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Überlassen Sie die Schadensdokumentation einfach uns.
Ihr Geschäft sind Pumpen und Zylinder, nicht Befundakten.
Wer Befunde nebenher selbst sammelt, verliert mehr Werkstattzeit als gedacht: Handyfotos einsortieren, Betriebsstunden erfragen, Ölbefunde im Postfach suchen, Maße abtippen und Wochen später Fragen des Herstellers beantworten.
Wir entwickeln Ihre Schadensdokumentation als individuelle digitale Akte, die jeden Befund bis zur Ursache belegt – und klärt, wer zahlt. Auf Wunsch folgen Gewährleistungsantrag und Rückversand des Schadteils ohne neue Erfassung.
Eine sehr gute Zusammenarbeit mit einem sehr netten Team. Schneller Support und gewissenhaftes Arbeiten. Immer gern wieder, vielen Dank
Vom ersten Tag bis zur Vollendung alle Unterlagen, top, schnell und ohne große Unterbrechung ausgeführt. Kann ich nur weiter empfehlen, wenn man Dokumente digitalisiert braucht.
Wir haben ein PDF Template erstellen lassen. Formilo war sehr effizient, schnell und geduldig mit unseren Sonderwünschen. Vielen Danke, Sabine
Super Beratung und schnelle Bearbeitung unseres Anliegens. Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit!
Die Umsetzung war einfach und ohne viel Erklärung möglich. Dankeschön!!! Das nächste Mal gerne wieder
Ich bin beeindruckt von der Detailgenauigkeit und dem Fachwissen des Formilo-Teams. Sie haben nicht nur ein PDF Formular erstellt, sondern es wirklich verbessert und auf ein Software-Niveau gebracht. Die Multimedia- und Datenbankfunktionalitäten sind beeindruckend! Sehr zu empfehlen.
Bauteil, Kunde und Eingangsdatum eintragen lässt jede Vorlage. Entscheidend ist, was Ihre Schadensdokumentation zwischen Demontage und Befund selbst erledigt – Dinge, die kein Papier kann.
Messwerte mit Einheit in mm oder µm – liegt ein Maß außer Toleranz, markiert die Akte es sofort farbig.
Aus Stichworten wie „Riefen am Kolben, Steuerplatte eingelaufen“ formuliert die KI einen sachlichen Befund und fragt nach der Ursache.
Den Befund direkt an der zerlegten Pumpe einsprechen – die Akte schreibt mit, die öligen Handschuhe bleiben an.
Verschleiß, Verschmutzung, Bedienfehler, Materialfehler, Ölmangel als vordefinierte Textbausteine – die Liste pflegen Sie selbst.
Eingang, Demontage, Laborbefund und Prüflauf stehen je Eintrag mit Datum und Bearbeiter in der Akte – wer wann was festgestellt hat.
Nach dem Befund gibt der Betreiber die Instandsetzung auf dem Tablet oder per Link frei – ohne Ausdruck, ohne Scan.
Jede Schadensdokumentation geht samt Fotos und Ölbefund als PDF an den Betreiber und an Sachverständige – die Basis, aber nicht alles.
Befund, Ersatzteile und Aufwand laufen per Schnittstelle in Ihr ERP – der Kostenvoranschlag für den Betreiber entsteht ohne Abtippen.
Jede Akte landet automatisch als PDF im DMS oder Dateimanagement, sortiert nach Kunde und Seriennummer – fragt der Versicherer nach, ist sie sofort da.
Alle Befunde fließen in eine zentrale Datenbasis – Ursachen je Pumpentyp, Kunde und Einsatz werden auswertbar, Wiederholschäden fallen früh auf.
Per API, Webhook oder Import/Export (CSV, JSON, XML) binden wir das Instandhaltungssystem Ihrer Kunden oder Ihre Werkstattsoftware an – was gut läuft, bleibt.
Ihr Prüffeld soll nicht an Befundbögen basteln und kein Risiko tragen – Sie bekommen die fertige Schadensdokumentation vom Spezialisten für technische Nachweise. Dass daraus Akten werden, die im Werkstattalltag wirklich geführt werden, belegen tausende Projekte in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Wir denken vom Wareneingang bis zur Antwort an den Hersteller mit und bringen Prüfschritte ein, die sonst fehlen.
Vor dem ersten Befund kalkuliert, bis zu drei Korrekturschleifen.
Ihre Schadensdokumentation gehört nach Fertigstellung Ihnen.
Eine Person, die Ihre Bauteile und Ihr Prüffeld kennt.
Wir sichten Ihr bisheriges Befundblatt samt Fehlerbild-Katalog und Prüffeld-Ablauf und ordnen Funktionen und Aufwand offen ein.
Zuerst kommt Ihr unverbindliches Festpreisangebot, danach ein erster Entwurf, den Ihr Servicetechniker an einer zerlegten Pumpe testet.
Bis zu drei Korrekturschleifen, dann geht die fertige Schadensdokumentation ins Prüffeld – kleine Vordrucke oft binnen weniger Werktage.
Eine Schadensdokumentation hält den Befund fest – Instandsetzung, Prüflauf und Rechnung folgen erst danach. Als Spezialist für individuelle Datenerfassung lösen wir das ganze Thema: Befund, Prüfnachweis und Abrechnung, von der Eingabe bis zur Weiterverarbeitung.
Jeder Instandsetzer prüft anders – Fehlerbild-Kataloge, Toleranzen und Prüfschritte lassen sich kaum per Standardbaukasten passgenau abbilden.
Reparaturauftrag, Prüfprotokoll und Maschinen-Wartungsplan setzen wir als eigene Dokumente um – auf Wunsch bis zur durchgängigen Softwarelösung.
Wir bringen ein, was heute im Prüffeld möglich ist, statt alte Ankreuzbögen nachzubauen.
Für den Einzelfall vielleicht. Eine Befundakte mit Ihren Bauteilen und Fehlerbildern trägt weiter – Ihr bisheriges Formblatt dient als Start.
Eine allgemeine gesetzliche Pflicht ist uns nicht bekannt. Viele Maschinenversicherer verlangen aber, ein verändertes Schadenbild mit Fotos festzuhalten und Teile bis zur Besichtigung aufzubewahren.
Das hängt an der Ursache: Materialfehler weisen meist zum Hersteller, Bedienfehler oder Ölmangel oft zur Maschinenversicherung, Abnutzung zum Betreiber.
Nach ISO 4406 codiert jede Zahl die Menge der Partikel über 4, 6 und 14 µm. Grenzwerte nennt der Hersteller, die Akte hält den Messwert fest.
Beides. Mit Fugen-s sucht die Praxis, ohne Fugen-s schreiben Versicherer und Richtlinien. Gemeint ist dieselbe Akte – wir übernehmen die Schreibweise, die Ihre Kunden kennen.
Wo Sie es bestimmen – in der Cloud oder auf eigenem Server, sichtbar nur für Prüffeld und Innendienst.
Eine Schadensdokumentation entsteht, wenn ein ausgefallenes Bauteil zur Untersuchung kommt: beim Hydraulik-Instandsetzer, im Spindelservice oder in der Instandhaltung des Betreibers. Bei Eingang hält der Servicetechniker Anlieferungszustand und Fotos fest, bei der Demontage ergänzen Prüfer Schadensbild, Maße und Ölprobe.
Die Akte wächst über mehrere Stationen bis zur geklärten Ursache, etwa Verschleiß, Verschmutzung, Bedienfehler oder Materialfehler. Davon hängt ab, wer zahlt: Hersteller und Lieferant über die Gewährleistung, die Maschinenversicherung oder der Betreiber. Unter Unternehmern muss der Befund den Mangel selbst belegen.
Vom Reparaturbericht unterscheidet sie sich im Zeitpunkt: Er belegt die ausgeführte Reparatur für Abrechnung und Historie, die Schadensdokumentation den Befund davor – denn nach der Instandsetzung lässt sich das ursprüngliche Schadensbild nicht mehr rekonstruieren. In der Sanierung nach Wasserschäden heißen die Verlaufsstände Status- und Schlussbericht.
Jede Pumpe, die ohne geklärte Ursache wieder eingebaut wird, kann erneut ausfallen – mit dem nächsten Stillstand beim Betreiber und derselben Frage, wer zahlt. Das muss nicht so bleiben. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, wie Ihre Schadensdokumentation künftig aussieht, was möglich ist und was sie ungefähr kostet – zeigen Sie uns Ihr jetziges Befundblatt.
Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail – wir melden uns in der Regel am selben Arbeitstag.
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