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Ihre Terminbestätigung kommt vor Ihnen beim Kunden an.
Was darin fehlt, merkt er sich länger als jede Formulierung.
Mitgeschickt wird, was am Empfang zwischen zwei Anrufen eingetippt wurde: das Datum aus der vorigen Mail, ein Zeitfenster ohne Ende, keine Rückrufnummer, kein Kostenhinweis und eine Zusage, die erst abends rausgeht.
Eine individuell entwickelte digitale Terminbestätigung macht aus jedem Telefonat eine vollständige Zusage, die beim Kunden wirklich trägt. Auf Wunsch fließt jeder bestätigte Termin weiter in Tourenplan, Einsatz und Rechnung.
Wir haben ein PDF Template erstellen lassen. Formilo war sehr effizient, schnell und geduldig mit unseren Sonderwünschen. Vielen Danke, Sabine
Tolles Design, schnelle Ausführung, kompetentes und lösungsorientiertes Team! Kann ich nur empfehlen.
Gute Arbeit. Stets freundlich. Schnelle Umsetzung. Immer wieder gerne.
Sehr gute Arbeit und Unterstützung durch Formilo und seinen Mitarbeitern!
Wir sind sehr zufrieden! Das Formular wurde schnell umgesetzt und unsere Extrawünsche beachtet und mit eingebaut.
Großes Lob an Herrn Bayram. Alle Wünsche wurden optimal zeitnah umgesetzt. Gerne wieder!
Ein Musterbrief liefert den Satz, aber keine Angabe darin. Ihre Terminbestätigung dagegen kennt Termin, Kunde und Leistung – und lässt nichts weg, was später zählt.
Datum, Uhrzeit und zuständiger Techniker kommen aus der Terminvergabe, kein Wert wird ein zweites Mal getippt.
Aus drei Stichworten des Telefonats schreibt die KI die ganze Terminbestätigung – mit Anlass, Zugang und Vorbereitung beim Kunden.
Fehlt der Hinweis auf Anfahrtskosten oder Ausfallhonorar, lässt sich die Terminbestätigung gar nicht erst abschicken.
Die Endzeit rechnet sich aus der Leistungsdauer, und das Zeitfenster steht so im Text, dass kein Kunde nachfragen muss.
Monteur, Behandlungsraum oder Hebebühne werden im Kalender geblockt, bevor die Terminbestätigung beim Kunden ankommt.
Ob E-Mail oder SMS: Es gilt nur der Weg, den der Kunde freigegeben hat – samt Einwilligung mit Datum im Datensatz.
Die Terminbestätigung geht als sauberes PDF im Anhang einer versandfertigen E-Mail hinaus – das ist die Basis, mehr noch nicht.
Bestätigte Termine gehen per Schnittstelle direkt in den Kalender Ihres Praxissystems oder Ihrer Serviceplanung – niemand trägt sie doppelt ein.
Jede Terminbestätigung landet mit Versandzeitpunkt im Dateimanagement, sortiert nach Kunde oder Fahrzeug – wird ein Termin bestritten, liegt sie in Sekunden vor.
Zusagen und Nichtantreffen fließen in eine zentrale Datenbasis – per KI sehen Sie, bei welchem Kanal und Vorlauf Kunden seltener fehlen.
Termine aus Ihrer Online-Buchung kommen per API oder Webhook herein und erhalten sofort ihre Terminbestätigung; Exporte laufen als CSV oder JSON.
Ihr Empfang soll keine Mustertexte zurechtbiegen und nicht nachhalten, welche Terminbestätigung noch fehlt. Sie bekommen die fertige Lösung von eigenen, spezialisierten Teams einschließlich vollwertiger Softwareentwickler. Dass es funktioniert, belegen tausende Projekte in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Wir denken Ihre Terminvergabe mit und bringen Verbesserungen ein, für die am Empfang nie Zeit war.
für Ihre Terminbestätigung, mit bis zu drei Korrekturschleifen.
Nach Fertigstellung gehört die Terminbestätigung ganz Ihnen.
eine Person, die Ihre Terminarten und Ihre Kunden kennt.
Wir sichten Ihre bisherigen Bestätigungsmails, Terminarten und Absageregeln und ordnen Funktionen und Aufwand offen ein.
Sie erhalten ein unverbindliches Festpreisangebot; danach entsteht der erste Entwurf mit Ihrem Briefkopf und echten Kundenterminen.
Nach bis zu drei Korrekturschleifen geht Ihre Terminbestätigung in Betrieb – schlanke Fassungen oft binnen weniger Werktage.
Mit der Terminbestätigung fängt der Kundentermin erst an: Danach kommen Einsatz, Nachweis und Rechnung. Als Spezialist für individuelle Datenerfassung setzen wir diese ganze Strecke für Sie um – von der ersten Zusage bis zur Übergabe ins Büro.
Ein Zahnarzt bestätigt anders als ein Heizungsbauer – Zugangsregeln, Absagefristen und Vorbereitungshinweise passen kaum in einen Standardbaukasten.
Servicebericht, Leistungsnachweis und Stornobestätigung setzen wir als eigenständige Dokumente um – auf Wunsch bis hin zur größeren Softwarelösung.
Wir zeigen, was Ihre Terminbestätigung mitnehmen kann, statt nur den alten Text zu übernehmen.
Sie begründet für sich genommen keinen Vertrag. Ihre Kraft ist die Beweiswirkung: Sie belegt, dass ein Termin zu diesen Bedingungen vereinbart war.
Ist der Kunde trotz vereinbarten Termins nicht da, dürfen Sie die Fahrtkosten in der Regel berechnen – sofern Sie sie vor Vertragsschluss und betragsgenau angekündigt haben.
Die Auftragsbestätigung bestätigt den Vertrag, die Terminbestätigung nur den Zeitpunkt. Nennt sie Preis oder Umfang, kann sie als kaufmännisches Bestätigungsschreiben gelten.
Als Geschäftsbrief in der Regel sechs Jahre, den Einzelfall klärt Ihre Steuerberatung. Praxen löschen reine Termindaten dagegen zeitnah.
In Praxen braucht es für Erinnerungen per SMS oder E-Mail eine ausdrückliche Einwilligung nach Art. 7 DSGVO. Ob das auch für die Terminbestätigung selbst gilt, ist nicht abschließend geklärt.
Nein. Was in Ihrer Praxis- oder Werkstattsoftware gut läuft, bleibt; wir ergänzen, was dort fehlt.
Geschrieben wird sie im Innendienst, unmittelbar nach der Terminvereinbarung: am Empfang der Arzt- oder Zahnarztpraxis, an der Serviceannahme im Autohaus, in der Disposition des Kundendienstes, im Büro des Handwerksbetriebs. Als Faustregel gilt der Versand innerhalb von 24 Stunden, bei Online-Buchung sofort.
Sie beantwortet, was ein Anruf offenlässt: Datum, Zeitfenster und voraussichtliche Dauer, Adresse mit Etage, Parken und Zugang zum Objekt, Anlass und Umfang, den Ansprechpartner mit Rückrufnummer, mitzubringende Unterlagen sowie die Absageregelung, üblicherweise 24 bis 48 Stunden vorher.
Im Ablauf folgt sie auf Anfrage, Kapazitätsprüfung und Vergabe und geht Einsatz, Leistungsnachweis und Rechnung voraus. Die Terminerinnerung kurz vor dem Termin wiederholt nur Bekanntes – neue Ausführungsdaten transportiert allein die Terminbestätigung. Für Praxen nennt die Datenschutzkonferenz im Beschluss vom 16.06.2025 Name, Geburtsdatum, behandelnden Arzt und Terminart.
Ein Kundendiensttechniker vor verschlossener Tür kostet den halben Vormittag, Sprit und Lohn – und die Fahrt bleibt unbezahlt, wenn niemand zeigen kann, was zugesagt war. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns an, wie Ihre Terminbestätigung heute entsteht, und sagen Ihnen konkret, was künftig möglich ist und was es ungefähr kostet.
Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail – wir melden uns in der Regel am selben Arbeitstag.
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