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Was sind editierbare PDF-Formulare?
Editierbare PDF-Formulare sind besonders nützlich, da sie:
die Papierformulare digitalisieren und damit zur Umweltfreundlichkeit beitragen,
die Effizienz durch schnelle Weitergabe und Bearbeitung von Daten erhöhen,
eine einheitliche Darstellung auf verschiedenen Geräten ermöglichen,
die Datenerfassung vereinfachen und Fehler bei der Dateneingabe reduzieren.
Was steckt hinter der Bezeichnung "editierbar"?
- Textfelder, in die Benutzer Informationen eingeben können,
- Checkboxen und Radiobuttons für Auswahlmöglichkeiten,
- Dropdown-Menüs für eine Liste von Optionen,
- Digitale Unterschriftsfelder zur Authentifizierung,
- Datumsauswahlfelder für eine benutzerfreundliche Datumsauswahl.
Wie erstellt man editierbare PDF-Formulare?
Auswahl der Software
Beginnen Sie mit der Auswahl einer Software, die die Erstellung und Bearbeitung von PDF-Formularen unterstützt, wie Adobe Acrobat, Foxit PhantomPDF, oder spezialisierte Online-Tools.
Vorbereitung des Dokuments
Stellen Sie sicher, dass das PDF-Dokument bereit für die Umwandlung ist. Dies beinhaltet das Entfernen unnötiger Elemente und das Sicherstellen, dass das Dokument klar und gut strukturiert ist.
Hinzufügen von Formularfeldern
Nutzen Sie die Werkzeuge der gewählten Software, um Formularfelder wie Textfelder, Checkboxen und Dropdown-Menüs hinzuzufügen. Platzieren Sie diese sorgfältig dort, wo Benutzereingaben erwartet werden.
Einstellungen anpassen
Passen Sie die Eigenschaften jedes Formularfeldes an, um die Art der Eingabe zu steuern, die es akzeptiert. Dies kann von der Länge des Textes bis hin zu den Optionen in einem Dropdown-Menü reichen.
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Speichern und Teilen
Speichern Sie das fertige Formular und stellen Sie es den Nutzern zur Verfügung. Achten Sie darauf, dass das Formular in einem Format gespeichert wird, das die beschreibbaren Funktionen beibehält.
Editierbare Dropdownsfelder für eigenständige Anpassungen
- Einschränkung der Standard-Dropdowns: Aufgrund der Schwierigkeit, die Inhalte von Dropdownsfeldern zu bearbeiten, werden sie typischerweise nur in Formularen verwendet, bei denen die Optionen stabil bleiben, wie bei Listen von Ländern oder Geschlecht.
- Einführung eines bearbeitbaren Textfeldes: Um die Anpassungsfähigkeit zu verbessern, kann ein mehrzeiliges Textfeld integriert werden, in das Benutzer die gewünschten Optionen untereinander eintragen können. Jede eingegebene Zeile entspricht dabei einer Dropdown-Option.
- Vorteile dieser Methode: Durch diese Anpassung wird es möglich, die Dropdown-Liste dynamisch zu bearbeiten, ohne auf externe Software oder Programmierkenntnisse zurückgreifen zu müssen. Dies eröffnet eine Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten, wie die Erfassung von Mitarbeiternamen, Materialnamen, Dienstleistungen oder Maschinentypen, wodurch das Ausfüllen des Formulars wesentlich vereinfacht wird.
Ein unterschriebenes und damit gesperrtes Formular editierbar machen
- Manuelle Entsperren über Acrobat Formularbearbeitung: Eine direkte, aber mühsame Methode ist das manuelle Entsperren aller Felder mittels der Formularbearbeitungsfunktion in Adobe Acrobat. Dies kann jedoch zeitaufwendig sein und erfordert Zugang zur Originalsoftware.
- Automatisches Entsperren mittels JavaScript: Eine eleganteste Lösung bietet die Verwendung von JavaScript. Hier wird ein spezifischer Code implementiert, der bei jedem Öffnen der PDF-Datei ausgeführt wird. Dieser Code kann so programmiert werden, dass er alle Felder oder ein bestimmtes Schloss-Feld zum Entsperren anderer Felder wieder freigibt. Diese Methode ermöglicht eine flexible Anpassung des Formulars, ohne die Sicherheitsaspekte zu vernachlässigen.