Der Ausbildungsnachweis als Vorlage

Jede/r Auszubildende ist nach dem Berufsbildungsgesetz verpflichtet, einen sogenannten Ausbildungsnachweis als Berichtsheft zu führen. Hierbei werden sämtliche Stationen der Ausbildung oder auch Inhalte einer dualen Ausbildung festgehalten. Bei einigen Unternehmen gilt der korrekt geführte Ausbildungsnachweis gleichzeitig als Zugang, um überhaupt für die Zulassung zur Abschlussprüfung oder Gesellenprüfung zu erhalten.

Der wöchentliche Ausbildungsnachweis als PDF-Vorlage

Der Ausbildungsnachweis für jeden Tag

Wozu wird der Ausbildungsnachweis verwendet?

Der Ausbildungsnachweis, beispielsweise als Vorlage in PDF, wird dazu verwendet, die einzelnen Ausbildungsschritte nachvollziehbar und belegbar für den Ausbilder bzw. für den Betrieb darzustellen. Hierbei erhalten die Azubis sowie auch der Ausbilder einen Überblick darüber, was schon gelernt wurde und wo es noch Lücken gibt. Gleichzeitig lässt sich der Ausbildungsverlauf reflektieren. Am Ende der Ausbildung gibt es zuständige Stellen, wie die IHK, die diesen Bericht sehen möchten, um zu überprüfen, ob die Ausbildung ordnungsgemäß durchgeführt wurde.

Was gehört in ein Berichtsheft?

Ein Berichtsheft ist eine schriftliche und einfache Form, die Ausbildungsdaten und die dazugehörigen Informationen festzuhalten. Hierbei werden wesentliche Fakten zum zeitlichen und inhaltlichen Ablauf der Ausbildung schriftlich festgehalten.

Darunter zählen unter anderem die Tätigkeiten, die im Betrieb, aber auch in der Berufsschule durchgeführt wurden. Dabei werden auch die Arbeit bzw. Unterrichtszeiten mit erfasst. Ebenso sollten in dem Berichtsheft für die Ausbildung Urlaubstage sowie auch krankheitsbedingte Fehltage vermerkt werden.

Beim Ausfüllen des Ausbildungsnachweises, in einer Vorlage als PDF, gibt es den Bereich, in dem das Berichtsdatum eingegeben werden muss. Auch die persönlichen Angaben des Azubis dürfen dabei nicht fehlen. Beim Führen eines Berichtsheftes für die Ausbildung ist dieses allgemein zu halten und darf sich dabei nur auf die berufliche Beschäftigung beziehen.

Nicht ausbildungsbezogene Aktivitäten, wie beispielsweise Mittagspausen, sollten im Ausbildungsnachweis nicht zu finden sein.

Mitarbeitende klatschen sich fröhlich ab
Frau mit Büchern vor einer Steinwand

Berichtsheft – schriftlich oder elektronisch?

Ein Berichtsheft ist vom Auszubildenden täglich oder wöchentlich in Eigenverantwortung zu führen. Oftmals stellt der Ausbilder hierfür einen zeitlichen Rahmen zur Verfügung, damit der Auszubildende die Möglichkeit hat, seinen Ausbildungsnachweis aktuell zu halten. Das kann auch während der Arbeitszeit sein. Dies hängt vom jeweiligen Ausbildungsbetrieb ab. Es ist nicht verpflichtend, dass der Arbeitgeber Zeit für das Berichtsheft zur Verfügung stellt. Beim Erstellen des Ausbildungsnachweises hat der Auszubildende die Möglichkeit, entweder einen Ausbildungsnachweis als Vorlage in PDF herunterzuladen oder aber auch in digitaler Form dieses zu führen. Zudem muss der Ausbilder regelmäßig das Berichtsheft kontrollieren und abzeichnen. Das sehen die Leitlinien des Bundesinstitutes für Berufsbildung (BIBB) vor. Dies sollte monatlich erfolgen. Seit dem 1. Oktober 2017 muss in Ausbildungsverträgen geregelt sein, wie der Azubi seinen Ausbildungsnachweis vorzulegen hat. Hierbei wird festgelegt, ob dies schriftlich, also beispielsweise handschriftlich oder elektronisch, am Computer führen darf.

Dass der Ausbildungsnachweis nach Paragraf 43 Abs. 1 Nummer 2 BBiG vor Prüfungsanmeldung komplett ausgefüllt sein muss, sollte der Ausbilder seinem Azubi mitteilen. So kann es vorkommen, dass die IHK das Berichtsheft sehen möchte, bevor die Prüfungszulassung ausgestellt werden kann. Das gleiche gilt für die Handwerkskammer, die ebenfalls vor der Prüfung den Ausbildungsnachweis sehen möchte. In bestimmten Fällen kann es daher zum Prüfungsausschluss kommen, wenn der Ausbildungsnachweis nicht ordentlich geführt wurde. Aus diesem Grund muss das Berichtsheft für die gesamte Dauer der Ausbildung schriftlich geführt werden.

Ausbildungsnachweise bei der mündlichen/praktischen Prüfung

Sobald der Azubi für die mündliche/praktische Prüfung zugelassen wird, gilt dies eigentlich als Voraussetzung, dass die Ausbildung ordentlich vonstatten gegangen ist.

Hin und wieder kann es jedoch vorkommen, dass ein IHK Ausbildungsberater bei Unstimmigkeiten, wie zu lange Fehlzeiten, die Ausbildungsnachweise auf Verlangen einsehen möchte. Aus diesem Grund sollte der Azubi sein Berichtsheft der letzten drei Jahre mit zur mündlichen/praktischen Prüfung mitbringen. Ebenfalls besteht die Möglichkeit, bei der IHK direkt über das Infocenter das Berichtsheft digital hochzuladen.

Frau im Flur lehnt an Wand und schaut auf ihren Laptop
Arbeitsdokument auf Papier mit Stempel

Empfehlungen für das Führen von Berichtsheften

Ein Berichtsheft wird vom Auszubildenden geführt. Dies wird gesetzlich geregelt nach Paragraf 43 Absatz 1 Nummer 2 des Berufsbildungsgesetzes. Gleichzeitig dient es als Zulassungsvoraussetzung zur Abschlussprüfung. Ebenso kann der Ausbildungsnachweis im pdf-Format dazu dienen, unterschiedliche Ziele im Unternehmen zu erreichen. Beispielsweise kann das Heft für Reflexion über die Inhalte und den Verlauf der Ausbildung herangezogen werden. Ebenso kann hier ein zeitlicher und sachlicher Ablauf der Ausbildung wiedergegeben werden. Besucht der Auszubildende mehrere Abteilungen in einem Unternehmen, so kann separat für jede Abteilung ein Ausbildungsnachweis erstellt werden. Gleichzeitig reflektiert dies die dort erlangten Qualifikationen wieder und man kann Mängel oder fehlende Qualifikationen feststellen, wo beispielsweise noch etwas nachgeholt werden muss.

Verlängert sich die Ausbildungsdauer automatisch, wenn die Abschlussprüfung noch nicht abgelegt ist?

Sollte ein Azubi die Abschlussprüfung nicht bestehen, so wird das Ausbildungsverhältnis bis zu dem Zeitpunkt verlängert, bis die nächstmögliche Wiederholungsprüfung ansteht. Hierbei wird der Ausbildungsvertrag schriftlich um ein weiteres Ausbildungsjahr ausgestellt, da meistens die Nachholprüfungen erst im Folgejahr stattfinden. In dieser Zeit muss weiterhin ein Ausbildungsnachweis in Vorlage als PDF oder digital geführt werden.

Nach Farben sortierte Formularbögen
Mann zeigt etwas auf seinem Tablet

Umschüler in der Ausbildung

Sofern es sich um eine Erstausbildung handelt, muss immer ein Berichtsheft geführt werden, das am Ende der Ausbildungszeit für die Zulassung der Abschlussprüfung benötigt wird. Eine Benotung für das Berichtsheft gibt es nicht. Ganz anders sieht es aus, wenn man Umschüler in der Ausbildung ist. Hier kann es sein, dass das Unternehmen ein Berichtsheft verlangt. Entscheidend darüber, ob auch ein Umschüler ein Berichtsheft für die Ausbildung anfertigen muss oder nicht, liegt bei der jeweiligen Handwerkskammer bzw. der IHK. Das kann wiederum von Land zu Land unterschiedlich sein.

 

Pflichten des Auszubildenden und des Ausbildenden

In einem Ausbildungsverhältnis hat nicht nur der Auszubildende Pflichten, sondern auch der Ausbilder muss einiges an Regeln einhalten.

Pflichten der Ausbildenden:

  • Kenntnisse und Fertigkeiten, sowie Erfahrungen vermitteln

  • Freistellung, damit der Berufsschulunterricht besucht werden kann

  • Sind außerbetriebliche Schulungen, muss der Azubi dafür freigestellt werden

  • Freistellungen für Prüfungen im Rahmen der Ausbildung

  • Der Azubi muss informiert werden, wer weisungsgebunden ist

  • Aufsichtspflicht vor allem bei minderjährigen Azubis

  • Kontrolle der Ausbildungsnachweise, mind. einmal im Monat

  • Ausbildungsmittel, wie Lehrbriefe etc., müssen zur Verfügung gestellt werden

  • Der Azubi muss Urlaub gewährt bekommen

  • Dem Azubi muss Arbeitsentgelt für die Ausbildung gezahlt werden

  • Es dürfen nur Aufgaben gegeben werden, die zweckgebunden an die Ausbildung sind

  • Es muss nach Beendigung der Ausbildung ein Zeugnis ausgestellt werden

Frau mit Dokumenten
Mann füllt ein Dokument aus

Pflichten der Auszubildenden:

  • Lernpflicht, das heißt, die Kenntnisse und Fertigkeiten sich anzueignen

  • Teilnahme am Unterricht in der Berufsschule

  • Der Azubi verpflichtet sich an außerbetrieblichen Schulungen teilzunehmen

  • Teilnahme an den Zwischen- und Abschlussprüfungen

  • Weisungsgebunden, das heißt, er muss die Weisungen von weisungsbefuten Personen befolgen

  • Muss die Ordnungsvorschriften in der Ausbildungsstätte einhalten

  • Erstellung einer Ausbildungsnachweisführung digital oder schriftlich

  • Pflegliche Behandlung, der zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel

  • Der Azubi ist verpflichtet, seinen zustehenden Urlaub zu nehmen. Es gilt eine sogenannte Erholungspflicht

  • Der Betrieb, Ausbildungsleiter oder die Berufsschule müssen informiert werden, wenn der Azubi fernbleibt, z.B. wegen Krankheit

  • Sorgfältige Ausführung der zweckgebundenen Arbeitsaufträge

  • Der Azubi verpflichtet sich zur Geheimhaltung

Neuerungen durch die Novellierung des Berufsbildungsgesetzes 2020

Seit dem 1. Januar 2020 wurde das Berufsbildungsgesetz (BBiG) modernisiert. Hierbei sind einige Neuerungen entstanden, wie beispielsweise die Professionalität des Bachelors, der Mindestlohn für Azubis, sowie eine einheitliche Regelung zur Freistellung für den Berufsschulunterricht und die Erleichterung im Prüfungsbereich.

Einige Unternehmen arbeiten mit Gleitzeit. Hierbei wird ein- und ausgestempelt, wenn man die Arbeit beginnt, bzw. die Arbeit verlässt. Das gleiche gilt für Auszubildende. Auch diese sollten ihre Arbeitszeit dabei einhalten. Minusstunden sind in der Ausbildung nicht zulässig. Der Azubi sollte so lange im Betrieb bleiben, wie seine tägliche Arbeitszeit vorgegeben ist. Anders sieht es aus, wenn an einem Tag eine Stunde mehr gearbeitet und am nächsten Tag dafür eine Stunde früher Feierabend gemacht wird. Hier kommt das Zeitkonto auf Null, sodass es keine Probleme gibt.

Immer wieder kommt es vor, dass das Unternehmen seine Mitarbeiter in Kurzarbeit schicken muss. Auszubildenden gegenüber darf in der Regel keine Kurzarbeit angeordnet werden. Das heißt, dass Unternehmen solange ihre Mittel ausschöpfen, um die Ausbildung weiter zu gewährleisten. Weitere Möglichkeiten sind beispielsweise die Umstellung des Lehrplans, um die Zeit zu überbrücken, in der keine Praxis möglich ist. So können andere Lerninhalte vorgezogen werden.

Jeder Auszubildende hat je nach Betrieb einen rechtlichen Anspruch auf Urlaub. In den sogenannten Zwangsurlaub geschickt zu werden, gibt es bei einem Auszubildenden nicht. Jedoch muss ein Urlaub vorab beantragt werden. In Zeiten der Berufschule darf kein Urlaub genommen werden. Gegen ihren Willen, diesen anzuordnen, ist rechtlich nicht gestattet. Anders sieht es aus, wenn beispielsweise das Unternehmen zu einer bestimmten Zeit immer geschlossen ist. Hier müssen die Mitarbeiter ihren Urlaub ebenfalls nehmen.

Weitere ausfüllbare PDF-Formulare

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