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Regiekosten belegen? Den Nachweis lassen Sie entwickeln.
Denn Sie verwalten Häuser und Eigentümer, keine Schadenakten.
Ein Wasserschaden bindet die Verwaltung wochenlang. Belegt ist davon wenig: Anrufe ohne Uhrzeit, Termine im Kalender, Absprachen im Postfach, Fotos auf dem Diensthandy und eine Mindestschadenhöhe, die keiner geprüft hat.
Wir entwickeln Ihren Regiekosten-Nachweis individuell und digital: Er schreibt jeden Schritt am Schadenfall mit und liefert die Aufstellung fertig. Auf Wunsch fließen die Beträge weiter in Objektbuchhaltung und Abrechnung der Gemeinschaft.
Wir haben für unser Unternehmen, Formulare benötigt. Was soll ich sagen? Ultra schnelle und mega nette Bearbeitung von Formilo. Wir haben immer schon nach einer Lösung gesucht und nun gefunden. Ich kann nur jeden empfehlen, der beschreibbare PDFs benötigt, mit Formilo zu arbeiten. Absolute Empfehlung, wir kommen gerne wieder.
Auf jeden Fall, ein sehr einfühlsamer Programierer, auch für die Generation Analog
Unser Transportunternehmen ist dankbar für die ausgezeichnete Arbeit von Formilo. Ihre Experten haben unsere alten Papierformulare nicht nur digitalisiert, sondern sie mit sinnvollen Funktionalitäten und einem klaren, ansprechenden Design aufgewertet. Wir haben eine spürbare Effizienzsteigerung erlebt und empfehlen sie gerne weiter!
Schnelle und unkomplizierte Hilfe bei der Erstellung eines Abnahmeprotokoll. Vielen Dank.
Bewertung für Formilo – Professionelle Dienstleistung und herausragender Service. Ich möchte meine vollste Zufriedenheit mit der Dienstleistung von Formilo zum Ausdruck bringen. Nach einem ausführlichen Telefonat, in dem ich meine Wünsche und Anforderungen klarstellen konnte, wurde meine Unterlagensammlung genau nach meinen Vorstellungen strukturiert und aufbereitet. Besonders beeindruckt hat mich die Schnelligkeit: Bereits am nächsten Tag konnte ich das Ergebnis sehen. Ein großer Vorteil der Dienstleistung ist die Möglichkeit, Anpassungen dreimal vornehmen zu lassen. Meine Vorschläge wurden äußerst sorgfältig berücksichtigt und professionell umgesetzt. Die Qualität der erstellten Dokumente – insbesondere der Leistungsnachweis und die Berichtsvorlage – hat meine Erwartungen übertroffen. Auch die Erstellung der Rechnungen erfolgte professionell und strukturiert. Ich werde die Dienstleistung von Formilo jederzeit wieder in Anspruch nehmen, sei es für meine aktuellen Anliegen oder für zukünftige Projekte. Aufgrund meiner durchweg positiven Erfahrung kann ich Formilo uneingeschränkt zu 100 % weiterempfehlen. Vielen Dank für die hervorragende Arbeit!
Wir sind sehr zufrieden! Das Formular wurde schnell umgesetzt und unsere Extrawünsche beachtet und mit eingebaut.
Tätigkeit, Datum und Dauer eintragen lässt jeder Vordruck. Entscheidend ist, was Ihr Regiekosten-Nachweis während der Schadenabwicklung selbst erledigt – vom ersten Anruf an.
Schadenhöhe eintragen – der Nachweis gleicht sie mit Mindestschadenhöhe und Höchstbetrag Ihres Vertrags ab.
Aus Stichworten wie „Trocknung Whg. 7 verlängert“ formuliert die KI einen sachlichen Tätigkeitstext, den auch der Regulierer versteht.
Nach dem Telefonat mit der Mieterin die Tätigkeit einsprechen – Datum und Uhrzeit setzt der Nachweis selbst.
Begehung, Versicherermeldung, Handwerkerauftrag oder Mieterinformation per Auswahl statt Tippen – den Katalog pflegen Sie.
Rechnung der Trocknungsfirma, Angebot des Installateurs oder E-Mail des Regulierers hängen als Datei am passenden Eintrag.
Im Keller oder Treppenhaus ohne Empfang bleiben Einträge auf dem Tablet und gehen ins Büro, sobald wieder Netz da ist.
Die Regiekosten-Aufstellung geht mit Schadennummer und Anlagen als PDF an Gebäudeversicherer oder Makler – die Basis, nicht das Ende.
Objekt, Einheit und Eigentümer kommen per Schnittstelle aus Ihrer Verwaltersoftware – niemand tippt die Stammdaten der WEG ein zweites Mal.
Jeder Regiekosten-Nachweis landet automatisch als PDF im DMS-System, sortiert nach Objekt, Schadennummer und Datum – bei Rückfragen des Beirats sofort zur Hand.
Alle Schadenfälle fließen in eine zentrale Datenbasis – welche Objekte und Stränge wie viel Verwalteraufwand verursachen, wird auswertbar.
Per API, Webhook oder Import/Export (CSV, JSON, XML) binden wir Leckortung und Trocknungsfirma an – deren Berichte stehen direkt am Schadenfall.
Zwischen Eigentümerversammlung, Wirtschaftsplan und Mieteranfragen bleibt keine Zeit, einen Regiekosten-Nachweis selbst zu entwerfen. Sie bekommen ihn fertig vom Spezialisten. Dass so Lösungen entstehen, die im Verwalteralltag genutzt werden, zeigen tausende Projekte in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Wir denken Ihre Schadenabwicklung von der Meldung bis zur Abrechnung mit und bringen Ideen aus der Praxis ein.
Kalkuliert für Ihre Verwaltung, mit bis zu drei Korrekturschleifen.
Ihr Regiekosten-Nachweis gehört nach Fertigstellung Ihnen.
Eine Person, die Ihre Objekte und Ihre Schadenfälle kennt.
Wir gehen gemeinsam einen abgeschlossenen Schadenfall durch und sichten Ihre Aufstellungen sowie die Regiekosten-Klausel Ihres Vertrags.
Sie bekommen ein unverbindliches Festpreisangebot; nach Ihrem Auftrag testet Ihre Sachbearbeitung den Entwurf an einem laufenden Schadenfall.
Bis zu drei Korrekturschleifen, dann geht Ihr Regiekosten-Nachweis in den Einsatz – ein schlanker Nachweis oft binnen weniger Werktage.
Ein Regiekosten-Nachweis hält den Aufwand fest, doch ein Schadenfall erzeugt mehr Papier. Als Spezialist für individuelle Datenerfassung lösen wir das ganze Thema Ihrer Hausverwaltung: Dokumentation, Bericht, Nachweis und Abrechnung, bis zur Weiterverarbeitung.
Jeder Rahmenvertrag regelt Regiekosten anders, jede Verwaltung koordiniert anders – passgenau wird das erst, wenn es eigens dafür entwickelt wird.
Begehungsprotokoll, Wohnungsübergabeprotokoll und Mängelmeldung entstehen als eigenständige Dokumente, auf Wunsch bis zu einer größeren Softwarelösung.
Wir zeigen, was in der Schadenbearbeitung heute möglich ist, statt alte Listen abzumalen.
Nur, wenn Ihr Versicherungsvertrag sie als Leistung enthält – automatisch versichert sind sie nicht. Oft gilt zudem eine Mindestschadenhöhe.
Dort meint der Begriff einen Koordinationsaufschlag von Bauträger oder Generalunternehmer auf Sonderwünsche; maßgeblich ist der Vertrag. Stundenlohnarbeiten nach § 15 VOB/B sind ein eigenes Thema.
Beim Gebäudeversicherer, soweit Ihr Vertrag sie vorsieht. Gegenüber der WEG nur als vereinbarte oder beschlossene Sondervergütung, die klar regelt, wie sie sich berechnet.
Nach den Regeln Ihres Vertrags. Ein Tarif setzt etwa 5 % der Schadenhöhe an, höchstens 5.000 € – je nach Versicherungsvertrag gilt anderes.
In der Regel nicht: Den eigenen Aufwand für die Schadenabwicklung sehen Gerichte meist nicht als ersatzfähig an. Ausnahmen werden diskutiert, wenn Kosten einem Schadenfall klar zuzuordnen sind.
Wo Sie es festlegen: auf Wunsch auf eigenen Servern, mit Zugriff nur für Sachbearbeitung und Geschäftsführung.
Als Regiekosten bezeichnet die Gebäudeversicherung den zusätzlichen Verwaltungs- und Koordinationsaufwand, den ein Gebäudeschaden auslöst – meist ein Leitungswasserschaden. Sie fallen bei Haus- und WEG-Verwaltungen an, die die Schadenbeseitigung organisieren: von der Meldung an den Versicherer bis zum Abschluss.
Ein Beispiel: Rohrbruch im dritten Obergeschoss einer WEG mit 24 Einheiten, drei Wohnungen sind betroffen. Die Verwaltung informiert den Versicherer, beauftragt Leckortung und Trocknung, stimmt über Wochen Termine mit den Mietparteien ab und koordiniert die Handwerker. Nach diesem Aufwand fragen später Versicherer und Beirat.
Wo der Vertrag sie vorsieht, stehen Regiekosten als eigene Position neben den Kosten für Leckageortung, Sachverständige und provisorische Maßnahmen. Festgehalten werden deshalb nicht Schadenbild und Ursache, sondern Tätigkeiten: Schadenaufnahme, Beauftragung, Mieterabsprachen, Begehungen und Rechnungsprüfung, jeweils mit Datum, Dauer und Schadennummer.
Jeder Schadenfall, dessen Verwalteraufwand am Ende niemand mehr belegen kann, bezahlt Ihre Verwaltung selbst – oder erklärt ihn mühsam in der Eigentümerversammlung. Das muss nicht so bleiben. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, wie Ihr Regiekosten-Nachweis aussehen kann, was möglich ist und was er ungefähr kostet – zeigen Sie uns einfach Ihre bisherige Aufstellung oder die Klausel Ihres Vertrags.
Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail – wir melden uns in der Regel am selben Arbeitstag.
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