Die Integration digitaler Signaturen für effiziente Geschäftsprozesse in PDF-Formularen
Unterschriftsfelder in PDF-Formularen sind eine unverzichtbare Komponente in der digitalen Geschäftswelt von heute. Sie ermöglichen es, Dokumente elektronisch zu signieren und sparen Zeit sowie Ressourcen.
Inhaltsverzeichnis
Einbindung von Feldern für Unterschriften in Adobe Acrobat
Dieses bekannte Tool bietet eine breite Palette von Funktionen, die es ermöglichen, digitale Signaturen nahtlos zu integrieren. Mit Adobe Acrobat können Sie:
- Unterschriftsfelder an der gewünschten Stelle im Dokument platzieren.
- Ausgefüllte Formulare mit digitalen Signaturen versehen.
- Die Registerkarte "Formulare" nutzen, um bequem Unterschriftsfelder einzufügen.
- Verschiedene Arten von digitalen Signaturen, einschließlich qualifizierter Signaturen, verwenden.
Adobe Acrobat vereinfacht die Integration von digitalen Unterschriften und macht es Unternehmen leicht, rechtsverbindliche Dokumente zu erstellen.
Eine einfache elektronische Unterschrift ist nicht immer ausreichend
Während einfache elektronische Unterschriften in vielen Fällen ausreichen, erfordern einige Dokumente eine höhere Sicherheitsstufe. Hier kommen qualifizierte Signaturen ins Spiel. Diese erfüllen strenge rechtliche Anforderungen und bieten zusätzliche Sicherheit, indem sie den Unterzeichner eindeutig identifizieren. Zu den technischen Merkmalen einer qualifizierten Signatur gehören:
- Verschlüsselung der Signaturdaten.
- Eindeutige Zuordnung zur Identität des Unterzeichners.
- Zeitstempel für Dokumentenintegrität.
- Zertifikate von vertrauenswürdigen Zertifizierungsdiensteanbietern.
Je nach den Anforderungen Ihres Dokuments kann die Wahl zwischen einer einfachen elektronischen Unterschrift und einer qualifizierten Signatur entscheidend sein.
Technische Merkmale des Unterschriftenfelds
Um das volle Potenzial eines Unterschriftenfelds in PDF-Formularen auszuschöpfen, sollten Sie die technischen Merkmale verstehen. Hier sind einige wichtige Aspekte:
Platzierung und Größe:
Unterschriftsfelder sollten an der geeigneten Stelle im Dokument platziert und in der richtigen Größe definiert werden.
Validierung:
Felder können bestimmten Kriterien entsprechen, z.B. eine minimale Anzahl von Zeichen für eine digitale Unterschrift.
Sichtbarkeit:
Sie können festlegen, ob das Unterschriftsfeld im Dokument sichtbar sein soll oder nicht, um das Layout nicht zu beeinträchtigen.
Verschlüsselung:
Die Sicherheit Ihrer digitalen Signaturen kann durch die Verschlüsselung der Felder gewährleistet werden.
Die richtige Konfiguration der technischen Merkmale optimiert die Benutzererfahrung und die Sicherheit Ihrer PDF-Formulare.
Unterschriftsfelder sind eigentlich getarnte Zertifikatsfelder
- Die meisten PDF-Viewer und vor allem Adobe Reader öffnen per Klick darauf nicht wirklich ein Dialog zum Unterschreiben.
- Stattdessen wird ein Dialog zur Verwendung eines Zertifikats geöffnet.
- Dies ist sicherer und schwieriger nachzuahmen als grafisches Unterschreiben
- Vereinzelte Programme und Apps öffnen jedoch einen Dialog zur Erfassung einer grafischen Unterschrift per Maus oder Touchscreen.
- Auch bei Adobe Reader kann man per Maus oder eingescannte Unteschrift ein Dokument unterschreiben. Jedoch wird die Unterschrift unabhängig vom Unterschriftfeld platziert, sodass das Feld keinen Sinn ergibt.
- Man sollte also Unterschriftsfelder nur dann erstellen, wenn die Zielgruppe und ihre PDF-Viewer es auch benutzen.
Möglichst keine
Hintergrundfarbe verwenden
- Wenn man in InDesign und Acrobat den Unterschiftsfeldern eine Hintergrundfarbe zuweist, kann dies zu einem unerwünschten Effekt führen.
- Wenn der Nutzer z.B. per Acrobat grafisch unterschreibt und die Unterschrift sinnvollerweise dort platziert, wo das Unterschriftsfeld ist, kann beim nächsten Öffnen des Dokuments das Unterschriftsfeld, das ja immer noch „leer“ ist, die Unterschrift zudecken.
- Man sollte ein Rechteck, das kein Feld ist, im Hintergrund an der selben Position wie das Unterschriftsfeld platzieren, um eine Hintergrundfarbe zu realisieren. Das Unterschriftsfeld selbst wird dann transparent gemacht.
- Unterschreibt der Nutzer das Dokument z.B. per Maus, wird die Unterschrift über dem farbigen Rechteck platziert. Wenn das Unterschriftsfeld die Unterschrift zudeckt, kann man sie dann trotzdem sehen, da das Feld ja transparent ist.
Nach dem Unterschreiben sperrt Adobe Reader das Formular
- Man sollte daher alle Felder ausfüllen bevor man Unterschriften setzt. Denn nachdem man ein unterschriebenes PDF Formular gespeichert hat, kann man daran nichts mehr ausfüllen.
- Somit entfällt die Möglichkeit, das Formular herumzusenden, dass mehrere Personen jeweils Daten eingeben und hinterher unterschreiben.
- Es gibt jedoch die Möglichkeit, per gezielte JavaScript Ausführung diese Sperre zu umgehen.
Fazit
Das Hinzufügen von Unterschriftsfeldern in PDF-Formularen ist ein wichtiger Schritt in Richtung effizienterer Geschäftsprozesse und erhöhter Dokumentsicherheit. Mit Formilo und dem Verständnis der technischen Merkmale können Sie digitale Signaturen nahtlos in Ihre Arbeitsabläufe integrieren und rechtsverbindliche Dokumente erstellen. Nutzen Sie diese Technologie, um Ihren Geschäftserfolg zu steigern und Zeit sowie Ressourcen zu sparen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Eine einfache elektronische Unterschrift ist eine digitale Darstellung einer handschriftlichen Signatur, während eine qualifizierte Signatur zusätzliche Sicherheitsmerkmale aufweist und strenge rechtliche Anforderungen erfüllt.
Sie ermöglichen eine rechtsverbindliche elektronische Signatur, beschleunigen Geschäftsprozesse, reduzieren Papierkosten und erhöhen die Sicherheit Ihrer Dokumente.
Ja, Sie können dies manuell tun, aber die Verwendung eines qualifizierten Tools erleichtert den Prozess und bietet erweiterte Funktionen. Am einfachsten beauftragen Sie einen professionellen Dienst wie Formilo damit.
Qualifizierte Signaturen sind insbesondere für rechtlich bindende Dokumente wie Verträge, Rechnungen und behördliche Genehmigungen erforderlich.
Vertrauenswürdige Zertifizierungsdiensteanbieter sind in der Regel bei Akkreditierungsstellen registriert. Eine Internetrecherche oder ein professioneller Dienstleister wie Formilo kann Ihnen bei der Auswahl helfen.