Sie suchen eine kostenlose Terminbestätigungs-Vorlage?
Die Vorlage ist kostenlos. Die vergebliche Anfahrt nicht.
Passen Terminbestätigungen nicht zum Ausführungstermin, zahlen Betriebe drauf: durch unklare Zeitfenster, fehlende Zugangsangaben, vergessene Kostenhinweise, Rückrufe im Minutentakt und Fahrten vor eine verschlossene Tür.
Sie brauchen eine Terminbestätigung, die jede Ausführungsangabe mitnimmt, den Kostenhinweis dokumentiert und Fehlfahrten verhindert. Auf Wunsch digitalisieren und automatisieren wir auch Ihre weiterführenden Prozesse.
Tolles Design, schnelle Ausführung, kompetentes und lösungsorientiertes Team! Kann ich nur empfehlen.
Absolut perfekte, grandiose Arbeit. Wirklich top und absolut empfehlenswert.
Auf jeden Fall, ein sehr einfühlsamer Programierer, auch für die Generation Analog
Sehr gute Arbeit und Unterstützung durch Formilo und seinen Mitarbeitern!
Wir sind sehr zufrieden! Das Formular wurde schnell umgesetzt und unsere Extrawünsche beachtet und mit eingebaut.
Vom ersten Tag bis zur Vollendung alle Unterlagen, top, schnell und ohne große Unterbrechung ausgeführt. Kann ich nur weiter empfehlen, wenn man Dokumente digitalisiert braucht.
Datum und Uhrzeit in ein Schreiben zu setzen, kann jede Vorlage. Der Unterschied entsteht dort, wo Ihre Terminbestätigung aus dem vergebenen Termin entsteht und nichts wegfällt, was später zählt.
Datum, Zeitfenster und zuständiger Techniker kommen aus der Vergabe – der Zahlendreher aus der vorigen Mail ist ausgeschlossen.
Aus drei Stichworten des Telefonats entsteht der vollständige Text mit Anlass, Zugang und Vorbereitung beim Kunden.
Fehlt der Hinweis auf Anfahrtskosten oder Ausfallhonorar, geht die Bestätigung gar nicht erst raus.
Die Endzeit rechnet sich aus der Leistungsdauer – das Fenster steht so im Text, dass niemand nachfragt.
Die Ressource wird geblockt, bevor die Zusage rausgeht – nicht erst, wenn der Kunde sie längst gelesen hat.
Versand per E-Mail oder SMS nur über den Weg, den der Kunde freigegeben hat – samt hinterlegter Einwilligung.
Jede Zusage geht als sauberes PDF oder als kurze Nachricht nach draußen – das ist die Basis, aber noch lange nicht alles.
Termine, Stammdaten und Ansprechpartner laufen per Schnittstelle in Ihr ERP, CRM oder Praxissystem – ein Kalender statt zwei.
Jede Bestätigung landet automatisch im Dokumentenarchiv – als Geschäftsbrief mit sechsjähriger Aufbewahrung wiederauffindbar.
Zusagen, Absagen und Nichtantreffen wachsen zu einer eigenen Datenbasis zusammen – Grundlage für Auswertungen und spätere KI.
SMS- und E-Mail-Versand, Kalender-Export auf das Kundenhandy, dazu API, Webhook und CSV-Export für alles Weitere.
Sie sollen nicht jede Zusage einzeln zusammenbauen und später hoffen, dass der entscheidende Hinweis irgendwo darin stand – Sie bekommen die fertige Lösung vom Spezialisten für operative Datenerfassung. Dass daraus verwertbare Ergebnisse werden, beweisen tausende Vordrucke im Einsatz in D/A/CH.
Wir denken Ihre Terminvergabe mit und bringen Verbesserungen ein, für die im Tagesgeschäft nie Zeit war.
klar kalkuliert, mit bis zu drei Korrekturschleifen inklusive.
Nach Fertigstellung gehört die Lösung vollständig Ihnen.
eine Person, die Ihren Betrieb und Ihre Termine kennt.
Wir sehen uns Ihre heutige Terminbestätigung an oder bringen Beispiele mit und ordnen Funktionen und Aufwand transparent ein.
Sie erhalten ein unverbindliches Festpreisangebot. Nach Ihrer Auftragsbestätigung erstellen wir den ersten Entwurf zur Prüfung.
Bis zu drei Korrekturschleifen, dann liefern wir die fertige Lösung aus – kleine Vordrucke oft binnen weniger Werktage.
Die meisten liefern Ihnen einen Textbaustein und lassen Sie damit allein. Wir lösen das ganze Thema: die Datenerfassung rund um Ihre Kundentermine – von der Vergabe über die Ausführung bis zum Nachweis im System.
Jede Branche bestätigt anders – Zugangsregeln, Stornofristen und Vorbereitungslisten lassen sich kaum per Standardbaukasten abbilden.
Sind wir im Gespräch, lösen wir auch Terminanfrage, Servicebericht und Leistungsnachweis mit.
Wir zeigen Ihnen, was heute möglich ist, statt nur abzutippen, was bestellt wurde.
Sie begründet für sich genommen keinen Vertrag. Ihre Kraft ist die Beweiswirkung: Sie belegt, dass ein Termin zu diesen Bedingungen vereinbart war.
Nur, wenn Sie die Anfahrtskosten vor Vertragsschluss und betragsgenau angekündigt haben. Genau dieser Hinweis gehört deshalb nachweisbar in jede Bestätigung.
Die Auftragsbestätigung bestätigt Vertrag und Leistungsumfang, die Terminbestätigung nur den Ausführungszeitpunkt. Wer beides vermischt, landet schnell im kaufmännischen Bestätigungsschreiben.
Als Geschäftsbrief gelten nach § 257 Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 3 AO sechs Jahre. In Praxen steht dem die Pflicht gegenüber, reine Termindaten zeitnah zu löschen.
Die Terminverwaltung selbst stützt die Datenschutzkonferenz auf Art. 6 Abs. 1 lit. b und Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO. Für Erinnerungen per SMS oder E-Mail braucht es eine Einwilligung nach Art. 7.
Nein. Wir koppeln uns an Ihren Kalender an, statt ihn zu ersetzen – bei externen Diensten mit Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Geschrieben wird sie im Innendienst, unmittelbar nach der Terminvereinbarung: am Empfang der Arzt- oder Zahnarztpraxis, an der Serviceannahme im Autohaus, in der Disposition des Kundendienstes, im Büro des Handwerksbetriebs. Als Faustregel gilt der Versand innerhalb von 24 Stunden, bei Online-Buchung sofort.
Sie beantwortet, was ein Anruf offenlässt: Datum, Zeitfenster und voraussichtliche Dauer, Adresse mit Etage, Parken und Zugang zum Objekt, Anlass und Umfang, den Ansprechpartner mit Rückrufnummer, mitzubringende Unterlagen sowie die Absageregelung, üblicherweise 24 bis 48 Stunden vorher.
Im Ablauf steht sie zwischen Vergabe und Ausführung: Anfrage, Kapazitätsprüfung, Vergabe, Bestätigung, Erinnerung, Einsatz, Leistungsnachweis, Rechnung. Die Erinnerung wiederholt nur Bekanntes – neue Ausführungsdaten transportiert allein die Bestätigung. Für Praxen nennt die Datenschutzkonferenz in ihrem Beschluss vom 16.06.2025 Name, Geburtsdatum, behandelnden Arzt und Terminart.
Ein Monteur vor verschlossener Tür kostet Sie den halben Vormittag, das Fahrzeug und den Lohn – und die Fahrt bleibt unbezahlt, weil niemand belegen kann, was zugesagt wurde. Ein leerer Behandlungsstuhl kostet dasselbe, nur leiser. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, wie Ihre Terminbestätigung künftig entsteht, was möglich ist und was es ungefähr kostet.
Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail – wir melden uns in der Regel am selben Arbeitstag.
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