Sie suchen eine kostenlose Personalakten-Vorlage?
Die Vorlage ist kostenlos. Das Suchen im Aktenschrank nicht.
Passen Personalakten nicht zu den Abläufen, verlieren Unternehmen viel Geld: durch verstreute Ablagen, fehlende Nachweise bei Prüfungen, versäumte Löschfristen, unzulässige Inhalte und Personalzeit, die im Suchen versickert.
Sie brauchen eine Personalakte, die geordnet bleibt, Fristen im Blick behält und jedem nur zeigt, was er sehen darf. Auf Wunsch digitalisieren und automatisieren wir auch Ihre weiterführenden Prozesse.
Wir haben für unser Unternehmen, Formulare benötigt. Was soll ich sagen? Ultra schnelle und mega nette Bearbeitung von Formilo. Wir haben immer schon nach einer Lösung gesucht und nun gefunden. Ich kann nur jeden empfehlen, der beschreibbare PDFs benötigt, mit Formilo zu arbeiten. Absolute Empfehlung, wir kommen gerne wieder.
Absolut perfekte, grandiose Arbeit. Wirklich top und absolut empfehlenswert.
Genau auf den Kunden zugeschnittene Lösungen mit kürzester Bearbeitungszeit.
Ich bin beeindruckt von der Detailgenauigkeit und dem Fachwissen des Formilo-Teams. Sie haben nicht nur ein PDF Formular erstellt, sondern es wirklich verbessert und auf ein Software-Niveau gebracht. Die Multimedia- und Datenbankfunktionalitäten sind beeindruckend! Sehr zu empfehlen.
Wir haben uns eine Regieberichtvorlage erstellen lassen und es hat alles sehr schnell geklappt. Formilo war jederzeit telefonisch erreichbar und Änderungen wurden fix umgesetzt. Vielen Dank, dass alles reibungslos geklappt hat. Wir kommen gerne jederzeit bei Bedarf auf Sie zurück und werden Sie auch weiterempfehlen.
Die Umsetzung war einfach und ohne viel Erklärung möglich. Dankeschön!!! Das nächste Mal gerne wieder
Unterlagen abheften kann jeder. Der Unterschied beginnt dort, wo Ihre Personalakte selbst sucht, Fristen überwacht und genau steuert, wer welches Dokument sehen darf – unmöglich im Papierarchiv.
Jedes Dokument, jede Angabe in Sekunden gefunden – kein Blättern durch Ordner, kein Rennen in den Archivraum mehr.
Jede Rolle sieht nur, was sie sehen darf – Lohnbüro, Vorgesetzte und Geschäftsführung sauber getrennt und protokolliert.
Die Akte kennt die Aufbewahrungsfrist je Dokumentart und meldet, was zu archivieren oder DSGVO-konform zu löschen ist.
Eingehende Dokumente werden erkannt, dem richtigen Register zugeordnet und einsortiert – ohne dass jemand von Hand ablegt.
Jeder Zugriff und jede Änderung wird protokolliert – im Streitfall belegen Sie, wer wann was gesehen und bearbeitet hat.
Beschäftigte sehen ihre eigenen Unterlagen sicher online ein – ihr Einsichtsrecht erfüllt, ganz ohne Aktenordner.
Personalfragebogen, Vertrag und Bescheinigungen laufen direkt in die richtige Akte – jeder neue Mitarbeiter ist ohne Abtippen vollständig angelegt.
Stammdaten und Änderungen fließen per Schnittstelle in Ihr Lohn-, DATEV- oder HR-System – erfasst wird einmal, nicht in jedem Programm neu.
Jedes Dokument wird nach dem GoBD-Standard eingescannt und abgelegt – der Papierordner wird überflüssig und bleibt trotzdem prüfungssicher.
Alle Personalvorgänge fließen in Ihre zentrale Datenbasis – die Grundlage, um Kennzahlen auszuwerten und später KI daraufzusetzen.
Per API, Webhook oder Import/Export (CSV, Excel, XML) binden wir auch Zeiterfassung und Fachsysteme an – die Akte fügt sich in jede Landschaft ein.
Sie sollen nicht selbst basteln und das Risiko tragen – Sie bekommen die fertige Lösung, vom Spezialisten für genau solche Aktensysteme. Dass am Ende rechtssichere, jederzeit auffindbare Akten herauskommen, beweisen tausende Lösungen, die in Betrieben und Behörden in D/A/CH täglich im Einsatz sind.
Wir denken Ihre Personalprozesse mit und bringen Verbesserungen ein, an die im Alltag niemand herankommt.
Klar kalkuliert, mit bis zu drei Korrekturschleifen inklusive.
Nach Fertigstellung gehört die Personalakte vollständig Ihnen.
Eine Person, die Ihren Betrieb und Ihre Abläufe kennt.
Wir sehen uns Ihre heutige Ablage an oder bringen Beispiele mit und ordnen Register, Rechte und Aufwand transparent ein.
Sie erhalten ein unverbindliches Festpreisangebot. Nach Ihrer Auftragsbestätigung erstellen wir die erste Aktenstruktur zur Prüfung.
Bis zu drei Korrekturschleifen, dann liefern wir die fertige Personalakte aus – schlanke Strukturen oft binnen weniger Werktage.
Die meisten liefern Ihnen eine Vorlage und lassen Sie damit allein. Wir lösen das ganze Thema: Datenerfassung und Dokumentation im Personalwesen – individuell, von der Aufnahme über die geordnete Ablage bis zur DSGVO-konformen Löschung.
Jeder Betrieb verwaltet anders – Register, Zugriffsrechte und Fristen lassen sich kaum per Standardbaukasten passgenau abbilden.
Sobald wir im Gespräch sind, lösen wir alles rund um Erfassung, Ablage und Weiterverarbeitung – von der Einstellung bis zum Austritt.
Wir bringen moderne Lösungsansätze ein, statt nur abzulegen, was bestellt wurde.
Ja. Ihre vorhandene Ordnerstruktur, Register oder eine Excel-Übersicht genügen als Ausgangspunkt – wir bilden sie digital ab und bauen sie klarer und vollständiger neu auf.
Ja. Bestehende Unterlagen lassen sich GoBD-konform einscannen und den passenden Registern zuordnen – Sie starten nicht bei null, sondern mit dem vollständigen Bestand.
In der Regel ja. Die Einführung einer digitalen Personalakte ist mitbestimmungspflichtig – wir richten die Lösung so ein, dass sie zu Ihrer Betriebsvereinbarung passt.
Auf Wunsch ja. Die Akte läuft wahlweise in der Cloud oder on-premise auf Ihren Servern – mit Verschlüsselung, engen Berechtigungen und voller Kontrolle über den Zugriff.
Das Stammblatt ist ein einzelnes Erfassungsdokument beim Eintritt; die Personalakte ist der geordnete Gesamtbestand aller Unterlagen eines Beschäftigten. Wir setzen beide um.
Das hängt vom Umfang ab. Eine schlanke Aktenstruktur steht oft binnen weniger Werktage, ein vollständiges E-Personalakte-System nach der Abstimmung von Registern und Rechten.
Die Personalakte ist kein einzelnes Blatt, sondern der geordnete Gesamtbestand aller Urkunden und Vorgänge zu den persönlichen und dienstlichen Verhältnissen eines Beschäftigten. Empfohlen sind Deckblatt, Inhaltsverzeichnis und Register: Stammdaten, Vertragsunterlagen, Steuer und Sozialversicherung, Beurteilungen, Abwesenheiten, Korrespondenz, Abmahnungen, Zeugnisse.
Der Inhalt ist nicht bis ins Einzelne vorgeschrieben, muss aber in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Faustregel: Hinein darf nur, was der Beschäftigte auch einsehen darf. Private Angelegenheiten ohne Betriebsbezug, politische Ansichten und Gesundheitsangaben über die Krankmeldung hinaus gehören nicht hinein.
Angelegt wird sie bei der Einstellung, ergänzt über das Arbeitsverhältnis, nach dem Austritt archiviert und nach Fristablauf vernichtet. Beschäftigte haben ein Einsichtsrecht nach § 83 BetrVG, der Betriebsrat nur mit ihrer Zustimmung.
Jede Bescheinigung, die im Prüfungsmoment fehlt, und jeder Ordner, in dem zu viele Augen blättern, kostet Sie Zeit, Nerven und im Zweifel Ihre Rechtssicherheit. Das muss nicht so bleiben. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, wie Ihre Personalakte künftig aussieht, was möglich ist und was es ungefähr kostet – zeigen Sie uns einfach Ihre heutige Ablage, und wir sagen Ihnen konkret, was drin ist.
Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail – wir melden uns in der Regel am selben Arbeitstag.
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