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Zu, ab, mit Begleitung: Wie viele Gäste kommen wirklich?
Gezählt wird von Hand – im Büro, in der Küche und an der Tür.
Eine Gästeliste zum Ausdrucken hält Namen fest. Zählen müssen Sie selbst: Rückmeldungen aus Mails nachtragen, Absagen streichen, Begleitungen addieren, Menüs stricheln und der Küche eine Zahl melden, die morgen nicht mehr stimmt.
Eine individuell entwickelte digitale Gästeliste rechnet bei jeder Rückmeldung neu und gibt Büro, Küche und Einlass denselben Stand. Auf Wunsch übernehmen wir die Zahlen direkt in Ihren Bankettauftrag und Ihre Abrechnung.
Wir, die Klinnert Gebäudetechnik GmbH, haben bereits mehrere Formulare erstellen lassen. Die freundlichen Mitarbeiter haben sich um jedes kleinste Detail in den gewünschten Dokumenten gekümmert und diese so lange verfeinert, bis ein wirklich überzeugendes Ergebnis entstanden ist. Das Preisniveau ist transparent und fair. Ich kann diesen Service mit gutem Gewissen weiterempfehlen.
schneller Kontakt, schnelle Abwicklung, gute Kundenbeziehung aufgebaut
Wir haben ein PDF Template erstellen lassen. Formilo war sehr effizient, schnell und geduldig mit unseren Sonderwünschen. Vielen Danke, Sabine
Tolles Design, schnelle Ausführung, kompetentes und lösungsorientiertes Team! Kann ich nur empfehlen.
Vom ersten Tag bis zur Vollendung alle Unterlagen, top, schnell und ohne große Unterbrechung ausgeführt. Kann ich nur weiter empfehlen, wenn man Dokumente digitalisiert braucht.
Genau auf den Kunden zugeschnittene Lösungen mit kürzester Bearbeitungszeit.
Spalten für Name, Personen und Zusage legt jede Tabelle an. Entscheidend ist, was Ihre Gästeliste zwischen Einladung und Einlass selbst erledigt – das kann kein ausgedrucktes Blatt.
Zusage am Empfang, Absage am Handy – einfach einsprechen, die Gästeliste findet den Namen und setzt den Status selbst.
Aus „Wir kommen zu dritt, einer isst vegetarisch“ in einer E-Mail macht die KI den fertigen Eintrag samt Begleitung und Menü.
Firma, Anrede, Gästegruppe und Sonderwunsch per Auswahl statt Tippen – die Auswahllisten pflegen Sie jederzeit selbst.
Gäste sagen über einen persönlichen Link selbst zu oder ab und nennen ihre Begleitung – ohne dass Ihr Postfach überläuft.
Doppelte Namen meldet die Gästeliste sofort, eine Zusage ohne Personenzahl lässt sie gar nicht erst zu.
Der Datenschutzhinweis wird bestätigt statt vergessen; nach der Frist, die Sie festlegen, löscht die Liste die Gästedaten.
Die finale Gästeliste geht mit Personenzahl, Menüs und Tischplan als PDF an Küche, Caterer oder Location – die Basis, aber nur der Anfang.
Zusagen und Menüwahl laufen per Schnittstelle in Bankettsoftware oder Hotelprogramm, bei Gruppen samt Rooming-Liste – ohne jedes Abtippen.
Jede Gästeliste landet als PDF im Dateimanagement- oder DMS-System, sortiert nach Anlass und Datum – bei jeder Rückfrage sofort gefunden.
Alle Veranstaltungen fließen in eine zentrale Datenbasis – Zusagequoten, Ausfälle und Menüvorlieben je Anlass werden auswertbar, auch per KI.
Per API, Webhook oder Import/Export (CSV, Excel, JSON) binden wir CRM und Einladungsverteiler an – Ihre Kontakte stehen schon in der Gästeliste.
Ihre Bankettleitung soll keine Gästeliste aus Tabellen basteln und am Abend hoffen, dass jede Formel stimmt – Sie bekommen die fertige Lösung vom Spezialisten für Datenerfassung. Dass daraus Listen werden, mit denen Teams arbeiten, belegen tausende Projekte in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Wir denken den Weg von der Einladung über Küche und Empfang mit und sparen Ihrem Team die Zählarbeit.
Vorab klar kalkuliert, mit bis zu drei Korrekturschleifen inklusive.
Nach Fertigstellung gehört Ihre Gästeliste vollständig Ihnen.
Eine Person, die Ihre Räume, Anlässe und Gäste kennt.
Wir sichten Ihre bisherige Gästeliste samt Einladungsverteiler und Tischplan und ordnen Funktionen und Aufwand offen ein.
Sie erhalten ein unverbindliches Festpreisangebot. Nach Ihrem Auftrag entsteht der erste Entwurf mit Ihren Räumen und Menüs.
Bis zu drei Korrekturschleifen, dann geht die Gästeliste an Büro und Empfang – kleine Vordrucke oft binnen weniger Werktage.
Eine Gästeliste ist selten das einzige Dokument eines Abends – Einladung, Bankettauftrag und Abrechnung hängen daran. Als Spezialist für individuelle Datenerfassung lösen wir das ganze Thema, von der Zusage bis zur Weiterverarbeitung.
Jeder Gastgeber plant anders – Anlässe, Menüoptionen, Kontingente und Rückmeldefristen passen kaum in einen Standardbaukasten.
Auch diese Nachbardokumente setzen wir eigenständig um – auf Wunsch auch die Abläufe danach bis zur größeren Softwarelösung.
Wir bringen ein, was bei Veranstaltungen heute möglich ist, statt nur die alte Spaltenliste nachzubauen.
Einfache Vorlagen gibt es viele, die meisten für private Feiern. Wir verkaufen keine Vorlagen, sondern entwickeln Ihre eigene Gästeliste – mit Ihren Spalten, Räumen und Anlässen.
Name und Personenzahl immer, dazu je nach Anlass Firma, Rückmeldung, Begleitung, Tisch oder Zimmer und Menü. Wir legen mit Ihnen fest, was Ihr Haus wirklich braucht.
Ja. Ob Excel, Word, Numbers oder Ausdruck – Ihre bisherige Gästeliste ist der Ausgangspunkt; wir übernehmen Ihre Spalten und Begriffe und bauen sie besser neu auf.
Besser nicht, denn jeder Gast sähe die Namen aller anderen. Bewährt ist, dass Ihr Personal die Liste führt – digital sieht jede Kraft am Einlass nur, was sie braucht.
Ja. Empfang, Service und Bankettleitung haken auf Tablet oder Smartphone gleichzeitig ab, im Browser ohne App – jeder sieht sofort, wer schon da ist.
Nein. Der Meldeschein erfasst meldepflichtige Übernachtungsgäste einzeln; die Gästeliste plant eine Veranstaltung oder Gruppenanreise als Ganzes. Wir setzen beide um.
Gästelisten führen Restaurants und Bankettabteilungen für Gesellschaften und Firmenfeiern, Hotels als Anreise- oder Gruppen-Gästeliste mit Zimmerzuweisung und Unternehmen für Kunden-, Firmen- und Messeveranstaltungen. Gepflegt wird die Liste von der Einladung bis zur Rückmeldefrist; die endgültige Gästezahl geht meist einige Tage vor dem Termin an Küche, Caterer oder Location.
Typische Angaben sind Name, bei geschäftlichen Anlässen die Firma, Zu- oder Absage, Begleitpersonen, Tisch oder Zimmer sowie Menüwahl und Unverträglichkeiten. Am Abend selbst dient sie als Einlassliste. Anders als die Teilnehmerliste einer Schulung belegt sie keine Teilnahme per Unterschrift.
Im Bankett ergänzt sie das Function Sheet, das Raum, Ablauf, Gästezahl und Menü festhält. Bei Geschäftsessen sind für den Bewirtungsbeleg grundsätzlich die Namen aller Teilnehmer anzugeben – auch dafür ist die Gästeliste eine naheliegende Grundlage.
Jede Weihnachtsfeier, bei der erst an der Tür klar wird, wer wirklich kommt, kostet Wareneinsatz, Nerven und im Zweifel den Firmenkunden. Das muss nicht so bleiben. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, wie Ihre Gästeliste künftig arbeitet, was möglich ist und was sie ungefähr kostet – zeigen Sie uns einfach Ihre jetzige Liste, dann wird es sofort konkret.
Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail – wir melden uns in der Regel am selben Arbeitstag.
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