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Lieferantenselbstauskunft: kostenlose Vorlage gesucht?
Die Vorlage ist kostenlos. Das Aktuellhalten danach nicht.
Veralten Lieferantenselbstauskünfte unbemerkt, verlieren Unternehmen viel Geld: durch überholte Firmendaten, Policen vom Vorjahr, jährliches Neuausfüllen, gescannte Rückläufe, fehlende Herstellerangaben und vergessene Nachweise.
Sie brauchen eine Lieferantenselbstauskunft, die sich jedes Jahr mühelos erneuert, Nachweise aktuell hält und Ihrem Einkauf Arbeit abnimmt. Auf Wunsch digitalisieren und automatisieren wir auch Ihre weiterführenden Prozesse.
Gute Arbeit. Stets freundlich. Schnelle Umsetzung. Immer wieder gerne.
Tolles Design, schnelle Ausführung, kompetentes und lösungsorientiertes Team! Kann ich nur empfehlen.
Wir haben uns eine Regieberichtvorlage erstellen lassen und es hat alles sehr schnell geklappt. Formilo war jederzeit telefonisch erreichbar und Änderungen wurden fix umgesetzt. Vielen Dank, dass alles reibungslos geklappt hat. Wir kommen gerne jederzeit bei Bedarf auf Sie zurück und werden Sie auch weiterempfehlen.
Genau auf den Kunden zugeschnittene Lösungen mit kürzester Bearbeitungszeit.
Sehr gute Arbeit und Unterstützung durch Formilo und seinen Mitarbeitern!
Vom ersten Tag bis zur Vollendung alle Unterlagen, top, schnell und ohne große Unterbrechung ausgeführt. Kann ich nur weiter empfehlen, wenn man Dokumente digitalisiert braucht.
Eine Vorlage hält fest, was an einem Tag galt. Der Unterschied beginnt dort, wo Ihre Selbstauskunft fortgeschrieben wird – Angabe für Angabe, mit Stand und Gültigkeit, wie es auf Papier nie ginge.
Die letzte Auskunft kommt vorbefüllt zurück – bestätigen, was stimmt, und nur ändern, was sich getan hat.
Aus Zertifikat oder Versicherungsbestätigung übernimmt sie Norm, Nummer, Aussteller und Ablaufdatum direkt in die richtigen Felder.
Andere Anschrift, neue Deckungssumme, entfallenes Zertifikat – der Einkauf sieht sofort, was seit dem Vorjahr anders ist.
Ändert sich Ihr Verhaltenskodex, holt die Auskunft die Bestätigung aller Lieferanten neu ein – mit Name und Zeitstempel.
Ist der Registerauszug älter als drei Monate oder fehlt die Laufzeit der Police, meldet sich die Auskunft beim Hochladen.
Läuft nur ein Zertifikat ab, öffnet der Link an den Lieferanten genau diesen Abschnitt – der Rest bleibt gültig.
Jede erneuerte Auskunft geht mit Stand und Unterschrift als PDF an Einkauf und Lieferanten – die Basis, aber längst nicht alles.
Geänderte Firmendaten, Ansprechpartner und Zertifikatsdaten laufen per Schnittstelle in Ihr ERP- oder QM-System – ohne erneutes Abtippen.
Jede Fassung landet automatisch im DMS – die Auskunft vom Vorjahr bleibt abrufbar, wenn jemand wissen will, was damals zugesichert war.
Alle Auskünfte fließen in eine Datenbasis, auf die sich Auswertungen und KI aufsetzen lassen – etwa, wem noch die REACH-Erklärung fehlt.
Per API, Webhook oder Import/Export (CSV, JSON, XML) binden wir auch Lieferantenportale und Compliance-Werkzeuge an – passend zu dem, was Sie nutzen.
Sie sollen nicht jedes Jahr eine Tabelle an alle Lieferanten verschicken und hoffen, dass die Angaben noch stimmen – Sie bekommen die fertige Lösung vom Spezialisten für genau solche Erfassungsstrecken. Tausende Projekte in D/A/CH zeigen, dass daraus verlässliche Ergebnisse werden.
Wir denken Ihren Freigabe- und Erneuerungszyklus mit und bringen ein, was die jährliche Runde verkürzt.
Vorab kalkuliert, mit bis zu drei Korrekturschleifen im Preis.
Nach der Abnahme gehört die Auskunft vollständig Ihnen.
Eine Person, die Ihre Lieferanten und Nachweise kennt.
Wir sichten Ihre Word-, Excel- oder PDF-Auskunft – oder bringen Beispiele mit – und ordnen den Aufwand transparent ein.
Sie erhalten ein unverbindliches Festpreisangebot. Nach Ihrer Zusage entsteht der erste Entwurf, den Sie in Ruhe prüfen.
Bis zu drei Korrekturschleifen, dann liefern wir die fertige Selbstauskunft aus – kleine Vordrucke oft binnen weniger Werktage.
Eine Vorlage bekommen Sie vielerorts – und bleiben damit allein. Wir lösen das ganze Thema: Datenerfassung für Lieferantendaten, Nachweise und Zusicherungen – individuell, vom ersten Ausfüllen bis zur jährlichen Erneuerung.
Ein Serienzulieferer braucht andere Nachweise als ein Logistiker – welche Angabe wann erneuert wird, bildet kein Baukasten passgenau ab.
Wir lösen alles rund um Erfassung, Datentransport und Weiterverarbeitung – bis zur Freigabe im Einkauf, auf Wunsch bis zur größeren Software.
Wir bringen eigene Lösungsideen ein, statt nur umzusetzen, was bestellt wurde.
Ja. Wir bauen Ihnen eine zentrale Mappe für Firmendaten, Zertifikate und Standarderklärungen – jede Kundenanfrage beantworten Sie daraus.
Gesetzlich nicht pauschal. In zertifizierten Qualitätsmanagementsystemen ist sie gängige Praxis, und viele Einkäufer geben neue Lieferanten erst nach vollständiger Auskunft frei.
Allein nicht. Unternehmen ab 1.000 Beschäftigten im Inland holen Zusicherungen ihrer direkten Zulieferer ein; die Aufsicht sieht Selbstauskünfte nur als Hilfsmittel der Kontrolle.
Andere Nachweise: Güterkraftverkehrslizenz, Versicherungsnachweis, Überlassungserlaubnis, Mindestlohnerklärung – wir bauen dafür eigene Fassungen.
Die Selbstauskunft hält fest, wer der Lieferant ist, was er nachweist und was er zusichert. Der Fragebogen fragt Fähigkeiten und Risiken ab und wird ausgewertet. Wir setzen beides um.
Ja. Zweck, beizulegende Nachweise und Rücksendefrist stehen im Anschreiben – abgestimmt auf Ihre Auskunft.
Eine Lieferantenselbstauskunft, kurz auch Lieferantenauskunft, beschreibt den Lieferanten zum Tag der Unterschrift. Danach altert sie in drei Schichten: Angaben wie Firmierung, Standorte oder Ansprechpartner ändern sich laufend, Nachweise haben Laufzeiten, und Zusicherungen beziehen sich auf den Stand eines Verhaltenskodex oder einer Rechtslage.
Die Laufzeiten sind unterschiedlich: Ein ISO-9001-Zertifikat gilt drei Jahre, sofern die jährlichen Überwachungsaudits bestanden werden, IFS-Food-Betriebe werden jährlich auditiert, eine Langzeit-Lieferantenerklärung zum Warenursprung gilt höchstens 24 Monate, und die Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung wird zunächst auf ein Jahr befristet.
Empfohlen wird deshalb eine jährliche Prüfung auf Aktualität; manche Einkäufer lassen Bestandslieferanten nur Geändertes nachtragen. Umgekehrt erhalten Zulieferer von jedem Kunden einen anders aufgebauten Bogen, der in der Sache oft dieselben Angaben abfragt, nur in anderer Reihenfolge und Tiefe.
Jede Auskunft, die still vor sich hin altert, lässt Ihren Einkauf auf Angaben bauen, die nicht mehr stimmen – und jede Neuauflage kostet Ihre Lieferanten einen weiteren Nachmittag. Das muss nicht so bleiben. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, wie Ihre Selbstauskunft künftig aussieht, was möglich ist und was es ungefähr kostet – zeigen Sie uns Ihren jetzigen Bogen.
Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail – wir melden uns in der Regel am selben Arbeitstag.
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