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Gästedaten trägt der Gast ein – müde, mit Gepäck.
Oft in fremder Sprache – und hinter ihm wächst die Schlange.
Ein Meldeschein auf Papier hilft in diesem Moment weder Gast noch Rezeption: Felder, die der Gast nicht versteht, unleserliche Namen, fehlende Passnummern, vergessene Unterschriften und Abtippen ins Hotelprogramm.
Eine individuell entwickelte digitale Gästedatenerfassung fragt jeden Gast nur, was für ihn gilt, prüft es sofort und erledigt den Rest. Auf Wunsch fließen die Gästedaten direkt in Ihr Hotelprogramm und in die Kurtaxe-Meldung.
Vom ersten Tag bis zur Vollendung alle Unterlagen, top, schnell und ohne große Unterbrechung ausgeführt. Kann ich nur weiter empfehlen, wenn man Dokumente digitalisiert braucht.
Hatte ein Problem beim Export interaktiver PDFs aus Indesign - kurz angerufen, schnell und freundlich beraten worden. Top, vielen Dank!
Gute Arbeit. Stets freundlich. Schnelle Umsetzung. Immer wieder gerne.
schneller Kontakt, schnelle Abwicklung, gute Kundenbeziehung aufgebaut
Die Umsetzung war einfach und ohne viel Erklärung möglich. Dankeschön!!! Das nächste Mal gerne wieder
Ich bin beeindruckt von der Detailgenauigkeit und dem Fachwissen des Formilo-Teams. Sie haben nicht nur ein PDF Formular erstellt, sondern es wirklich verbessert und auf ein Software-Niveau gebracht. Die Multimedia- und Datenbankfunktionalitäten sind beeindruckend! Sehr zu empfehlen.
Name, Anschrift und Anreisedatum abfragen kann jeder Meldeschein. Ob der Check-in stockt oder läuft, entscheidet, was Ihre Gästedatenerfassung dabei selbst erledigt – und das kann kein Papier.
Pass kurz an die Kamera gehalten – Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Passnummer stehen sofort im Feld.
Abreise vor Anreise, Geburtsdatum in der Zukunft, Passnummer zu kurz – die Gästeerfassung hakt nach, bevor der Gast abschickt.
Wo ein Meldeschein nötig ist, liegt er fertig ausgefüllt bereit – der Gast unterschreibt nur noch von Hand.
Jedes Feld erscheint in der Sprache, die der Gast wählt – auch der Hinweis, wozu Pass und Staatsangehörigkeit gebraucht werden.
Ab dem Abreisetag zählt die Aufbewahrungsfrist jedes Meldescheins mit und stößt die Löschung an – kein Schein bleibt zu lange liegen.
Ein QR-Code in der Buchungsbestätigung öffnet den Online-Check-in am Handy des Gastes – kontaktlos und ohne App.
Jede Gästeanmeldung entsteht als sauberes PDF, auf Wunsch per E-Mail auch an den Gast – ein guter Anfang, mehr nicht.
Was die Gästeerfassung prüft, läuft per Schnittstelle in Ihr PMS – Zimmer, Aufenthalt und Rechnung kennen den Gast ohne Tipparbeit am Tresen.
Aufenthaltsdauer und Personenzahl stehen als Export für Kurtaxe, Bettensteuer und die Meldung an Ihre Kommune bereit – fertig gezählt, ohne Nachrechnen.
Jeder Meldeschein landet im Dateimanagement- oder DMS-System, auffindbar nach Name und Zimmer – bei Nachfragen der Behörde in Sekunden zur Hand.
Alle Aufenthalte fließen in eine zentrale Datenbasis, in der eine KI Anreisetage, Aufenthaltsdauer und Belegung je Saison auswerten kann.
Zwischen Saisonstart und ausgebuchtem Wochenende soll niemand an Meldescheinen basteln und das Risiko dafür tragen. Sie bekommen Ihre Gästedatenerfassung fertig vom Spezialisten. Dass daraus Lösungen entstehen, die im Alltag genutzt werden, belegen tausende Projekte in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Wir denken Ihren Check-in bis zur Schlüsselübergabe mit und bringen ein, was Ihre Rezeption spürbar entlastet.
Gästeerfassung klar kalkuliert, mit bis zu drei Korrekturschleifen.
Nach Fertigstellung gehört Ihre Gästeerfassung ganz Ihnen.
Eine Person, die Ihr Haus und Ihren Saisonbetrieb kennt.
Wir sichten Ihren bisherigen Meldeschein samt Hotelprogramm und Kurtaxe-Satzung und ordnen Funktionen und Aufwand offen ein.
Sie erhalten ein unverbindliches Festpreisangebot. Nach Ihrer Zusage füllt Ihr Empfangsteam den ersten Entwurf probehalber aus.
Bis zu drei Korrekturschleifen, dann geht die fertige Gästedatenerfassung an den Start – kleine Vordrucke oft binnen weniger Werktage.
Mit der Unterschrift des Gastes ist ein Meldeschein-Muster fertig – Ihre Gästeerfassung noch lange nicht. Wir sind Spezialist für individuelle Datenerfassung und nehmen das ganze Thema in die Hand: von der Anreise über den Aufenthalt bis zur Auswertung.
Jedes Haus checkt anders ein – Meldepflicht, Kurtaxe Ihrer Gemeinde und Zusatzangaben lassen sich kaum per Standardbaukasten passgenau abbilden.
Buchungsformular, Gästekarte und Gästefragebogen nach der Abreise setzen wir als eigene Dokumente um – auf Wunsch samt Software dahinter.
Wir zeigen, was an der Rezeption geht, statt den alten Meldeschein Feld für Feld nachzubauen.
Ja. Ob Durchschlagblock, Word-Datei oder Excel-Gästekartei – Ihr bisheriger Meldeschein ist der Ausgangspunkt, und wir bauen ihn besser neu auf.
Für ausländische Gäste ja, für deutsche Staatsangehörige ist er seit Januar 2025 entfallen. Für Kurtaxe und Aufenthalt brauchen Sie viele Angaben aber weiterhin von jedem Gast.
In der Regel nicht – vorgesehen ist der Abgleich mit dem Pass, nicht die Kopie. Ihre Gästedatenerfassung übernimmt nur die Pflichtangaben und speichert so wenig wie möglich.
Ja. Die Gästeerfassung richtet sich nach Ihrem Haus: schlank für eine Ferienwohnung, mit Zimmerzuordnung für Monteurzimmer.
Ein Scan des Papierscheins ersetzt das unterschriebene Original nicht. Der elektronische Meldeschein hat eigene Vorgaben – welcher Weg zu Ihrem Haus passt, klären wir gemeinsam.
Auf Wunsch ja – verschlüsselt gespeichert und nur für Personen in Rezeption und Direktion zugänglich.
Erfasst werden die Gästedaten bei der Anreise, bevor der Zimmerschlüssel übergeben wird – an der Rezeption oder vorab von zuhause. Betroffen sind Hotels und Gasthöfe ebenso wie Ferienwohnungen, Monteurunterkünfte und Campingplätze; bei Kleinvermietern übernimmt der Vermieter selbst, was sonst das Empfangspersonal begleitet.
Zum besonderen Meldeschein nach dem Bundesmeldegesetz gehören Ankunfts- und voraussichtliches Abreisedatum, Familienname, Vornamen, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Anschrift, dazu die Zahl mitreisender Ausländer und die Seriennummer des Passes. Telefon oder E-Mail sind freiwillig, ein Newsletter braucht eine eigene Einwilligung.
Aufbewahrt werden die Meldescheine ab der Abreise ein Jahr, danach sind sie binnen drei Monaten zu vernichten; Aufenthaltsdauer und Personenzahl dienen auch der Kurtaxe. Vom Buchungsformular, das vor der Anreise ausgefüllt wird, unterscheidet sich die Gästedatenerfassung ebenso wie von der Wohnsitzanmeldung beim Einwohnermeldeamt.
Jede Anreise, bei der ein Gast am Tresen Felder entziffert, kostet Ihr Team Minuten, die in der Anreisespitze fehlen. Das muss nicht so bleiben. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, wie Ihr Check-in künftig läuft und was die Gästedatenerfassung ungefähr kostet – schicken Sie uns einfach Ihren jetzigen Meldeschein, und wir sagen Ihnen konkret, was möglich ist.
Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail – wir melden uns in der Regel am selben Arbeitstag.
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