Vision von Formilo: Wohin wir Datenerfassung entwickeln
Die Vision von Formilo ist keine entfernte Idee, sondern eine Entwicklung, die längst läuft: weg von „Datei ausfüllen und weiterleiten“ hin zu Datenerfassung, die wie Software funktioniert, Medienbrüche reduziert und Prozesse automatisch in Gang setzt.
Auf dieser Seite siehst du, was wir konkret darunter verstehen – von Formularen, die ungewöhnlich hohe Anforderungen erfüllen, über tastaturarme Erfassung bis hin zu FormularCenter, Data Hub und KI-gestützten Produkten.
- Wir sind nicht am Anfang, sondern mittendrin
- Formulare als softwareartige Werkzeuge
- Tippzeit reduzieren bis tastaturfrei
- FormularCenter als zentrale Erfassungsplattform
- Datenerfassung statt „nur Formulare“
- Data Hub für systemübergreifende Datenströme
- Medienbrüche konsequent eliminieren
- KI als interner Beschleuniger und Produktbestandteil
- Forschung als feste Entwicklungsleistung
Unsere Vision ist bereits Realität – wir sind mittendrin
Vor mehreren Jahren war unsere Vision, Formulare zu bauen, die mehr können, als man von Formulartechnologien erwartet. Genau das ist heute bereits teilweise erfüllt: Wir setzen mit Technologien, die ursprünglich für einfache Datenerfassung gedacht waren, Anforderungen um, die viele eher bei „richtiger Software“ verorten würden.
Wer unsere Ergebnisse sieht, erkennt schnell, warum wir sagen: Wir sind nicht am Startpunkt. Wir liefern bereits Formulare, die bewundert werden, weil sie unter realen Bedingungen funktionieren und gleichzeitig ungewöhnlich leistungsfähig sind. Parallel haben wir unsere Entwicklungsprozesse, Qualitätskriterien und die Bandbreite möglicher Funktionalitäten Monat für Monat weiter geschärft. Dadurch entstehen kontinuierlich ausgefeiltere und hochperformantere Lösungen – inklusive Entwicklungen für größere Unternehmen, bei denen nicht nur punktuell optimiert wird, sondern das Problem in der Tiefe gelöst werden soll.
- Ungewöhnliche Anforderungen: Wir realisieren Anforderungen, die in der Formularwelt lange als „nicht machbar“ galten.
- Technologien maximal ausgereizt: Aus „eigentlich simplen“ Formulartechnologien machen wir softwareartige Ergebnisse.
- Bewunderung als Praxis-Feedback: Reaktionen auf unsere Formulare zeigen, dass das Niveau sichtbar über dem Üblichen liegt.
- Prozesse konsequent verbessert: Entwicklungswege, Prüfmechanismen und Umsetzungsmuster wurden stark verfeinert.
- Mehr Funktionalität, mehr Performance: Monatlich steigt die Dichte an Interaktion, Logik, Robustheit und Geschwindigkeit.
- Skalierung Richtung Unternehmenslösungen: Parallel entstehen Lösungen, die für größere Organisationen gedacht sind und ganzheitlicher wirken.
Wie Formilo einen eigenen Markt für Formularentwicklung geschaffen hat
Formulare waren lange ein blinder Fleck: Man nutzte sie, ohne sich zu fragen, wer sie baut, wie sie entstehen oder welches Know-how dahintersteckt. Selbst im eigenen Team war das früher nicht anders – Formulare waren einfach „da“. Genau dieses Vakuum hat Formilo gefüllt, indem wir das Thema so konsequent professionalisiert haben, dass daraus ein eigener Markt für individuelle Formularentwicklung entstanden ist.
Damit haben wir auch die Erwartungen verschoben. Die Vorlagen, die bei uns für einen Neubau ankommen, sind in der Regel keine solide Basis, sondern ein sichtbarer Beleg dafür, dass Formulare in vielen Organisationen stiefmütterlich behandelt werden: Design bricht, Feldgrößen sind unbrauchbar, Benutzerführung fehlt, Eingaben sind fehleranfällig. Wir haben dem Thema eine neue Qualität gegeben – nicht als „schönere Dokumente“, sondern als ernstzunehmende Produktivitäts- und Prozesskomponente
- Unsichtbares Thema sichtbar gemacht: Formulare waren „vom Himmel gefallen“ – bis es plötzlich klare Anbieter- und Qualitätsunterschiede gab.
- Markt für Individualentwicklung: Durch Spezialisierung wurde Formularentwicklung als eigenständige Leistung greifbar und kaufbar.
- Ansprüche massiv angehoben: Gute Formulare werden heute an Klarheit, Robustheit und Bedienbarkeit gemessen.
- Realitätscheck durch Kundenmaterial: Viele Bestandsformulare zeigen gravierende Mängel in Layout, Logik und Nutzbarkeit.
- Qualität als Standard: Wir liefern nicht „irgendwie digital“, sondern konsistent, geführt und prozessfähig.
- Formulare als Werttreiber: Gute Datenerfassung wirkt direkt auf Tempo, Fehlerquote und Durchsatz im Tagesgeschäft.
Tastaturarbeit reduzieren bis auf null – Datenerfassung neu gedacht
Ein Kern unserer Vision ist, Tippzeit systematisch zu reduzieren. Nicht als „nice to have“, sondern weil wir nicht mehr in einer Arbeitswelt leben, in der Menschen beliebig Zeit fürs Tippen haben. Anforderungen werden schneller, Durchlaufzeiten müssen runter, und Interaktion verschiebt sich immer stärker in Richtung Sprache und KI-gestützte Assistenz.
Deshalb entwickeln wir kontinuierlich Ansätze, die Tastaturarbeit minimieren – bis hin zu vollständig tastaturfreien Formularen, wenn ein Kunde genau das verlangt. Heute nutzen das erst einige Kunden, weil es in der Regel ein bewusstes Upgrade in Richtung maximale Effizienz ist. Unsere Vision ist, diese Art der Erfassung so zu vereinfachen und zu standardisieren, dass sie für deutlich mehr Unternehmen selbstverständlich wird.
- Tippzeit als Engpass: Schreiben ist oft der langsamste Teil der Datenerfassung – und der teuerste.
- Interaktion per Sprache: Nutzer wollen zunehmend „sagen, was sie meinen“, statt Felder zu tippen.
- Reduktion statt Kosmetik: Es geht nicht um schnellere Tastaturen, sondern um weniger Tastaturbedarf.
- Tastaturfreie Formulare: Wenn es gefordert ist, können wir Erfassung so bauen, dass Tippen komplett entfällt.
- Heute noch selektiv genutzt: Der Ansatz ist aktuell bei einigen Kunden im Einsatz, nicht flächendeckend.
- Vision: allgemein verfügbar: Wir wollen tastaturarme bis tastaturfreie Erfassung als Standard zugänglich machen.
- Entwicklungstakt spürbar: Monat für Monat entstehen neue Konzepte, um Eingaben schneller und leichter zu machen.
- Ausblick 1–2 Jahre: Unser Anspruch ist, dass Tippzeit in neuen Lösungen sehr gering bis gar nicht mehr ist.
FormularCenter: ein System statt hundert Datenerfassungstools
Mit dem FormularCenter verfolgen wir eine große Vision: Unternehmen sollen im Idealfall webbasierte Formulare im Browser nutzen – zentral gebündelt in einer Plattform, die wir entwickelt haben. Statt dutzender kleiner, dateibasierter Formulare und Einzellösungen soll es einen Ort geben, an dem alle Formulare und alle „unkonventionellen“ Daten zusammenlaufen, die in den Standardsystemen nicht sauber erfasst werden.
In der Praxis haben viele Unternehmen zwei bis fünf Standard-Tools: Fachsoftware, Buchhaltung, CRM, ERP. Alles, was dazwischenliegt, wird häufig mit Dateien, PDFs, Excel-Listen oder improvisierten Erfassungstools gelöst. Genau diese Lücke soll das FormularCenter schließen: als zentrale Erfassungs- und Prozesskomponente, die Daten nutzbar macht, statt sie zu verteilen.
- Browser statt Datei: Weg von „PDF herumreichen“ hin zu webbasierter Erfassung, die jederzeit verfügbar ist.
- Zentral statt verteilt: Ein FormularCenter ersetzt viele kleine Datenerfassungstools und Versionsinseln.
- Erfassung für Standard-Systemlücken: Alles, was nicht ins CRM/ERP passt, bekommt trotzdem eine saubere Struktur.
- Daten als Vermögenswert: Aus Erfassung werden „Goldschätze“: verwertbare Daten für Entscheidungen und Skalierung.
- Für klein und groß relevant: Die Plattformidee funktioniert für kleinere Teams genauso wie für größere Organisationen.
- Formulare als Plattform-Komponenten: Nicht einzelne Dateien, sondern Bausteine in einem gemeinsamen System.
- Grundlage für Automatisierung: Zentralität macht Automatisierung und Weiterverarbeitung überhaupt erst konsistent möglich.
- Vision: Standardweg für Kunden: Langfristig sollen Kunden primär webbasiert im FormularCenter anfordern und arbeiten.
Vom Datei-Formular zum softwareartigen Formular: unsere Richtung ist klar
Wir haben den Weg von dateibasierten Formularen hin zu softwareartigen Formularen mitgeprägt und aktiv gefördert – und genau diese Richtung wollen wir weiter beschleunigen. Interaktive Formulare bieten wir weiterhin an, weil kleinere Unternehmen oft schnelle und kostengünstige Lösungen benötigen. Für größere Unternehmen geht die Entwicklung jedoch klar in Richtung softwareartiger Formulare: kleiner als ein großes Individual-Softwareprojekt, aber deutlich näher an professioneller Software, als es klassische Formulare je waren.
Der Unterschied liegt in der Einbettung in die Systemumgebung und in den Fähigkeiten: Anbindungen an Tools und Programme werden sauberer, Funktionalitäten werden umfassender, und die Lösung wird prozessfähiger. Denn Formulare sind in der Realität häufig kritische Infrastruktur: Ohne korrekte Datenerfassung und Berichterstattung sind Rechnungen, Freigaben, Nachweise oder interne Abläufe oft gar nicht möglich. Gleichzeitig bestimmen gute Formulare, wie viele Fälle Mitarbeitende pro Tag abarbeiten können.
- Dualer Ansatz: Dateiformulare bleiben für „klein, schnell, günstig“ sinnvoll – softwareartige Formulare für mehr Wirkung.
- Größere Unternehmen, andere Anforderungen: Dort zählen Integration, Skalierung, Robustheit und Prozessfähigkeit.
- Näher an professioneller Software: Funktionen, die man typischerweise aus Software kennt, werden Bestandteil der Erfassung.
- Bessere Tool-Anbindung: Übergaben und Einbettung in die Umgebung werden immer sauberer und konsequenter.
- Kritische Infrastruktur: Formulare sind oft Voraussetzung für Rechnungen, Berichte und operative Nachweise.
- Produktivität als Hebel: Gute Erfassung entscheidet, ob Mitarbeitende mehr Aufträge und Kunden bedienen können.
- Richtung Automatisierung: Unser Fokus verschiebt sich weiter weg vom Dokument und hin zum automatisierten Prozess.
- Weiter fördern, nicht nur anbieten: Wir wollen softwareartige Formulare als Normalfall etablieren, nicht als Ausnahme.
Medienbrüche auf null reduzieren – Datenerfassung löst den Rest automatisch aus
Eine zentrale Komponente unserer Vision ist die radikale Reduktion von Medienbrüchen – möglichst auf null. Wir wollen, dass Unternehmen nicht mehr PDFs oder andere Dateien herumreichen, lokal speichern, ausfüllen, erneut speichern, ausdrucken, unterschreiben, scannen und wieder versenden müssen. Stattdessen sollen Daten einmal effizient in einem System erfasst werden – und alles, was danach folgt, soll automatisch passieren.
Dazu zählt das Abspeichern an der richtigen Stelle, das Weitergeben an andere Systeme, das Erzeugen und Versenden von E-Mails, das Auslösen von Workflows und die Übergabe in nachgelagerte Prozesse. Datenerfassung ist dabei nicht mehr der lästige Vor-Schritt, bevor „die echte Automatisierung“ beginnt, sondern der Einstiegspunkt, der Automatisierung unmittelbar aktiviert. Gleichzeitig ist das für viele Unternehmen ein realistischer Start: Selbst wenn ein Prozess noch nicht maximal automatisiert ist, sind saubere Erfassungsstrecken oft der erste stabile Schritt in Richtung digitale Absicherung.
- Datei-Pingpong vermeiden
- Einmal erfassen statt mehrfach übertragen
- Speichern, Versand und Übergaben automatisieren
- Workflows direkt aus Eingaben auslösen
- Unterschrift-/Scan-Ketten reduzieren
- Formulare als Einstiegspunkt für Automatisierung
- Erste Schritte zur Digitalisierung über bessere Erfassung
- Weniger Reibung, weniger Fehler, mehr Tempo
Von „Formularen“ abstrahieren: Datenerfassung als nächsthöheres Ziel
Langfristig wollen wir als Formilo vom Thema Formulare abstrahieren und uns auf die nächsthöhere Ebene fokussieren: Datenerfassung. Der Zweck von Formularen ist am Ende immer derselbe – Informationen so zu sammeln, dass sie weiterverarbeitet werden können. Genau dafür wollen wir Lösungen konzipieren, die Formulare oder formularähnliche Konstrukte sind, oder denselben Zweck erfüllen, dabei aber deutlich moderner, effizienter und nutzerfreundlicher funktionieren.
Das bedeutet, dass Datenerfassung nicht zwangsläufig wie ein klassisches „Felder ausfüllen“ aussehen muss. Je nach Kontext können individuelle oder teilweise fertige Lösungen entstehen, die Aufwand drastisch reduzieren – im Extremfall bis hin zu null manueller Arbeit. Theoretisch können auch passive Sprachaufnahmen, die im Hintergrund laufen, dazu beitragen, Geschäftsalltage zu dokumentieren und daraus verwertbare Daten, Strukturen oder Auswertungen abzuleiten. Gleichzeitig geht es nicht nur um Effizienz, sondern auch um Qualität: strukturiertere, präzisere, wertvollere Daten durch bessere Spracherkennung, strengere Kontrollmechanismen, konsequente Validierungen und Bedienkonzepte, die Fehler vermeiden, bevor sie entstehen.
- Datenerfassung statt Formular-Format: Der Zweck zählt, nicht das Dateiformat oder die Oberfläche.
- Formularähnliche Konstrukte: Lösungen, die denselben Job machen, aber moderner und effizienter sind.
- Aufwand bis Richtung null: Datenerfassung so bauen, dass möglichst wenig manuelle Arbeit übrig bleibt.
- Passive Erfassung als Option: Sprachbasierte Dokumentation kann theoretisch ganze Abläufe erfassen und auswertbar machen.
- Qualität hochziehen: Daten sollen strukturierter, präziser und wertvoller werden, nicht nur schneller entstehen.
- Spracherkennung verbessern: Sprache als natürliche Schnittstelle, aber technisch so stabil, dass sie produktiv nutzbar ist.
- Validieren statt korrigieren: Fehler verhindern, nicht später aufräumen.
- Bedienbarkeit als Forschung: Erfassung soll so „einfach funktionieren“, dass sie sich selbstverständlich anfühlt.
Data Hub: Daten aus allen Systemen sammeln, strukturieren und nutzbar machen
Ein weiterer Baustein unserer Vision ist eine Lösung, die man als Data Hub bezeichnen könnte. Die Idee: Daten aus allen Systemen eines Kunden werden zunächst per Schnittstelle gesammelt und in eine sinnvolle Struktur gebracht – etwa in Datenbanktabellen und Datenmodelle, die für den Kunden praktisch nutzbar sind. Damit entsteht eine gemeinsame Datenbasis, statt isolierter Informationsinseln.
Von diesem System aus sollen Daten anschließend wieder „zurückgespult“ werden können, damit Systeme sich untereinander austauschen, ohne dass jede Verbindung einzeln gebaut werden muss. Gleichzeitig sollen die Daten auch in andere Zielwelten überführt werden: in KI-Systeme, damit sie interpretieren und automatisieren können, in Analytics- und Auswertungssysteme, um Statistiken und Entscheidungen zu ermöglichen, oder in beliebige weitere Systeme, die komplett andere Aufgaben erfüllen. Dabei geht es nicht nur um 1-zu-1-Abbildung: Auf Basis bestehender Tabellen sollen neue Sichten entstehen, bis hin zu virtuellen Tabellen als Datenströme, um neue Kombinationen von Datenquellen möglich zu machen.
- Zentrale Sammlung per Schnittstelle: Daten aus vielen Systemen werden an einem Ort zusammengeführt.
- Sinnvolle Strukturen: Daten werden in Tabellen und Modelle gebracht, die praktisch nutzbar sind.
- Rückkanal in Systeme: Daten können zurück in die Ursprungssysteme gespielt werden, um Austausch zu ermöglichen.
- Übergabe an KI: Daten werden in Formen gebracht, die KI interpretieren und für Automatisierung nutzen kann.
- Analytics & Auswertung: Statistiken, Kennzahlen und Sichtbarkeit werden einfacher, weil Daten konsistent vorliegen.
- Neue Systeme anbinden: Datenflüsse lassen sich in komplett andere Anwendungen überführen.
- Mehr als 1:1: Neue Tabellen und Ansichten entstehen aus vorhandenen Datenbeständen.
- Virtuelle Tabellen als Datenströme: Neue Kombinationen werden möglich, ohne die Daten jedes Mal physisch zu duplizieren.
Forschung als fester Bestandteil unserer Vision
Ein wesentlicher Teil unserer Vision ist, dass Weiterentwicklung nicht nebenbei passiert, sondern ein eigener, fester Bestandteil von Formilo ist. Deshalb investieren wir bewusst Zeit und Ressourcen in ein internes Forschungsteam, das sich nicht mit Kundenprojekten beschäftigt, sondern mit der Frage, wie Formularerstellung als Disziplin insgesamt besser werden kann.
Dieses Team arbeitet an neuen Frameworks, Softwarebibliotheken, Entwicklungsumgebungen und konzeptionellen Ansätzen. Es geht dabei nicht nur um neue Funktionen, sondern um den gesamten Prozess: Wie entstehen Formulare effizienter? Wie werden sie robuster? Wie lassen sich Qualität, Wartbarkeit und Skalierbarkeit systematisch erhöhen? Daraus sind inzwischen umfangreiche, wiederverwendbare Komponenten entstanden – vom FormularCenter bis hin zu spezialisierten Bibliotheken für Acrobat, JavaScript-Logik und Web-Programmierung.
Der entscheidende Unterschied zu vielen anderen Anbietern ist der Fokus: Während sich andere erst damit beschäftigen, dass ein Formular überhaupt entsteht und halbwegs funktioniert, nutzen wir unsere Forschungskapazitäten, um die letzten Prozentpunkte herauszuholen. Feldlogiken, Performance, Benutzerführung, Validierungen und Sonderfälle werden so weit optimiert, dass das Ergebnis im Alltag stabil bleibt – auch unter hoher Belastung und in komplexen Umgebungen.
Künstliche Intelligenz als integraler Teil unserer Entwicklung
Künstliche Intelligenz hat bei Formilo bereits heute einen sehr hohen Stellenwert – nicht als Trendthema, sondern als praktisches Werkzeug. Wir setzen KI einerseits intern ein, um unsere eigenen Entwicklungs- und Fulfillment-Prozesse effizienter zu gestalten. Das betrifft unter anderem Analyse, Konzeption, Qualitätssicherung und die Beschleunigung wiederkehrender Aufgaben.
Gleichzeitig integrieren wir KI zunehmend direkt in unsere Produkte. Ziel ist es, den Nutzen für unsere Kunden messbar zu erhöhen: weniger manuelle Arbeit, bessere Datenqualität, intelligentere Auswertungen und automatisierte Folgeprozesse. Dabei geht es nicht um isolierte KI-Spielereien, sondern um saubere Einbettung in reale Datenerfassungs- und Prozesslandschaften.
Ein Teil unseres Teams beschäftigt sich ausschließlich mit dem Thema KI. Diese Mitarbeitenden verfolgen technische Entwicklungen, bewerten neue Modelle und Ansätze und prüfen, wie sie sinnvoll in bestehende und neue Lösungen integriert werden können. Dadurch entstehen KI-gestützte Produkte und Funktionen, mit denen viele Unternehmen realistisch erst in einigen Jahren arbeiten würden.
Formilo als Referenz für Datenerfassung im DACH-Raum und international
Ein langfristiges Ziel unserer Vision ist es, das Unternehmen zu sein, an das man denkt, wenn es um das Sammeln, Strukturieren und Weiterverarbeiten von Daten geht. Zunächst konzentrieren wir uns dabei auf den deutschsprachigen Raum – Deutschland, Österreich und die Schweiz. Hier wollen wir unsere Bekanntheit und Marktanteile so ausbauen, dass Formilo selbstverständlich genannt wird, ohne aktiv erklärt werden zu müssen.
Diese Positionierung soll nicht durch lautes Marketing entstehen, sondern durch Präsenz, Ergebnisse und Weiterempfehlungen. Unsere Lösungen sollen so sichtbar und prägend sein, dass sie in Gesprächen, Projekten und Entscheidungsprozessen automatisch auftauchen, wenn Datenerfassung ein Thema ist.
Auf dieser Basis ist eine internationale Ausweitung geplant. Zunächst im englischsprachigen Raum, später auch in weiteren Sprachräumen. Die Vision ist, unsere Lösungen so zu standardisieren und weiterzuentwickeln, dass Formilo auch international als Ansprechpartner für moderne Datenerhebung, formularbasierte Systeme und Datenweiterverarbeitung wahrgenommen wird – mit Lösungen, die ihrer Zeit voraus sind und sich klar von klassischen Formular- und Toolansätzen abheben.