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Ordner und Excel-Register? So führte man Personalakten.
Jetzt liest die KI den Arbeitsvertrag und legt ihn selbst ab.
Eine Vorlage gibt Ihnen die Register vor. Die Akte führen Sie trotzdem selbst: Papiere abheften, Adressänderungen doppelt pflegen, Löschfristen im Kopf behalten, den Aktenschrank hüten und Belege zur SV-Prüfung suchen.
Eine individuell entwickelte digitale Personalakte legt nicht nur ab: Sie sortiert ein, überwacht Fristen und regelt jeden Zugriff. Auf Wunsch geht jede Adress- oder Bankänderung gleich weiter an Ihr Lohnprogramm.
Super Beratung und schnelle Bearbeitung unseres Anliegens. Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit!
Wir sind sehr zufrieden! Das Formular wurde schnell umgesetzt und unsere Extrawünsche beachtet und mit eingebaut.
Sehr kompetenter und schneller Service. Super Kundenbetreuung. Auf alles wurde reagiert und auch schön erklärt. Sehr zu empfehlen. Dankeschön
Schnelle und unkomplizierte Hilfe bei der Erstellung eines Abnahmeprotokoll. Vielen Dank.
Bewertung für Formilo – Professionelle Dienstleistung und herausragender Service. Ich möchte meine vollste Zufriedenheit mit der Dienstleistung von Formilo zum Ausdruck bringen. Nach einem ausführlichen Telefonat, in dem ich meine Wünsche und Anforderungen klarstellen konnte, wurde meine Unterlagensammlung genau nach meinen Vorstellungen strukturiert und aufbereitet. Besonders beeindruckt hat mich die Schnelligkeit: Bereits am nächsten Tag konnte ich das Ergebnis sehen. Ein großer Vorteil der Dienstleistung ist die Möglichkeit, Anpassungen dreimal vornehmen zu lassen. Meine Vorschläge wurden äußerst sorgfältig berücksichtigt und professionell umgesetzt. Die Qualität der erstellten Dokumente – insbesondere der Leistungsnachweis und die Berichtsvorlage – hat meine Erwartungen übertroffen. Auch die Erstellung der Rechnungen erfolgte professionell und strukturiert. Ich werde die Dienstleistung von Formilo jederzeit wieder in Anspruch nehmen, sei es für meine aktuellen Anliegen oder für zukünftige Projekte. Aufgrund meiner durchweg positiven Erfahrung kann ich Formilo uneingeschränkt zu 100 % weiterempfehlen. Vielen Dank für die hervorragende Arbeit!
Wir haben für unser Unternehmen, Formulare benötigt. Was soll ich sagen? Ultra schnelle und mega nette Bearbeitung von Formilo. Wir haben immer schon nach einer Lösung gesucht und nun gefunden. Ich kann nur jeden empfehlen, der beschreibbare PDFs benötigt, mit Formilo zu arbeiten. Absolute Empfehlung, wir kommen gerne wieder.
Ob eine Personalakte Arbeit macht oder abnimmt, entscheidet nicht ihr Aufbau, sondern was sie selbst erledigt: einsortieren, suchen, Fristen halten, Zugriffe regeln – auf Papier unmöglich.
Gehaltsvereinbarung von 2023 oder Weiterbildungsnachweis: Jedes Dokument in jeder Personalakte steht in Sekunden auf dem Schirm.
Das Lohnbüro sieht Steuer und Sozialversicherung, Vorgesetzte die Beurteilungen – Krankmeldungen sieht nur, wer sie braucht.
Die Personalakte kennt die hinterlegte Aufbewahrungsfrist jeder Unterlage und meldet, was zur Archivierung oder Löschung ansteht.
Ob Arbeitsvertrag oder Zeugnis: Die KI liest Name, Datum und Dokumentart aus und schlägt das passende Register vor.
Nach dem Mitarbeitergespräch die Vereinbarungen einsprechen – das Protokoll steht sofort im Register Leistung und Entwicklung.
Beschäftigte sehen ihre eigene Personalakte geschützt am Bildschirm ein – ohne Termin im Personalbüro und ohne Ordner auf dem Tisch.
Personalfragebogen und SV-Ausweis landen beim Eintritt direkt in der neuen Personalakte – angelegt, bevor der erste Arbeitstag beginnt.
Steuerklasse oder Krankenkasse laufen per Schnittstelle in Ihr Lohnprogramm oder HR-System – in der Personalakte gepflegt, nirgends nachgetragen.
Jede Unterlage liegt als PDF in Ihrem DMS, nach Register sortiert – ein Auszug für die Auskunft an Beschäftigte ist mit einem Klick erstellt.
Alle Personalakten bilden eine zentrale Datenbasis – Qualifikationen, Altersstruktur und Fluktuation lassen sich auswerten, auch mit KI.
Per API, Webhook oder Import/Export (CSV, Excel, XML) binden wir Zeiterfassung und Urlaubsplanung an – Urlaubskonten stehen direkt in der Akte.
Ihr Personalbüro soll kein Berechtigungskonzept selbst austüfteln – Sie bekommen die fertige Personalakte vom Spezialisten. Dass dabei Akten herauskommen, mit denen HR wirklich arbeitet, belegen tausende Projekte in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Wir denken Ihre Aktenführung von der Einstellung bis zur Löschung mit und bringen ein, was Ihnen heute fehlt.
Klar kalkuliert, mit bis zu drei Korrekturschleifen für Ihre Akte.
Ihre digitale Personalakte gehört nach Fertigstellung ganz Ihnen.
Eine Person, die Ihre Personalabteilung und Ihre Register kennt.
Wir sichten Ihre heutigen Personalakten, Register und Zugriffswege oder bringen Beispiele mit und ordnen den Aufwand ein.
Sie erhalten ein unverbindliches Festpreisangebot. Nach Ihrem Auftrag entsteht die erste Registerstruktur für Ihr Personalbüro.
Bis zu drei Korrekturschleifen, dann geht die fertige Personalakte in Betrieb – kompakte Fassungen oft binnen weniger Werktage.
Eine Vorlage liefert eine leere Personalakte – gefüllt wird sie aus vielen Einzeldokumenten. Als Spezialist für individuelle Datenerfassung lösen wir das ganze Thema: Personaldokumentation vom Eintritt bis zum Austritt.
Jeder Betrieb führt Personalakten anders – Register, Rollen und Fristen lassen sich kaum per Standardbaukasten passgenau abbilden.
Personalstammblatt, Beurteilungsbogen und Urlaubsantrag setzen wir als eigene Dokumente um – auf Wunsch samt den Schritten danach.
Wir schlagen Register, Rollen und Löschregeln vor, die zu Ihrem Haus passen, statt alte Ordnerregister abzumalen.
Im öffentlichen Dienst ja. In der Privatwirtschaft gibt es keine ausdrückliche Pflicht – empfohlen ist sie trotzdem, etwa wegen der Vorlagepflichten gegenüber SV-Trägern und Finanzamt.
Das hängt von der Dokumentart ab: Lohnunterlagen, Verträge und Bewerbungen haben verschiedene Fristen. Wir hinterlegen die Fristen, die Sie mit Ihrer Steuerberatung festlegen.
In der Regel ja: Die Einführung einer digitalen Personalakte ist mitbestimmungspflichtig. Wir richten Rollen und Protokolle so ein, dass sie zu Ihrer Betriebsvereinbarung passen.
Die Grundangaben zu einem Beschäftigten: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Steuer-ID, SV-Nummer, Bankverbindung und Eintritt. Sie stehen vorn in der Akte und speisen die Lohnabrechnung.
Ja. Ob Hängeordner, Excel-Liste oder PDF-Ordner auf dem Server – wir übernehmen Ihre Struktur, scannen den Bestand ein und ordnen ihn den passenden Registern zu.
Auf Wunsch ja. Die Akte läuft wahlweise in der Cloud oder auf Ihren Servern – mit verschlüsselter Übertragung, engen Berechtigungen und Zugriff nur für Ihr Haus.
Die Personalakte ist kein einzelnes Blatt, sondern der geordnete Gesamtbestand aller Urkunden und Vorgänge zu den persönlichen und dienstlichen Verhältnissen eines Beschäftigten. Empfohlen sind Deckblatt, Inhaltsverzeichnis und Register: Stammdaten, Vertragsunterlagen, Sozialversicherung, Beurteilungen, Abwesenheiten, Abmahnungen, Zeugnisse.
Der Inhalt ist nicht bis ins Einzelne vorgeschrieben, muss aber in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Faustregel: Hinein darf nur, was der Beschäftigte auch einsehen darf. Private Angelegenheiten ohne Betriebsbezug, politische Ansichten und Gesundheitsangaben über die Krankmeldung hinaus gehören nicht hinein.
Angelegt wird sie bei der Einstellung; den Grundstock bilden Einzelblätter wie der Einstellungsbogen, dazu Arbeitsvertrag und Bescheinigungen. Nach dem Austritt wird sie archiviert, nach Fristablauf vernichtet. Beschäftigte haben ein Einsichtsrecht nach § 83 BetrVG, der Betriebsrat nur mit ihrer Zustimmung.
Jedes Arbeitszeugnis, für das erst Beurteilungen aus Jahren zusammengesucht werden, kostet Ihr Personalbüro Stunden, die anderswo fehlen. Das muss nicht so bleiben. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, wie Ihre Personalakte künftig aussieht, was möglich ist und was sie ungefähr kostet – zeigen Sie uns einfach Ihre heutige Ablage, und wir sagen Ihnen konkret, was drin ist.
Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail – wir melden uns in der Regel am selben Arbeitstag.
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