XFA-Formulare wurden ursprünglich entwickelt, um dynamische Inhalte, variable Strukturen und automatisierte Abläufe in PDF-Dokumenten zu ermöglichen. Über viele Jahre waren sie in verschiedenen Unternehmen ein gängiges Werkzeug, insbesondere wenn Tabellen wachsen, Inhalte repliziert oder komplexe Datenstrukturen abgebildet werden mussten. Inzwischen hat sich die technologische Landschaft jedoch stark verändert, und XFA spielt heute nur noch eine eingeschränkte Rolle. Die zugrunde liegende Software zur Erstellung dieser Formulare wird nicht mehr weiterentwickelt und auch nicht mehr offiziell vertrieben. Das bedeutet, dass neue Funktionen nicht mehr hinzukommen und bestehende technische Grenzen bestehen bleiben.

In vielen Unternehmen existieren XFA-Formulare daher hauptsächlich als historischer Bestand. Häufig stammen sie aus Projekten, die vor vielen Jahren oder sogar Jahrzehnten erstellt wurden. Die damaligen Entwickler sind oft nicht mehr im Unternehmen tätig, und intern gibt es selten Nachfolger, die die Technologie beherrschen. Da XFA-Formulare in der Regel nicht mit modernen Editoren bearbeitet werden können, ist die Weiterentwicklung ohne spezialisiertes Know-how kaum möglich. Unternehmen stehen deshalb regelmäßig vor der Frage, ob bestehende Dokumente weitergeführt oder in alternative Technologien überführt werden sollten.

Trotz dieser Ausgangslage gibt es weiterhin Fälle, in denen XFA benötigt wird – etwa wenn bestehende Systeme noch darauf angewiesen sind oder wenn bestimmte Abläufe nur in diesem Format weitergeführt werden können. In solchen Situationen übernimmt Formilo die fachliche Analyse, um zu klären, wie das Formular stabil erhalten oder modernisiert werden kann. Dabei wird immer berücksichtigt, welche Systeme im Unternehmen im Einsatz sind, welche technischen Rahmenbedingungen bestehen und wie nachhaltig die Lösung in Zukunft funktionieren soll.