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Eigene Arbeitsplan-Software galt lange als zu teuer.
KI und fertige Bausteine haben das geändert, auch für Kitas.
Wer stattdessen ein Programm für alle Betriebe einführt, lebt mit Kompromissen: Schichten statt Krippe und Ü3, Fortbildungen ohne Blick auf die Gruppen, Ihre Fachkraftregel prüft niemand, und Monatszahlen sammelt jemand von Hand.
Wir entwickeln Ihr Arbeitsplan-Programm maßgeschneidert und auf Ihre Abläufe abgestimmt: mit Ihren Gruppen, Zeitfenstern und Trägerregeln. Ihre Kita-Verwaltung und Ihr Lohnprogramm bleiben, das Programm schließt an beide an.
schneller Kontakt, schnelle Abwicklung, gute Kundenbeziehung aufgebaut
Wir haben für unser Unternehmen, Formulare benötigt. Was soll ich sagen? Ultra schnelle und mega nette Bearbeitung von Formilo. Wir haben immer schon nach einer Lösung gesucht und nun gefunden. Ich kann nur jeden empfehlen, der beschreibbare PDFs benötigt, mit Formilo zu arbeiten. Absolute Empfehlung, wir kommen gerne wieder.
Genau auf den Kunden zugeschnittene Lösungen mit kürzester Bearbeitungszeit.
Schnelle und unkomplizierte Hilfe bei der Erstellung eines Abnahmeprotokoll. Vielen Dank.
Ich bin beeindruckt von der Detailgenauigkeit und dem Fachwissen des Formilo-Teams. Sie haben nicht nur ein PDF Formular erstellt, sondern es wirklich verbessert und auf ein Software-Niveau gebracht. Die Multimedia- und Datenbankfunktionalitäten sind beeindruckend! Sehr zu empfehlen.
Wir, die Klinnert Gebäudetechnik GmbH, haben bereits mehrere Formulare erstellen lassen. Die freundlichen Mitarbeiter haben sich um jedes kleinste Detail in den gewünschten Dokumenten gekümmert und diese so lange verfeinert, bis ein wirklich überzeugendes Ergebnis entstanden ist. Das Preisniveau ist transparent und fair. Ich kann diesen Service mit gutem Gewissen weiterempfehlen.
An fehlenden Funktionen scheitert es selten. Programme für die Arbeitsplanung sind für Handel, Pflege und Gastronomie zugleich gebaut und denken in Schichten. Ihre Kitas denken in Gruppen und Zeitfenstern – die Lücke schließt täglich jemand von Hand.
Bayern rechnet mit gewichteten Buchungszeiten, andere Länder je Gruppenart oder je Kind, und die Verfügungszeit regelt jedes Land für sich. Ein Programm für alle Kitas muss genau das verallgemeinern.
Nach unserer Erfahrung nutzt ein Betrieb oft nur 10 bis 30 Prozent einer fertigen Software. Die Kita-Leitung, die nebenher in der Gruppe steht, klickt sich trotzdem durch alles.
Die Leitung plant, die Stellvertretung prüft, der Träger gibt Fortbildungen frei, die Interessenvertretung schaut auf die Dienstzeiten. Das Programm kennt Entwurf und fertig – der Rest läuft per Mail.
Praxisanleitung, Teamsitzung und Elterngespräche finden im Programm keinen eigenen Block. Also führt die Leitung eine Liste daneben und gleicht beide jede Woche von Hand ab.
Jede Kollegin sieht die Stundenkonten aller, aber die Stellvertretung darf den Spätdienst nicht tauschen, den sie verantwortet – weil das Programm nur wenige feste Rollen kennt.
Das Programm zählt Schichten und Köpfe. Ihr Träger will wissen, wie viel Verfügungszeit wirklich stattfand, wo Fortbildungstage fehlen und welche Kita beim Schlüssel knapp wird.
Besonders spürbar wird das bei Trägern mit mehreren Kitas: kommunal, kirchlich oder frei-gemeinnützig, mit Krippe und Ü3 unter einem Dach, Öffnungszeiten, die länger sind als ein Arbeitstag und Teilzeitverträgen. Je mehr Ihre Planung über Namen und Uhrzeiten hinausgeht, desto größer der Abstand zum fertigen Programm.
Namen in ein Wochenraster tragen kann jede Software für Arbeitsplanung. Der Unterschied entsteht, wenn Ihr Arbeitsplan-Programm Kinderzahlen, Qualifikationen und die Regeln Ihres Trägers kennt.
Zwei Krippen- und drei Ü3-Gruppen von 7 bis 17 Uhr, je Zeitfenster mit der Kinderzahl aus den Buchungszeiten.
Wie ein Arbeitsplan-Generator, nur nach Ihren Regeln: Die KI erstellt die Woche automatisch als Vorschlag, die Leitung gibt frei.
„Lena fehlt heute, Krippe zwei“ – einsprechen genügt, das Programm trägt es ein und zeigt die offenen Zeitfenster.
In jeder Gruppe eine Fachkraft? Fehlt sie in einem Zeitfenster, warnt das Programm, bevor der Plan aushängt.
In Bayern zählt die Software Krippenkinder doppelt und rechnet den Anstellungsschlüssel jeden Monat mit, nicht erst zur Endabrechnung.
Jede Pause hat eine Vertretung in der Gruppe; Teilzeitgrenzen und die Ruhezeit nach dem Spätdienst prüft das Programm mit.
Jeder freigegebene Arbeitsplan geht als PDF an die Pinnwand im Flur und an den Träger – die Basis, aber nur ein Teil der Arbeit.
Geplante Dienste laufen in Ihre Zeiterfassung, die geleisteten Stunden weiter ins Lohnprogramm des Trägers – beide bleiben, niemand tippt zweimal.
Planversionen und Monatsauswertungen landen als PDF im Dateimanagement- oder DMS-System, sortiert nach Kita und Monat – ohne weiteren Login und zweiten Datentopf.
Alle Wochen aller Einrichtungen liegen in einer zentralen Datenbasis, auf die sich Auswertungen und KI-Planvorschläge aufsetzen lassen.
Per API oder Import (CSV, JSON, XML) kommen Kinderzahlen aus Ihrer Kita-Verwaltung; Monatswerte für das Förderverfahren des Landes liegen als Export bereit.
Ihr Arbeitsplan-Programm läuft im Browser, ohne App-Store und ohne Setup – online und von überall erreichbar, wo Leitung oder Träger gerade arbeiten.
Das Team sieht seinen Plan auf dem Kita-Tablet, das schon da ist, und meldet Tausch oder Ausfall über große Schaltflächen – zwischen Morgenkreis und Mittagessen.
Niemand muss die Arbeitsplan-App auf dem privaten Smartphone nutzen. Wer möchte, schaut dort nach; verlässlich bleibt das gemeinsame Tablet der Kita.
Im Altbau reicht das Netz nicht bis in jeden Gruppenraum? Die Abwesenheit wird trotzdem erfasst und gleicht sich ab, sobald wieder Verbindung besteht.
In der Cloud, bei Ihrem Hosting oder auf dem Server von Träger oder Kommune: Sie legen fest, wo die Pläne liegen, und der Zugang hängt nicht am Konto eines Anbieters.
Vertretungen aus anderen Einrichtungen des Trägers sehen über einen Link nur ihre eigenen Dienste, ohne eigenes Konto und ohne zusätzliche Lizenz.
Eine einzelne Kita plant anders als ein Träger mit vier Einrichtungen und zentraler Verwaltung. Deshalb wächst Ihr Arbeitsplan-Programm in Stufen, und Sie beginnen dort, wo heute die meisten Abendstunden der Leitung verschwinden.
Gruppen, Zeitfenster und Fachkräfte einer Kita in einem digitalen Arbeitsplan, der Lücken in der Besetzung markiert, Teilzeitgrenzen im Blick behält und den Aushang als PDF ausgibt. Passt für die einzelne Einrichtung mit festen Gruppen, die vor allem eine saubere Woche ohne Rechnen am Abend braucht.
Mehrere Kitas planen in einer Anwendung, mit Rollen für Leitung und Träger, Freigabe und Auswertung über alle Einrichtungen. Einen Wochenplan mit programmierten Statistiken für einen sozialen Träger haben wir bereits umgesetzt. Passt für freie Träger mit mehreren Kitas und schlanker Verwaltung.
Ihr Arbeitsplan-Programm als Modul, angebunden an Zeiterfassung, Lohnprogramm und Kita-Verwaltung und erweiterbar um weitere Vorgänge. Ändert Ihr Land die Rechenregel, kommt die Anpassung, wenn Sie sie brauchen, nicht wenn ein Hersteller sie einplant. Passt für kommunale und kirchliche Träger mit vielen Einrichtungen.
Plant bei Ihnen eine Leitung eine Kita, ohne Freigabeweg und ohne Auswertung für den Träger, reicht oft Stufe 1 oder ein fertiges Programm. Das sagen wir Ihnen im Erstgespräch geradeheraus.
Wer ein Arbeitsplan-Programm sucht, tippt oft „kostenlos“ oder „Freeware“ dazu – bei den knappen Budgets vieler Träger verständlich. Entscheidend ist aber nicht der erste Monat, sondern die Summe über die Jahre: Gebühren je Nutzer oder Einrichtung, Zusatzmodule und die Stunden, die Leitungen in Umwege stecken.
Köpfe mal Monatsbetrag mal zwölf mal Jahre: Mit jeder neuen Ergänzungskraft und jeder weiteren Einrichtung steigt die Summe, ohne dass das Programm besser zu Ihren Gruppen passt.
Trägerstatistik, Freigabeweg oder die offene Schnittstelle stecken bei manchen Anbietern erst im nächsthöheren Tarif. Bezahlt wird dann für alle Nutzer, gebraucht wird ein Bericht.
Auch die Gratis-Version einer App für die Arbeitsplanung kostet: Stunden für Umwege um fehlende Zeitfenster und später einen zweiten Umstieg, wenn der Träger über Nutzergrenzen hinauswächst.
Ihr Arbeitsplan-Programm gehört nach Fertigstellung Ihnen, ohne Lizenzkosten. Entwickelt wird nur, was Ihre Kitas wirklich brauchen – keine Module, die niemand öffnet.
Ihr eigener Rechenweg: Individuelle Entwicklung ist heute deutlich schneller und günstiger als früher: KI, fertige Bibliotheken und Cloud-Dienste nehmen viel Programmierarbeit ab, der Aufwand liegt in den richtigen Fragen zu Ihren Kitas. Stellen Sie die Gebühren der nächsten Jahre einer einmaligen Entwicklung gegenüber; die Kosten für den Betrieb legen wir vorab offen.
Neben Gruppendienst und Elterngesprächen bleibt keiner Kita-Leitung Zeit, Programme gegeneinander zu testen. Sie bekommen Ihr Arbeitsplan-Programm vom Spezialisten für individuelle Datenerfassung, entwickelt entlang Ihrer Trägerregeln. Als Beleg zählen tausende Projekte in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Wir sprechen mit Leitung, Stellvertretung und Trägerverwaltung, bevor die erste Maske für Ihre Kitas entsteht.
Eigene Teams einschließlich vollwertiger Softwareentwickler.
Festangebot bei klarem Umfang, Größeres Modul für Modul.
Eine Person, die Ihre Kitas und Ihre Trägerregeln kennt.
Wir lernen Ihre Kitas kennen: Gruppen, Öffnungszeiten, Trägerregeln, wer plant, wer freigibt und wohin die Stunden weiterlaufen.
Die Anforderungen an Ihr Arbeitsplan-Programm halten wir gemeinsam im Lastenheft fest; danach erhalten Sie das Angebot fürs erste Modul.
Unsere Entwickler bauen das erste Modul, Sie prüfen es an einer echten Kita-Woche, dann übernimmt Ihr Träger die fertige Software.
Die Einführung beginnt, wenn Ihr Arbeitsplan-Programm fertig ist, und läuft neben dem Kita-Alltag – am besten nicht mitten in der Eingewöhnung.
Gruppen, Fachkräfte, Wochenstunden und Öffnungszeiten holen wir aus Excel oder dem bisherigen Programm, soweit es sie exportiert – keine Leitung tippt ihr Team neu ein.
Eine Einrichtung plant die ersten Wochen im neuen Programm; was im Alltag hakt, passen wir an, bevor die übrigen Kitas des Trägers folgen.
Die Einweisung läuft per Videocall und auf Wunsch aufgezeichnet. Weil jede Fachkraft nach dem Login nur ihren Plan sieht, genügt sie für Team und Leitung.
Erst wenn eine Monatsauswertung für den Träger sauber aus dem neuen Programm kam, kündigen Sie das alte Abo und legen die Nebenliste weg.
Ob das Team mitzieht, entscheidet sich früh: Lassen Sie eine Gruppenleitung und die Stellvertretung beim Lastenheft mitreden. Wer die eigenen Zeitfenster, Kürzel und Blöcke wiedererkennt, lernt kein neues Programm, sondern liest seinen Plan nur an einem neuen Ort.
Ein Arbeitsplan-Programm plant die Woche – Urlaub, Ist-Zeiten und Einarbeitung liegen oft in weiteren Listen. Als Spezialist für individuelle Datenerfassung im Tagesgeschäft lösen wir das ganze Personalthema Ihrer Kitas, von der Eingabe bis zur Auswertung.
Urlaubsliste, Arbeitszeitnachweis und Einarbeitungsplan entstehen als eigene Module neben Ihrem Arbeitsplan-Programm, mit denselben Fachkräften.
Was die Leitung einmal plant, steht Träger und Lohnbüro zur Verfügung, ohne Abgleich zwischen Programmen – auf Wunsch bis zur größeren Softwarelösung.
Wir bringen ein, was eine Arbeitsplan-Software heute für Kitas und Träger leisten kann.
Für einfache Schichtpläne ja, meist mit Grenzen bei Nutzern oder Auswertung. Gruppen und Zeitfenster einer Kita bildet Freeware selten ab. Statt Gratis-Software entwickeln wir Ihre eigene.
Keine Rangliste kennt Ihre Gruppen. Testen Sie jedes Programm an einer echten Kita-Woche: mit Ihrer Trägerregel, zwei Fortbildungen und einem Ausfall am Donnerstag.
Ja, und sie sind meist die halbe Anforderung. Kürzel, Farben und Randnotizen in Ihren Plänen zeigen uns, nach welchen Regeln Ihre Kitas heute wirklich einteilen.
Ein Dienstplan legt Dienste und Zeiten fest. Ihr Arbeitsplan-Programm ordnet zusätzlich Gruppe, Zeitfenster und Qualifikation zu und prüft die Besetzung gegen Kinderzahl und Trägerregel.
Bildet es Ihre Gruppen und Trägerregeln ab, ist es eine gute Wahl. Fehlt die Logik, ergänzen wir eine eigene Arbeitseinteilung und binden sie an die vorhandene Kita-Software an.
Nein. Die Anforderungen stehen in Ihrem Lastenheft, Ihre Pläne bleiben über Export und Schnittstellen zugänglich, und ob wir weiterentwickeln, entscheiden Sie.
Das hängt an der Stufe und den Regeln, die es rechnen soll. Klar abgegrenzte Vorhaben kalkulieren wir vorab als Festangebot, größere Lösungen nach gemeinsamer Anforderungsaufnahme, Modul für Modul.
Das bestimmt der Umfang des ersten Moduls; belastbar sagen wir es nach dem Lastenheft. Weil wir mit einem Modul beginnen, plant die erste Kita früh im neuen Programm.
Ja. Jede Gruppenart bekommt eigene Zeitfenster und Regeln – der Hort etwa erst ab Schulschluss, in der altersgemischten Gruppe zählt jedes Kind nach seinem Alter, wo Ihr Land so rechnet.
Nein. Im Plan für das Team steht nur „abwesend“. Den Grund sieht, wer ihn für Lohn oder Vertretung braucht – das legen Sie über die Rollen in Ihrem Programm fest.
In der Kita heißt der Arbeitsplan meist Dienstplan. Aufgestellt wird er von der Einrichtungsleitung, die oft selbst im Gruppendienst steht. Beim Träger laufen die Pläne mehrerer Einrichtungen für Personalsteuerung und Statistik zusammen. Geplant wird für Woche und Rotation, bei Ausfällen auch täglich neu.
Ausgangspunkt ist nicht die Wochenstundenzahl des Teams, sondern die Zahl der Kinder je Zeitfenster aus Buchungszeiten und Anwesenheit. Je Gruppe und Zeitfenster legt die Kita fest, wie viele Kräfte mit welcher Qualifikation nötig sind; Fortbildung, Teamsitzung und Praxisanleitung stehen vorab im Plan.
Hinzu kommen Pausen mit geklärter Aufsicht, Verfügungszeit für Vorbereitung und Elterngespräche und eine faire Rotation von Früh- und Spätdienst. Den Rahmen setzt das Landesrecht, das den Personalbedarf je Land anders berechnet, in Bayern etwa monatlich über gewichtete Buchungszeiten. Urlaub übers Jahr führt dagegen der Personalplaner, geleistete Stunden der Arbeitszeitnachweis.
Jede Woche, die eine Kita-Leitung abends am Küchentisch nachplant, kostet Kraft, die morgens in der Gruppe fehlt. Das muss nicht so bleiben. Zeigen Sie uns im kostenlosen Erstgespräch Ihren heutigen Plan, Ihre Trägerregeln und das Programm, das Sie gerade testen. Wir sagen Ihnen offen, ob eine fertige Lösung reicht oder was Ihr eigenes Arbeitsplan-Programm kostet.
Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail – wir melden uns in der Regel am selben Arbeitstag.
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