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Ihr digitaler Arbeitsauftrag geht durch drei Hände.
Fertige Servicesoftware bildet davon oft nur die erste ab.
Nach dem Umstieg kommt der Auftrag aufs Tablet, die Übergaben danach nicht: Teileabgleich auf dem Werksblatt, Unterschrift der Schichtleitung als Handyfoto, Rückmeldung per Mail, Rückfragen im Innendienst, die Rechnung wartet.
Wir entwickeln Ihren digitalen Arbeitsauftrag maßgeschneidert und auf Ihre Abläufe abgestimmt: Jede Übergabe stößt den nächsten Schritt selbst an. Angebunden an Ihr ERP, laufen geprüfte Rückmeldungen weiter in Rechnung und Maschinenhistorie.
Wir, die Klinnert Gebäudetechnik GmbH, haben bereits mehrere Formulare erstellen lassen. Die freundlichen Mitarbeiter haben sich um jedes kleinste Detail in den gewünschten Dokumenten gekümmert und diese so lange verfeinert, bis ein wirklich überzeugendes Ergebnis entstanden ist. Das Preisniveau ist transparent und fair. Ich kann diesen Service mit gutem Gewissen weiterempfehlen.
Ich bin beeindruckt von der Detailgenauigkeit und dem Fachwissen des Formilo-Teams. Sie haben nicht nur ein PDF Formular erstellt, sondern es wirklich verbessert und auf ein Software-Niveau gebracht. Die Multimedia- und Datenbankfunktionalitäten sind beeindruckend! Sehr zu empfehlen.
Auf jeden Fall, ein sehr einfühlsamer Programierer, auch für die Generation Analog
Freundlicher und verbindlicher Kontakt mit schneller Rückmeldung. Ergebnisse einer Formularerstellung überzeugen.
Genau auf den Kunden zugeschnittene Lösungen mit kürzester Bearbeitungszeit.
Schnelle und unkomplizierte Hilfe bei der Erstellung eines Abnahmeprotokoll. Vielen Dank.
Am Funktionsumfang scheitert fertige Software für digitale Arbeitsaufträge selten. Gebaut ist sie für Kundendienste jeder Branche, vom Heizungsbau bis zum Aufzug, und bleibt deshalb so allgemein, dass sich Ihr Maschinenservice nach ihr richtet.
Maschinentyp, Seriennummer und Störungsbild stehen in Einheitsfeldern; Messwerte und Checklisten je Baureihe landen im Freitext oder als PDF im Anhang, den niemand mehr auswertet.
Routenplanung, Vertragsverwaltung, Kundenportal: Nach unserer Erfahrung werden davon oft nur 10 bis 30 Prozent genutzt, und der Techniker an der Linie wischt trotzdem durch Menüs fürs Büro.
Dass das Kundenwerk vor dem Wiederanlauf Teile und Werkzeug abgleichen lässt und danach der Innendienst prüft, kennt die Software nicht – also laufen beide Freigaben über Mail und Anruf.
Folgeaufträge für die Werkstatt, bestellte Ersatzteile und offene Kundenunterschriften führt der Innendienst in einer Tabelle neben der Software, weil es dafür kein passendes Feld gibt.
Der Monteur aus der Werkstatt sieht alle Kundenverträge, oder der Techniker darf die Wegezeit nicht korrigieren, die er selbst eingetragen hat – die Software kennt nur wenige feste Rollen.
Die Software zählt Einsätze und Stunden. Sie wollen wissen, welche Baureihe wie oft an der Siegelung ausfällt und welche Störung beim ersten Besuch behoben war.
Am stärksten trifft es Hersteller mit eigenem Kundendienst: Verpackungs- und Sondermaschinenbauer mit kleinem Serviceteam, Instandhalter für Krane und Getriebe, Energietechnik mit Einsätzen weltweit. Je mehr Kundenwerke eigene Regeln mitbringen, desto weiter liegt die Einheitsmaske neben Ihrem digitalen Arbeitsauftrag.
Einen Auftrag aufs Tablet schickt jede Servicesoftware. Den Unterschied macht, dass Ihr digitaler Arbeitsauftrag Ihre Übergaben kennt und an jeder genau das fragt, was dort zählt.
Typ, Seriennummer, letzte Wartung und getauschte Teile stehen im Auftrag, bevor der Techniker vom Hof fährt.
Aus „Quernaht undicht, Fühler getauscht“ formuliert die KI den Lösungsbericht, mit Begriffen früherer Einsätze an dieser Maschine.
Der Techniker spricht ein, was er gemessen und eingestellt hat; der Text steht im Feld „ausgeführte Arbeiten“.
Ob Noteinsatz am Samstag oder Überstunde am Abend – der Zuschlag folgt Ihrer betrieblichen Regel, gerechnet aus den Zeiten.
Teile und Werkzeug abgehakt, Kontaktzone gereinigt, Testlauf bestanden – die Schichtleitung unterschreibt nach der Regel ihres Werks.
Der Innendienst sieht Abweichungen markiert, etwa Material ohne Lagerbuchung, und gibt die Rückmeldung mit einem Klick frei.
Jeder abgeschlossene Arbeitsauftrag geht mit Unterschrift und Fotos als PDF an die Instandhaltung des Werks – die Basis, nicht mehr.
Aufträge kommen aus Ihrem ERP, geprüfte Rückmeldungen mit Stunden und Material gehen per Schnittstelle zurück zur Rechnung – keiner tippt doppelt.
Jeder digitale Arbeitsauftrag landet als PDF im Dateimanagement oder DMS, sortiert nach Kunde, Maschine und Seriennummer – ohne weiteren Login und Datentopf.
Alle Rückmeldungen fließen in eine zentrale Datenbasis; Störungsbilder je Baureihe und Ersatzteilverbrauch lassen sich auswerten, auch mit KI.
Per API, Webhook oder Import/Export (CSV, JSON, XML) – angebunden wird, was Ihr Service braucht, nicht nur das Vorhandene; der Export enthält Fotos und Verlauf.
Ihr digitaler Arbeitsauftrag läuft im Browser auf den Geräten, die Ihre Techniker schon haben – Android, iPad oder Windows-Notebook, ohne App-Store und Installation.
Zwischen Edelstahlverkleidungen und Kühlräumen bricht das Netz oft ab. Erfasst wird trotzdem; mit Empfang gleicht sich der Auftrag von selbst ab.
Große Schaltflächen, wenig Freitext und Sprache statt Tippen – auch wenn der Techniker im Lebensmittelwerk Einweghandschuhe und Hygienekleidung trägt.
Das Tablet gehört zum Servicefahrzeug; kein Techniker muss sein eigenes Telefon für Kundendaten und Fotos aus der Produktion hergeben.
In der Cloud, bei Ihrem Hosting oder auf dem eigenen Server – der Zugriff auf Ihre Maschinenhistorie hängt an keinem Konto und keinem Tarif eines Anbieters.
Fremdmonteure und Servicepartner im Ausland erhalten den Auftrag über einen Link und melden Stunden zurück, ohne eigenes Konto und ohne weitere Lizenz.
Der Umstieg vom Papierblock muss nicht mit der größten Lösung beginnen. Den Anfang bestimmen drei Fragen: Wie viele Techniker sind draußen, wer gibt im Werk und im Büro frei, und was soll nach dem Einsatz ins ERP?
Ihr bisheriger Arbeitsauftrag wird zur Maske mit Maschine, Arbeiten, Material, Arbeits- und Wegezeit und Kundenunterschrift; Stunden und Kilometer rechnen sich, das PDF geht an den Kunden. Passt für den Instandhaltungsbetrieb mit drei Monteuren für Krane und Getriebe, der vor allem das Abtippen beenden will.
Disposition, Techniker, Kundenwerk und Innendienst arbeiten im selben digitalen Arbeitsauftrag, jeder mit eigenen Rechten; dazu die Prüfung vor der Rechnung und eine Übersicht offener Einsätze. Passt für den Verpackungsmaschinenhersteller mit acht Servicetechnikern und Kunden aus der Lebensmittelindustrie.
Der digitale Arbeitsauftrag als erstes Modul, angebunden an Ihr ERP, später ergänzt um Wartungsplanung oder Ersatzteilbestellung. Verlangt ein neuer Kunde aus der Pharmaindustrie eine eigene Freigabe, kommt sie, wenn Sie sie brauchen, nicht mit dem nächsten Release eines Anbieters. Passt für Hersteller mit Service im In- und Ausland.
Woran Sie merken, dass Stufe 1 reicht: zwei Techniker, kein Kundenwerk mit eigener Freigabe, keine Prüfung vor dem ERP. Dann empfehlen wir auch eine fertige Lösung – ehrlich, schon im Erstgespräch.
Wer Software für digitale Arbeitsaufträge vergleicht, sieht zuerst den Monatspreis je Nutzer oder sucht gleich nach kostenlosen Apps. Für einen Maschinenbauer mit eigenem Kundendienst zählt eine längere Rechnung: was Disposition, Techniker und Innendienst über alle Jahre kosten – und die Stunden in Umwegen.
Für Techniker, Disposition, Innendienst und Serviceleitung zahlen Sie je Kopf, für externe Servicepartner oft eine eigene Lizenz. Mit jedem neuen Techniker steigt die Summe, ohne dass die Software besser zu Ihren Maschinen passt.
Plantafel, Routen- und Einsatzoptimierung für die Disposition stecken bei manchen Programmen in einem eigenen Modul mit eigenem Preis – und der gilt dann für jeden Zugang im Service.
Was die Software nicht abbildet, erledigen Ihre Leute von Hand: Berichte abends im Hotel nachtragen, Teilelisten abgleichen, Rückfragen des Innendienstes beantworten. Diese Stunden stehen auf keiner Rechnung des Anbieters.
Ihr digitaler Arbeitsauftrag gehört nach Fertigstellung Ihnen, ohne Lizenz je Techniker. Entwickelt wird nur, was Ihr Service braucht – dank KI, Bibliotheken und Cloud heute spürbar schneller und günstiger als früher.
Rechnen Sie es durch: Zugänge für Technik, Disposition und Innendienst mal Monatsbetrag mal zwölf mal Nutzungsjahre, dazu Zusatzmodule und Anpassungsaufträge. Dagegen steht eine einmalige Entwicklung, deren Betriebskosten wir vorab offenlegen. So sehen Sie, ab welcher Größe Ihres Serviceteams sich Ihr eigener digitaler Arbeitsauftrag rechnet.
Ihre Serviceleitung soll kein Softwareprojekt führen und Ihr Innendienst keine Masken entwerfen. Ihren digitalen Arbeitsauftrag bekommen Sie vom Spezialisten für Datenerfassung im Außendienst, der Disposition und Werk mitdenkt. Auf dieser Arbeitsweise beruhen tausende Projekte in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Wir hören Disposition, Technikern und Innendienst zu und sehen Ihren bisherigen Auftrag an, bevor wir entwickeln.
Spezialisierte Teams im eigenen Haus, alles aus einer Hand.
Fest bei klarem Umfang, größere Lösungen Modul für Modul.
Eine Person, die Ihre Baureihen und Ihre Kundenwerke kennt.
Anhand Ihres bisherigen Arbeitsauftrags klären wir, wer anlegt, wer im Kundenwerk freigibt und wer vor der Rechnung prüft.
Rollen, Freigaben und Rechenregeln Ihres digitalen Arbeitsauftrags halten wir gemeinsam fest; dann folgt das Angebot fürs erste Modul.
Wir entwickeln das erste Modul und prüfen es an echten Störungseinsätzen, bevor Ihr Service den Arbeitsauftrag übernimmt.
Arbeitsaufträge digitalisieren heißt nicht, den Service anzuhalten: Der Block bleibt im Fahrzeug, bis der neue Ablauf im Kundenwerk und im Büro trägt.
Kunden, Werke, Maschinen mit Seriennummer und die Artikel des Fahrzeuglagers übernehmen wir aus Ihrem ERP, aus Excel-Listen oder der bisherigen App, soweit sie exportiert.
Zuerst laufen die Einsätze an einer Maschinenfamilie digital, mit zwei Technikern und wenigen Kundenwerken; die übrigen folgen, wenn der Ablauf sitzt.
Techniker, Disposition und Innendienst lernen ihre Ansichten online, auf Wunsch aufgezeichnet; nach dem Login sieht jeder nur, was er anlegt, ausfüllt oder prüft.
Erst wenn alle Techniker ihre Aufträge sicher digital führen und der Innendienst nichts mehr nachfragt, verschwinden die Durchschreibeblöcke aus den Servicefahrzeugen.
Die größte Sorge gilt selten den Technikern, sondern dem Innendienst: Prüft er künftig blind? Bewährt hat sich, in den ersten Wochen jede Rückmeldung parallel zum alten Weg gegenzulesen. Stimmen Stunden, Teile und Zuschläge überein, fällt der zweite Weg von selbst weg.
Mit dem Arbeitsauftrag ist im Maschinenservice erst ein Teil erfasst: Was vor und nach dem Einsatz geschieht, braucht eigene Vorgänge. Als Spezialist für individuelle Datenerfassung im Tagesgeschäft lösen wir das ganze Thema Ihres Kundendienstes.
Wartungsprotokoll, Inbetriebnahmeprotokoll und Reisekostenabrechnung entstehen als eigenständige Module neben Ihrem digitalen Arbeitsauftrag.
Was der Techniker an der Maschine erfasst, nutzen Innendienst und Serviceleitung ohne Abgleich zwischen Programmen – auf Wunsch bis zur größeren Lösung.
Wir bringen ein, was ein digitaler Arbeitsauftrag im Maschinenservice heute leisten kann.
Die, die Ihren Störungseinsatz vom Anruf bis zur Rechnung abbildet. Testen Sie jedes Programm mit einem echten Fall samt Werksfreigabe und Prüfung, nicht mit dem Demo-Auftrag.
Mit der Übergabe, an der heute am meisten liegen bleibt. Oft ist das nicht der Auftrag an den Techniker, sondern seine Rückmeldung an den Innendienst.
Ja, meist mit wenigen Nutzern, ohne Schnittstelle oder mit begrenztem Export. Wächst der Service, folgt ein Tarif oder ein zweiter Umstieg. Eine Gratis-App bieten wir nicht an, sondern Ihre eigene.
Ja. Der Techniker wählt Artikel aus der Liste seines Fahrzeugs; führt Ihr ERP den Bestand je Fahrzeug, wird er mit der Rückmeldung dort angepasst.
Ja. Jedes Kundenwerk bekommt seinen Block nach eigener Werksregel; ausgegeben wird er auf Wunsch im Layout des Kunden, erfasst im selben Auftrag.
Wenn Sie es so wollen, ja. Aufträge gehen an einen Techniker oder an einen Pool, aus dem der Nächste übernimmt; die Disposition sieht, wer angenommen hat.
Ja. Jeder Einsatztag bekommt seine Zeilen für Arbeit, Weg und Material; in den Innendienst geht der Auftrag erst, wenn der Techniker ihn abschließt.
Ja. Wartungsaufträge entstehen aus Ihren Wartungsterminen, Maschine und Checkliste sind vorbelegt; abgearbeitet werden sie wie ein Störungseinsatz.
Nein. Was Ihr digitaler Arbeitsauftrag können soll, steht in Ihrem Lastenheft; nach Fertigstellung gehört er Ihnen, und alle Einsätze bleiben über Export und Schnittstellen erreichbar.
Mit dem ersten fertigen Modul. Eine Dauer nennen wir erst, wenn Übergaben und ERP-Schnittstelle im Lastenheft feststehen – vorher wäre jede Zahl geraten.
Im technischen Kundendienst von Maschinen- und Anlagenbauern verbindet der digitale Arbeitsauftrag zwei Hälften, die auf Papier getrennt sind: die Zuweisung vor dem Einsatz und die Rückmeldung danach. Anders als ein Serviceauftrag auf dem Block, der vor allem festhält, was beim Kunden geschah, liegen beide am selben Datensatz.
Angelegt wird er meist von der Disposition oder dem Serviceinnendienst im ERP, mit Kunde, Standort, Maschinentyp, Seriennummer, Servicegrund und Termin. Der Servicetechniker erfasst darauf Arbeiten, Material aus dem Fahrzeuglager, Arbeits- und Wegezeit sowie Kilometer und lässt den Kunden vor Ort bestätigen.
Im Büro prüft der Innendienst die Rückmeldung, bevor sie ins ERP gebucht und abgerechnet wird; so lassen sich Fehlbuchungen vermeiden. Einsätze im Maschinenbau dauern oft einen oder mehrere Tage, nicht selten im Ausland. Manche Lebensmittelwerke verlangen zudem nach eigener Werksregel einen Abgleich von Teilen und Werkzeug vor der Freigabe an die Produktion.
Jeder Arbeitsauftrag, dessen Werksfreigabe an einem Zettel hängt und dessen Rückmeldung Tage braucht, hält die Rechnung länger auf als der Stillstand die Linie. Das lässt sich ändern. Zeigen Sie uns im kostenlosen Erstgespräch Ihren heutigen Auftrag und die Servicesoftware, die Sie gerade testen. Wir sagen Ihnen offen, ob eine fertige Lösung reicht oder was Ihr digitaler Arbeitsauftrag kostet.
Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail – wir melden uns in der Regel am selben Arbeitstag.
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