Anreisewelle am Nachmittag, eine Schlange an der Rezeption, krakelige Meldescheine – und Ihr Gast wartet gereizt auf den Schlüssel. Genau hier verspielen Sie den ersten Eindruck.
Ich bin beeindruckt von der Detailgenauigkeit und dem Fachwissen des Formilo-Teams. Sie haben nicht nur ein PDF Formular erstellt, sondern es wirklich verbessert und auf ein Software-Niveau gebracht. Die Multimedia- und Datenbankfunktionalitäten sind beeindruckend! Sehr zu empfehlen.
Auf jeden Fall, ein sehr einfühlsamer Programierer, auch für die Generation Analog
Hatte ein Problem beim Export interaktiver PDFs aus Indesign - kurz angerufen, schnell und freundlich beraten worden. Top, vielen Dank!
Gute Arbeit. Stets freundlich. Schnelle Umsetzung. Immer wieder gerne.
Genau auf den Kunden zugeschnittene Lösungen mit kürzester Bearbeitungszeit.
Wir, die Klinnert Gebäudetechnik GmbH, haben bereits mehrere Formulare erstellen lassen. Die freundlichen Mitarbeiter haben sich um jedes kleinste Detail in den gewünschten Dokumenten gekümmert und diese so lange verfeinert, bis ein wirklich überzeugendes Ergebnis entstanden ist. Das Preisniveau ist transparent und fair. Ich kann diesen Service mit gutem Gewissen weiterempfehlen.
Felder zum Ausfüllen hat jeder Vordruck. Der Unterschied beginnt dort, wo Ihre Gästeerfassung den Ausweis selbst ausliest, Angaben prüft und die Aufbewahrung im Griff hat – unmöglich auf Papier.
Reisepass oder Ausweis kurz gescannt – Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Passnummer stehen sofort im richtigen Feld.
Fehlende Pflichtangaben für ausländische Gäste erkennt das System sofort und führt sicher und ohne Rückfragen durch den Meldeschein.
Der Gast zeichnet direkt am Empfang gegen – mit Zeitstempel sauber am Vorgang verankert, ganz ohne Drucken und Scannen.
Der Gast schaltet auf seine Sprache um und versteht jedes Feld – Missverständnisse und falsche Angaben fallen einfach weg.
Aufbewahrung und Löschung nach Ablauf steuert das System automatisch – kein vergessener Schein, kein Datenschutzrisiko.
Der Gast füllt seine Daten schon vor Anreise am eigenen Handy aus – am Empfang bleibt nur noch ein kurzer Blick.
Jeder Meldeschein geht sauber als PDF in die Gästeakte und auf Wunsch an den Gast zurück – die Basis, aber längst nicht alles.
Die erfassten Gästedaten laufen per Schnittstelle direkt in Ihr PMS oder Buchungssystem – ganz ohne Zweiterfassung an der Rezeption.
Aufenthaltsdauer und Personenzahl fließen direkt in Kurtaxe-Abrechnung und Statistik – ohne erneutes Zusammensuchen der Zahlen.
Jeder Vorgang landet automatisch revisionssicher in Ihrem Dateimanagement- oder DMS-System – DSGVO-konform und jederzeit auffindbar.
Alle Gästevorgänge fließen in Ihre zentrale Datenbasis – die Grundlage, um auszuwerten, die Belegung zu planen und KI daraufzusetzen.
Sie sollen nicht selbst basteln und das Risiko tragen – Sie bekommen die fertige Lösung, vom Spezialisten für genau solche Erfassungen. Dass am Ende rechtssichere, verwertbare Gästedaten herauskommen, beweisen tausende Formulare, die in Betrieben in D/A/CH täglich im Einsatz sind.
Wir denken Ihren Check-in mit und bringen Verbesserungen ein, die den Empfang spürbar entlasten.
Klar kalkuliert, mit bis zu drei Korrekturschleifen inklusive.
Nach Fertigstellung gehört die Lösung vollständig Ihnen.
Eine Person, die Ihren Betrieb und Ihren Check-in-Ablauf kennt.
Wir sehen uns Ihren jetzigen Meldeschein an oder bringen Beispiele mit und ordnen Funktionen und Aufwand transparent ein.
Sie erhalten ein unverbindliches Festpreisangebot. Nach Ihrer Auftragsbestätigung erstellen wir den ersten Entwurf zur Prüfung.
Bis zu drei Korrekturschleifen, dann liefern wir die fertige Gästeerfassung aus – kleine Vordrucke oft binnen weniger Werktage.
Die meisten liefern Ihnen eine Vorlage und lassen Sie damit allein. Wir lösen das ganze Thema: Datenerfassung für Check-in, Meldepflicht und Gästeverwaltung – individuell, von der Anreise bis zur Weiterverarbeitung in Ihren Systemen.
Jeder Betrieb arbeitet anders – Meldepflicht, Kurtaxe und Zusatzangaben lassen sich kaum per Standardbaukasten passgenau abbilden.
Sobald wir im Gespräch sind, lösen wir alles rund um Erfassung, Datentransport und Weiterverarbeitung – vom Check-in bis zur Kurtaxe.
Wir bringen moderne Lösungsansätze ein, statt einfach abzutippen, was bestellt wurde.
Ja. Ein Papier-, Word-, Excel- oder PDF-Meldeschein genügt als Ausgangspunkt – wir bauen Ihre Gästeerfassung modern und deutlich verbessert neu auf.
Für ausländische Gäste bleibt die Meldepflicht samt Unterschrift bestehen; für deutsche Staatsangehörige ist sie seit 2025 entfallen. Wir bilden beide Fälle sauber ab.
Ein Abgleich ist zulässig, eine Ausweiskopie in der Regel nicht. Wir erfassen nur die zulässigen Pflichtangaben und richten die Speicherung datensparsam ein.
Ja. Ob Hotel, Pension, Ferienwohnung, Monteurzimmer oder Campingplatz – wir setzen die Gästedatenerfassung passend zu Ihrem Betrieb und Ihrer Größe um.
Auf Wunsch ja. Wir richten die Lösung so ein, dass Datenhaltung und Zugriff zu Ihren Vorgaben passen – bis hin zum Betrieb auf Ihren eigenen Servern.
Ja. Nach Fertigstellung geht die Gästeerfassung vollständig in Ihr Eigentum über, ohne wiederkehrende Lizenzkosten.
Jeder Check-in, der sich an der Rezeption staut, kostet Sie Zeit, Nerven und den ersten Eindruck – und ein lückenhafter Meldeschein wird schnell zum Bußgeldrisiko. Das muss nicht so bleiben. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, wie Ihre Gästedatenerfassung künftig aussieht und was es ungefähr kostet – zeigen Sie uns einfach Ihren jetzigen Meldeschein, und wir sagen Ihnen konkret, was drin ist.
Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail – wir melden uns in der Regel am selben Arbeitstag.
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