Am Monatsende sammelt jemand die Zettel ein, entziffert Handschriften, addiert Uhrzeiten, telefoniert fehlenden Tagen hinterher und tippt am Ende alles noch einmal in den Lohn. Das ist keine Zeiterfassung, das ist Nacharbeit – und sie steht in keiner Kalkulation. Wir bauen Ihnen die Erfassungsstrecke, die genau Ihr Zeitmodell rechnet: von der einfachen Vorlage bis zum umfangreichen Tool.
statt Uhrzeiten von Hand zusammenzurechnen, stehen Tages-, Monats- und Saldosummen fertig da, sobald der letzte Tag gebucht ist.
zwei Pausen am Tag, Feiertagskalender, Übertrag aus dem Vormonat, getrennte Betreuungs- und Verwaltungszeiten – wir bauen die Regeln, die Sie tatsächlich rechnen müssen, statt Ihren Betrieb in fremde Felder zu pressen.
einmal beauftragt, danach Ihr Eigentum – kein Preis je Mitarbeiter und Monat, keine Lizenzgebühr dafür, dass Sie wachsen.
die Stunden gehen in dem Format weiter, das Ihre Lohnabrechnung einliest – nicht über die Tastatur der Büroleitung.
vom rechnenden Monatsbogen für acht Leute bis zum System mit Terminal, Freigabestufen und Auswertung für achtzig – und wir sagen Ihnen offen, wenn die kleine Lösung reicht.
Wir, die Klinnert Gebäudetechnik GmbH, haben bereits mehrere Formulare erstellen lassen. Die freundlichen Mitarbeiter haben sich um jedes kleinste Detail in den gewünschten Dokumenten gekümmert und diese so lange verfeinert, bis ein wirklich überzeugendes Ergebnis entstanden ist. Das Preisniveau ist transparent und fair. Ich kann diesen Service mit gutem Gewissen weiterempfehlen.
Wir haben für unser Unternehmen, Formulare benötigt. Was soll ich sagen? Ultra schnelle und mega nette Bearbeitung von Formilo. Wir haben immer schon nach einer Lösung gesucht und nun gefunden. Ich kann nur jeden empfehlen, der beschreibbare PDFs benötigt, mit Formilo zu arbeiten. Absolute Empfehlung, wir kommen gerne wieder.
Die Umsetzung war einfach und ohne viel Erklärung möglich. Dankeschön!!! Das nächste Mal gerne wieder
Bewertung für Formilo – Professionelle Dienstleistung und herausragender Service. Ich möchte meine vollste Zufriedenheit mit der Dienstleistung von Formilo zum Ausdruck bringen. Nach einem ausführlichen Telefonat, in dem ich meine Wünsche und Anforderungen klarstellen konnte, wurde meine Unterlagensammlung genau nach meinen Vorstellungen strukturiert und aufbereitet. Besonders beeindruckt hat mich die Schnelligkeit: Bereits am nächsten Tag konnte ich das Ergebnis sehen. Ein großer Vorteil der Dienstleistung ist die Möglichkeit, Anpassungen dreimal vornehmen zu lassen. Meine Vorschläge wurden äußerst sorgfältig berücksichtigt und professionell umgesetzt. Die Qualität der erstellten Dokumente – insbesondere der Leistungsnachweis und die Berichtsvorlage – hat meine Erwartungen übertroffen. Auch die Erstellung der Rechnungen erfolgte professionell und strukturiert. Ich werde die Dienstleistung von Formilo jederzeit wieder in Anspruch nehmen, sei es für meine aktuellen Anliegen oder für zukünftige Projekte. Aufgrund meiner durchweg positiven Erfahrung kann ich Formilo uneingeschränkt zu 100 % weiterempfehlen. Vielen Dank für die hervorragende Arbeit!
Eine sehr gute Zusammenarbeit mit einem sehr netten Team. Schneller Support und gewissenhaftes Arbeiten. Immer gern wieder, vielen Dank
Wir haben uns eine Regieberichtvorlage erstellen lassen und es hat alles sehr schnell geklappt. Formilo war jederzeit telefonisch erreichbar und Änderungen wurden fix umgesetzt. Vielen Dank, dass alles reibungslos geklappt hat. Wir kommen gerne jederzeit bei Bedarf auf Sie zurück und werden Sie auch weiterempfehlen.
Wer „Zeiterfassungssystem" sucht, hat das Grundproblem längst erkannt. Was fehlt, ist eine ehrliche Antwort auf die Frage: Womit denn nun – App, Terminal, Chip oder Browser? Und was davon passt zu einem Betrieb dieser Größe?
einsammeln, entziffern, addieren, nachfragen, abtippen – Arbeit, die niemand bezahlt und die in keiner Auswertung auftaucht.
Wer erst am Monatsende sieht, wie viel gearbeitet wurde, kann nicht mehr gegensteuern. Regiestunden ohne sauberen Nachweis werden nicht bezahlt, die Rechnung geht später raus, das Geld kommt später an.
arbeitsrechtlich zulässig, organisatorisch schwach. Jede Zelle bleibt jederzeit änderbar, es gibt keine Änderungshistorie und keine Freigabestufe – und ein überschriebener Formelbezug rechnet monatelang unbemerkt falsch.
Wer von der Stange kauft, biegt Zeitmodelle, Objekthierarchie und Zuschlagslogik zurecht, bis sie in fremde Felder passen – oder verzichtet auf genau die Auswertungen, für die er das System wollte.
Jeder neue Mitarbeiter kostet erneut, jeden Monat, jedes Jahr wieder. Wer wächst, zahlt mehr für dieselbe Funktion.
Unter hundert Beschäftigten gibt es meist keine IT-Abteilung. Auswahl, Einführung, Schulung und die Diskussion über Akzeptanz bleiben neben dem Tagesgeschäft hängen.
Betroffen ist jeder Betrieb mit gemischten Arbeitsorten und gemischten Zeitmodellen: Handwerk zwischen Werkstatt und Baustelle, Gebäudedienstleister im Objekt, Produktion mit Schicht und Auftragszeit, Logistik zwischen Tour, Lager und Büro, Gastronomie mit Aushilfen, Praxen und Kitas mit Teilzeit und Sonderaufgaben, Behörden und soziale Träger mit tariflichen Regeln.
Der Markt verkauft „das System" als ein Produkt. In Wahrheit sind es vier trennbare Schichten. Wer sie einzeln betrachtet, merkt schnell, wo der eigene Betrieb wirklich Bedarf hat – und wo nicht.
Wie viel davon Ihr Betrieb braucht, hängt vor allem an der Größe:
Und der ehrliche Teil: Eine Pflicht zur elektronischen Erfassung gibt es nach geltendem Recht nicht – das Bundesarbeitsgericht hat 2022 festgehalten, dass je nach Tätigkeit und Betrieb Papierform genügt und die Aufzeichnung an die Beschäftigten delegiert werden darf. Wenn Ihr Ablauf mit einem guten Bogen sauber läuft, sagen wir Ihnen das und bauen Ihnen genau diesen Bogen.
Wir sind Dienstleister, kein Anbieter eines fertigen Produkts. Deshalb setzen wir genau die Tiefe um, die zu Ihrem Betrieb passt – und nicht die, die zufällig unser Produktkatalog hergibt.
Uhrzeitberechnung, Kalenderfunktion, Stundenaddition, mehrere Pausenintervalle je Tag, Feiertagskalender, Soll-Ist-Delta, Übertrag aus dem Vormonat, Unterschriftsfelder für Mitarbeiter und Leitung. Genau so gebaut: als einseitiger Monatsbogen für ein Fliesenfachgeschäft und als vierzehnseitiger Jahresbogen für einen sozialen Träger.
der Baustein für alle, die an keinem festen Erfassungspunkt vorbeikommen. Wie dieser Zugangsweg im Alltag aussieht, haben wir auf unserer Seite zur Online-Zeiterfassung ausführlich beschrieben.
Auswahl, Kacheln und Textbausteine statt Tipparbeit – für Baustelle, Objekt, Küche, Gruppenraum und Werkstatt, wo Hände nicht frei und Tastaturen unpraktisch sind. Am Büroarbeitsplatz trägt dieses Argument nicht; dort ist der Browser das bessere Werkzeug.
für Betriebshof, Halle oder Objekteingang. Die Hardware kommt bei Bedarf von spezialisierten Partnern, Logik und Auswertung dahinter bauen wir.
wenn Zeitkonto, Abwesenheitsanträge mit Freigabe, Schichtmodelle, Rollenrechte und Auswertungen zusammenhängen sollen – vom schlanken Tool bis zur vollwertigen React-Anwendung, die mitwächst.
Export als CSV, Excel, XML oder JSON in dem Aufbau, den Ihre Lohnabrechnung einliest – oder direkt per Schnittstelle, Webhook oder API in Lohn-, ERP- und Nachkalkulationssysteme. Ihre vorhandene Software bleibt, wir schließen die Lücke davor.
Diese Entscheidung treffen Sie, nicht wir – die Abwägung dazu samt der Pflichten, die daran hängen, steht auf der Seite zur Online-Zeiterfassung.
Was davon zusammen den Namen „System" verdient, klären wir im Erstgespräch – ausgehend von Ihren heutigen Zetteln, Tabellen und Abläufen, nicht von einer Featureliste.
kein Sonntagabend mehr für Stundenlisten. Erfasst wird dort, wo gearbeitet wird – nicht später im Büro aus dem Gedächtnis.
Tages- und Monatssummen, Dezimalumrechnung, Pausenabzug, Sollstunden und Saldo rechnen sich selbst – keine Zahlendreher, keine falschen Summen.
Was einmal gebucht ist, wandert ohne Abtippen weiter in Lohn, Rechnung und Nachkalkulation. Jede gesparte Stunde Tipparbeit ist gespartes Gehalt.
Regie- und Serviceleistungen sind mit Zeit, Tätigkeit und – wo nötig – digitaler Kundenunterschrift belegt. Leistung erfasst heißt: Rechnung kann raus.
Beginn, Ende und Dauer lückenlos dokumentiert, Korrekturen nachvollziehbar, Aufbewahrung geregelt – genau das, was der Europäische Gerichtshof verlangt: ein objektives, verlässliches und zugängliches System.
Auslastung, Überstundenbestand, Anwesenheits-, Auftrags- und Standzeiten sichtbar – statt einmal im Monat rückwirkend.
Eine klare, sparsame Erfassung wird akzeptiert; eine, die mehr sammelt als nötig, erzeugt Widerstand.
Nach Fertigstellung gehört die Lösung Ihnen – keine Lizenzkosten, kein Anbieter, der Ihnen den Zugang zu Ihren eigenen Zeitdaten diktiert.
Der Markt rechnet in Beträgen je Nutzer und Monat. Anbieter und Vergleichsportale nennen dafür rund 3 bis 12 Euro je Nutzer und Monat, andere Quellen 2 bis 8 Euro; Terminals werden je nach Technik mit rund 300 bis 2.000 Euro pro Gerät angegeben, Chips und Transponderkarten mit 5 bis 20 Euro je Mitarbeiter. Das sind Marktangaben Dritter, keine Zahlen von uns – aber sie zeigen die Struktur: Ein Abo läuft, solange Sie es nutzen, und es wächst mit jedem neuen Mitarbeiter.
Nutzerzahl mal Monatsbetrag mal zwölf – und dann mal die Jahre, die Sie das System einsetzen werden. Das ist der Betrag, gegen den eine einmalige Anschaffung antritt.
Die AfA-Tabelle des Bundesfinanzministeriums setzt für Zeiterfassungsgeräte eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von acht Jahren an – ein Orientierungswert, keine starre Vorschrift. Über diesen Zeitraum denkt ein Betrieb solche Anschaffungen; wie Ihre konkrete Lösung steuerlich zu behandeln ist, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.
Implementierung, Schulung, Aufpreisfunktionen für Schnittstellen, mobile Erfassung oder Auswertungen, Ersatzchips für verlorene Karten – Positionen, die im Monatspreis nicht auftauchen.
Festpreis vor der Umsetzung, bis zu drei Korrekturschleifen enthalten, danach vollständiges Eigentum ohne Lizenzkosten. Bei mehreren Formularen sind Paketpreise möglich.
Wann was wirkt: Ein einzelner rechnender Erfassungsbogen ist häufig in wenigen Arbeitstagen einsatzbereit – die Addition am Monatsende fällt sofort weg. Ein System mit mehreren Erfassungspunkten, Freigabestufen und Lohnexport braucht länger, weil Zeitmodelle, Rollen und Exportformate vorher festgelegt werden. Dafür verschwindet danach der gesamte Übertragungsweg zwischen draußen und Lohnbuchhaltung.
Wo kostenlose Angebote in der Praxis an ihre Grenze stoßen, ordnen wir auf der Seite zur Online-Zeiterfassung ehrlich ein. Hier zählt die andere Rechnung: eine Anschaffung, die einmal kostet und Ihnen danach gehört, gegen einen Betrag, der jeden Monat und mit jedem neuen Namen auf der Lohnliste weiterläuft.
Wer sich Kaufkriterien für Zeiterfassungssysteme ansieht, findet immer wieder dieselben drei Punkte ganz oben. Es sind genau die drei, die ein fertiges Produkt am schwersten liefern kann.
Ein System, das die Zeiten nicht in dem Aufbau abgibt, den Ihre Lohnabrechnung einliest, spart nichts – es verlagert das Abtippen nur eine Tür weiter. Wir bauen den Export so, wie Ihr Zielsystem ihn braucht, inklusive Zuschlägen, Abwesenheitsarten und Fahrzeiten.
Zwei getrennte Pausenintervalle am Tag, ein hinterlegter Feiertagskalender, Zeitguthaben mit Übertrag aus dem Vormonat, Resturlaub, tarifliche Sonderregeln, getrennt auszuweisende Betreuungs-, Team-, Supervisions- und Fortbildungszeiten – solche Modelle sind real, und sie passen in kein Standardraster. Wir haben genau solche Bögen gebaut.
Eine Lösung, die Ihnen gehört, kostet einmal. Sie wird nicht teurer, weil Sie im nächsten Jahr fünf Leute mehr beschäftigen.
Dazu kommt der Punkt, der ein „System" überhaupt erst von einem „Formular" unterscheidet: die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Sobald eine technische Einrichtung objektiv geeignet ist, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen, hat der Betriebsrat mitzubestimmen – eine Überwachungsabsicht ist ausdrücklich nicht erforderlich, und auch spätere Änderungen und Erweiterungen lösen das Recht erneut aus. Das ist kein Hindernis, sondern ein Projektschritt. Ein System, das nur erfasst, was wirklich gebraucht wird, lässt sich dabei deutlich leichter verhandeln als eines, das alles mitschneidet, was technisch ginge.
Deshalb bekommen Sie bei uns kein Werkzeug zum Selberbauen, sondern eine fertige, eingerichtete Lösung: Wir denken den Prozess mit, beraten und setzen um – mit Erfahrung aus tausenden Projekten in Bau, Handwerk, Industrie, Dienstleistung, Gesundheitswesen, sozialen Trägern und Behörden. Wir kennen die Zeitmodelle, die sonst niemand abbilden will.
Sie zeigen uns, wie heute erfasst wird – Zettel, Tabelle, Altsystem – und wo die Stunden anschließend hinlaufen. Wir ordnen ehrlich ein, welche der vier Bausteine Sie wirklich brauchen.
Sollzeiten, Pausen, Zuschläge, Abwesenheiten, Zuordnung auf Auftrag oder Kostenstelle, Rollen und Freigabe. Wo ein Betriebsrat besteht, wird die Mitbestimmung hier eingeplant, nicht erst am Ende.
transparent nach Umfang und Funktionen, ohne versteckte Posten und ohne wiederkehrende Lizenzkosten.
Sie sehen früh eine konkrete Fassung und rechnen mit echten Werten gegen, statt Spezifikationen zu lesen.
Feldlogik, Beschriftungen, Berechnungen und Bedienung werden am realen Alltag feinjustiert.
Wir prüfen den Weg bis in die Lohnabrechnung mit echten Daten und begleiten die Einführung, wenn Sie das möchten.
Bei umfangreicheren Vorhaben starten wir statt mit einem Entwurf mit einem Lastenheft, das wir gemeinsam mit Ihnen entwickeln – abgerechnet wird dann als Festangebot oder, bei sehr dynamischen Projekten, auf Stundenbasis.
Nein. Verpflichtend ist, dass ein System zur Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit eingeführt wird. Zur Form hat das Bundesarbeitsgericht 2022 ausdrücklich festgehalten, dass je nach Tätigkeit und Betrieb Papierform genügen kann und die Aufzeichnung an die Beschäftigten delegiert werden darf. Kursierende Aussagen, elektronische Erfassung sei inzwischen ab einer bestimmten Betriebsgröße Pflicht, beziehen sich auf einen Referentenentwurf zum Arbeitszeitgesetz, der nicht in Kraft getreten ist.
Rechtlich ist eine Tabelle zulässig. Praktisch fehlen ihr Änderungshistorie, Freigabe und Zugriffsrechte, und Formelfehler bleiben oft lange unbemerkt. Das ist ein Organisations-, kein Rechtsargument – und für viele Betriebe trotzdem der eigentliche Grund zu wechseln.
Mindestens zwei Jahre – nach § 16 Abs. 2 ArbZG wie nach § 17 MiLoG. Nach dem Mindestlohngesetz ist zudem spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertags aufzuzeichnen.
Für geringfügig Beschäftigte und für die in § 2a SchwarzArbG genannten Branchen – unter anderem Bau, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe, Gebäudereinigung, Fleischwirtschaft, Messebau und Forstwirtschaft. Ausnahmen regelt die MiLoDokV bei einem verstetigten regelmäßigen Bruttomonatsentgelt über 4.461 Euro sowie über 2.974 Euro, wenn dieses für die letzten zwölf vollen Monate nachweislich gezahlt wurde.
Ja, § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG greift bei Einführung, Änderung und Erweiterung, sobald das System objektiv zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet ist. Wir planen den Schritt von Anfang an ein und halten den Erfassungsumfang bewusst sparsam – das macht die Betriebsvereinbarung einfacher.
Das ist die riskanteste Variante: Biometrische Merkmale sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO, und das Arbeitsgericht Berlin hat 2019 entschieden, dass ein berechtigtes Interesse ihre Verarbeitung in einer Zeiterfassung nicht trägt. Chip, PIN oder QR-Code sind in aller Regel der bessere Weg.
Nur eingeschränkt. Eine dauerhafte Standortüberwachung und jede Erfassung außerhalb der Arbeitszeit sind unzulässig; als Grundlage werden Betriebsvereinbarung oder freiwillige Einwilligung diskutiert. Rechtsgrundlage der Zeiterfassung insgesamt ist Art. 6 Abs. 1 DSGVO – lit. c für die gesetzlich gebotene Aufzeichnung, lit. f für darüber hinausgehende Auswertung.
Ja, aber nicht auf dieser Seite: Zugangswege, Betriebsmodelle und die Datenschutzfragen, die daran hängen, haben wir vollständig auf der Seite zur Online-Zeiterfassung aufgeschrieben. Hier geht es um die Systemwahl selbst – Bausteine, Zeitmodell, Freigabe, Weitergabe.
Das entscheidet der Ort, an dem gebucht wird, nicht die Technik. Kommen alle morgens über den Betriebshof, ist ein fester Erfassungspunkt mit PIN oder Chip stabil und günstig. Fährt die Kolonne direkt zum Objekt, ist derselbe Punkt wertlos. In den meisten Betrieben mischen wir zwei Wege und führen beide in dieselbe Auswertung.
Sie bleibt. Wir ersetzen weder Ihre Lohn- noch Ihre Branchensoftware, sondern schließen die Erfassungslücke davor und übergeben die Daten sauber – per Export, Schnittstelle oder Webhook an nahezu jedes Zielsystem.
Ja, das ist der Regelfall. Viele Betriebe starten mit einem rechnenden Erfassungsbogen oder einem Webformular und ergänzen später Freigabe, Auswertung, Abwesenheitsverwaltung oder weitere Erfassungspunkte. Der Aufbau wird von Anfang an so gewählt, dass er mitwachsen kann.
Ja. Nach Fertigstellung geht sie vollständig in Ihr Eigentum über, es fallen keine wiederkehrenden Lizenzkosten an. Spätere Anpassungen sind möglich, aber nicht verpflichtend – und werden nach Aufwand abgerechnet.
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