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Kundendatenbank heruntergeladen, erste Kunden erfasst?
Doch ab dem dritten Auftrag je Kunde beginnt die Handarbeit.
Eine Tabelle kennt je Kunde genau eine Zeile. Alles Weitere landet daneben: zweites Fahrzeug in der Zusatzspalte, HU-Termin im Notizfeld, Anschrift für jede Rechnung abgetippt, Datei gesperrt, Einwilligung unklar.
Eine individuell entwickelte digitale Kundendatenbank hält zusammen, was zu jedem Kunden gehört, und meldet von selbst, was fällig wird. Auf Wunsch entsteht daraus die Rechnung, angebunden an Ihre Faktura oder Buchhaltung.
Wir haben ein PDF Template erstellen lassen. Formilo war sehr effizient, schnell und geduldig mit unseren Sonderwünschen. Vielen Danke, Sabine
Gute Arbeit. Stets freundlich. Schnelle Umsetzung. Immer wieder gerne.
Wir haben uns eine Regieberichtvorlage erstellen lassen und es hat alles sehr schnell geklappt. Formilo war jederzeit telefonisch erreichbar und Änderungen wurden fix umgesetzt. Vielen Dank, dass alles reibungslos geklappt hat. Wir kommen gerne jederzeit bei Bedarf auf Sie zurück und werden Sie auch weiterempfehlen.
Die Umsetzung war einfach und ohne viel Erklärung möglich. Dankeschön!!! Das nächste Mal gerne wieder
Freundlicher und verbindlicher Kontakt mit schneller Rückmeldung. Ergebnisse einer Formularerstellung überzeugen.
Hatte ein Problem beim Export interaktiver PDFs aus Indesign - kurz angerufen, schnell und freundlich beraten worden. Top, vielen Dank!
Felder für Kennzeichen, Rezeptur oder Heizungsanlage lassen sich in jede Vorlage tippen. Ihre Kundendatenbank zeigt ihren Wert dort, wo sie verknüpft, rechnet und mitschreibt.
Privatkunde oder Firma mit USt-IdNr. und Registergericht – die Eingabemaske fragt nur, was zur Kundenart gehört.
Vor dem Rückruf fasst die KI Kontaktverlauf, letzte Aufträge und offene Angebote des Kunden in drei Sätzen zusammen.
Ob am Telefon oder an der Hebebühne: kurz einsprechen – die Kundendatenbank trägt Notiz und Folgetermin selbst ein.
Farbmarke, Nuance und Einwirkzeit im Salon oder Heizungstyp im SHK-Betrieb – per Auswahl statt Tippen, die Listen pflegen Sie.
Anschrift, Kundennummer und Leistung stehen sofort in der Rechnung, beim Kleinunternehmer samt Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Theke, Werkstatt und Büro arbeiten zur selben Zeit am selben Kunden – ohne Meldung, die Datei sei gesperrt.
Fragt ein Kunde nach seinen Daten, geht der Auszug aus der Kundendatenbank als PDF hinaus – das Mindeste, nicht der eigentliche Gewinn.
Läuft Ihre Faktura oder Warenwirtschaft gut, gehen Neukunden und Adressänderungen per Schnittstelle hinüber – gepflegt wird nur einmal.
Jeder Datenschutzhinweis, jede Einwilligung und jeder Werkstattauftrag liegt als PDF im Dateimanagement-System – mit Sperrvermerk, sobald der Zweck endet.
Kundensätze, Fahrzeuge und Aufträge bilden eine zentrale Datenbasis, aus der eine KI ablesen kann, in welchen Wochen die Hebebühnen voll sind.
Kundenstamm aus der Werkstattsoftware einlesen, Anschriften ohne Werbesperre ans Mailing-Tool geben, ein bestehendes CRM per API oder Webhook beliefern.
Zwischen Kundenannahme und Feierabend bleibt keine Zeit, Tabellen zu verknüpfen und Formeln zu reparieren. Sie bekommen Ihre Kundendatenbank deshalb fertig vom Spezialisten, ohne Bastelrisiko. Dass daraus Werkzeuge werden, die täglich laufen, belegen tausende Projekte in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Wir denken Ihren Kundensatz vom ersten Kontakt bis zur Wiedervorlage mit und bringen die Felder Ihrer Branche ein.
Ein fester Preis für die Kundendatenbank, Ausbau Modul für Modul.
Nach der Übergabe gehört die Kundendatenbank ganz Ihnen.
Eine Person, die Ihren Betrieb und Ihren Kundenstamm kennt.
Wir sichten Ihre heutige Excel-, Access- oder Base-Datei samt Kundenfeldern und ordnen Funktionen und Aufwand offen ein.
Vorab legen wir ein unverbindliches Festpreisangebot vor. Danach entsteht ein erster Entwurf, den Ihr Büro mit echten Kundensätzen testet.
Bis zu drei Korrekturschleifen, dann übergeben wir die fertige Kundendatenbank samt Einweisung für Theke, Büro und Werkstatt.
Eine Kundendatenbank wächst mit jedem Werkstattauftrag, jedem Wartungsbericht und jeder unterschriebenen Einwilligung. Als Spezialist für individuelle Datenerfassung lösen wir deshalb den ganzen Weg: vom Erstkontakt über Auftrag und Nachweis bis zur Abrechnung.
Jede Branche führt ihre Kunden anders – Fahrzeuge, Heizungsanlagen oder Farbrezepturen lassen sich kaum per Standardbaukasten passgenau abbilden.
Werkstattauftrag, Wartungsbericht und Einwilligung bauen wir separat; jedes Dokument schreibt in den Kundensatz – auf Wunsch bis zur größeren Software.
Wir zeigen, welche Kundenfelder sich lohnen – und welche Sie besser gar nicht erst erheben.
Rechnungen bleiben, solange die Aufbewahrungsfrist läuft, und sind für alles andere gesperrt. Was sonst keinem Zweck mehr dient, wird gelöscht.
Bei Bestandskunden nach § 7 Abs. 3 UWG: Adresse aus dem Kauf, ähnliche eigene Leistung, kein Widerspruch, Hinweis zum Widerspruch bei Erhebung und in jeder Mail. Sonst nur mit Einwilligung.
Ja, mit ausdrücklicher Einwilligung: Allergien und empfindliche Kopfhaut sind Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO. Die Felder öffnen sich erst mit hinterlegter Einwilligung.
Base in OpenOffice und LibreOffice bettet die Daten meist in eine Datei ein. Dann arbeitet nur einer darin, mehrere erst mit Datenbankserver.
Nein, ein PDF ist eine sonstige Rechnung. An Firmen ist sie nur noch für Umsätze 2026 zulässig, bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz auch 2027 – Kleinunternehmer und Privatkunden ausgenommen.
Ja, im Browser auf Tablet, Smartphone und PC, ohne Installation. Access dagegen läuft nur unter Windows am Desktop.
Eine Kundendatenbank, im Handwerk oft noch Kundenkartei genannt, bündelt, was ein Betrieb über seine Kunden weiß. Anders als in einer Kundenliste mit einer Zeile je Kunde hängen an jedem Kundensatz mehrere Datensätze: Ansprechpartner, Fahrzeuge oder Anlagen, Aufträge, Rechnungen und der Kontaktverlauf.
Angelegt wird der Kundensatz beim ersten Kontakt, oft per Stammdatenblatt mit Datenschutzhinweis. Ergänzt wird er nach jedem Auftrag oder Wartungsbesuch, von Büro, Kundenannahme oder Monteur. In der Kfz-Werkstatt hängt die HU-Fälligkeit am Fahrzeug: beim Pkw 36 Monate nach Erstzulassung, danach alle 24 Monate.
Rechtlich ist der Kundensatz vor allem Vertragsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Weitere Felder brauchen einen eigenen Zweck, denn es gilt die Datenminimierung. Auf eine Auskunftsanfrage antwortet der Betrieb grundsätzlich binnen eines Monats. Und weil die Kundendatenbank laufend geführt wird, gehört sie in aller Regel ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.
Jeder Rückruf, für den erst die Karteikarte gesucht wird, und jeder Serienbrief, für den die Adressen aus drei Dateien kommen, kostet Ihr Büro einen Abend. Das muss nicht so bleiben. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, wie Ihre Kundendatenbank künftig aufgebaut ist, was möglich ist und was sie ungefähr kostet – bringen Sie Ihre heutige Datei mit, und wir sagen Ihnen konkret, was daraus wird.
Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail – wir melden uns in der Regel am selben Arbeitstag.
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