Der digitale Bautagesbericht
Der Bautagesbericht ist eines der unentbehrlichen Hilfsmittel zur Archivierung aller Aktivitäten und Ereignisse auf einer Baustelle. Bautagesberichte werden verwendet, um das Tagesgeschehen auf einer Baustelle während des gesamten Montageprozesses festzuhalten. Solche Zeugnisse werden in der Regel wöchentlich vom Bauunternehmen an den Kunden weitergegeben. Mit einem Bautagebuch auf der Baustelle kann schließlich unter anderem kontrolliert werden, wann welche Arbeit geleistet wurde, wer daran beteiligt war und wie viel Zeit sie in Anspruch genommen hat.
Der klassische Bautagesbericht ist ein vorgedrucktes Formular, das von Hand ausgefüllt wird. Ein Schritt in Richtung Digitalisierung wurde bereits unternommen und mittlerweile sind einige digitale Bautagesberichte online verfügbar. Mehr rund um das Thema “digitaler Bautagesbericht” erfahren Sie in diesem Bericht.
Dokumentationsprozesse durch digitalen Bautagesbericht effizienter machen
Mit einem digitalen Bautagesbericht sparen Sie Zeit und Kosten. Mittlerweile gibt es einige Websites zur Dokumentation im Bauwesen, von denen Sie eine entsprechende Software oder eine mobile App herunterladen können. Folgende Vorteile bieten eine digitalisierte Dokumentation:
Inhaltsverzeichnis
Informationen mobil erfassen
Sie können alle Aktivitäten auf der Baustelle einfach und konsistent nach demselben Schema mit ihrem Smartphone oder Tablet festhalten. Alle Daten sind auf einer Plattform entsprechend den Standards Ihres Unternehmens gespeichert.
Kein Papierchaos mehr
Papierablage und -abruf können vermieden werden, so dass alle erfassten Daten in dem jeweiligen Programm gespeichert werden und jederzeit digital zugänglich sind.
Einfaches und schnelles Berichtswesen
Mit einem digitalen Bautagesbericht müssen Sie am Ende eines Tages keine zusätzliche Zeit an Ihrem Schreibtisch verbringen. Sie erstellen auf Knopfdruck Berichte und senden diese direkt an alle Beteiligten.
Checkliste: Digitaler Bautagesbericht – Diese Angaben müssen Sie machen
Ein gewissenhafter Bauunternehmer sollte zur Dokumentation seiner Leistungen Bautagesberichte verwenden – diese Berichte sind ein unverzichtbares Instrument zur Erfassung der täglichen Aktivitäten auf einer Baustelle. Aber wie genau sollte ein guter Bautagesbericht aussehen?
Die nachfolgende Checkliste gibt die wichtigsten Punkte wieder, die darin mindestens aufscheinen sollten:
- allgemeine Angaben: Datum, Objekt, Adresse etc.
- äußere Einflüsse am jeweiligen Tag: Witterung, Temperatur, Niederschlag
- Anzahl der Arbeitskräfte und deren Einsatzbereich
- Geräte-, Maschinen- und Materialeinsatz
- Art und Umfang der ausgeführten Bauleistungen
- Fotodokumentation der Bauausführungen
- besondere Vorkommnisse und Behinderungen der Bauarbeiten
- Begehungen mit der Bauleitung oder behördlichen Sachverständigen
- Planbesprechungen und -änderungen
- Mess- und Prüfergebnisse
Digitale Bautagebücher setzen sich immer mehr durch
Digitale Bautagebücher ersetzen zunehmend die Papierversion und mehr und mehr lassen sich entsprechende Programme im Netz finden, die kostenlos heruntergeladen werden können.
Das Bautagebuch wird auf dem Rechner der Bauunternehmen gespeichert. Der Architekt oder Bauleiter nutzt sein Smartphone oder Tablet, um darauf Zugriff zu bekommen. Er kann so jederzeit Einsicht nehmen und aktuelle Ereignisse eintragen. Anstatt einen großen Papierordner mit sich zu tragen, genügt ein Smartphone oder Tablet. Wenn der Bauberechtigte eine Kopie haben möchte, können Sie diese im Handumdrehen auf seinen Rechner schicken.
Mit den Einstellungen können Sie automatisch Datum und Uhrzeit für alle Einträge eingeben. Außerdem können Sie Fotos mit einem Zeitstempel versehen, um das Datum, die Uhrzeit und den Ort anzuzeigen. Außerdem können Sie den Einträgen automatisch Wetterinformationen hinzufügen.
Das vereinfacht die Arbeit erheblich. Um das Bautagebuch vor Verlust zu schützen, kann es auch in der Cloud gespeichert werden. Damit haben Sie von überall her darauf Zugriff, selbst wenn der Rechner oder das Smartphone beschädigt werden.
Welche rechtlichen Grundlagen gelten für den Bautagesbericht?
Die wesentlichen Regelungen zum Bautagesbericht nach VOB finden sich in § 4 der Zusätzlichen Vertragsbedingungen (VOB-ZVB). Danach hat der Auftragnehmer für jeden Arbeitstag ein Protokoll zu führen und es dem Auftraggeber auf Verlangen wöchentlich zur Verfügung zu stellen. Weiter heißt es in der VOB, dass diese Aufzeichnungen alle Daten enthalten sollen, “die für die Ausführung und Abrechnung des Vertrages von Bedeutung sein können”.
Müssen Auftragnehmer tägliche Baustellenberichte vorlegen? Nach der VOB müssen sie auf Verlangen des Auftraggebers tägliche Baustellenberichte vorlegen, damit sie die Richtigkeit und Vollständigkeit sicherstellen können.
Mängel- und Projektmanagement direkt im Bautagesbericht
Die Erstellung einer vollständigen Dokumentation des Bauprozesses ist heute unerlässlich. Im Falle von Problemen mit dem Bau kann eine detaillierte Dokumentation Planern und Verwaltern rechtlichen Schutz vor Haftungsansprüchen bieten.
Verschiedene Daten wie Wetter, geleistete Arbeit, erhaltene Materialien, Probleme, Ergänzungen und Änderungen, Ergebnisse von Sitzungen, Untersuchungen und Messungen, besondere Vorkommnisse und persönliche Notizen müssen notiert werden.
Auf diese Weise entsteht eine digitale Baustellendokumentation, die bei Bauablaufstörungen, Konflikten, Nachtragsforderungen oder bei der Ursachenermittlung von Baufehlern oder Terminproblemen wichtige Informationen liefern kann.
Die Dokumentation hilft nicht nur bei der Rechnungsstellung, sondern dient auch als Aufzeichnung des Projekts. Darüber hinaus entsteht bei regelmäßiger Dokumentation im Laufe der Zeit eine digitale Datenbank mit Informationen über verwendete Materialien, Umbauten und bauliche Veränderungen – eine nützliche Ressource für spätere Renovierungs-, Erweiterungs- oder Verwaltungsmaßnahmen.
Wie Sie einen kurzen Bautagesbericht selbst schreiben
In einem Bautagesbericht geht es um die objektive Dokumentation des Sachverhalts. Anhand einer Checkliste schreiben Sie dokumentieren Sie folgende Punkte:
- Wettergrundlage: Dokumentation von Gewittern und anderen möglichen Wetterveränderungen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt auf einer Baustelle aufgetreten sind.
- Anzahl der Arbeitskräfte nach Qualifikation: Die Dokumentation von anwesenden Arbeitskräften und Baugeräten.
- Vorgänge/Tätigkeiten: Beschreibung der Tätigkeit, die Anzahl der auf der Baustelle tätigen Arbeitskräfte, der Bauabschnitt und ggf. Bemerkungen.
- Zeiterfassung: Zusätzlich zur Erfassung der Zeiterfassungsbögen der Auftragnehmer müssen alle Arbeiten, die über den Vertragsumfang hinausgehen, vermerkt und dokumentiert werden, um erhebliche Kosten zu vermeiden.
- Materiallieferungen sollten ordnungsgemäß dokumentiert werden, um den Zugang des Auftragnehmers auf mögliche Behinderungen oder Verzögerungen zu überprüfen.
- Planlieferungen: Um sicherzustellen, dass der Auftragnehmer über alles verfügt, was er zur erfolgreichen Durchführung des Projekts benötigt, ist es wichtig, dass der Auftraggeber die erforderlichen Unterlagen zu einem geeigneten Zeitpunkt bei der Übergabe der Pläne bereitstellt.
- Die Anweisungen der Bauleitung und die Aufträge des Kunden müssen gründlich und genau dokumentiert werden, um bei künftigen Streitigkeiten nachweisen zu können, dass alle Anforderungen erfüllt wurden.
- Anwesenheit Fachleute: Dokumentation von Fachbauleitern, jeweiligen Mitarbeitern der Behörden, Berufsgenossenschaften oder des Amtes für Arbeitsschutz etc., die temporär anwesend sind.
- Besondere Vorkommnisse: Vorkommnisse wie beispielsweise Behinderungen oder Unfälle müssen dokumentiert werden.
Die Vorteile des digitalen Bautagesberichts für Handwerker
Auch Handwerksunternehmen profitieren vom Wechsel zur papierlosen Dokumentation. Wir geben Ihnen eine Überblick zu den wichtigsten Vorteilen der digitalen Baudokumentation für Handwerker:
Zeitersparnis durch digitale Übertragung
Durch digitale Dokumentation und Übertragung sind Berichte sofort im Büro verfügbar und können von mehreren Personen gleichzeitig verwendet werden.
Weniger physischer Kontakt in Zeiten der Corona Pandemie
Durch die digitale Übertragung entfällt der physische Kontakt zum Austausch und zur Besprechung von Berichten, wodurch das Infektionsrisiko minimiert wird. Darüber hinaus hat jeder sofortigen Zugriff auf den Bericht und relevante Beweisfotos, so dass alle Beteiligten auf dem Laufenden bleiben. Körperlicher Kontakt ist nicht mehr erforderlich, da die Berichte bearbeitet werden können, ohne durch mehrere Hände zu gehen.
Beweisfotos
Digitalen Bautagesberichten können Beweisfotos ganz einfach angehängt werden und so sind Bausituationen auch ohne physische Anwesenheit nachvollziehbar. Die Fotos bieten eine solide Beweisgrundlage in Fällen von Unklarheiten.
- Daten können direkt verwertet werden
Digital dokumentierte Berichte sind sofort für die Weiterverarbeitung bereit. Die Daten müssen nicht zuerst digitalisiert werden, um sie an den Zuständigen weiterleiten zu können.
Die Handschrift gleicht einem Enigma? Vergessen Sie solche Sorgen
Wenn Sie sich schon einmal an einen Mitarbeiter wenden mussten, weil ein Dokument schwer zu lesen war, wissen Sie genau, was wir meinen. Mit der digitalen Dokumentation ist Handschrift kein Thema mehr und Klarheit ist zur Norm geworden.
Kostenersparnis
Durch die Digitalisierung der Dokumentation wird der Zeit- und Arbeitsaufwand drastisch minimiert, ebenso wie die Nachbearbeitung, was wiederum den Mitarbeitern mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben verschafft. Zudem werden Ressourcen geschont und Arbeitsabläufe organisiert.