Monatsende: Fahrten aus dem Kopf rekonstruiert, Kilometerstände geschätzt, ein Beleg fehlt – und Ihre Leute warten wochenlang auf die Erstattung. Das kostet Zeit und Geld.
Vom ersten Tag bis zur Vollendung alle Unterlagen, top, schnell und ohne große Unterbrechung ausgeführt. Kann ich nur weiter empfehlen, wenn man Dokumente digitalisiert braucht.
Unser Transportunternehmen ist dankbar für die ausgezeichnete Arbeit von Formilo. Ihre Experten haben unsere alten Papierformulare nicht nur digitalisiert, sondern sie mit sinnvollen Funktionalitäten und einem klaren, ansprechenden Design aufgewertet. Wir haben eine spürbare Effizienzsteigerung erlebt und empfehlen sie gerne weiter!
Ich bin beeindruckt von der Detailgenauigkeit und dem Fachwissen des Formilo-Teams. Sie haben nicht nur ein PDF Formular erstellt, sondern es wirklich verbessert und auf ein Software-Niveau gebracht. Die Multimedia- und Datenbankfunktionalitäten sind beeindruckend! Sehr zu empfehlen.
Eine sehr gute Zusammenarbeit mit einem sehr netten Team. Schneller Support und gewissenhaftes Arbeiten. Immer gern wieder, vielen Dank
Absolut perfekte, grandiose Arbeit. Wirklich top und absolut empfehlenswert.
Sehr gute Arbeit und Unterstützung durch Formilo und seinen Mitarbeitern!
Kilometer abzutippen kann jeder. Der Unterschied beginnt dort, wo Ihre Fahrtkostenabrechnung selbst rechnet, gesprochene Angaben versteht und Belege gleich einliest – auf Papier undenkbar.
Reiseziel eingeben, den Rest übernimmt die Abrechnung: gefahrene Strecke, Kilometerpauschale und Summe – ganz ohne Rechnen.
Aus knappen Stichworten macht die KI eine saubere Fahrtenangabe und meldet fehlende Kilometerstände, bevor die Abrechnung rausgeht.
Fahrten samt Ziel und Zweck unterwegs einfach diktieren – die Abrechnung schreibt mit, auch mit dem Handy im Auto.
Fahrkarten und Quittungen unterwegs abfotografieren und anhängen – nichts muss später im Büro zusammengesucht werden.
Reiseziele, Zwecke und Kostenstellen bequem per Auswahl statt Tippen – die Listen pflegen Sie jederzeit selbst.
Mitarbeitende und Leitung zeichnen die Abrechnung digital gegen – geprüft und freigegeben, ohne Ausdrucken und Einscannen.
Jede geprüfte Abrechnung geht sauber als PDF an Lohnstelle oder Kasse zur Anweisung – die Basis der Erstattung, aber noch nicht alles.
Kilometer, Beträge und Kostenstellen laufen per Schnittstelle direkt in Ihr Lohn- und Finanzsystem, etwa über DATEV – ohne Zweiterfassung.
Jede Abrechnung landet mitsamt Belegen automatisch in Ihrem DMS – revisionssicher archiviert und bei einer Prüfung sofort auffindbar.
Alle Fahrten und Kosten fließen in Ihre zentrale Datenbasis – die Grundlage, um später Auswertungen und KI darauf aufzusetzen.
Per API, Webhook oder Export binden wir auch Fach- und Kassensysteme an – Ihre Abrechnung fügt sich in jede Systemlandschaft ein.
Sie sollen nicht selbst mit Kilometersätzen hantieren und das Risiko tragen, dass die Erstattung nicht steuerfrei bleibt – Sie bekommen die fertige Lösung vom Spezialisten für solche Abrechnungen. Dass am Ende verwertbare Ergebnisse herauskommen, beweisen tausende Vordrucke im täglichen Einsatz in D/A/CH.
Wir denken Ihren Erstattungsprozess mit und bringen Verbesserungen ein, an die bislang niemand gedacht hat.
Klar kalkuliert, mit bis zu drei Korrekturschleifen inklusive.
Nach Fertigstellung gehört die Abrechnung vollständig Ihnen.
Eine Person, die Ihre Abläufe und Ihre Abrechnung kennt.
Wir sehen uns Ihre jetzige Fahrtkostenabrechnung an oder bringen Beispiele mit und ordnen Funktionen und Aufwand transparent ein.
Sie erhalten ein unverbindliches Festpreisangebot. Nach Ihrer Bestätigung erstellen wir den ersten Entwurf zur Prüfung.
Bis zu drei Korrekturschleifen, dann liefern wir die fertige Abrechnung aus – kleine Vordrucke oft binnen weniger Werktage.
Die meisten liefern Ihnen eine Vorlage und lassen Sie damit allein. Wir lösen das ganze Thema: Datenerfassung für Abrechnung, Nachweis und Erstattung – individuell, von der Fahrt unterwegs bis zur Auszahlung im Lohn.
Jede Organisation erstattet anders – Kilometersätze, Kostenstellen und Genehmigungswege lassen sich per Baukasten kaum passgenau abbilden.
Wir lösen alles rund um Erfassung, Prüfung und Weiterverarbeitung – von der Fahrt bis zur steuerfreien Erstattung.
Wir bringen moderne Lösungsansätze ein, statt nur abzutippen, was bestellt wurde.
Ja. Ein Excel-, Word- oder PDF-Vordruck genügt als Ausgangspunkt – wir bauen ihn modern, rechnend und deutlich verbessert neu auf.
Der Kilometersatz ist zentral hinterlegt und lässt sich jederzeit anpassen – jede Abrechnung rechnet danach automatisch mit dem gültigen Wert.
Die Abrechnung erzwingt die nötigen Pflichtangaben und hält die Belege sauber beisammen – die Grundlage dafür, dass das Finanzamt die steuerfreie Erstattung anerkennt.
Ja. Die Abrechnung lässt sich als Weblink bereitstellen, den jeder ohne Konto und Installation ausfüllt – ideal für Ehrenamtliche und Honorarkräfte.
Die Fahrtkostenabrechnung rechnet nur die Fahrtkosten ab; die Reisekostenabrechnung nimmt Übernachtung und Verpflegung hinzu. Wir setzen beide um.
Personenbezogene Angaben und Bankdaten werden DSGVO-konform verarbeitet; auf Wunsch läuft alles über Ihre eigenen Server mit klar geregeltem Zugriff.
Abrechnungen, die am Monatsende aus dem Gedächtnis entstehen, und Erstattungen, die sich wochenlang ziehen, kosten Zeit, Nerven und im Zweifel die Steuerfreiheit. Das muss nicht so bleiben. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, wie Ihre Fahrtkostenabrechnung künftig aussieht, was möglich ist und was es ungefähr kostet – zeigen Sie uns einfach Ihren jetzigen Vordruck, und wir sagen Ihnen konkret, was drin ist.
Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail – wir melden uns in der Regel am selben Arbeitstag.
