wunsch bis zur größeren Lösung.
Wir fragen, was Ihre Reisestelle heute nachrechnet, und bauen genau das ein, statt alte Spalten eins zu eins abzumalen.
Ja. Ob Excel-Tabelle, Word-Datei oder ausfüllbares PDF: Ihre bisherige Reisekostenabrechnung ist der Ausgangspunkt, Ihre Begriffe und Kostenstellen bleiben erhalten.
Entscheidend sind die Angaben: Anlass und Ziel der Reise, Abfahrt und Rückkehr mit Uhrzeit, die Kosten mit Belegen sowie IBAN und Unterschrift für die Auszahlung.
Verpflegungspauschalen regelt das Einkommensteuergesetz, Auslandssätze das jährliche BMF-Schreiben. Den Kilometersatz für Dienstreisen nicht mit der Entfernungspauschale verwechseln.
Mehrere Jahre, denn sie sind steuerrelevant; für Buchungsbelege hat das Bürokratieentlastungsgesetz IV die Frist verkürzt. Was für Ihre Belege gilt, klärt Ihre Steuerberatung.
Ja. Wer nur gelegentlich für Sie reist, öffnet die Abrechnung über einen Link, ganz ohne Benutzerkonto – und reicht Belege und IBAN trotzdem vollständig ein.
Oft werden beide gleichbedeutend gebraucht. Ist von Spesen die Rede, geht es häufig nur um die Verpflegung; die Reisekostenabrechnung erfasst daneben Fahrt, Übernachtung und Nebenkosten.
Ausgefüllt wird die Reisekostenabrechnung nach der Rückkehr vom Reisenden selbst: Außendienst, Servicetechniker, Beschäftigte im öffentlichen Dienst, Vereins- und Verbandsfunktionäre, Selbstständige. Oft geht ein Reiseantrag voraus, der die Dienstreise genehmigt; während der Reise werden die Belege gesammelt.
Der Aufbau folgt vier Kostenarten: Fahrtkosten mit Bahn, Flug oder privatem Pkw nach Kilometern, der Verpflegungsmehraufwand nach Abwesenheitsdauer, Übernachtungskosten sowie Nebenkosten wie Parken, Maut oder Fahrscheine. Dazu kommen Stammdaten mit Kostenstelle und Bankverbindung, Anlass, Ziel und die Zeiten je Reisetag.
Danach prüft der Vorgesetzte oder die Reisestelle, die Lohn- und Finanzbuchhaltung übernimmt die Beträge. Abzugrenzen ist die Reisekostenabrechnung von der Auslagenerstattung, die verauslagte Beträge ohne Reisebezug erstattet, und vom Bewirtungsbeleg mit eigenen Pflichtangaben.
Jede Tagung und jede Fortbildungsfahrt, deren Abrechnung zwischen Reisendem und Reisestelle hin- und herwandert, kostet Geduld, Arbeitszeit und am Ende auch Vertrauen. Das muss nicht so bleiben. Zeigen Sie uns im kostenlosen Erstgespräch Ihre jetzige Reisekostenabrechnung – wir sagen Ihnen konkret, wie sie künftig aussehen kann, was möglich ist und was sie ungefähr kostet.
Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail – wir melden uns in der Regel am selben Arbeitstag.
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