Vorlagen für Arbeits- & Reparaturaufträge
Der Spülkasten ist defekt oder der Abfluss tropft? Schnell ist hier ein Handwerker gefragt, der die kleineren oder größeren Probleme im Haushalt lösen soll. Doch dann stellt sich die Frage, welche Rechte und Pflichten sich bei der Reparatur ergeben.
Deswegen ist die Dokumentation der Arbeiten eine unverzichtbare Aufgabe eines jeden Unternehmens, ob Handwerker oder Unternehmer. Um immer eine Auftragsvorlage für Handwerker dabei zu haben, empfiehlt es sich, sie beim Download Formular Reparaturauftrag vorab herunterzuladen und entweder digital oder ausgedruckt mitzunehmen. Bei uns finden Sie unterschiedliche Auftragsvorlagen für Ihr Handwerk.
Auftragsvorlagen für KFZ-Arbeiten
Auch in einer Kfz-Werkstatt muss alles schriftlich festgehalten werden, insbesondere die Schäden an motorisierten Kraftfahrzeugen.
Hierbei sind die Kunden- und Fahrzeugdaten schnell griffbereit und gleichzeitig lassen sich alle Arbeiten und Teile darin notieren. So können Sie sicherstellen, dass alles überprüft wurde und am Ende der Kunde mit der Kfz Reparatur zufrieden ist. Sie haben natürlich die Möglichkeit, entweder digital oder offline einen Reparaturauftrag für die KFZ-Arbeiten anzufertigen und alle Schäden an motorisierten Kraft-Fahrzeugen einzutragen. Unabhängig davon: Falls Sie in der Werkstatt gefährliche Stoffe oder Flüssigkeiten aufbewahren, benötigen Sie dafür ein Formular Sicherheitsdatenblätter gemäß der Verordnung 91/155/EWG.
IT-Arbeiten: Arbeitsauftragsvorlage
Im schlechtesten Moment gibt der Computer den Geist auf und es wird ein IT-Experte benötigt. Auch hierfür gibt es Arbeitsauftragsvorlagen. In diesen können Sie alle wichtigen Daten und Dienstleistungen festhalten. Es lassen sich zudem Support Tätigkeiten festhalten, die Sie in die Arbeitsauftragsvorlage eintragen können.
Hierbei halten Sie die Daten des Kunden, den Zeitraum der Dienstleistung, etwaige Kosten für die Reparatur und welche Arbeitsschritte Sie durchgeführt haben fest. Das erleichtert Ihnen später die Rechnungsstellung, und der Kunde kann genau sehen, welche Arbeiten am Computer durchgeführt wurden und wie hoch die in diesem Zusammenhang entstandenen Kosten sind.
Kreativarbeiten
Sie sind in der kreativen Branche tätig, dann sollten auch Sie hier Reparaturauftragsvorlagen oder Auftragsvorlagen für neue Aufträge vorrätig haben. Die Formulare können hierbei entweder offline oder online verwendet werden.
Nutzen Sie die PDF-Vorlagen oder auch in Word und tragen Sie dort die Wünsche Ihrer Auftraggeber und den Kostenvoranschlag für Ihren Kunden ein. So können Sie Ihrer Kreativität freien Lauf lassen und müssen sich nicht um spätere Verhandlungen kümmern. Alle wichtigen Daten sind schriftlich erfasst und Sie können mit dem Projekt starten.
Landschaftsbau & Gärtnerei
Auch im Landschaftsbau oder in der Gärtnerei ist es wichtig, alle Wünsche des Kunden zu erfüllen. Bevor Sie im Landschaftsbau mit der Arbeit beginnen, wird oftmals sogar ein Kostenvoranschlag erstellt. Sie können mit der Auftragsvorlage für Handwerker alle Arbeiten darin festhalten und diese dem Kunden vorlegen. Auch dokumentieren Sie alle Schäden durch Wind und Wetter. Nach Genehmigung können Sie dann anhand dieser Vorlage einen Kostenvoranschlag für Ihren Kunden erstellen und nach Bestätigung die Tätigkeiten ausführen.
Gärtnereiarbeiten sind ebenfalls Bestandteil, so können Sie in einem PDF Formular festhalten, wann Sie beispielsweise die Friedhofsarbeiten durchführen sollen, oder ob zu bestimmten Zeiten Blumen geliefert werden müssen.
Auftragsvorlage für Reinigungsarbeiten - Sauber strukturiert
Ganz gleich, wie groß der Betrieb ist, Sie benötigen regelmäßige Reinigungs- und Raumpflegearbeiten. Deshalb werden entsprechende Verträge mit Unternehmen vereinbart, die in regelmäßigen Abständen die Reinigungsarbeiten durchführen. Oftmals wird hier von einer Büro- oder Unterhaltsreinigung gesprochen.
Damit die Arbeiten zu einem festgelegten Intervall stattfinden können, werden diese in einer Auftragsvorlage festgehalten. Ebenso werden darin alle Leistungen, Reinigungsarten und Intervalle genauestens beschrieben. Auch ein Zusatz über Schäden durch die Gebäudereiniger oder sonstige Dienstleistungen ist sinnvoll.
Hier finden Sie bald weitere Vorlagen für Auftragsformulare
Tipps & Tricks zur Auftragserteilung
Um einen Auftrag so einfach wie möglich zu verwalten, ist es sinnvoll, sich vorab mit einigen Tipps und Tricks vertraut zu machen. Daher sollten Sie sich bereits vorab Gedanken darüber machen, welche Aufgaben in Ihrem Auftrag durchgeführt werden.
Natürlich können Sie auch die Auftragsvorlagen bereits per PDF von unserem Online Portal herunterladen und ausfüllen, sodass Sie beim Kunden weniger Arbeit haben. Sobald die Auftragserteilung vom Kunden da ist, können Sie sofort loslegen. Unabhängig davon kann es ebenso sinnvoll sein, die Auftragserteilung doppelt auszudrucken, damit auch der Kunde etwas in der Hand hat. Das schafft Vertrauen und gleichzeitig haben Sie die Möglichkeit, immer wieder mit den Kunden in Kontakt zu treten, um sich über die weiteren Arbeiten auszutauschen.
Wie soll ein Arbeitsauftrag aussehen?
Ein Arbeitsauftrag kann unterschiedlich aussehen, denn es geht immer darum, dass die wichtigsten Anforderungen festgehalten werden. Erfassen Sie dabei jedoch alle relevanten Daten. Das ist wichtig, damit im Nachhinein alles überprüft werden kann. In unserer Formularvorlage für Reparaturaufträge können Sie daher folgende Daten und die in diesem Zusammenhang entstandenen Kosten eintragen:
Daten des Auftraggebers (Kunde) wie Name / Firma, Straße, PLZ / Ort, Telefon
Verkäufer oder Werkstatt: Bereich für Stempel oder Anschrift
Gerät / Maschine: Name, Hersteller / Typ, Seriennummer, Zählerstand, Fehlerbeschreibung
Gewährleistung: Gewährleistung oder Garantie, Kaufbeleg, Kaufdatum, Reparatur, Reklamation
Sonstiges, Reparaturkosten, Schäden durch Unfall, Festpreis, zirka Preis
Datum, Auftraggeber Unterschrift, Werkstatt Unterschrift
Im unteren Bereich finden Sie als Verkäufer oder Monteur noch Platz, um die Übergabe des reparierten bzw. nicht reparierten Gerätes an den Auftraggeber zu vermerken, möglicherweise auch die etwaigen erheblichen Kosten für den Kostenvoranschlag sowie die erforderlichen Reparaturen.
Tipps & Tricks zur Auftragserteilung
Um einen Auftrag so einfach wie möglich zu verwalten, ist es sinnvoll, sich vorab mit einigen Tipps und Tricks vertraut zu machen. Daher sollten Sie sich bereits vorab Gedanken darüber machen, welche Aufgaben in Ihrem Auftrag durchgeführt werden. Natürlich können Sie auch die Auftragsvorlagen bereits per PDF von unserem Online Portal herunterladen und ausfüllen, sodass Sie beim Kunden weniger Arbeit haben.
Sobald die Auftragserteilung vom Kunden da ist, können Sie sofort loslegen. Unabhängig davon kann es ebenso sinnvoll sein, die Auftragserteilung doppelt auszudrucken, damit auch der Kunde etwas in der Hand hat. Das schafft Vertrauen und gleichzeitig haben Sie die Möglichkeit, immer wieder mit den Kunden in Kontakt zu treten, um sich über die weiteren Arbeiten auszutauschen.
Wann ist ein Kostenvoranschlag verbindlich
Ein Kostenvoranschlag wird dann verbindlich, wenn zu einer definierten Leistung ein fester Preis vereinbart wird. Aus Beweisgründen wird dieser schriftlich festgehalten. Am besten ist es, wenn beide Parteien den Kostenvoranschlag danach unterschreiben.
Sollte sich im Laufe der Arbeit der Fixpreis erhöhen, muss der Beauftragte den Kunden sofort darüber informieren und abklären, ob dieser die Leistungen weiterhin wünscht. Sollte diese Information nicht weitergegeben werden, so kann der Kunde darauf bestehen, nur die ursprünglich geplanten Kosten des Kostenvoranschlages zu begleichen. Es besteht keine Pflicht, einen höheren Betrag als den des Kostenvoranschlages zu überweisen.
Damit der Kostenvoranschlag verbindlich ist, sollten wichtige Punkte darin verfasst werden:
Art und Umfang der Arbeiten bzw. sonstige Dienstleistungen
Preis gesamt (evtl. auch aufgeschlüsselt nach Leistungen, wie Stundensatz und Materialkosten)
Wegekosten
Erfüllungszeitraum
Am besten ist es, wenn beide Parteien den Kostenvoranschlag danach unterschreiben.
Sollte sich im Laufe der Arbeit der Fixpreis erhöhen, muss der Beauftragte den Kunden sofort darüber informieren und abklären, ob dieser die Leistungen weiterhin wünscht. Sollte diese Information nicht weitergegeben werden, so kann der Kunde darauf bestehen, nur die ursprünglich geplanten Kosten des Kostenvoranschlages zu begleichen.
Es besteht keine Pflicht, einen höheren Betrag als den des Kostenvoranschlages zu überweisen.
Gilt auch eine mündliche Abmachung?
Grundsätzlich können auch mündliche Abmachungen herangezogen werden. Jedoch ist es oft schwierig, ohne einen Schriftsatz bei einem Streitfall oder bei Schäden durch z.B. Unfälle diese Abmachungen nachweisen zu können.
Aus diesem Grund bestehen Sie lieber auf eine schriftliche Abmachung. Die dazugehörigen Formulare finden Sie auf unserer Webseite, einem Online Portal für interaktive PDF-Formulare.
Wann sind Termine verpflichtend?
Sobald Sie eine Reparaturvorlage als PDF oder eine Auftragsvorlage nutzen, werden darin nicht nur die persönlichen Daten des Auftraggebers und Auftragnehmers festgelegt, sondern auch die Dienstleistung bzw. das Handwerk. Meist wird dafür ein Zeitraum bis zur Fertigstellung mit angegeben.
Um den Überblick zu behalten, ob Sie noch im Zeitrahmen sind, können Sie immer wieder auf die Auftragsvorlage zurückgreifen. Sollten Sie feststellen, dass es zu Verzögerungen kommt, teilen Sie dies Ihren Kunden mit. Das ist wichtig, so dass es im Nachhinein nicht zu Problemen mit der Zahlung der Rechnung kommt.