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Neues Jahr, neues Auftragsbuch – wieder ab Nummer eins?
Und jedes Mal bleibt ein Stück Überblick im alten Buch zurück.
Ob Buch mit Durchschlag oder Excel-Datei, jeder Neustart kostet dieselbe Handarbeit: offene Aufträge abschreiben, Stammkunden neu eintragen, Zahlendreher in Nummern, Lücken im Übertrag und alte Bücher, in denen keiner mehr sucht.
Ein individuell entwickeltes digitales Auftragsbuch kennt Ihre Stammkunden, zählt weiter und führt offene Aufträge ohne Neustart fort. Auf Wunsch binden wir es zusätzlich an Einsatzplanung, Rechnung und Buchhaltung an.
Wir sind sehr zufrieden! Das Formular wurde schnell umgesetzt und unsere Extrawünsche beachtet und mit eingebaut.
Tolles Design, schnelle Ausführung, kompetentes und lösungsorientiertes Team! Kann ich nur empfehlen.
Eine sehr gute Zusammenarbeit mit einem sehr netten Team. Schneller Support und gewissenhaftes Arbeiten. Immer gern wieder, vielen Dank
Vom ersten Tag bis zur Vollendung alle Unterlagen, top, schnell und ohne große Unterbrechung ausgeführt. Kann ich nur weiter empfehlen, wenn man Dokumente digitalisiert braucht.
Super Beratung und schnelle Bearbeitung unseres Anliegens. Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit!
Gute Arbeit. Stets freundlich. Schnelle Umsetzung. Immer wieder gerne.
Spalten für Nummer, Kunde und Status anlegen kann jede Tabelle. Der Unterschied beginnt dort, wo Ihr Auftragsbuch zuhört, selbst rechnet und Überfälliges meldet – auf Papier undenkbar.
Den neuen Auftrag beim Kundenanruf oder im Transporter einsprechen – daraus wird eine Zeile mit Kunde, Vorgang und Termin.
Die KI erkennt überfällige Termine, kürzt lange Vorgangsbeschreibungen auf das Wesentliche und meldet Auffälliges frühzeitig.
Statusstufen von der Anfrage bis zur Rechnung per Auswahl, farblich markiert – offene Aufträge springen sofort ins Auge.
Meister, Monteur, Helfer und Azubis je Lehrjahr in eigenen Spalten – Zeilen- und Gesamtsumme rechnet das Auftragsbuch selbst.
Nach Kunde, Objekt oder Termin filtern – Büro und Baustelle arbeiten gleichzeitig im selben Bestand, ohne sich zu überschreiben.
Verantwortliche aus dem Mitarbeiterkatalog zuweisen statt eintippen; Zahlungsangaben wie die IBAN prüft das Buch sofort.
Per Klick geht der Auftragsbestand als PDF- oder Excel-Report in die Baustellenbesprechung oder zum Steuerberater – die Basis, mehr nicht.
Abgeschlossene Aufträge laufen per Schnittstelle in Ihre Handwerkersoftware oder Richtung DATEV – die Rechnung entsteht ohne zweites Abtippen.
Zu jedem Auftrag im Auftragsbuch landen Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung als PDF in Ihrem DMS oder Dateimanagement – verknüpft und sofort gefunden.
Jeder Kundenauftrag fließt in Ihre zentrale Datenbasis – Auftragseingang und Bestand je Monat tragen Kapazitätsplanung und spätere KI-Auswertungen.
Per API, Webhook oder Import/Export (CSV, JSON, XML) binden wir Einsatzplanung und Branchensoftware an – neue Aufträge stehen sofort im Plan.
Ob Kfz-Werkstatt, SHK-Betrieb oder Hausmeisterdienst: Ihr Büro soll kein Auftragsbuch zusammenbasteln und keine Formeln reparieren. Sie bekommen die fertige Lösung vom Spezialisten. Dass sie im Alltag trägt, belegen tausende Projekte in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Wir denken Ihre Auftragsannahme und Abrechnung mit und bringen ein, was Ihrem Auftragsbuch bisher fehlt.
Klar kalkuliert, bis zu drei Korrekturschleifen inklusive.
Mit der Übergabe geht das Auftragsbuch ganz in Ihr Eigentum über.
Eine Person, die Ihre Büroleitung und Ihren Auftragsablauf kennt.
Wir sichten Ihr bisheriges Auftragsbuch samt Kundenliste oder bringen Beispiele mit und ordnen den Aufwand offen ein.
Sie erhalten ein unverbindliches Festpreisangebot. Nach Ihrer Freigabe entsteht der erste Entwurf mit Ihren Spalten und Statusstufen.
Bis zu drei Korrekturschleifen, dann arbeitet Ihr Büro mit dem neuen Auftragsbuch – kleine Vordrucke oft binnen weniger Werktage.
Ein gekauftes Auftragsheft liefert Spalten und lässt Sie mit dem Rest allein. Als Spezialist für individuelle Datenerfassung lösen wir das ganze Thema rund um Ihre Kundenaufträge: Annahme, Nachweis und Abrechnung, von der ersten Eingabe bis zur Weiterverarbeitung.
Jeder Betrieb führt seine Aufträge anders – Statusstufen, Lohngruppen und Zuständigkeiten lassen sich kaum per Standardbaukasten passgenau abbilden.
Auftragsbestätigung, Arbeitsauftrag, Stundenzettel und Lieferschein setzen wir als eigene Dokumente um – auf Wunsch bis zur durchgängigen Auftragsabwicklung.
Wir schlagen vor, was Ihr Büro bei der Auftragsführung entlastet, statt nur Bestelltes abzutippen.
Nein, eine allgemeine Formvorschrift gibt es nicht. Mietwagenunternehmer müssen den Auftragseingang aber nach § 49 PBefG am Betriebssitz buchmäßig erfassen – auch elektronisch.
Eine eigene Frist gibt es nicht. Enthält es steuerlich relevante Aufzeichnungen, gelten Fristen nach HGB und AO von bis zu zehn Jahren – das klärt im Einzelfall Ihr Steuerberater.
Die Liste gehört meist zu einem Projekt oder Zeitraum; das Auftragsbuch führt den gesamten Auftragsbestand laufend fort, mit Status und Nachverfolgung. Wir setzen beides um.
Das entscheiden Sie. Offene Aufträge samt Auftragsnummer und Termin lassen sich zum Start übernehmen, abgeschlossene Jahrgänge bleiben Ihr Archiv.
Es läuft im Browser auf Smartphone, Tablet und PC, ohne Installation. Monteure sehen dabei nur die Aufträge, die ihnen zugewiesen sind – das Büro sieht alles.
Dort, wo Sie es festlegen – auf Wunsch auf Ihren eigenen Servern. Namen, Anschriften und Zahlungsangaben Ihrer Kunden bleiben so vollständig in Ihrer Hand.
Anders als die Auftragsbestätigung oder der einzelne Arbeitsauftrag dokumentiert das Auftragsbuch nicht einen Vorgang, sondern alle: Es ist das laufende Verzeichnis der eingegangenen und noch offenen Aufträge eines Betriebs. Wie voll es ist, zeigt unmittelbar, wie es um die Auftragslage steht.
Geführt wird es fortlaufend – bei jedem Auftragseingang und bei jeder Statusänderung, im Büro von Inhaber, Büroleitung oder Bauleiter. Üblich sind laufende Nummer, Datum, Auftrags- und Kundennummer, Auftragsbezeichnung, Termin, der Bearbeitungsstand von geplant über in Bearbeitung bis abgeschlossen sowie Zuständigkeit und Zahlungsinformationen.
Im Ablauf steht es zwischen Anfrage und Angebot auf der einen und Einsatzplanung, Stundenzettel, Lieferschein und Rechnung auf der anderen Seite. Disposition und Kapazitätsplanung, Abrechnung und Geschäftsleitung arbeiten aus ihm heraus – im Handwerksbetrieb ebenso wie bei Fotografen oder kleinen Dienstleistern.
Solange niemand sicher sagt, wie viele Wochen Arbeit im Auftragsbestand stecken, werden Personal und Material nach Gefühl geplant. Das muss nicht so bleiben. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, wie Ihr Auftragsbuch künftig aussieht, was möglich ist und was es ungefähr kostet – zeigen Sie uns einfach Ihr jetziges Buch, und wir sagen Ihnen konkret, was drin ist.
Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail – wir melden uns in der Regel am selben Arbeitstag.
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