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Die Mitarbeitereinsatzplanung in Excel hat einen Preis.
Bezahlt wird er in Partnerstunden, die kein Mandant vergütet.
Die teuersten Posten der Teamplanung stehen in keiner Kostenstelle: Urlaub aus E-Mails nachtragen, Teilzeit von Hand herausrechnen, Formeln reparieren und Mandate verteilen, ohne die freien Stunden zu kennen.
Eine individuell entwickelte digitale Mitarbeitereinsatzplanung rechnet die freien Stunden je Kopf und teilt Mandate nach Kapazität zu. Auf Wunsch geht es danach weiter: zur Zeiterfassung und zur Abrechnung jedes Mandats.
Freundlicher und verbindlicher Kontakt mit schneller Rückmeldung. Ergebnisse einer Formularerstellung überzeugen.
Sehr kompetenter und schneller Service. Super Kundenbetreuung. Auf alles wurde reagiert und auch schön erklärt. Sehr zu empfehlen. Dankeschön
Wir, die Klinnert Gebäudetechnik GmbH, haben bereits mehrere Formulare erstellen lassen. Die freundlichen Mitarbeiter haben sich um jedes kleinste Detail in den gewünschten Dokumenten gekümmert und diese so lange verfeinert, bis ein wirklich überzeugendes Ergebnis entstanden ist. Das Preisniveau ist transparent und fair. Ich kann diesen Service mit gutem Gewissen weiterempfehlen.
schneller Kontakt, schnelle Abwicklung, gute Kundenbeziehung aufgebaut
Sehr gute Arbeit und Unterstützung durch Formilo und seinen Mitarbeitern!
Wir haben für unser Unternehmen, Formulare benötigt. Was soll ich sagen? Ultra schnelle und mega nette Bearbeitung von Formilo. Wir haben immer schon nach einer Lösung gesucht und nun gefunden. Ich kann nur jeden empfehlen, der beschreibbare PDFs benötigt, mit Formilo zu arbeiten. Absolute Empfehlung, wir kommen gerne wieder.
Namen und Kalenderwochen in ein Raster zu setzen, schafft jede Tabelle. Entscheidend ist, was Ihre Mitarbeitereinsatzplanung beim Zuteilen selbst rechnet, prüft und meldet.
Genehmigter Urlaub, Fortbildung und Feiertage je Bundesland mindern die Kapazität von selbst, sobald sie feststehen.
Kommt ein Neumandat herein, schlägt die KI vor, wer es übernimmt – nach freien Stunden, Fachgebiet und bisherigem Bearbeiter.
„Jahresabschluss Autohaus Berger in KW 14 zu Herrn Kaya“ – eingesprochen, trägt die Planung Mandat, Person und Woche ein.
Erklärung, Bescheidprüfung, Einspruch – jede Teilaufgabe eines Mandats bekommt eigene Planstunden, ein Datum und einen Bearbeiter.
Mehr als zehn Stunden am Tag oder Teilzeit in Elternzeit über 32 Wochenstunden im Monatsschnitt lässt der Plan nicht zu.
Was vor der Frist knapp wird, färbt sich rot; liegt ein Startdatum zwei Wochen zurück, erhält der Bearbeiter einen Hinweis.
Jeder freigegebene Mitarbeitereinsatzplan geht als Monatsübersicht an Partner und Teamleitungen – die Basis, aber längst nicht alles.
Mandate und Planwerte kommen per Schnittstelle aus der Kanzleisoftware, Ist-Stunden aus der Zeiterfassung zurück in den Soll-Ist-Vergleich.
Jeder Planstand landet automatisch als PDF im Dateimanagement- oder DMS-System, mit Datum und Bearbeiter – nachvollziehbar, wer wann welches Mandat übernahm.
Alle Planstände fließen in eine zentrale Datenbasis – Aufwand je Mandat, Auslastung je Team und Trends über Jahre lassen sich auswerten.
Per API, Webhook oder Import/Export (CSV, JSON, XML) binden wir Kalender und Lohnabrechnung an – Termine und Überstunden stehen dort, wo sie gebraucht werden.
Ihre Büroleitung soll keine Formeln pflegen und kein Planungsrisiko tragen – Sie bekommen die fertige Mitarbeitereinsatzplanung vom Spezialisten, der Ihre Mandatsarbeit mitdenkt. Dass daraus Pläne werden, nach denen Teams arbeiten, belegen tausende Projekte in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Wir denken Ihre Teamplanung von der Mandatsannahme bis zum Soll-Ist-Vergleich mit und bringen Bewährtes ein.
Ein klarer Preis vorab, bis zu drei Korrekturschleifen inklusive.
Fertig übergeben, gehört der Mitarbeitereinsatzplan Ihnen.
Eine Person, die Ihre Kanzlei und Ihre Fristen kennt.
Wir sichten Ihre bisherige Mitarbeitereinsatzplanung samt Mandatsliste und Fristen und ordnen Funktionen und Aufwand offen ein.
Zuerst kommt ein unverbindliches Festpreisangebot, dann ein erster Entwurf, den Ihre Büroleitung mit echten Mandaten testet.
Bis zu drei Korrekturschleifen, dann arbeitet Ihr Team mit der fertigen Teamplanung – kleine Fassungen oft binnen weniger Werktage.
Eine Mitarbeitereinsatzplanung verteilt die Arbeit – erfasst und abgerechnet wird sie danach. Als Spezialist für individuelle Datenerfassung lösen wir das ganze Thema: Planung, Zeitnachweis und Abrechnung, von der Eingabe bis zur Weiterverarbeitung.
Jede Kanzlei plant anders – Mandatsarten, Planwerte und Vertretungsregeln lassen sich kaum per Standardbaukasten passgenau abbilden.
Fristenliste, Timesheet und Überstundennachweis setzen wir als eigene Dokumente um – auf Wunsch bis zur durchgängigen Softwarelösung für Ihr Büro.
Wir bringen ein, was heute in der Teamplanung möglich ist, statt Excel-Raster nachzubauen.
Als Download nicht – wir entwickeln Ihre eigene. Ihre jetzige Excel-Tabelle ist dafür der beste Start: Wir übernehmen Mandate, Spalten und Kürzel.
Wo ein Betriebsrat besteht, kann auch eine Excel-Tabelle mit Personaldaten der Mitbestimmung unterliegen. Deshalb legen Sie fest, welche Auslastungswerte je Person überhaupt sichtbar sind.
Nein. Die Planung hält das Soll fest; die Pflicht, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit zu erfassen, betrifft das Ist. Verbinden lässt sich beides trotzdem.
Ja. Jede Kollegin sieht morgens ihre Mandate und Fristen der Woche; was sie selbst ändern darf, legen Sie fest – entschieden wird im Büro.
Bewährt hat sich eine Jahresplanung der Aufträge mit ihren Planstunden, die Monat für Monat verfeinert und bei Ausfällen sofort angepasst wird – statt den Einsatz über den Daumen zu peilen.
Nein. Gesundheitsdaten sind besonders geschützt – im Teamplan genügt deshalb „abwesend“, ganz ohne Grund.
Die Mitarbeitereinsatzplanung beantwortet in Büros mit Mandats- oder Projektgeschäft die Frage, wer wann woran arbeitet – und mit wie vielen Stunden. Typisch ist sie in Steuerkanzleien sowie Ingenieur- und Architekturbüros; aufgestellt wird sie meist von Partnern, Büro- oder Projektleitung, gelesen vom ganzen Team.
Grundlage ist die Kapazität je Kopf: die Wochenstunden laut Arbeitszeitmodell, abzüglich Fortbildung, Verwaltungszeit und genehmigter Abwesenheiten aus dem Urlaubsantrag. Ihr gegenüber stehen die Planstunden der Mandate oder Projekte, im Planungsbüro gern gegliedert nach den neun Leistungsphasen der HOAI.
In der Kanzlei geben Fristen den Takt vor: Lohnsteuer-Anmeldung und Umsatzsteuer-Voranmeldung bis zum 10. nach Ablauf des Zeitraums, Jahresabschlüsse von Kapitalgesellschaften in drei, bei kleinen in sechs Monaten, Erklärungen mit Berater bis Ende Februar des zweiten Folgejahres. Das Timesheet hält rückblickend die Ist-Stunden fest, die Planung das Soll.
Eine Steuerkanzlei mit 14 Köpfen im Frühjahr: Jahresabschlüsse für 60 Mandanten, die Lohnbuchhaltung läuft weiter, zwei Teilzeitkräfte, eine Kollegin in Elternzeit – und jede Woche die Frage, wer welches Mandat übernimmt. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, wie Ihre Mitarbeitereinsatzplanung darauf antwortet und was sie ungefähr kostet. Zeigen Sie uns einfach Ihre jetzige Tabelle.
Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail – wir melden uns in der Regel am selben Arbeitstag.
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