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Die Vorlage für Arbeitsaufträge fängt immer leer an.
Ihr Hausmeister kennt jedes Objekt. Die Vorlage kennt keins.
Nach Vorlage beginnt jeder Auftrag an den Hausmeister mit derselben Handarbeit: Adresse, Objektnummer, Rechnungsempfänger und Zugang abtippen, Freigabe am Telefon holen, Leistungsart nachfragen, Stunden vom Material trennen.
Individuell und digital entwickelt, kennt Ihre Arbeitsauftrag-Vorlage jedes Objekt, fragt nur noch das Neue ab und kommt abrechnungsfertig zurück. Auf Wunsch fließt jede Rückmeldung ohne Abtippen weiter in Ihr Rechnungsprogramm.
Bewertung für Formilo – Professionelle Dienstleistung und herausragender Service. Ich möchte meine vollste Zufriedenheit mit der Dienstleistung von Formilo zum Ausdruck bringen. Nach einem ausführlichen Telefonat, in dem ich meine Wünsche und Anforderungen klarstellen konnte, wurde meine Unterlagensammlung genau nach meinen Vorstellungen strukturiert und aufbereitet. Besonders beeindruckt hat mich die Schnelligkeit: Bereits am nächsten Tag konnte ich das Ergebnis sehen. Ein großer Vorteil der Dienstleistung ist die Möglichkeit, Anpassungen dreimal vornehmen zu lassen. Meine Vorschläge wurden äußerst sorgfältig berücksichtigt und professionell umgesetzt. Die Qualität der erstellten Dokumente – insbesondere der Leistungsnachweis und die Berichtsvorlage – hat meine Erwartungen übertroffen. Auch die Erstellung der Rechnungen erfolgte professionell und strukturiert. Ich werde die Dienstleistung von Formilo jederzeit wieder in Anspruch nehmen, sei es für meine aktuellen Anliegen oder für zukünftige Projekte. Aufgrund meiner durchweg positiven Erfahrung kann ich Formilo uneingeschränkt zu 100 % weiterempfehlen. Vielen Dank für die hervorragende Arbeit!
Super Beratung und schnelle Bearbeitung unseres Anliegens. Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit!
Sehr gute Arbeit und Unterstützung durch Formilo und seinen Mitarbeitern!
Vom ersten Tag bis zur Vollendung alle Unterlagen, top, schnell und ohne große Unterbrechung ausgeführt. Kann ich nur weiter empfehlen, wenn man Dokumente digitalisiert braucht.
Die Zusammenarbeit klappt super! Man bekommt fast taggleich eine Rückmeldung bzw. seine PDF-Dateien zurück. Auch bei Rückfragen sind sie sehr geduldig beim Erklären.
Auf jeden Fall, ein sehr einfühlsamer Programierer, auch für die Generation Analog
Felder für Objekt, Leistung und Termin bringt jede Vorlage mit. Zuhören, rechnen und um Freigabe bitten kann sie nicht – das übernimmt erst ein programmierter Hausmeister-Arbeitsauftrag.
Stunden aus Beginn, Ende und Pause, Material mal Preis – Arbeitskosten weist der Auftrag für § 35a gesondert aus.
Aus der Mietermeldung formuliert die KI eine eindeutige Leistungsbeschreibung und fragt nach, wenn Wohnungslage oder Zugang fehlen.
Noch in der Wohnung spricht der Hauswart ein, was er vorgefunden und erledigt hat – die Rückmeldung schreibt mit.
Vertragsleistung, Gewährleistung, Kleinreparatur und Material per Auswahl statt Tippen – die Listen pflegen Sie je Verwaltung.
Bei einer Sonderleistung gibt die Hausverwaltung per Klick frei, bevor der Hausmeister anfängt – mit Name und Uhrzeit am Auftrag.
Fotos vorher und nachher, „erledigt“ oder „offen“ mit Pflichtgrund und die Unterschrift des Mieters am Tablet.
Jeder erledigte Arbeitsauftrag geht mit Fotos und Unterschrift an die Hausverwaltung oder den Eigentümer – solide, aber noch nicht alles.
Stunden, Material und Pauschalen laufen per Schnittstelle in Ihre Faktura – Rechnungen an WEG, Eigentümer oder Mieter, ohne Zweiterfassung.
Jeder Einzelauftrag landet automatisch als PDF im Dateimanagement- oder DMS-System, sortiert nach Objekt und Wohnung – fragt ein Eigentümer nach, liegt er bereit.
Alle Einzelaufträge fließen in eine zentrale Datenbasis – welche Wohnanlage wie viele Sonderleistungen braucht, wird auswertbar.
Per API, Webhook oder Import/Export (CSV, JSON, XML) gehen Kosten nach Leistungsart getrennt an die Verwaltersoftware – was gut läuft, bleibt.
Ihr Büro soll Hausmeister einteilen, nicht an Formularfeldern feilen. Sie bekommen Ihre Vorlage für Arbeitsaufträge fertig – vom Team, das für Gebäudedienstleister Einzelauftrag und Materialliste umgesetzt hat. Dass das im Hausmeisteralltag trägt, belegen tausende Projekte in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Wir denken den Weg von der Mietermeldung bis zur Rechnung an die WEG mit und bringen ein, was Verwalter erwarten.
Verbindlich beziffert, bis zu drei Korrekturschleifen inklusive.
Nach Fertigstellung gehört Ihre Arbeitsauftrag-Vorlage Ihnen.
Eine Person, die Ihre Objekte und Hausverwaltungen kennt.
Wir sichten Ihre bisherigen Einzelaufträge und Rückmeldungen samt Objektstammdaten und ordnen Funktionen und Aufwand offen ein.
Zuerst kommt Ihr unverbindliches Festpreisangebot. Danach prüft Ihre Disposition den Entwurf an echten Aufträgen einer Wohnanlage.
Bis zu drei Korrekturschleifen, dann geht die Arbeitsauftrag-Vorlage an Ihre Hausmeister – kleine Vordrucke oft binnen weniger Werktage.
Eine Vorlage für Arbeitsaufträge deckt nur die Beauftragung ab. Davor liegt die Mietermeldung, danach folgen Rückmeldung, Rechnung und Betriebskostenabrechnung. Als Spezialist für individuelle Datenerfassung lösen wir diesen ganzen Weg für Ihren Hausmeisterservice.
Jeder Hausmeisterdienst arbeitet anders – mehrere Verwaltungen mit eigenen Freigaben und Rechnungsempfängern bildet kein Baukasten sauber ab.
Störungsmeldung, Begehungsprotokoll, Streunachweis und Wohnungsübergabe setzen wir als eigene Dokumente um – auf Wunsch bis zur größeren Softwarelösung.
Wir zeigen, wie andere Hausmeisterdienste Aufträge annehmen, statt alte Felder abzumalen.
Dichtung oder Schließzylinder tauscht er selbst. Maler-, Elektro- und Sanitärhandwerk sind zulassungspflichtig, das übernimmt der Handwerker.
Pflicht ist das nicht, aber wichtig für die Umlage: Hauswartkosten sind umlagefähig, soweit keine Instandsetzung oder Verwaltung darin steckt – Notdienstpauschalen zählen laut BGH zur Verwaltung.
Ja. Der Hausmeister lädt den Arbeitsauftrag vorher aufs Gerät, erfasst Rückmeldung und Fotos auch ohne Empfang, und alles gleicht sich ab, sobald er wieder Netz hat.
Nein. Beide bekommen einen Link, öffnen den Arbeitsauftrag im Browser und geben frei oder melden zurück – ganz ohne Installation.
Als Datei zum Herunterladen nicht, auch nicht gratis: Wir entwickeln jede Fassung individuell. Ihre bisherige Word- oder Excel-Datei ist dafür der beste Start, ein PDF zum Ausdrucken gibt es dazu.
Wo Sie es festlegen, gern auf eigenen Servern; sehen darf sie nur, wer die Rolle hat – etwa Büro und Verwaltung.
Den Arbeitsauftrag an den Hausmeister stellt meist die Hausverwaltung aus, bei kleinen Beständen der Eigentümer; im Hausmeisterservice teilt die Disposition ihn einem Mitarbeiter zu. Er gilt für eine einzelne Arbeit in einem Objekt, die laufenden Pauschalleistungen regelt der Hausmeistervertrag samt Leistungsverzeichnis.
Anlass sind Mietermeldung, Begehung oder Notfall. Im Auftrag stehen Objekt, Wohnungslage, Zugang und Schlüssel, Ansprechpartner vor Ort, die Arbeit, die Leistungsart – Vertrags-, Sonder-, Notdienst- oder Gewährleistungsleistung –, Fälligkeit und die Abrechnung nach Pauschale, Zeit, Fläche oder Stück.
Zurück kommen Arbeitszeit, Material, Fotos und der Vermerk, ob die Arbeit fertig ist, oft mit Unterschrift des Mieters. Die Störungsmeldung, mit der ein Schaden eingeht, ersetzt ihn nicht: Erst der Arbeitsauftrag legt fest, wer was bis wann und zu welchem Preis erledigt. In der Schweiz heißt der Empfänger meist Hauswart oder Abwart, in Österreich Hausbetreuer.
Spätestens bei der Jahresabrechnung zeigt sich, welche Sonderleistung sauber beauftragt war und welche nur am Telefon. Das muss nicht so bleiben. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, wie Ihre Arbeitsauftrag-Vorlage künftig aussieht, was möglich ist und was sie ungefähr kostet – zeigen Sie uns Ihren jetzigen Auftrag samt Objektliste, und wir sagen Ihnen konkret, was drin ist.
Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail – wir melden uns in der Regel am selben Arbeitstag.
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