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Wie viel Geld steckt gerade in offenen Aufträgen?
Bisher rechnet das eine Excel-Formel, die nur einer versteht.
Eine überschriebene Zelle genügt, und die Auftragsverwaltung zeigt falsche Zahlen: Netto mit Brutto verwechselt, Fälligkeiten von Hand gezählt, Aufträge doppelt erfasst und Mahnungen an Kunden, die längst bezahlt haben.
Statt nur Zeilen zu sammeln, rechnet Ihre individuelle digitale Auftragsverwaltung jeden Betrag, jeden offenen Posten und jede Frist selbst. Auf Wunsch an Ihre Buchhaltung angebunden: kein Rechnungsbetrag wird zweimal getippt.
Die Umsetzung war einfach und ohne viel Erklärung möglich. Dankeschön!!! Das nächste Mal gerne wieder
Wir, die Klinnert Gebäudetechnik GmbH, haben bereits mehrere Formulare erstellen lassen. Die freundlichen Mitarbeiter haben sich um jedes kleinste Detail in den gewünschten Dokumenten gekümmert und diese so lange verfeinert, bis ein wirklich überzeugendes Ergebnis entstanden ist. Das Preisniveau ist transparent und fair. Ich kann diesen Service mit gutem Gewissen weiterempfehlen.
schneller Kontakt, schnelle Abwicklung, gute Kundenbeziehung aufgebaut
Wir haben für unser Unternehmen, Formulare benötigt. Was soll ich sagen? Ultra schnelle und mega nette Bearbeitung von Formilo. Wir haben immer schon nach einer Lösung gesucht und nun gefunden. Ich kann nur jeden empfehlen, der beschreibbare PDFs benötigt, mit Formilo zu arbeiten. Absolute Empfehlung, wir kommen gerne wieder.
Absolut perfekte, grandiose Arbeit. Wirklich top und absolut empfehlenswert.
Unser Transportunternehmen ist dankbar für die ausgezeichnete Arbeit von Formilo. Ihre Experten haben unsere alten Papierformulare nicht nur digitalisiert, sondern sie mit sinnvollen Funktionalitäten und einem klaren, ansprechenden Design aufgewertet. Wir haben eine spürbare Effizienzsteigerung erlebt und empfehlen sie gerne weiter!
Spalten für Kunde, Auftragswert und Status legt jede Tabelle an. Entscheidend ist, was Ihre Auftragsverwaltung danach selbst erledigt – prüfen, mitrechnen, abgleichen, was kein Vordruck kann.
Kunde am Telefon, Hände am Werkstück? Der Meister spricht den Auftrag ein – Leistung und Termin landen im passenden Feld.
Die KI erkennt doppelt angelegte Aufträge und auffällige Auftragswerte – bevor daraus eine falsche Rechnung wird.
Von angefragt bis bezahlt: Jeder Auftrag trägt seinen Bearbeitungsstand, gesetzt per Tipp statt per Kürzel in einer Spalte.
Menge und Einzelpreis je Position ergeben den Auftragswert – ändert sich eine Position, stimmt die Summe sofort wieder.
Büro, Meister und Buchhaltung arbeiten zugleich im selben Auftragsstand – mit Rechten, und jede Änderung trägt Name und Uhrzeit.
Kunde, Ansprechpartner und alle Belege eines Auftrags liegen in seiner Vorgangsakte – gefunden über die Kundennummer.
Der Auftragsstand des Monats geht per Klick als PDF an Geschäftsführung oder Steuerbüro – eine solide Grundlage, aber erst der Anfang.
Abgerechnete Aufträge laufen per Schnittstelle als Forderung in die Finanzbuchhaltung – bleibt die Zahlung aus, übernimmt das Mahnwesen.
Jeder abgeschlossene Auftrag wandert samt Belegen als PDF ins Dateimanagement- oder DMS-System, geordnet nach Kunde und Jahr – auch später schnell gefunden.
Alle Aufträge fließen in eine zentrale Datenbasis – Laufzeit bis zur Zahlung und Zahlungsverhalten je Kunde werden auswertbar, auch per KI.
Per API, Webhook oder Import/Export (CSV, XRechnung, ZUGFeRD) spricht die Auftragsverwaltung mit Warenwirtschaft und ERP – Artikel und Kunden kommen von dort.
Ihr Innendienst soll keine Summenformeln reparieren und keine Dateistände abgleichen – Sie bekommen die fertige Auftragsverwaltung vom Spezialisten. Dass dabei Lösungen entstehen, die im Büroalltag wirklich tragen, belegen tausende Projekte in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Wir denken Ihren Weg vom Auftragseingang bis zur Zahlung mit und bringen ein, was Ihre Liste nie konnte.
Fester Preis vorab, bis zu drei Korrekturschleifen inklusive.
Nach Fertigstellung gehört Ihre Auftragsverwaltung ganz Ihnen.
Eine Person, die Ihren Auftragsdurchlauf genau kennt.
Wir sichten Ihre bisherige Excel- oder Access-Datei samt Statusspalten und Formeln und ordnen Funktionen und Aufwand offen ein.
Sie erhalten ein unverbindliches Festpreisangebot. Nach Ihrer Zusage testen Sie den ersten Entwurf mit laufenden Aufträgen.
Bis zu drei Korrekturschleifen, dann geht die Auftragsverwaltung in Betrieb – eine schlanke Auftragsliste oft binnen weniger Werktage.
Eine Auftragsverwaltung zeigt den Stand – die Belege dahinter entstehen anderswo. Als Spezialist für individuelle Datenerfassung lösen wir das ganze Thema: Aufträge erfassen, nachweisen und abrechnen, von der Eingabe bis zur Weiterverarbeitung.
Jeder Betrieb führt Aufträge anders – Statusstufen, Zahlungsziele und Kennzahlen lassen sich kaum per Standardbaukasten passgenau abbilden.
Angebot, Auftragsbestätigung, Leistungsnachweis und Lieferschein setzen wir als eigenständige Dokumente um – auf Wunsch wächst daraus eine größere Lösung.
Wir zeigen, was heute möglich ist, statt Ihre alte Excel-Liste nur nachzubauen.
Eine kostenlose Vorlage zum Herunterladen bieten wir nicht an. Wir entwickeln Ihre eigene Lösung – was sie kostet, zeigt das kostenlose Erstgespräch.
Pflegt eine Person wenige Aufträge, reicht eine Tabelle oft aus. Eng wird es, wenn der Stand an einer Person hängt, Dateien in mehreren Fassungen kursieren oder Auswertungen Stunden kosten.
Nein. Die Lösung läuft im Browser auf Smartphone, Tablet und PC, ohne Installation – Rückmeldungen aus der Werkstatt oder von der Baustelle kommen so direkt im Büro an.
Es zählen die Belege darin, etwa Angebote und Rechnungen, mit unterschiedlichen Fristen. Was für Sie gilt, klärt Ihre Steuerberatung.
Nein. Läuft Ihre Warenwirtschaft oder Ihr ERP gut, bleibt es, wie es ist. Wir ergänzen nur, was dort fehlt, etwa eine Übersicht nach Ihren Regeln, und übergeben die Werte an Ihr System.
Ja. Auf Wunsch läuft Ihre Auftragsverwaltung auf eigenen Servern, Kunden- und Auftragsdaten bleiben bei Ihnen.
Die Auftragsverwaltung ist die Klammer über alle laufenden Kundenaufträge eines Betriebs: von der Anfrage über Angebot, Auftragsbestätigung und Ausführung bis zu Rechnung und Zahlungseingang. Gepflegt wird sie im Innendienst, von der kaufmännischen Sachbearbeitung, vom Inhaber oder vom Meister; Rückmeldungen aus Werkstatt und Baustelle fließen laufend ein.
Je Auftrag stehen darin Auftragsnummer, Kunde, Leistung, Auftrags- und Fälligkeitsdatum, Verantwortlicher, Auftragswert und Rechnungsstatus. Im Kleinbetrieb heißt sie oft schlicht Auftragsliste und lebt in einer Tabelle; größere Betriebe führen die Auftragsverwaltung als Modul ihrer Branchensoftware oder ihres ERP.
Abzugrenzen ist sie vom Auftragszettel, dem Einzelbeleg für den Einsatz vor Ort, und von der reinen Faktura, die nur die Rechnung schreibt. Nicht gemeint ist die gleichnamige Auftragsverwaltung im Staatsrecht, bei der die Länder Bundesgesetze im Auftrag des Bundes ausführen.
Jeder Monatsabschluss, an dem jemand Beträge nachrechnet, kostet einen Abend und das Vertrauen in die eigenen Zahlen. Das muss nicht so bleiben. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, wie Ihre Auftragsverwaltung künftig aussieht, was möglich ist und was sie ungefähr kostet – zeigen Sie uns einfach Ihre jetzige Datei, und wir sagen Ihnen konkret, was drin ist.
Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail – wir melden uns in der Regel am selben Arbeitstag.
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