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Die Vorlage ausdrucken und ab zur Wohnungsübergabe?
Dann beginnt nach der Unterschrift die zweite Übergabe: im Büro.
Was in der leeren Wohnung auf dem Klemmbrett entsteht, geht danach viele Wege: Zählerstände für den Messdienst abtippen, Mängel zum Handwerkerauftrag umschreiben, Handyfotos zuordnen, das alte Einzugsprotokoll suchen.
Ein individuell entwickeltes digitales Wohnungsübergabeprotokoll nimmt Ihnen diese Wege ab: Zähler, Mängel und Fotos landen fertig im Büro. Auf Wunsch bereitet es gleich Kautionsabrechnung und Wiedervermietung mit vor.
Super Service alles genau so umgesetzt wie gewünscht. Nur zu Empfehlen
Ich bin beeindruckt von der Detailgenauigkeit und dem Fachwissen des Formilo-Teams. Sie haben nicht nur ein PDF Formular erstellt, sondern es wirklich verbessert und auf ein Software-Niveau gebracht. Die Multimedia- und Datenbankfunktionalitäten sind beeindruckend! Sehr zu empfehlen.
Vom ersten Tag bis zur Vollendung alle Unterlagen, top, schnell und ohne große Unterbrechung ausgeführt. Kann ich nur weiter empfehlen, wenn man Dokumente digitalisiert braucht.
Sehr kompetenter und schneller Service. Super Kundenbetreuung. Auf alles wurde reagiert und auch schön erklärt. Sehr zu empfehlen. Dankeschön
Freundlicher und verbindlicher Kontakt mit schneller Rückmeldung. Ergebnisse einer Formularerstellung überzeugen.
Die Umsetzung war einfach und ohne viel Erklärung möglich. Dankeschön!!! Das nächste Mal gerne wieder
Räume, Zeilen und Kästchen bringt jede Vorlage mit. Der Hebel liegt woanders: in dem, was ein programmiertes Protokoll während der Begehung zusätzlich erledigt – auf Papier schlicht unmöglich.
Den Riss im Fliesenspiegel oder den Fleck an der Decke einsprechen – beide Hände bleiben für Taschenlampe und Zollstock.
Aus „Kratzer Parkett Fenster“ wird eine Beschreibung nach Art, Umfang und Lage; ein pauschales „in Ordnung“ fällt auf.
Bauteile, Bodenbeläge und Zustände per Auswahl statt Tippen – die Listen pflegen Sie für Ihre Ausstattungen selbst.
Ohne Nummer und Stand für Strom, Gas, Wasser und Heizung lässt sich nichts abschließen; unplausible Werte fallen auf.
Gäste-WC, Kammer, Kellerabteil oder Garage per Klick ergänzen – statt starrer Liste genau die Räume dieser Wohnung.
Strom abgestellt, kein WLAN, kein Empfang? Erfasst wird trotzdem – mit dem nächsten Netz gleicht sich alles ab.
Beide Ausfertigungen gehen noch in der Wohnung per E-Mail an Mieter und Verwaltung, gleichlautend – die Basis, nicht das Ziel.
Mieterwechsel, Zählerstände und Mängel laufen per Schnittstelle in Ihr ERP oder Ihre Hausverwaltungssoftware – ohne Zweiterfassung.
Jedes Protokoll landet automatisch als PDF in Ihrem DMS, der Wohneinheit und dem Mietvertrag zugeordnet – nach Jahren in Sekunden gefunden.
Alle Übergaben fließen in eine zentrale Datenbasis: Mängel, Renovierungsstand und Ausstattung je Einheit – Grundlage für Auswertungen und KI.
Per API, Webhook oder Export gehen die Zwischenablesung an den Messdienst, Leerstände an den Versorger und Mängel ins Handwerkerportal.
Sie sollen keine Vorlage zurechtbiegen und das Risiko allein tragen – Sie bekommen die fertige Lösung vom Spezialisten, der Übergaben und Mieterwechsel aus der Praxis kennt. Dass dabei verwertbare Ergebnisse entstehen, belegen tausende Projekte in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Wir denken Ihren Übergabetermin bis zur Ablage mit und bringen Ideen ein, die Ihr Team längst vermisst.
Verbindlich kalkuliert, bis zu drei Korrekturschleifen inklusive.
Das fertige Protokoll gehört vollständig Ihrer Verwaltung.
Eine Person, die Ihren Bestand und Ihr Protokoll kennt.
Wir sehen uns Ihr bisheriges Übergabeprotokoll und Ihren Ablauf beim Mieterwechsel an und ordnen Funktionen und Aufwand ein.
Sie erhalten ein unverbindliches Festpreisangebot; nach Ihrer Freigabe entsteht der erste Entwurf mit Ihren Räumen und Schlüsselarten.
Bis zu drei Korrekturschleifen, dann steht das Protokoll zur nächsten Übergabe bereit – kleine Vordrucke oft binnen weniger Werktage.
Die meisten liefern eine Vorlage und überlassen Ihnen den Rest. Formilo ist Spezialist für individuelle Datenerfassung und löst das ganze Thema: Protokolle, Nachweise und Anträge rund um die Miete – von der Eingabe bis zur Weiterverarbeitung.
Jede Verwaltung prüft andere Räume, Ausstattungen und Zähler – das lässt sich kaum per Standardbaukasten passgenau abbilden.
Mieterselbstauskunft, Wohnungsgeberbestätigung, Schlüsselprotokoll – jedes Dokument eigenständig, auf Wunsch bis zur größeren Softwarelösung.
Wir bringen erprobte Lösungsansätze ein, statt nur das alte Blatt abzutippen.
In Deutschland ist es gesetzlich nicht vorgeschrieben. Ohne Einzugsprotokoll muss aber meist der Vermieter belegen, dass ein Schaden nicht schon bei Mietbeginn bestand.
Das Protokoll wird trotzdem geführt, am besten mit Zeuge und Fotos. Ohne Gegenzeichnung wiegt es als einseitige Erklärung weniger – umso wichtiger sind lückenlose Angaben.
Ja. Ihr Papier-, Word-, Excel- oder PDF-Protokoll ist der beste Ausgangspunkt – wir bauen es modern neu auf und übernehmen Ihre bewährte Raumlogik.
Ja. Unterschrieben wird mit dem Finger auf einem großen Feld, ohne Login und ohne App. Wer lieber auf Papier zeichnet, bekommt das Protokoll ausgedruckt.
Auf Wunsch ja: Die Lösung kann auf Ihren eigenen Servern laufen, Zugriff erhalten nur berechtigte Rollen. Fotos bleiben der Übergabe zugeordnet statt auf privaten Handys.
Nein. Beim Neubau ist sie rechtlich eine Bauabnahme, mit der Fristen für Mängelansprüche beginnen; beim Mieterwechsel wird der Zustand festgehalten. Wir setzen beide um.
Ein Wohnungsübergabeprotokoll entsteht zweimal je Mietverhältnis: beim Einzug, meist zusammen mit der Schlüsselübergabe, und beim Auszug, sobald die Wohnung vollständig geräumt ist – möglichst bei Tageslicht. Bewährt hat sich eine Vorabnahme etwa zwei Wochen vorher, damit der Mieter Mängel noch selbst beheben kann.
Vor Ort gehen Vermieter, Hausverwaltung, Hauswart oder Objektbetreuer gemeinsam mit dem Mieter Raum für Raum durch, einschließlich Keller, Balkon und Garage. Festgehalten werden Wände, Böden, Fenster, Türen und Sanitär, die Zählerstände mit Zählernummer, die übergebenen Schlüssel und Mängel nach Art, Umfang und Lage samt Frist zur Beseitigung.
Unterschrieben wird in zwei gleichlautenden Ausfertigungen. Mit der Rückgabe beginnt die sechsmonatige Verjährung der Ersatzansprüche des Vermieters (§ 548 BGB). In Österreich spricht man von der Rückstellung der Wohnung, in der Schweiz vom Abgabe- und Antrittsprotokoll.
Jede Übergabe, deren Angaben im Büro erst abgetippt und nachgefragt werden, hält den Nachmieter auf und kostet Zeit, die Ihren Eigentümern gehört. Das muss nicht so bleiben. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, wie Ihr Protokoll künftig aussieht, was möglich ist und was es ungefähr kostet – zeigen Sie uns Ihr jetziges Formular, und wir sagen Ihnen konkret, was drin ist.
Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail – wir melden uns in der Regel am selben Arbeitstag.
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