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Eine Dokumentationsvorlage fängt jedes Mal bei null an.
Was gestern eingetragen wurde, weiß der neue Bogen nicht.
Wer Kontrollen und Messreihen auf Vordrucken führt, wiederholt dieselben Handgriffe: Objekt und Anlage neu eintragen, die laufende Nummer suchen, leere Zeilen nachtragen und vor dem Audit Monate aus Ordnern zusammenzählen.
Eine individuell entwickelte digitale Dokumentationsvorlage kennt Ihre Objekte, Anlagen und Mitarbeiter und führt jede Reihe selbst weiter. Auf Wunsch landen die Nachweise direkt in Objektakte, QM-System oder bei Ihrem Auftraggeber.
Wir, die Klinnert Gebäudetechnik GmbH, haben bereits mehrere Formulare erstellen lassen. Die freundlichen Mitarbeiter haben sich um jedes kleinste Detail in den gewünschten Dokumenten gekümmert und diese so lange verfeinert, bis ein wirklich überzeugendes Ergebnis entstanden ist. Das Preisniveau ist transparent und fair. Ich kann diesen Service mit gutem Gewissen weiterempfehlen.
Schnelle und unkomplizierte Hilfe bei der Erstellung eines Abnahmeprotokoll. Vielen Dank.
Sehr gute Arbeit und Unterstützung durch Formilo und seinen Mitarbeitern!
schneller Kontakt, schnelle Abwicklung, gute Kundenbeziehung aufgebaut
Eine sehr gute Zusammenarbeit mit einem sehr netten Team. Schneller Support und gewissenhaftes Arbeiten. Immer gern wieder, vielen Dank
Ich bin beeindruckt von der Detailgenauigkeit und dem Fachwissen des Formilo-Teams. Sie haben nicht nur ein PDF Formular erstellt, sondern es wirklich verbessert und auf ein Software-Niveau gebracht. Die Multimedia- und Datenbankfunktionalitäten sind beeindruckend! Sehr zu empfehlen.
Kopfzeile, Spalten und Unterschriftsfeld bietet jeder Dokumentationsbogen. Der Unterschied liegt darin, was die programmierte Fassung zwischen zwei Einträgen selbst erledigt – das kann kein Papier.
Beginn und Ende je Kontrolle oder Sitzung erfasst, Dauer und Unterrichtseinheiten rechnet der Bogen ohne Taschenrechner.
Aus knappen Stichworten formuliert die KI einen sauberen Verlaufseintrag und ordnet Beobachtungen den richtigen Feldern zu.
Messwerte und Befunde im Technikraum oder an der Kühlzelle einsprechen – der Eintrag steht, bevor Sie den Raum verlassen.
Räume, Maßnahmen, Prüfer oder Coaching-Themen kommen per Auswahl statt Tippen – die Listen im Dokumentationsbogen pflegen Sie selbst.
Ausführender und Prüfer unterschreiben direkt im Dokumentationsblatt, der Firmenstempel sitzt mit drin – kein Ausdrucken, kein Scannen.
Kein Netz im Heizungskeller oder auf der Streutour? Erfasst wird trotzdem – bei Empfang gleicht sich der Bogen selbst ab.
Jeder abgeschlossene Dokumentationsbogen geht als PDF an Auftraggeber, Versicherung oder Sachverständige – das Minimum, nicht das Ziel.
Messwerte, Maßnahmen und Abweichungen laufen per Schnittstelle in QM-Software, Branchenprogramm oder ERP – ohne zweite Erfassung im Büro.
Jeder Eintrag landet als PDF im DMS oder Dateimanagement, sortiert nach Objekt, Anlage und Datum – zur nächsten Prüfung sofort gefunden.
Alle Kontrollen fließen in eine zentrale Datenbasis – Grenzwertverletzungen und Häufungen je Anlage lassen sich jederzeit auswerten, auch mit KI.
Per API, Webhook oder CSV-, JSON- und XML-Export binden wir auch Sterilisations- oder AZAV-Software an – Stammdaten stehen dann schon im Bogen.
Ihre Objektleitung soll keine Dokumentationsbögen basteln und kein Risiko im Audit tragen – Sie bekommen die fertige Lösung vom Spezialisten für Nachweisdokumente. Wie das im Alltag aussieht, zeigen tausende Projekte in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Wir denken Ihren Ablauf von der Kontrolle bis zur Ablage mit und bringen fehlende Prüfpunkte ein.
Klar kalkuliert für Ihren Dokumentationsbogen, mit bis zu drei Korrekturschleifen inklusive.
Nach Fertigstellung gehört Ihre Dokumentationsvorlage vollständig Ihnen.
Eine Person, die Ihre Prüfintervalle und Ihre Dokumentation kennt.
Wir sichten Ihre bisherigen Dokumentationsbögen, Kontrollen und Empfänger und schätzen Funktionen und Aufwand transparent ein.
Sie erhalten ein unverbindliches Festpreisangebot; nach Auftrag testet Ihr Team den ersten Entwurf an einem echten Objekt.
Bis zu drei Korrekturschleifen, dann geht die fertige Dokumentationsvorlage an Ihr Team – kleine Vordrucke oft binnen weniger Werktage.
Auf jeden Dokumentationsbogen folgen Maßnahme, Freigabe und Ablage. Als Spezialist für individuelle Datenerfassung lösen wir das ganze Thema Nachweis und Qualitätssicherung, von der Eingabe bis zur Weiterverarbeitung.
Jeder Betrieb dokumentiert anders – Intervalle, Grenzwerte und Verantwortliche passen in keinen Standardbaukasten für Dokumentationsbögen.
Prüfprotokoll, Checkliste und Fotodokumentation entstehen bei uns als eigenständige Dokumente – auf Wunsch bis zur durchgängigen Lösung.
Wir schlagen vor, was Ihre Kontrollen heute leichter macht, statt nur abzuschreiben, was auf dem alten Bogen stand.
Ja. Ob Papier-, Word-, Excel- oder PDF-Bogen – Ihre bisherige Dokumentationsvorlage ist der Ausgangspunkt, wir bauen sie modern und deutlich verbessert neu auf.
Zeitnah und dort, wo der Vorgang passiert. Jeder Eintrag nennt, wer was wann und wo mit welchem Ergebnis getan hat; Abweichungen stehen mit Maßnahme und Unterschrift daneben.
Das hängt vom Zweck ab. Für steuerlich relevante Unterlagen gelten mehrjährige Fristen, bei Prüfprotokollen wird die Aufbewahrung mindestens bis zur nächsten Prüfung empfohlen.
Oft ja: Für HACCP-Kontrollen ist die Form nicht vorgeschrieben, Sterilisationsprotokolle dürfen nach RKI elektronisch gespeichert werden – solange alles über die Aufbewahrungsfrist lesbar bleibt.
Das Protokoll hält einen einmaligen Vorgang wie Abnahme oder Übergabe fest, die Dokumentation einen fortlaufenden Verlauf über viele Einträge. Wir setzen beide um.
Ja. Viele Betriebe führen fünf bis zehn verschiedene Nachweise, vom Reinigungsnachweis bis zur Chargendokumentation. Wir setzen sie im selben Stil und mit derselben Logik um.
Eine Dokumentationsvorlage ist der Vordruck, mit dem ein Betrieb einen wiederkehrenden Vorgang so festhält, dass er später belegbar bleibt. Geführt wird sie dort, wo eine Handlung nachweisbar sein muss: bei Reinigungs- und Temperaturkontrollen, bei Prüfungen und Wartungen, im Winterdienst oder in der Beratung.
Ausgefüllt wird sie von dem, der den Vorgang ausführt – vom Techniker, von der Reinigungskraft, vom Coach –, selten am Schreibtisch. Den Takt gibt der Vorgang vor: täglich bei Temperatur- und Streukontrollen, je Charge bei der Sterilisation, je Termin in der Beratung und mindestens jährlich bei der Unterweisung.
Gelesen wird sie an anderer Stelle: Die Objektleitung prüft den Verlauf, Auftraggeber, Versicherungen und Prüfstellen verlangen Einsicht. Von der Arbeitsdokumentation, die Stunden und Tätigkeiten je Auftrag festhält, unterscheidet sie sich im Gegenstand: Sie belegt eine Reihe von Kontrollen – und eine Lücke in dieser Reihe entwertet oft den ganzen Nachweis.
Jede Kontrolle, die abends aus dem Gedächtnis nachgetragen wird, verliert genau dann an Wert, wenn die Berufsgenossenschaft sie sehen will. Das muss nicht so bleiben. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, wie Ihre Dokumentationsvorlage künftig aussieht, was möglich ist und was sie ungefähr kostet – zeigen Sie uns Ihren jetzigen Bogen, und wir sagen konkret, was drin ist.
Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail – wir melden uns in der Regel am selben Arbeitstag.
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