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Ist in jeder Lieferantenakte alles da und gültig?
Ein Scan legt Unterlagen ab – beantworten kann er das nicht.
Wer das heute für einen einzigen Lieferanten prüfen will, sucht an vielen Stellen: Zertifikate im QM-Laufwerk, Rahmenverträge im Einkauf, Freistellungen in der Buchhaltung, die NDA im Postfach – und Ablaufdaten nur im PDF.
Eine individuell entwickelte digitale Lieferantenakte beantwortet diese Frage auf einen Blick und meldet, was fehlt oder bald abläuft. Auf Wunsch angebunden an ERP und DMS, damit niemand Lieferantendaten doppelt pflegt.
Wir haben für unser Unternehmen, Formulare benötigt. Was soll ich sagen? Ultra schnelle und mega nette Bearbeitung von Formilo. Wir haben immer schon nach einer Lösung gesucht und nun gefunden. Ich kann nur jeden empfehlen, der beschreibbare PDFs benötigt, mit Formilo zu arbeiten. Absolute Empfehlung, wir kommen gerne wieder.
Vom ersten Tag bis zur Vollendung alle Unterlagen, top, schnell und ohne große Unterbrechung ausgeführt. Kann ich nur weiter empfehlen, wenn man Dokumente digitalisiert braucht.
Sehr gute Arbeit und Unterstützung durch Formilo und seinen Mitarbeitern!
Absolut perfekte, grandiose Arbeit. Wirklich top und absolut empfehlenswert.
Genau auf den Kunden zugeschnittene Lösungen mit kürzester Bearbeitungszeit.
Tolles Design, schnelle Ausführung, kompetentes und lösungsorientiertes Team! Kann ich nur empfehlen.
Einen Ordner anlegen kann jeder. Den Unterschied macht, was Ihre Lieferantenakte zusätzlich tut: Verträge lesen, Mängel per Sprache aufnehmen, fehlende Nachweise anfordern – auf Papier unmöglich.
Vertrag hochladen – Laufzeit, Kündigungsfrist und Verlängerungsklausel stehen als Vorschlag im Register, Sie bestätigen nur noch.
Der Wareneingang spricht den Mangel ein, macht ein Foto dazu – mit Datum und Uhrzeit liegt beides sofort in der richtigen Akte.
Kurz bevor die Mängelfrist eines Lieferanten endet, legt die Lieferantenakte alle noch offenen Reklamationen vor.
Geheimhaltungsvereinbarung am Tablet unterzeichnen – die unterschriebene Fassung liegt sofort im richtigen Register.
Fehlt ein Zertifikat, geht die Anforderung mit fertigem Text und Termin an den Lieferanten – der Eingang wird vermerkt.
Kommt eine neue Qualitätsvereinbarung, bleibt die alte mit Datum erhalten – belegbar, was bei welcher Lieferung galt.
Fordert ein Kunde Nachweise Ihres Unterlieferanten an, geht ein PDF-Auszug der Lieferantenakte hinaus – ohne Konditionen, als solide Basis.
Legt die Buchhaltung einen Kreditor an, entsteht die Lieferantenakte mit Lieferantennummer und Stammdaten von selbst – ohne zweites Abtippen.
Archiviert Ihr Dokumentenmanagement bereits, bleibt es dabei: Die Lieferantenakte führt Soll, Fristen und Status und verweist auf archivierte Dateien.
Alle Lieferantenakten in einer Datenbasis – die Grundlage für eine KI, die vor dem Jahresgespräch offene Reklamationen und 8D-Reports zusammenfasst.
Per API, Webhook oder Import/Export (CSV, JSON, XML) holt die Lieferantenakte Nachweise aus Ihrem Lieferantenportal und Anhänge aus dem Einkaufspostfach.
Lieferanten nach Kritikalität einstufen, Register ordnen, Fristen berechnen – das muss Ihr Einkauf nicht nebenbei ausknobeln. Sie bekommen die fertige Lieferantenakte vom Spezialisten. Wie gut das im Alltag trägt, zeigen tausende Projekte in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Wir denken Ihre Lieferantenklassen und Fristen mit und bringen ein, was sich in Einkauf und QM bewährt hat.
Für Ihre Aktenstruktur, bis zu drei Korrekturschleifen inklusive.
Nach Fertigstellung gehört die Lieferantenakte vollständig Ihnen.
Eine Person, die Ihre Register und Ihren Einkauf kennt.
Wir sichten Ihre bisherige Ablage und Pflichtdokumente je Lieferantenklasse und ordnen Funktionen und Aufwand transparent ein.
Sie erhalten ein unverbindliches Festpreisangebot und nach Auftrag den ersten Entwurf Ihrer Lieferantenakte zur Prüfung.
Bis zu drei Korrekturschleifen, dann übergeben wir die fertige Lieferantenakte an Einkauf und Qualitätsmanagement – auf Wunsch mit Schulung.
Eine Lieferantenakte ist so gut wie die Dokumente, die in sie hineinlaufen. Als Spezialist für individuelle Datenerfassung bauen wir deshalb auch die Erfassung davor – dort, wo Einkauf, QM und Wareneingang Nachweise erzeugen.
Welche Lieferantenklasse welche Nachweise braucht und was wie lange bleibt, regelt jedes Haus anders – kein Baukasten kennt Ihre Regeln.
Wir bauen auch Lieferantenselbstauskunft, Mängelanzeige und Erstmusterprüfbericht als eigene Dokumente – auf Wunsch samt den Abläufen danach.
Wir bringen ein, was sich bei Kundenaudits und Rezertifizierungen bewährt hat, statt den alten Aktenordner nachzubauen.
Je nach Dokumentart verschieden: Handelsbriefe, Buchungsbelege und Verträge haben eigene Fristen, bei Verträgen zählt meist erst das Vertragsende. Welche Frist gilt, klärt Ihre Steuerberatung.
Meist ja, wenn der Scan bildlich mit dem Original übereinstimmt und lesbar bleibt. Bürgschaften oder Vollmachten, bei denen es aus Beweisgründen aufs Papier ankommt, bewahren Sie besser auf.
Meist Vertrag, Versicherungsnachweis, Freistellungsbescheinigung und Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Krankenkassen, Berufsgenossenschaft und SOKA-BAU, jede mit eigenem Ablauf.
Das legen Sie je Register der Lieferantenakte fest: Preise etwa nur der Einkauf, Zeichnungen unter Geheimhaltung nur die Entwicklung – auch das gehört zum Schutz Ihrer Geschäftsgeheimnisse.
Ja, sobald Nachunternehmer, IT-Dienstleister mit Datenzugriff oder Kunden mit Auditvorgaben dabei sind – dann hängen an wenigen Lieferanten mehr Unterlagen, als jemand nebenbei im Kopf behält.
Eine feste Form schreibt kein Gesetz vor. Die ISO 9001 verlangt aber dokumentierte Information zu Auswahl, Beurteilung und Überwachung externer Anbieter – die Akte ist dafür der naheliegende Ort.
Die Lieferantenakte bündelt je Lieferant, was Einkauf und Qualitätsmanagement über die Zusammenarbeit festhalten: Rahmenvertrag und Einkaufsbedingungen, Geheimhaltungs- und Qualitätssicherungsvereinbarung, Zertifikate mit Gültigkeit, Selbstauskunft, Audit- und Bewertungsberichte, Reklamationen samt 8D-Berichten sowie die Korrespondenz.
Wie umfangreich sie ausfällt, folgt dem Risiko. Für einen kritischen Lohnfertiger sind Qualitätsvereinbarung, Zertifikat und Auditbericht üblich, beim Büromaterial-Händler genügen oft Vertrag und Stammdaten. Mit Dienstleistern, die personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten, ist zusätzlich ein Auftragsverarbeitungsvertrag zu schließen.
Angelegt wird die Akte bei der Aufnahme eines Lieferanten und danach mit jedem Vertrag, Nachweis und Vorfall fortgeschrieben. Sie zeigt die Tiefe je Lieferant; die Lieferantenliste dagegen führt den Freigabestatus aller Lieferanten und bezieht ihn aus den einzelnen Akten.
Jede Bescheinigung, die am Zahltag des Nachunternehmers abgelaufen ist, und jedes Zertifikat, das unbemerkt verfällt, kostet am Ende Geld, Zeit und Vertrauen. Das muss nicht so bleiben. Bringen Sie zum kostenlosen Erstgespräch die Akte eines wichtigen Lieferanten mit – wir zeigen Ihnen, wie Ihre Lieferantenakte künftig aussieht, was möglich ist und was es ungefähr kostet.
Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail – wir melden uns in der Regel am selben Arbeitstag.
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