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Wer sieht Ihren Arbeitsplan online, und wo liegt er?
Bei gemieteter Planungssoftware regelt das der Anbieter.
Nach der Testphase stehen Posten, Nachweise und Kundendaten im fremden Konto: Objektkunden sehen, was das Portal vorsieht, Subunternehmer planen nebenher, Postenregeln bleiben im Kopf, Exporte liefern Dienste ohne Einweisungen.
Wir entwickeln Ihren Arbeitsplan online individuell und auf Ihre Abläufe abgestimmt: Jede Rolle sieht ihren Teil, gespeichert wird, wo Sie wollen. Auf Wunsch gehen die besetzten Stunden je Posten direkt in Lohnbüro und Leistungsnachweis.
Die Umsetzung war einfach und ohne viel Erklärung möglich. Dankeschön!!! Das nächste Mal gerne wieder
Super Service alles genau so umgesetzt wie gewünscht. Nur zu Empfehlen
Wir haben ein PDF Template erstellen lassen. Formilo war sehr effizient, schnell und geduldig mit unseren Sonderwünschen. Vielen Danke, Sabine
Gute Arbeit. Stets freundlich. Schnelle Umsetzung. Immer wieder gerne.
Vom ersten Tag bis zur Vollendung alle Unterlagen, top, schnell und ohne große Unterbrechung ausgeführt. Kann ich nur weiter empfehlen, wenn man Dokumente digitalisiert braucht.
Super Beratung und schnelle Bearbeitung unseres Anliegens. Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit!
Ein gemieteter Arbeitsplan online soll im Pflegeheim, in der Filiale und im Wachdienst passen. Gebaut für tausende Betriebe, kennt er Schichten und Namen, aber weder Ihre Postenarten noch den Weg vom Kundenauftrag zur bestätigten Woche.
Schichtbörse, Umfragen, Urlaubskalender, Zeitkonto – nach unserer Erfahrung werden oft nur 10 bis 30 Prozent davon genutzt, und die Wachperson sucht zwischen allen Reitern ihren nächsten Dienst.
Das Programm führt Qualifikationen, nicht aber Ihre Vorgaben je Posten: Empfang mit Unterrichtung, Revierstreife bei Ihnen mit Sachkundeprüfung, Werkschutz mit Einweisung bei Tag und Nacht.
Kundenanfrage, Postenanlage, Freigabe am Donnerstag, Bestätigung durch jede Wachperson – im Programm heißt alles „veröffentlicht“. Wer zugesagt hat, fragt die Disposition telefonisch ab.
Die Wochenendposten im Werkschutz plant der Subunternehmer in seiner Liste und schickt Namen per Mail; die Disposition überträgt sie von Hand oder markiert die Posten nur als vergeben.
Ob der Objektkunde nur sieht, dass ein Posten besetzt ist, oder auch Namen und Zeiten, bestimmen die Rollen des Programms. Ihr Vertrag mit dem Kunden regelt es oft anders.
Schichten je Kopf und Stunden je Monat. Sie wollen wissen, welches Objekt die meisten Tauschanfragen auslöst und wie viele Wochenendstunden je Posten an Subunternehmer gingen.
Am stärksten trifft es Bewachungsunternehmen mit vielen Objekten: Objekt- und Werkschutz rund um die Uhr, Empfangs- und Pfortendienste, Revierdienste mit nächtlichen Streifen, Betriebe mit 30 bis 200 Wachpersonen und Subunternehmern für die Wochenenden. Je mehr Auftraggeber eigene Regeln mitbringen, desto öfter plant die Disposition am Programm vorbei.
Dienste in ein Wochenraster setzen kann jedes Programm. Ihr eigener Arbeitsplan online erledigt zusätzlich, was Ihre Disposition heute nachschlägt, nachfragt und von Hand nachträgt.
Nachweisart, Ersthelfer, Sprache, Besetzung zu zweit – beim Einteilen zeigt der Plan nur passende Wachpersonen.
Aus dem Anfrage-Briefing des Auftraggebers liest die KI Objekt, Zeitraum und Postenwünsche und legt sie als Entwurf im Plan an.
Die Wachperson spricht ihre Tauschanfrage ein, auch in ihrer Muttersprache; Dienst, Posten und Datum erkennt die Software.
Wer nachts im Werkschutz steht, lernt das Objekt nach Ihrer Vorgabe auch bei Tag kennen – danach gibt der Plan den Posten frei.
Jeder Dienst hat seinen Status: geplant, bestätigt, Tausch angefragt. Freitags sieht die Disposition, wer noch nicht bestätigt hat.
Wer am selben Abend in zwei Objekten steht oder nach dem Spätdienst zu früh wieder anfängt, fällt beim Eintragen auf.
Jede freigegebene Woche Ihres Arbeitsplans online geht als PDF an Objektleitung und Auftraggeber – eine solide Grundlage, mehr noch nicht.
Ist-Stunden mit Nacht-, Sonntags- und Feiertagsanteil laufen per Schnittstelle in Ihr Lohnprogramm. Es bleibt, wie es ist, abgetippt wird nichts.
Einweisungen, Nachweise und jeder abgeschlossene Monat landen als PDF in Ihrem Dateimanagement- oder DMS-System, sortiert nach Wachperson, Objekt und Auftraggeber.
Objekte, Posten und Dienste liegen in einer Datenbasis statt in einem weiteren Login und Datentopf – das Fundament für Auswertungen und KI.
Per API, Webhook oder Export (CSV, JSON, XML) erhalten Leistungsnachweis und Rechnungsprogramm die Stunden je Posten; der Export enthält Nachweise und Verlauf.
Wachpersonen öffnen ihren Arbeitsplan online im Browser des Smartphones, ob Android oder iPhone; Disposition und Personalbüro arbeiten am PC. Installiert wird nichts.
Wer sein eigenes Telefon nicht nutzen will, sieht seine Dienste am Diensthandy oder am Rechner der Pforte, mit eigenem Login statt über den Zugang der Kollegen.
Die Dienste der Woche bleiben auf dem Gerät lesbar, auch im Keller der Werkhalle oder auf dem Revier ohne Empfang; Änderungen kommen mit dem nächsten Netz.
Bestätigen, Tausch anfragen, Ausfall melden: große Schaltflächen, die auch mit Handschuhen und Taschenlampe in der Hand treffen, statt Menüs fürs Büro.
Die Parkverwaltung öffnet die Besetzung ihrer Posten per Link, der Subunternehmer nur seine Wochenendposten – ein Konto bei einem Anbieter braucht keiner von beiden.
In der Cloud, bei Ihrem Hosting oder auf dem eigenen Server liegen Plan, Nachweise und Objektdaten Ihrer Kunden. Wer Zugriff erhält, regeln Sie, kein Anbietervertrag.
Ein Empfangsdienst mit drei Objekten braucht weniger als ein Werkschutz mit Subunternehmern. Deshalb wächst Ihr Arbeitsplan online in drei Stufen: Jede läuft für sich, die nächste setzt auf ihr auf.
Der Objekt-Wochenplan im Browser mit Ihren Posten, Dienstzeiten und Nachweisarten. Er summiert die Soll-Stunden je Posten, meldet fehlende Einweisungen und geht als Link an die Wachpersonen. Passt für den Empfangs- und Pfortendienst mit wenigen Objekten und eigenem Personal, bei dem kein Kunde in den Plan schaut.
Disposition, Personalbüro, Objektleitung und Wachpersonen mit eigener Sicht, Freigabe der Folgewoche, Bestätigung und Tausch, dazu die Kundensicht ohne Namen und der Zugang für Subunternehmer. Passt für Objekt- und Werkschutz mit 30 bis 200 Wachpersonen, mehreren Auftraggebern und Wochenendposten.
Ihr Arbeitsplan online als Modul, angebunden an Lohn, Rechnung und Personalakte und erweiterbar um weitere Vorgänge. Verlangt ein neuer Auftraggeber Besetzung zu zweit oder kommt eine Sparte hinzu, wird erweitert, wenn Sie es brauchen, nicht wenn ein Hersteller es einplant. Passt für Sicherheitsdienstleister mit mehreren Standorten.
Planen Sie nur eigene Leute für wenige Objekte, und schaut kein Kunde hinein, reicht oft Stufe 1 oder ein fertiges Programm. Das sagen wir im Erstgespräch offen, auch wenn der Auftrag kleiner ausfällt.
Wer „Arbeitsplan online kostenlos“ sucht, findet Gratis-Tarife, meist begrenzt auf wenige Nutzer, einen Standort oder einen Teil der Funktionen. Ein Bewachungsunternehmen, in dessen Plan Wachpersonen, Objektkunden und Subunternehmer schauen, rechnet besser über die Jahre als über den ersten Monat.
Rund 80 Wachpersonen, dazu Disposition, Personalbüro und Objektleiter: Bei Miete je Nutzer heißt die Rechnung Köpfe mal Monatsbetrag mal zwölf mal Nutzungsjahre. Bei hoher Fluktuation zählt jeder neue Kopf mit.
Kundenzugang, Subunternehmer-Zugang oder offene Schnittstelle stecken bei manchen Programmen erst im nächsten Paket, und das gilt dann für jeden Kopf im Plan, auch für die Aushilfe im Veranstaltungsdienst.
Bildet das Programm Ihre Regel für die Revierstreife nicht so ab, wie Ihre Dienstanweisung sie vorgibt, wird die Anpassung beim Anbieter zum eigenen Auftrag, sofern er ihn annimmt. Bis dahin prüft Ihre Disposition von Hand.
Ihr Arbeitsplan online gehört nach Fertigstellung Ihnen, ohne Lizenz je Wachperson. Gebaut wird nur, was Ihre Posten brauchen, und weil KI und fertige Bausteine die Entwicklung beschleunigen, ist das heute günstiger als früher.
Die Gegenrechnung: Legen Sie die Miete aller Köpfe über die geplanten Jahre, Aufschläge für Kunden- und Subunternehmerzugänge und die Stunden Ihrer Disposition für Umwege neben eine einmalige Entwicklung, deren laufenden Betrieb wir vorab offenlegen. Neue Wachpersonen und Objekte landen dann in der Liste, nicht auf der Rechnung.
Ihre Einsatzleitung soll Posten besetzen, kein Softwareprojekt führen. Ihren Arbeitsplan online erhalten Sie fertig von Spezialisten, die Disposition, Kunde und Wachperson zugleich im Blick haben. Dass so tragfähige Lösungen entstehen, belegen tausende Projekte in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Wir hören Disposition, Personalbüro und Objektleitung zu und lesen Ihre Dienstanweisungen, bevor wir entwickeln.
Spezialisierte Teams einschließlich vollwertiger Entwickler.
Größere Lösungen Modul für Modul nach Lastenheft kalkuliert.
Eine Person, die Ihre Objekte und Auftraggeber kennt.
Wir klären, welche Objekte und Postenarten Ihr Arbeitsplan online abbildet, wer welche Sicht erhält und welche Nachweise zählen.
Rollen, Postenprofile, Freigabe der Folgewoche und Speicherort halten wir fest; darauf baut Ihr Angebot für das erste Modul.
Unsere Entwickler bauen das erste Modul; Ihre Disposition prüft es an einer echten Planwoche, danach übergeben wir es.
Während Ihr Arbeitsplan online startet, laufen alle Dienste weiter. Deshalb wechselt Ihr Betrieb Objekt für Objekt, nicht über Nacht.
Objekte, Posten, Wachpersonen und Nachweisdaten übernehmen wir aus Ihren Tabellen oder dem bisherigen Programm, soweit es sie exportiert. Fehlende Einweisungen zeigen sich, bevor jemand eingeteilt wird.
Zuerst plant die Disposition ein Objekt im neuen Arbeitsplan online, die übrigen laufen wie gewohnt weiter. Was sich dort zeigt, fließt in die nächsten Objekte ein.
Die Einweisung läuft online und wird auf Wunsch aufgezeichnet, damit auch die Nachtschicht sie sehen kann. Disposition und Personalbüro lernen ihre Masken, Wachpersonen nur ihre eigene Ansicht.
Aushang, Rundmail und bisheriges Programm bleiben, bis alle Objekte online geplant sind und jede Wachperson ihre Dienste dort bestätigt. Erst dann endet die Doppelführung.
Viele Wachpersonen arbeiten nachts, in Teilzeit oder als Aushilfe, und nicht alle sprechen gut Deutsch. Deshalb sieht jede nach dem Login nur ihre eigenen Dienste, auf Wunsch in ihrer Sprache und ohne Menüs fürs Büro. Wer einen Dienst bestätigen kann, kommt ohne Schulung zurecht.
Rund um den Arbeitsplan online entstehen im Bewachungsunternehmen weitere Vorgänge, die dieselben Objekte, Posten und Wachpersonen betreffen. Als Spezialist für individuelle Datenerfassung im Tagesgeschäft verbinden wir sie, von der Kundenanfrage bis zur Abrechnung.
Anfrage-Briefing, Wachbuch und Leistungsnachweis entstehen als eigenständige Module, die auf dieselben Objekte zugreifen wie Ihr Online-Arbeitsplan.
Was die Disposition plant, nutzen Personalbüro, Lohn und Abrechnung zugleich; niemand gleicht Listen ab, und auf Wunsch wächst daraus eine größere Lösung.
Wir bringen ein, wie andere Bewachungsunternehmen Kunden und Subunternehmer einbinden.
Einen Gratis-Tarif bietet Formilo nicht: Wir entwickeln Ihren Plan einmal, danach gehört er Ihnen. Kostenlos ist das Erstgespräch, in dem wir prüfen, ob sich das bei Ihren Objekten rechnet.
Ja, auch gleichzeitig und aus mehreren Niederlassungen. Jeder plant seine Objekte, die Geschäftsführung sieht alle, und jede Änderung trägt Namen und Uhrzeit des Disponenten.
Dann legen Sie es je Objekt fest: Dieser Kunde sieht die Namen der eingeteilten Wachpersonen, der nächste nur Posten und Uhrzeit. Maßgeblich ist Ihr Vertrag, nicht ein Tarif.
Sie, mit Vertrag und Dienstanweisung. Der Arbeitsplan online prüft gegen Ihre Vorgabe; ob eine Tätigkeit die Sachkundeprüfung verlangt, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Rechtsberatung.
Eine direkte Anbindung sagen wir nicht zu. Den Status führen wir als gepflegtes Feld mit dem Datum der Bestätigung, und ohne Bestätigung lässt sich niemand einteilen.
Ja. Für einen Großeinsatz legen Sie Posten je Eingang und Abschnitt an; Aushilfen erhalten einen Zugang nur für diesen Einsatz, der danach von selbst endet.
Nein. Jede sieht ihre eigenen Dienste und Nachweise. Nachweise anderer sieht nur das Personalbüro; die Disposition erfährt lediglich, ob jemand für einen Posten passt.
Nein. Die Anforderungen sind im Lastenheft dokumentiert, der Online-Arbeitsplan geht nach Fertigstellung in Ihr Eigentum über, und Ihre Daten holen Sie jederzeit per Export oder Schnittstelle heraus.
Im Wachdienst werden beide Begriffe oft vermischt. Ihr Arbeitsplan online plant aber Posten je Objekt mit deren Anforderungen und Sichten für Kunde und Subunternehmer, nicht nur Schichten je Person.
Das entscheidet der Umfang: Kundensicht, Subunternehmer und Lohnanbindung brauchen mehr als eine Planmaske für eigene Leute. Einen verbindlichen Termin finden Sie im Angebot, nicht vorher.
Im Sicherheitsdienst verteilt der Arbeitsplan Wachpersonen auf Posten in Kundenobjekten: Empfang und Pforte, Revierstreife, Werkschutz. Die Disposition erstellt ihn meist wochenweise; gelesen wird er unterwegs, im Objekt und beim Auftraggeber. Online geführt, erreicht er Wachpersonen ohne eigenen Büroplatz.
Je Posten gelten Anforderungen aus Vertrag und objektbezogener Dienstanweisung: Unterrichtung oder Sachkundeprüfung, Ersthelfer, Sprachkenntnisse und eine Einweisung in genau dieses Objekt, bei Nachtdiensten auch bei Tageslicht. Das Personalbüro hält Nachweise, Registerbestätigung und Einweisungen aktuell.
Der Plan beschreibt das Soll; ob ein Posten besetzt war, zeigen danach Wachbuch oder Wachbericht, Kontrollgänge und erfasste Stunden. Davor liegt das Anfrage-Briefing mit Objekt, Zeitraum und Auftragsbeschreibung, in dem sich entscheidet, ob eigenes Personal oder ein Subunternehmer einen Teil übernimmt. Aus den besetzten Stunden je Posten entstehen Leistungsnachweis und Lohn.
Jeder Posten, der am Wochenende erst nach mehreren Anrufen besetzt ist, kostet Ihre Einsatzleitung Zeit und Nerven. Das lässt sich ändern. Zeigen Sie uns im kostenlosen Erstgespräch, wie Ihre Wachwoche heute entsteht und welche Planungssoftware Sie gerade testen. Wir sagen Ihnen offen, ob ein fertiges Programm genügt oder was Ihr eigener Arbeitsplan online ungefähr kostet.
Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail – wir melden uns in der Regel am selben Arbeitstag.
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