Digitale Protokollvorlagen als PDF
Besprechungsprotokoll
Was ist ein schriftliches Protokoll?
Wenn man ein längeres offizielles Gespräch führt wie bei einer Tagung, einer Sitzung oder auch bei Arbeitsmeetings wird häufig ein schriftliches Protokoll dazu angefertigt. Dies ist für alle Beteiligten relevant, denn im Protokoll werden die wesentlichen Entscheidungen oder Ausführungen dokumentiert und jeder kann sich so auch später noch an das Gesagte oder Beschlossene erinnern.
Bei Protokollen im beruflichen Umfeld werden im Gesprächsprotokoll zudem die Aufgabenverteilung oder die nächsten beschlossenen Schritte festgehalten. Der Sinn von Protokollen liegt vor allem darin, das Wesentliche des Gesprächs oder eines Vortrags schriftlich festzuhalten. Dies ist vor allem auch für die Personen wichtig, die an einem Meeting oder einer Konferenz nicht teilnehmen konnten und sich nachträglich darüber informieren möchten. Durch ein gut geschriebenes Protokoll, das alle wesentlichen Punkte, den Ablauf, offene Fragen, Ergebnisse, Entscheidungen und Informationen enthält, bekommen auch Nichtteilnehmer einen guten Überblick über das Ereignis.
Inhaltsverzeichnis
Wie schreibt man ein Protokoll?
In einem Protokoll werden der Verlauf einer Besprechung, eines Seminars oder einer Konferenz schriftlich festgehalten. Aber nicht nur der Verlauf eines offiziellen Gesprächs, auch der Inhalt kann in einem Protokoll im Wesentlichen dokumentiert werden. Ein Protokoll sollte stets sachlich und im Präsens, also der Gegenwartsform, verfasst und so geschrieben werden, dass auch Personen, die nicht anwesend waren, einen guten Überblick darüber haben, was in welcher Form besprochen oder auch beschlossen wurde.
Protokoll-Aufbau: Wie gliedert sich ein Protokoll?
Obwohl es minimale Unterschiede bei den verschiedenen Protokollarten gibt, ist der Protokoll-Aufbau in den meisten Fällen ähnlich.
Hier der grundsätzliche Aufbau eines Protokolls:
Einleitung: Protokollkopf
Darin enthalten sind in der Regel:
das Datum und der Ort der Sitzung
der Beginn und das Ende
die namentliche Erwähnung der Teilnehmer und Anwesenden
der Name des Protokollanten
der Name des Sitzungsleiters
das Thema der Veranstaltung
das eigentliche Thema der Sitzung
Hauptteil: Beschreibe das Ereignis
Die Darstellung des Besprochenen, wie:
eine kurze und sachliche Beschreibung des Ereignisses Punkt für Punkt
geschrieben im Präsens
Dokumentation der Ergebnisse, das sogenannte Ergebnisprotokoll, wie Aufgabenverteilung, Entscheidungen, offene Fragen, weiteres Vorgehen etc.
Erwähnung des nächsten Treffens
Schluss: Ende des Protokolls
Abschließende Formalitäten zur Dokumentation, wie:
Unterschrift des Leiters der Sitzung und des Protokollanten
Anlagen wie Dokumente, Bilder, Kopien, Handouts etc.
Welche Arten von Protokollen gibt es und was gilt es zu beachten?
Es gibt natürlich verschiedene Protokollarten, deren inhaltlicher oder auch formeller Aufbau sich unterscheiden. Wenn Sie ein Protokoll schreiben möchten, sollten Sie die folgenden Protokollarten kennen.
Verlaufsprotokoll
Grundsätzlich kann man grob zwischen zwei Arten des Protokolls unterscheiden, und zwar dem Ergebnisprotokoll und dem Verlaufsprotokoll. Das Verlaufsprotokoll dokumentiert chronologisch und lückenlos den Ablauf einer Veranstaltung. Dabei werden der Ablauf sowie die wesentlichen Inhalte, Diskussionen, Entscheidungen oder Aufgabenverteilungen möglichst genau und dennoch kurz und knapp wiedergegeben.
Ergebnisprotokoll
Bei einem Gesprächsprotokoll, das als Ergebnisprotokoll verfasst wird, werden die einzelnen Beiträge der verschiedenen Teilnehmer nicht penibel und chronologisch aufgeführt, sondern lediglich die Ergebnisse, wesentliche Erkenntnisse oder Beschlüsse. Ein Ergebnisprotokoll dokumentiert oft auch nur in Form von Stichpunkten das Wesentliche der Veranstaltung. Es ist also eher übersichtlich sowie kurz und knapp gestaltet. So beinhaltet es eine Zusammenfassung des Ereignisses und oft auch eine Aufführung der gesetzten Ziele und wie diese umgesetzt werden sollen.
Meeting-Protokoll
Wenn Sie ein Meeting-Protokoll schreiben, beinhaltet dieses eine konkrete Dokumentation der geführten Diskussionen und Wortbeiträge. Zudem werden Beschlüsse und andere Aktionen des Meetings aufgeführt. Der vorab festgelegte Protokollführer liest die eigenen Notizen nach dem Meeting noch einmal Korrektur und verfasst dann das komplette Protokoll.
Seminarprotokoll / Stundenprotokoll
Studierende stehen im Laufe Ihres Studiums des Öfteren vor der Aufgabe, ein Seminarprotokoll zu verfassen zu müssen. Ein Seminarprotokoll, oft auch als Stundenprotokoll oder Sitzungsprotokoll bezeichnet, unterscheidet sich von naturwissenschaftlichen Protokollen, kann aber dennoch für alle Fächern angefertigt werden.
Ein Seminarprotokoll dokumentiert die wesentlichen Informationen der jeweiligen Seminarsitzung und fasst den Sitzungsverlauf, essenzielle Inhalte und Ergebnisse zusammen. Derjenige, der das Seminarprotokoll schreibt, profitiert dabei davon, dass er sich die wesentlichen Inhalte des Seminars noch einmal vor Augen ruft und dabei verinnerlicht. Für die anderen Leser des Stundenprotokolls dient das Dokument ebenfalls als Zusammenfassung der Sitzung und liefert noch einmal einen guten Überblick über das dort vermittelte Wissen beziehungsweise die angesprochenen Fragen. Besonders wichtig ist das Sitzungsprotokoll vor allem für die Seminarteilnehmer, die bei dem Ereignis nicht dabei sein konnten und so dennoch gut über Ablauf und Inhalt des Seminars informiert werden.
Auch für den Dozenten ist ein Seminarprotokoll hilfreich, da er anhand des Inhalts überprüfen kann, ob die Studierenden das vermittelte Wissen verstanden haben und dessen wesentliche Inhalte kurz und knapp darstellen können.
Wörtliches Protokoll
Das wörtliche Protokoll ist eine Art des Verlaufsprotokolls, bei dem der Verfasser versucht, den genauen Wortlaut und Verlauf des Ereignisses wiederzugeben. Verlaufsprotokolle werden beispielsweise bei Gerichtsverhandlungen genutzt, um alle Zeugenaussagen exakt zu dokumentieren. Durch die Protokollierung aller Aussagen, Beweise und anderer relevanter Informationen erhält man so einen genauen Überblick über den Verlauf des Gerichtsverfahrens. Wörtliche Protokolle kommen auch bei Bundestagsdebatten zum Einsatz.
Gedächtnisprotokoll
Das Gedächtnisprotokoll ist vor allem wichtig, wenn man im Nachhinein Ereignisse rekonstruieren möchte. Es empfiehlt sich etwa nach einem Unfall oder bei versicherungsrelevanten Zwischenfällen gleich ein paar Notizen zu machen, aus denen man dann später ein Gedächtnisprotokoll erstellen kann.
Per Definition ist ein Gedächtnisprotokoll die rein subjektive Dokumentation der eigenen Wahrnehmung eines bedeutsamen Zwischenfalls.
Normalerweise wird ein Gedächtnisprotokoll vor allem im privaten Rahmen aufgeschrieben, deshalb gibt es dafür keine einheitlich geltenden Regeln. Die Anfertigung eines Gedächtnisprotokolls nach besonderen Vorgängen wie bei einem Autounfall oder einer mündlichen Vereinbarung kann äußerst hilfreich sein. Gleiches gilt ebenso für den Bereich Gesundheit. Wenn man sich über seine Schmerzen oder Beschwerden Notizen macht und sich dann vorm Arztbesuch daran macht, ein solches Protokoll zu schreiben, kann dies die ärztliche Diagnose erleichtern. Notiert man sich grundsätzlich vor allem nach negativen Ereignissen gleich ein paar Stichpunkte und schreibt dann zeitnah ein Protokoll, beugt man dem Vergessen von wichtigen Details vor und hat stets eine nützliche Gedächtnisstütze zur Hand. Auch behördliche Vorgänge kann man auf diese Weise gut dokumentieren. Ebenso für das Festhalten von Vereinbarungen am Arbeitsplatz oder im Zusammenhang mit Abmachungen im familiären Rahmen ist ein Gedächtnisprotokoll empfehlenswert.
Protokoll schreiben: Tipps & Tricks
Hier noch einmal eine Übersicht, was beim Schreiben eines Protokolls grundsätzlich beachtetet werden sollte:
Ein Protokoll sollte immer in der Gegenwartsform (Präsens) verfasst werden. Dies verleiht ihm Authentizität und der Leser kann sich direkt in die Situation hineinversetzen.
Wenn Sie ein Protokoll schreiben, denken Sie immer daran, die Ereignisse und Beschlüsse sachlich und neutral zu formulieren.
Sollten Sie bei der Dokumentation persönliche Meinungen anderer wiedergeben, dann achten Sie darauf, diese in der Möglichkeitsform (Konjunktiv) zu notieren. Zum Beispiel: „Luise Schmidt sagte, dass sie sich vorstellen könne, diese Aufgabe zu übernehmen.“
Müssen zu einem Sachverhalt zusätzliche Ausführungen angegeben werden, setzen Sie diese in Klammern.
Bemühen Sie sich stets um Objektivität und vermeiden Sie es, innerhalb des Protokolls Wertungen abzugeben. Ihre persönliche Meinung sowie Adjektive, die wertend sind wie „schlecht“, „unsachlich“, „unqualifiziert“ oder Ähnliches haben in einem Protokoll nichts zu suchen.
Weitere Tipps fürs Mitschreiben, wenn Sie die Aufgabe haben, ein Protokoll zu schreiben:
Wenn Sie ein Protokoll schreiben müssen, scheuen Sie sich nicht, zwischendurch auch mal eine Frage zu stellen, damit Sie alles auch korrekt festhalten können. Oft kommt man mit dem Schreiben nicht schnell genug mit oder muss noch einmal nachfragen, ob man etwas richtig verstanden hat. Das ist völlig in Ordnung.
Gerade bei sehr detaillierten und umfangreichen Protokollen ist es sinnvoll, Abkürzungen beim Mitschreiben zu nutzen. Verwenden Sie aber stets nur Abkürzungen, von denen Sie hinterher noch wissen, was sie bedeuten.
Oft steht man bei Gesprächsprotokollen vor der Problematik, dass die Beteiligten wieder zum vorherigen Thema zurückkehren. Es ist deshalb ratsam, immer ausreichend Platz auf der jeweiligen Seite offenzuhalten, um eventuell noch etwas einfügen zu können.
Versuchen Sie immer das Wesentliche zu notieren und außer bei wörtlichen Protokollen jedes Wort mitzuschreiben.
Als Protokollführer können Sie am Ende des Meetings den Anwesenden noch einmal vor Ort alle notierten Stichpunkte kurz vortragen. So können Sie eventuelle Korrekturen gleich vornehmen.
Schreiben Sie das Protokoll möglichst zeitnah nach der Veranstaltung, so sind Sie noch im Thema und verstehen Ihre Notizen auch richtig.