Der Monteur fährt morgens direkt zum Kunden und kommt am Terminal im Betriebshof nie vorbei, die Kollegin im Homeoffice führt ihre eigene Datei, die zweite Niederlassung ihre eigene Liste. Am Monatsende trägt jemand drei Quellen zusammen, die nirgends zueinander passen – wir bauen Ihnen stattdessen eine Erfassung, die im Browser läuft: ein Link, kein installiertes Programm, überall derselbe Stand.
Wer heute nicht buchen kann, weil ihm das passende Gerät fehlt, ruft künftig einen Link auf – am PC, am Tablet, am Telefon, ohne dass irgendjemand etwas installiert.
Statt acht Listen, die am Monatsende zusammengesucht werden, buchen Baustelle, Filiale, Werkstatt und Verwaltung in dieselbe Strecke – und Sie sehen tagesaktuell, wer wo im Einsatz ist.
Kein Terminal an der Wand, kein Chip, keine Karte, die verloren geht und ersetzt werden muss. Der Erfassungspunkt ist dort, wo der Mitarbeiter gerade steht.
Was freitags für eine ganze Woche rekonstruiert wird, ist lückenhaft – und im Streitfall schwach. Gebucht wird im Moment, Pausen, Tagessumme und Saldo rechnen sich selbst.
Betrieb in der Cloud, auf Ihrem vorhandenen Hosting-Paket oder vollständig auf Ihren eigenen Servern – zum Festpreis umgesetzt, danach Ihr Eigentum, ohne Betrag je Kopf und Monat.
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Fast jede Erfassung, die heute klemmt, klemmt aus demselben Grund: Sie ist an einen Ort gebunden – an einen Rechner, an eine Wand, an ein Büro. Nur arbeitet dort kaum noch jemand.
Wer direkt zur Baustelle, zur Tour oder zum Objekt fährt, kommt an der Stempeluhr im Betriebshof nie vorbei. Also wird später gebucht – oder gar nicht.
Zwei Niederlassungen, vierzig Objekte, sechs Einrichtungen, drei Filialen – und jede Stelle sammelt für sich. Zusammengeführt wird von Hand, einmal im Monat, unter Zeitdruck.
Für sie gibt es meist gar keinen Erfassungspunkt. Die Zeiten kommen per Mail, per Nachricht oder auf einem Zettel – und werden im Büro ein zweites Mal getippt.
Jeder neue Rechner, jedes neue Tablet, jeder Wechsel im Team bedeutet Einrichtung, Update, Support. Aushilfen und Subunternehmer bekommen nichts installiert – die bleiben beim Papier.
Am Freitag weiß niemand mehr genau, wann am Dienstag die Pause war. Was aus dem Gedächtnis entsteht, ist ungenau – und genau das ist das Dokument, mit dem Sie im Streitfall dastehen.
Das betrifft nicht eine Branche, sondern jeden Betrieb mit verteilten Arbeitsorten: Handwerk zwischen Werkstatt und Baustelle, Bau mit wechselnden Kolonnen, Gebäudereinigung im Objekt, Logistik zwischen Tour, Lager und Verwaltung, Handel mit Filialen und Aushilfen, soziale Träger mit mehreren Diensten, Behörden mit mehreren Dienststellen – und jeden Mittelständler, dessen Team inzwischen teils zu Hause sitzt.
Was nicht erfasst ist, kann nicht abgerechnet werden. Ihr Geld liegt so lange in unfertigen Listen, und die Führung entscheidet mit dem Stand von vorletzter Woche.
Abtippen erzeugt Zahlendreher, Zahlendreher erzeugen falsche Löhne und falsche Rechnungen – und die fallen erst auf, wenn sie längst draußen sind.
Einsammeln, entziffern, addieren, nachtelefonieren. Diese Stunden bezahlt niemand, gearbeitet werden sie trotzdem – meist von den Leuten, deren Zeit am teuersten ist.
Wer ist heute wo, wie voll ist der nächste Monat, wie steht der Überstundenberg? Über mehrere Standorte hinweg beantwortet das im Papierbetrieb niemand.
„Online" beschreibt keinen Funktionsumfang, sondern einen Zugangsweg. Deshalb entscheidet nicht, bei wem Sie ein Konto anlegen, sondern zwei Dinge: ob die Erfassung dort ankommt, wo gearbeitet wird – und wohin die Stunden danach laufen. Genau diese Strecke bauen wir.
Aufrufen, buchen, fertig. Kein Rollout auf Endgeräten, keine Store-Freigabe, keine IT-Abteilung, die es ausrollen müsste.
Büro-PC, Tablet im Fahrzeug, Telefon des Vorarbeiters, Rechner im Homeoffice – dieselbe Oberfläche, an die Bildschirmgröße angepasst.
Alle buchen in dieselbe Erfassung. Auswertungen laufen quer über Standorte, Objekte und Kostenstellen, ohne dass jemand Listen zusammenkopiert.
Aushilfen, Saisonkräfte und Subunternehmer buchen per Direktlink oder Einladung – die Daten landen trotzdem zentral bei Ihnen.
Der Mitarbeiter sieht seine Zeiten, die Objektleitung ihr Team, die Verwaltung alles. Korrekturen bleiben nachvollziehbar statt spurlos.
Große Flächen, Auswahl statt Tippen, Kommen und Gehen per Fingertipp – für Erfassung im Stehen, mit Handschuhen, in Eile.
Ein neues Feld, eine neue Kostenstelle, eine geänderte Pausenregel wird einmal zentral angepasst und gilt beim nächsten Aufruf an jedem Standort.
Baustelle, Objekt, Projekt oder Kostenstelle per Auswahl aus Ihrem Katalog – daraus fällt die Nachkalkulation als Nebenprodukt ab.
Und die ehrliche Grenze: Der Browser braucht eine Verbindung. Im Keller, in der Halle, in der Tiefgarage oder auf dem Land ist die nicht immer da. Dafür bauen wir Erfassung mit lokaler Zwischenspeicherung und späterer Übernahme, sobald wieder Netz besteht – und wo Funklöcher die Regel sind, ist ein interaktives PDF als Datei ohne Hosting oft der ehrlichere Weg. Wir sagen Ihnen vorher, welcher Fall bei Ihnen vorliegt.
Wir sind Dienstleister, kein Anbieter eines fertigen Kontos. Deshalb bauen wir genau die Tiefe, die Ihr Betrieb trägt – Nutzen vor Technik.
wartungsarm, sofort über alle Standorte erreichbar, nichts zu administrieren. Bei externem Hosting gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO dazu – ohne ihn ist die Verarbeitung Ihrer Mitarbeiterdaten nicht rechtmäßig. Wir benennen Ihnen den Speicherort, statt ihn in Nutzungsbedingungen zu verstecken.
häufig genügt eine separate Subdomain mit eigenem Bereich – sauber getrennt von Ihrer Website, ohne zusätzlichen Anbieter im Spiel.
die Daten verlassen Ihr Haus nicht, Zugriffsrechte kontrollieren Sie vollständig intern. Für Betriebe mit strengen internen Vorgaben, Behörden und Träger oft die einzige akzeptable Variante.
Was in Ihrem Fall am besten passt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch
– ausgehend von Ihren heutigen Zetteln, Tabellen und Standorten, nicht von einer Featureliste.
Wir versprechen Ihnen keine Prozentzahlen aus fremden Broschüren. Was sich wann ändert, lässt sich aber gut eingrenzen:
Transport und Abtippen entfallen – die beiden Schritte, die im Papierprozess die meiste Zeit kosten. Wer im Homeoffice oder unterwegs ist, hat zum ersten Mal überhaupt einen Erfassungspunkt.
Kein Zusammentragen mehr über Standorte hinweg. Die Übergabe an Lohnabrechnung oder Steuerberater ist eine Datei statt eines Stapels.
Sie haben belastbare Ist-Stunden je Auftrag, Objekt und Standort – und sehen zum ersten Mal schwarz auf weiß, welche Arbeit sich getragen hat.
Die Erfassung ist eingespielt und wird zur Grundlage für den nächsten Schritt – Leistungsnachweis, Abwesenheitsverwaltung, Materialerfassung, Auswertung.
Zum zeitlichen Rahmen: Ein einzelnes, rechnendes Erfassungsformular liegt häufig binnen weniger Arbeitstage vor. Eine Strecke mit mehreren Standorten, Rollen, Freigabestufen und Lohnexport braucht länger, weil Zeitmodelle, Rechte und Exportformate vorher festgelegt werden – dafür verschwindet danach der gesamte Übertragungsweg zwischen draußen und Lohnbuchhaltung. Und der beste Start ist immer das, was Sie schon haben: Ihr heutiger Bogen ist meist die halbe Spezifikation.
Ein Konto anzulegen dauert fünf Minuten. Der Unterschied entsteht danach – dort, wo Ihre Erfassung wissen muss, wie in Ihrem Betrieb gearbeitet wird, und wo Ihre Daten am Ende liegen.
Objekt, Baustelle, Filiale, Einrichtung, Kostenstelle, Fahrzeug – wenn die Zuordnung nicht zu Ihrer Struktur passt, ist die Auswertung wertlos, egal wie schön die Oberfläche aussieht.
zwei Pausenintervalle am Tag, hinterlegter Feiertagskalender, Übertrag aus dem Vormonat, tarifliche Sonderregeln, getrennt auszuweisende Betreuungs-, Team- und Fortbildungszeiten. Solche Modelle sind real – und passen in kein Standardraster.
Eine Lösung, die die Zeiten nicht so abgibt, wie Ihre Lohnabrechnung sie einliest, spart nichts – sie verlagert das Abtippen nur eine Tür weiter.
Sie legen fest, wo die Daten liegen und wer sie sieht. Bei einem gemieteten Zugang legt das der Anbieter fest, und er kann es ändern.
Festpreis vor der Umsetzung, bis zu drei Korrekturschleifen enthalten, danach vollständiges Eigentum ohne Lizenzkosten. Wer wächst, zahlt nicht erneut für dieselbe Funktion.
Sie klicken nichts zusammen und stimmen nichts über Monate ab. Wir denken den Ablauf mit, beraten und setzen um – mit Erfahrung aus tausenden Projekten in Bau, Handwerk, Industrie, Dienstleistung, Gesundheitswesen, sozialen Trägern und Behörden.
Und zur Frage, die bei diesem Thema fast immer zuerst kommt: Kostenlose Online-Zeiterfassungen gibt es. Sie enden nur regelmäßig an einer von drei Stellen – bei der Nutzerzahl, beim Funktionsumfang oder beim Datenschutz. Häufig genau dort, wo Schnittstellen, Auswertungen und mehrere Standorte beginnen; und wo Server im Drittland stehen oder kein belastbarer Auftragsverarbeitungsvertrag vorliegt, wird es für deutsche Mitarbeiterdaten schwierig. Wenn ein kostenloses Werkzeug Ihre Lage abdeckt, ist das eine völlig vernünftige Entscheidung – dann sind wir nicht der richtige Partner, und wir sagen Ihnen das auch.
Bei umfangreicheren Vorhaben starten wir statt mit einem Entwurf mit einem Lastenheft, das wir gemeinsam mit Ihnen entwickeln – abgerechnet wird dann als Festangebot oder, bei sehr dynamischen Projekten, auf Stundenbasis.
Nein. Die Erfassung läuft im Browser und wird über einen Link aufgerufen. Kein Programm auf dem Rechner, keine App aus dem Store, kein Rollout auf Endgeräten.
Ja. Büro-PC, Tablet, Telefon – die Oberfläche passt sich der Bildschirmgröße an. Für Erfassung im Stehen oder mit Handschuhen bauen wir sie bewusst tastaturfrei: große Flächen, Auswahl statt Tippen.
Genau dafür ist der Zugang über den Browser gedacht. Alle buchen in dieselbe Strecke, Auswertungen laufen quer über Standorte, Objekte und Kostenstellen – ohne dass jemand Listen zusammenkopiert.
Genauso wie alle anderen: über denselben Link, ohne zusätzliche Hardware. Es braucht kein Terminal, keinen Chip und keine Karte, die verloren gehen kann.
Ja, per Direktlink oder Einladung. Die Daten landen trotzdem zentral bei Ihnen, und Sie legen fest, was diese Personen sehen dürfen.
Der Browser braucht eine Verbindung – das sagen wir offen. Je nach Lösung erfassen wir lokal zwischengespeichert und übernehmen die Buchungen, sobald wieder Netz besteht. Wo Funklöcher die Regel sind, ist ein interaktives PDF als Datei ohne Hosting der zuverlässigere Weg.
Das entscheiden Sie. Cloud-Betrieb ist wartungsarm und sofort über alle Standorte erreichbar, setzt bei externem Hosting aber einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO voraus; ohne ihn ist die Verarbeitung nicht rechtmäßig, und Server im Drittland sind gesondert zu prüfen. Alternativ läuft die Lösung auf Ihrem vorhandenen Hosting-Paket oder vollständig auf Ihren eigenen Servern.
Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 DSGVO. Dazu kommen technisch-organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, Zugriffsrechte und protokollierte Korrekturen. Wichtig ist außerdem Datensparsamkeit: Wir erfassen, was Sie brauchen – eine Zeiterfassung ist kein Überwachungswerkzeug. Wo ein Betriebsrat besteht, greift § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, weil das System objektiv zur Verhaltens- und Leistungskontrolle geeignet ist; eine sparsame Erfassung erleichtert die Betriebsvereinbarung erheblich.
Kostenlose Angebote existieren, sind aber regelmäßig bei der Nutzerzahl, beim Funktionsumfang oder beim Datenschutz begrenzt – meist genau dort, wo mehrere Standorte, Schnittstellen und Auswertungen beginnen. Wir arbeiten mit Festpreis und Eigentumsübergabe. Reicht ein kostenloses Werkzeug für Ihre Lage, sagen wir Ihnen das offen.
Nein. Verpflichtend ist, dass ein System zur Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit eingeführt wird. Zur Form hat das Bundesarbeitsgericht in seinem Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) ausdrücklich festgehalten, dass je nach Tätigkeit und Betrieb Aufzeichnungen in Papierform genügen können und die Aufzeichnung an die Beschäftigten delegiert werden darf. Online erfassen Sie, weil es Ihnen Wege und Arbeit spart – nicht, weil Sie müssten.
Mindestens zwei Jahre – nach § 16 Abs. 2 ArbZG wie nach § 17 Abs. 1 MiLoG. Im Anwendungsbereich des Mindestlohngesetzes ist zudem spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertags aufzuzeichnen. Befreiungen regelt die MiLoDokV bei einem verstetigten regelmäßigen Bruttomonatsentgelt über 4.461 Euro sowie über 2.974 Euro, wenn dieses für die letzten zwölf vollen Monate nachweislich gezahlt wurde.
Die bleibt. Wir ersetzen sie nicht, sondern schließen die Erfassungslücke davor und übergeben die Stunden sauber – per Export in dem Aufbau, den Ihr Zielsystem einliest, oder direkt per Schnittstelle und Webhook.
Nach Fertigstellung geht sie vollständig in Ihr Eigentum über, wiederkehrende Lizenzkosten fallen nicht an. Vieles bereiten wir so vor, dass Sie es selbst pflegen können – etwa Mitarbeiter-, Objekt- und Kostenstellenlisten. Größere Anpassungen übernehmen wir nach Aufwand, verpflichtend ist das nicht.
Bringen Sie mit, was Sie haben: den Wochenzettel, die Excel-Datei, die Liste aus der zweiten Niederlassung, den Namen Ihrer Lohnsoftware. Im kostenlosen Erstgespräch ordnen wir ehrlich ein, welcher Zugangsweg zu Ihren Arbeitsorten passt, wo die Daten sinnvollerweise liegen und was das Ganze ungefähr kostet – und wenn ein einfacher rechnender Bogen für Sie reicht, sagen wir auch das.
Unverbindlich, kostenlos, mit festem Ansprechpartner. Festpreis vor der Umsetzung, bis zu drei Korrekturschleifen inklusive, danach gehört die Lösung Ihnen.
Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail – in der Regel melden wir uns noch am selben Arbeitstag.
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