Sie suchen eine kostenlose Vorlage für Gästedaten?
Die Vorlage ist kostenlos. Der Stau an der Rezeption nicht.
Passen Gästeformulare nicht zu den Abläufen, verlieren Betriebe viel Geld: durch Zettelwirtschaft am Empfang, unleserliche Handschrift, vergessene Unterschriften, Abtippen ins Hotelprogramm, und ein Jahr Papierablage.
Sie brauchen eine Gästeerfassung, die den Check-in beschleunigt, vollständige Angaben sichert und Fristen im Blick behält. Auf Wunsch digitalisieren und automatisieren wir auch Ihre weiterführenden Prozesse.
Bewertung für Formilo – Professionelle Dienstleistung und herausragender Service. Ich möchte meine vollste Zufriedenheit mit der Dienstleistung von Formilo zum Ausdruck bringen. Nach einem ausführlichen Telefonat, in dem ich meine Wünsche und Anforderungen klarstellen konnte, wurde meine Unterlagensammlung genau nach meinen Vorstellungen strukturiert und aufbereitet. Besonders beeindruckt hat mich die Schnelligkeit: Bereits am nächsten Tag konnte ich das Ergebnis sehen. Ein großer Vorteil der Dienstleistung ist die Möglichkeit, Anpassungen dreimal vornehmen zu lassen. Meine Vorschläge wurden äußerst sorgfältig berücksichtigt und professionell umgesetzt. Die Qualität der erstellten Dokumente – insbesondere der Leistungsnachweis und die Berichtsvorlage – hat meine Erwartungen übertroffen. Auch die Erstellung der Rechnungen erfolgte professionell und strukturiert. Ich werde die Dienstleistung von Formilo jederzeit wieder in Anspruch nehmen, sei es für meine aktuellen Anliegen oder für zukünftige Projekte. Aufgrund meiner durchweg positiven Erfahrung kann ich Formilo uneingeschränkt zu 100 % weiterempfehlen. Vielen Dank für die hervorragende Arbeit!
Wir haben ein PDF Template erstellen lassen. Formilo war sehr effizient, schnell und geduldig mit unseren Sonderwünschen. Vielen Danke, Sabine
Sehr kompetenter und schneller Service. Super Kundenbetreuung. Auf alles wurde reagiert und auch schön erklärt. Sehr zu empfehlen. Dankeschön
Die Zusammenarbeit klappt super! Man bekommt fast taggleich eine Rückmeldung bzw. seine PDF-Dateien zurück. Auch bei Rückfragen sind sie sehr geduldig beim Erklären.
Super Beratung und schnelle Bearbeitung unseres Anliegens. Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit!
Die Umsetzung war einfach und ohne viel Erklärung möglich. Dankeschön!!! Das nächste Mal gerne wieder
Felder zum Ausfüllen hat jeder Vordruck. Der Unterschied beginnt dort, wo Ihre Gästeerfassung den Ausweis selbst ausliest, Angaben prüft und die Aufbewahrung im Griff hat – unmöglich auf Papier.
Reisepass oder Ausweis kurz gescannt – Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Passnummer stehen sofort im richtigen Feld.
Fehlende Pflichtangaben für ausländische Gäste erkennt das System sofort und führt sicher und ohne Rückfragen durch den Meldeschein.
Der Gast zeichnet direkt am Empfang gegen – mit Zeitstempel sauber am Vorgang verankert, ganz ohne Drucken und Scannen.
Der Gast schaltet auf seine Sprache um und versteht jedes Feld – Missverständnisse und falsche Angaben fallen einfach weg.
Aufbewahrung und Löschung nach Ablauf steuert das System automatisch – kein vergessener Schein, kein Datenschutzrisiko.
Der Gast füllt seine Daten schon vor Anreise am eigenen Handy aus – am Empfang bleibt nur noch ein kurzer Blick.
Jeder Meldeschein geht sauber als PDF in die Gästeakte und auf Wunsch an den Gast zurück – die Basis, aber längst nicht alles.
Die erfassten Gästedaten laufen per Schnittstelle direkt in Ihr PMS oder Buchungssystem – ganz ohne Zweiterfassung an der Rezeption.
Aufenthaltsdauer und Personenzahl fließen direkt in Kurtaxe-Abrechnung und Statistik – ohne erneutes Zusammensuchen der Zahlen.
Jeder Vorgang landet automatisch revisionssicher in Ihrem Dateimanagement- oder DMS-System – DSGVO-konform und jederzeit auffindbar.
Alle Gästevorgänge fließen in Ihre zentrale Datenbasis – die Grundlage, um auszuwerten, die Belegung zu planen und KI daraufzusetzen.
Sie sollen nicht selbst basteln und das Risiko tragen – Sie bekommen die fertige Lösung, vom Spezialisten für genau solche Erfassungen. Dass am Ende rechtssichere, verwertbare Gästedaten herauskommen, beweisen tausende Formulare, die in Betrieben in D/A/CH täglich im Einsatz sind.
Wir denken Ihren Check-in mit und bringen Verbesserungen ein, die den Empfang spürbar entlasten.
Klar kalkuliert, mit bis zu drei Korrekturschleifen inklusive.
Nach Fertigstellung gehört die Lösung vollständig Ihnen.
Eine Person, die Ihren Betrieb und Ihren Check-in-Ablauf kennt.
Wir sehen uns Ihren jetzigen Meldeschein an oder bringen Beispiele mit und ordnen Funktionen und Aufwand transparent ein.
Sie erhalten ein unverbindliches Festpreisangebot. Nach Ihrer Auftragsbestätigung erstellen wir den ersten Entwurf zur Prüfung.
Bis zu drei Korrekturschleifen, dann liefern wir die fertige Gästeerfassung aus – kleine Vordrucke oft binnen weniger Werktage.
Die meisten liefern Ihnen eine Vorlage und lassen Sie damit allein. Wir lösen das ganze Thema: Datenerfassung für Check-in, Meldepflicht und Gästeverwaltung – individuell, von der Anreise bis zur Weiterverarbeitung in Ihren Systemen.
Jeder Betrieb arbeitet anders – Meldepflicht, Kurtaxe und Zusatzangaben lassen sich kaum per Standardbaukasten passgenau abbilden.
Sobald wir im Gespräch sind, lösen wir alles rund um Erfassung, Datentransport und Weiterverarbeitung – vom Check-in bis zur Kurtaxe.
Wir bringen moderne Lösungsansätze ein, statt einfach abzutippen, was bestellt wurde.
Ja. Ein Papier-, Word-, Excel- oder PDF-Meldeschein genügt als Ausgangspunkt – wir bauen Ihre Gästeerfassung modern und deutlich verbessert neu auf.
Für ausländische Gäste bleibt die Meldepflicht samt Unterschrift bestehen; für deutsche Staatsangehörige ist sie seit 2025 entfallen. Wir bilden beide Fälle sauber ab.
Ein Abgleich ist zulässig, eine Ausweiskopie in der Regel nicht. Wir erfassen nur die zulässigen Pflichtangaben und richten die Speicherung datensparsam ein.
Ja. Ob Hotel, Pension, Ferienwohnung, Monteurzimmer oder Campingplatz – wir setzen die Gästedatenerfassung passend zu Ihrem Betrieb und Ihrer Größe um.
Auf Wunsch ja. Wir richten die Lösung so ein, dass Datenhaltung und Zugriff zu Ihren Vorgaben passen – bis hin zum Betrieb auf Ihren eigenen Servern.
Ja. Nach Fertigstellung geht die Gästeerfassung vollständig in Ihr Eigentum über, ohne wiederkehrende Lizenzkosten.
Erfasst werden die Gästedaten bei der Anreise, bevor der Schlüssel übergeben wird — an der Rezeption, am Tresen oder vorab von zuhause. Betroffen sind Hotels und Pensionen ebenso wie Ferienwohnungen, Monteurunterkünfte und Campingplätze; bei Kleinvermietern übernimmt der Vermieter selbst, was sonst das Empfangspersonal begleitet.
Aufgenommen werden Ankunfts- und voraussichtliches Abreisedatum, Familienname und Vornamen, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Anschrift; bei ausländischen Gästen zusätzlich die Seriennummer des Passes und eine handschriftliche Unterschrift am Anreisetag. Seit Anfang 2025 entfällt die Meldescheinpflicht für deutsche Staatsangehörige, für ausländische Gäste bleibt sie bestehen.
Die ausgefüllten Meldescheine werden ein Jahr aufbewahrt und danach innerhalb von drei Monaten vernichtet. Parallel liefern die Angaben die Grundlage für Kurtaxe und Tourismusstatistik. Mit der Wohnsitzanmeldung beim Einwohnermeldeamt hat der Meldeschein nichts zu tun.
Jeder Check-in, der sich an der Rezeption staut, kostet Sie Zeit, Nerven und den ersten Eindruck – und ein lückenhafter Meldeschein wird schnell zum Bußgeldrisiko. Das muss nicht so bleiben. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, wie Ihre Gästedatenerfassung künftig aussieht und was es ungefähr kostet – zeigen Sie uns einfach Ihren jetzigen Meldeschein, und wir sagen Ihnen konkret, was drin ist.
Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail – wir melden uns in der Regel am selben Arbeitstag.
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