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Sie möchten Ihre Lieferantenakten digital führen?
Einscannen ist in Minuten erledigt. Das Nachhalten nie.
Bleiben Lieferantenakten unvollständig, verlieren Unternehmen viel Geld: durch abgelaufene Nachweise, verpasste Kündigungsfristen, zu früh vernichtete Verträge, Suche in drei Ablagen und Lücken im Kundenaudit.
Sie brauchen eine Lieferantenakte, die Lücken selbst erkennt, jede Frist rechtzeitig meldet und Ihrem Einkauf die Sucherei erspart. Auf Wunsch digitalisieren und automatisieren wir auch Ihre weiterführenden Prozesse.
Wir sind sehr zufrieden! Das Formular wurde schnell umgesetzt und unsere Extrawünsche beachtet und mit eingebaut.
Genau auf den Kunden zugeschnittene Lösungen mit kürzester Bearbeitungszeit.
Absolut perfekte, grandiose Arbeit. Wirklich top und absolut empfehlenswert.
Tolles Design, schnelle Ausführung, kompetentes und lösungsorientiertes Team! Kann ich nur empfehlen.
Auf jeden Fall, ein sehr einfühlsamer Programierer, auch für die Generation Analog
Die Zusammenarbeit klappt super! Man bekommt fast taggleich eine Rückmeldung bzw. seine PDF-Dateien zurück. Auch bei Rückfragen sind sie sehr geduldig beim Erklären.
Dokumente ablegen kann jeder. Der Unterschied beginnt dort, wo Ihre Lieferantenakte Verträge liest, Mängel per Sprache aufnimmt und sich meldet, bevor etwas abläuft – im Ordner unmöglich.
Vertrag hochladen – Laufzeit, Kündigungsfrist und Verlängerung stehen als Vorschlag im Feld, Sie bestätigen.
Der Wareneingang spricht den Mangel ein, macht ein Foto dazu – mit Datum und Uhrzeit liegt beides sofort in der richtigen Akte.
Kurz bevor die Mängelfrist eines Lieferanten endet, legt die Akte alle noch offenen Reklamationen vor.
Geheimhaltungsvereinbarung am Tablet unterzeichnen – die unterschriebene Fassung liegt sofort im richtigen Register.
Fehlt ein Nachweis, geht die Anforderung mit fertigem Text und Termin an den Lieferanten – der Eingang wird vermerkt.
Kommt eine neue Qualitätsvereinbarung, bleibt die alte mit Datum erhalten – belegbar, was bei welcher Lieferung galt.
Verlangt ein Kunde Nachweise Ihres Unterlieferanten, geht genau dieser Auszug als PDF hinaus – die Basis, aber längst nicht alles.
Legt die Buchhaltung einen Kreditor an, entsteht die Akte mit Nummer und Stammdaten von selbst – ohne zweites Abtippen.
Archiviert Ihr Dokumentenmanagement bereits, bleibt es dabei: Die Akte führt Soll, Fristen und Status und verweist auf die archivierten Dateien.
Alle Akten in einer Datenbasis – die Grundlage für eine KI, die vor dem Jahresgespräch offene Reklamationen zusammenfasst.
Per API, Webhook oder Import/Export (CSV, JSON, XML) binden wir auch Postfach, Buchhaltung oder Vertragsmanagement an – ohne doppelte Pflege.
Sie sollen keine Ordnerstruktur erfinden und darauf hoffen, dass jemand an die Fristen denkt – Sie bekommen die fertige Lösung vom Spezialisten für genau solche Nachweisstrecken. Dass daraus Akten werden, auf die sich Einkauf und Qualitätsmanagement verlassen, zeigen tausende Projekte in D/A/CH.
Wir denken Ihre Lieferantenklassen und Fristen mit und bringen ein, was sich im Einkauf bewährt hat.
Für die abgegrenzte Akte, bis zu drei Korrekturschleifen inklusive.
Nach Fertigstellung gehört die Akte vollständig Ihnen.
Eine Person, die Ihre Akten und Abläufe im Einkauf kennt.
Wir sehen uns Ihre Ablage und Ihre Pflichtdokumente je Lieferantenklasse an und ordnen Funktionen und Aufwand transparent ein.
Sie erhalten ein unverbindliches Festpreisangebot. Nach Ihrer Auftragsbestätigung erstellen wir den ersten Entwurf zur Prüfung.
Bis zu drei Korrekturschleifen, dann liefern wir die fertige Akte aus – ERP- und DMS-Anbindung folgen auf Wunsch.
Die meisten liefern Ihnen eine Ordnerstruktur und lassen Sie mit den Fristen allein. Wir lösen das ganze Thema: Datenerfassung für Verträge, Nachweise und Reklamationen – individuell, vom ersten Dokument bis zur Aufbewahrung.
Welche Klasse welche Nachweise braucht und was wie lange bleibt, regelt jedes Haus anders – kein Baukasten kennt Ihre Regeln.
Wir lösen Erfassung, Datentransport und Weiterverarbeitung – vom Wareneingang bis zur Buchhaltung, auf Wunsch bis zur größeren Software.
Wir schlagen Klassen, Fristen und Ampelregeln vor, statt den alten Ordner nachzubauen.
Je nach Art: Handelsbriefe sechs Jahre, Buchungsbelege und steuerlich relevante Verträge acht, Dokumentation nach Lieferkettengesetz sieben.
In der Regel ja, wenn der Scan bildlich übereinstimmt und lesbar bleibt. Originale, deren Beweiswert am Papier hängt, behalten Sie – im Zweifel klärt das Ihre Steuerberatung.
Meist Vertrag, Versicherungsnachweis, Freistellungsbescheinigung und Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Krankenkassen, Berufsgenossenschaft und SOKA-BAU, jede mit eigenem Ablauf.
Das legen Sie fest: Preise etwa nur der Einkauf, Zeichnungen unter Geheimhaltung nur die Entwicklung – auch das schützt Ihre Geschäftsgeheimnisse.
Ja, sobald Verträge mit Kündigungsfristen, Nachunternehmer oder Dienstleister mit Datenzugriff dabei sind – eine einzige verpasste Frist bindet Sie oft für eine weitere Laufzeit.
Die Liste zeigt, wer wofür freigegeben ist; die Akte hält je Lieferant Verträge, Nachweise und Fristen.
Die Lieferantenakte bündelt je Lieferant, was Einkauf und Qualitätsmanagement über die Zusammenarbeit festhalten: Rahmenvertrag und Einkaufsbedingungen, Geheimhaltungs- und Qualitätssicherungsvereinbarung, Zertifikate mit Gültigkeit, Selbstauskunft, Audit- und Bewertungsberichte, Reklamationen samt 8D-Berichten sowie die Korrespondenz.
Wie umfangreich sie ausfällt, folgt dem Risiko. Für einen kritischen Lohnfertiger sind Qualitätsvereinbarung, Zertifikat und Auditbericht üblich, beim Büromaterial-Händler genügen oft Vertrag und Stammdaten. Mit Dienstleistern, die personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten, ist zusätzlich ein Auftragsverarbeitungsvertrag zu schließen.
Angelegt wird die Akte bei der Aufnahme eines Lieferanten und danach mit jedem Vertrag, Nachweis und Vorfall fortgeschrieben. Die ISO 9001 verlangt dokumentierte Information zu Beurteilung, Auswahl, Leistungsüberwachung und Neubeurteilung externer Anbieter; eine bestimmte Form der Ablage schreibt sie nicht vor.
Jeder Nachweis, der unbemerkt abläuft, und jede Frist, die nur im Ordner steht, kostet Verhandlungsspielraum und im Ernstfall Ihre Beweislage. Das muss nicht so bleiben. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, wie Ihre Lieferantenakte künftig aussieht, was möglich ist und was es ungefähr kostet – bringen Sie einfach die Akte eines wichtigen Lieferanten mit.
Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail – wir melden uns in der Regel am selben Arbeitstag.
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