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Den Aufbau Ihres Personaldossiers übernehmen wir.
Sie kümmern sich um Bewerbungen, Einarbeitung und Ihr Team.
Ein selbst angelegtes Personaldossier bindet Ihr HR über Jahre an Kleinarbeit: Arztzeugnisse einordnen, Lohnänderungen nachtragen, Obsoletes aussortieren, Löschfristen nachhalten und für Einsichtsgesuche Kopien ziehen.
Wir entwickeln Ihr Personaldossier individuell und digital, damit es diese Kleinarbeit selbst erledigt, vom Einordnen bis zur Löschfrist. Auf Wunsch tauscht es Personalien und Lohndaten direkt mit Ihrer Lohnsoftware aus.
Bewertung für Formilo – Professionelle Dienstleistung und herausragender Service. Ich möchte meine vollste Zufriedenheit mit der Dienstleistung von Formilo zum Ausdruck bringen. Nach einem ausführlichen Telefonat, in dem ich meine Wünsche und Anforderungen klarstellen konnte, wurde meine Unterlagensammlung genau nach meinen Vorstellungen strukturiert und aufbereitet. Besonders beeindruckt hat mich die Schnelligkeit: Bereits am nächsten Tag konnte ich das Ergebnis sehen. Ein großer Vorteil der Dienstleistung ist die Möglichkeit, Anpassungen dreimal vornehmen zu lassen. Meine Vorschläge wurden äußerst sorgfältig berücksichtigt und professionell umgesetzt. Die Qualität der erstellten Dokumente – insbesondere der Leistungsnachweis und die Berichtsvorlage – hat meine Erwartungen übertroffen. Auch die Erstellung der Rechnungen erfolgte professionell und strukturiert. Ich werde die Dienstleistung von Formilo jederzeit wieder in Anspruch nehmen, sei es für meine aktuellen Anliegen oder für zukünftige Projekte. Aufgrund meiner durchweg positiven Erfahrung kann ich Formilo uneingeschränkt zu 100 % weiterempfehlen. Vielen Dank für die hervorragende Arbeit!
Gute Arbeit. Stets freundlich. Schnelle Umsetzung. Immer wieder gerne.
Wir haben für unser Unternehmen, Formulare benötigt. Was soll ich sagen? Ultra schnelle und mega nette Bearbeitung von Formilo. Wir haben immer schon nach einer Lösung gesucht und nun gefunden. Ich kann nur jeden empfehlen, der beschreibbare PDFs benötigt, mit Formilo zu arbeiten. Absolute Empfehlung, wir kommen gerne wieder.
Super Beratung und schnelle Bearbeitung unseres Anliegens. Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit!
Genau auf den Kunden zugeschnittene Lösungen mit kürzester Bearbeitungszeit.
Sehr kompetenter und schneller Service. Super Kundenbetreuung. Auf alles wurde reagiert und auch schön erklärt. Sehr zu empfehlen. Dankeschön
Vier Register beschriften kann jede Vorlage. Entlastung bringt erst ein Personaldossier, das mitarbeitet: Es sucht, ordnet ein, erinnert an Fristen und regelt den Zugriff – auf Papier undenkbar.
Bonusvereinbarung, Lohnauszug oder Verwarnung: Ein Stichwort genügt, und das Dokument im Personaldossier ist offen.
Die KI erkennt im Scan, ob Vertragsänderung oder Weiterbildungsnachweis, und legt ihn zur Bestätigung ins richtige Register.
Aufbewahrungsfristen hängen an jeder Dokumentart; was nach dem Austritt zur Löschung ansteht, legt Ihnen das Dossier vor.
Lohnbuchhaltung sieht Payroll, Vorgesetzte die Qualifikationsgespräche, Arztzeugnisse nur HR – jeder Zugriff wird protokolliert.
Einsichtsgesuche erledigen sich fast von selbst: Mitarbeitende öffnen ihr Personaldossier und erhalten eine vollständige Kopie.
Ein Verwarnungsgespräch oder eine telefonische Absprache diktieren Sie als Aktennotiz – datiert und gleich im Dossier.
Fordert die Revision oder eine Behörde Unterlagen an, geht ein gegliederter PDF-Auszug aus dem Personaldossier hinaus – der einfache Teil.
Eintritt, Adressänderung und neuer Lohn gehen per Schnittstelle an Ihre Lohnsoftware oder Ihr HR-System, ohne zweite Erfassung von Hand.
Jedes Dokument aus dem Personaldossier liegt als PDF in Ihrem DMS, sortiert nach Person und Register – auffindbar, auch wenn das HR wechselt.
Alle Dossiers bilden eine zentrale Datenbasis, auf die sich Auswertungen zu Absenzen und Qualifikationen und später KI aufsetzen lassen.
Per API, Webhook oder Import/Export (CSV, XML) binden wir Zeiterfassung und Absenzenverwaltung an – Ihre bestehenden Programme bleiben.
Ein Rollenkonzept entwerfen, Register benennen, Fristen hinterlegen: Das ist ein Projekt neben dem Tagesgeschäft. Sie bekommen Ihr Personaldossier fertig vom Spezialisten. Dass dabei Dossiers entstehen, mit denen Ihr HR gern arbeitet, belegen tausende Projekte in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Wir klären Register, Rollen und Fristen und schlagen vor, was Ihrem HR beim Personaldossier Arbeit abnimmt.
Klar kalkuliert, inklusive bis zu drei Korrekturschleifen.
Das fertige Personaldossier gehört vollständig Ihnen.
Eine Person, die Ihr HR und Ihre Dossierstruktur kennt.
Sie zeigen uns Ihre Registerstruktur samt Lohnauszug und Qualifikationsbogen; wir ordnen Funktionen und Aufwand transparent ein.
Sie erhalten ein unverbindliches Festpreisangebot. Nach Ihrem Auftrag entsteht der erste Entwurf, den Ihre HR-Fachperson direkt prüft.
Bis zu drei Korrekturschleifen, dann legen Sie das erste echte Personaldossier an – kleinere Lösungen oft binnen weniger Werktage.
Ins Personaldossier gelangt nur, was vorher irgendwo erfasst wurde: Bewerbung, Vertragsänderung, Arztzeugnis. Als Spezialist für individuelle Datenerfassung setzen wir genau dort an – bei den Dokumenten, die das Dossier füllen, und bei ihrem Weg hinein.
Jedes Haus führt sein Personaldossier anders – Register, Reglemente und Zugriffsrechte passen kaum in einen Standardbaukasten.
Personalbogen, Absenzmeldung, Qualifikationsbogen und Arbeitszeugnis setzen wir als eigene Dokumente um – auf Wunsch samt den Abläufen danach.
Wir zeigen, welche Unterlagen gar nicht ins Personaldossier gehören, statt alles abzulegen.
Üblich sind mindestens vier: Personalien, Vertragsunterlagen, Payroll und Personalentwicklung – ergänzt um Register, die Ihr Haus zusätzlich braucht.
Je nach Dokumentart verschieden: Lohnunterlagen deutlich länger, Unterlagen abgelehnter Bewerber nur kurz. Die Fristen legen Sie mit Ihrer Treuhand oder Steuerberatung fest, wir hinterlegen sie.
Papierakten aus dem Hängeregister lassen sich scannen und Ordner vom Netzlaufwerk übernehmen; wir ordnen beides den Registern zu, damit Altbestände im neuen Dossier landen.
Wahlweise in der Cloud oder auf Ihren eigenen Servern in der Schweiz – so, wie es Ihre Datenschutzvorgaben verlangen.
Ja. Für Betriebe in Deutschland oder Österreich richten wir Begriffe, Register und Fristen nach Ihren Vorgaben und Ihrer Rechtslage aus – ob es intern Personalakte oder Personaldossier heißt.
Ja, je nach Lösung pflegen Sie Registernamen, Dokumentarten und Fristen selbst; größere Umbauten übernehmen wir.
Personaldossier heißt vor allem in der Schweiz, was in Deutschland meist Personalakte genannt wird: die geordnete Sammlung aller Unterlagen eines Arbeitsverhältnisses, vom Eintritt bis zum Austritt. Geführt wird es von der Personaladministration; der Personalbogen mit den Stammdaten ist nur ein Dokument darin.
Hinein gehören Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag und Reglemente, Lohndaten, Absenzen mit Arztzeugnissen, Protokolle aus Mitarbeitergesprächen, Verwarnungen und Zeugnisse. Einen fixen Inhalt gibt es nicht, wohl aber eine Grenze: Nach Art. 328b OR dürfen nur Daten hinein, die die Eignung betreffen oder für den Arbeitsvertrag nötig sind.
Mitarbeitende können jederzeit und ohne Begründung Einsicht verlangen; das Gesuch ist innert gesetzlicher Frist zu beantworten. Den Zugang beschränkt der Arbeitgeber auf einen möglichst kleinen Personenkreis, heimlich geführte Schattendossiers sind unzulässig. Nach dem Austritt wird es archiviert und nach Fristablauf gelöscht.
Heute sehen Ihre Personalfachleute Hängeregister durch und setzen Zwischenzeugnisse aus Notizen zusammen, statt Menschen zu begleiten. Das muss nicht so bleiben. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, wie Ihr Personaldossier künftig aussieht, was möglich ist und was es ungefähr kostet – zeigen Sie uns einfach Ihre heutigen Dossiers, und wir sagen Ihnen konkret, was drin ist.
Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail – wir melden uns in der Regel am selben Arbeitstag.
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